The Hashemite University

COMPUTER SKILLS
Computer Skills
2020/2021

Alaa Abu-Srhan
[email protected]
Table of Contents
Course Syllabus ..................................................................................................................................... 4
What is Microsoft Excel 2010 (MS Excel) .................................................................................................. 7
Starting Microsoft Excel 2010.................................................................................................................. 7
Excel window ........................................................................................................................................ 7
Entering data in the worksheet: ............................................................................................................ 10
Number of cell in specific range ............................................................................................................ 11
Saving workbook ................................................................................................................................. 11
Close Workbook.................................................................................................................................. 12
Close excel .......................................................................................................................................... 12
open workbook .................................................................................................................................. 12
print your document ............................................................................................................................ 12
create a new workbook ....................................................................................................................... 12
Dealing with excel sheets ..................................................................................................................... 13
Columns and Rows............................................................................................................................... 14
Dealing with cells ................................................................................................................................. 17
undo and redo ..................................................................................................................................... 18
auto fill ............................................................................................................................................... 19
Cell Formatting .................................................................................................................................... 20
1. Font fomating: .......................................................................... 20
2. Alignment cell ........................................................................... 20
3. Borders .............................................................................................. 21
4. Marge and center ................................................................. 22
5. Fill color ............................................................................................ 22
6. Warp text ....................................................................................... 23
7. Shrink to .......................................................................................... 23
8. Text orientation ...................................................................... 23
9. Format painter ......................................................................... 24
10. Strikethrough: ........................................................................... 24
11. Number Format: .................................................................... 25
12. Comma style ............................................................................... 26
Cell Style ............................................................................................................................................. 26
Format as a Table ................................................................................................................................ 26
Sort Data............................................................................................................................................. 27
alaa abu srhan 1
email: [email protected]
Search and Replace .............................................................................................................................. 31
comment ............................................................................................................................................ 32
Filter ................................................................................................................................................... 33
past special ......................................................................................................................................... 38
define name ........................................................................................................................................ 39
Protection ........................................................................................................................................... 42
Formula .............................................................................................................................................. 44
Copying Formula.................................................................................................................................. 46
Errors of formula and function .............................................................................................................. 50
Functions ............................................................................................................................................ 55
Date and Time Functions .................................................................................................................. 56
math and trig functions .................................................................................................................... 58
Logical Functions .............................................................................................................................. 66
Text functions .................................................................................................................................. 71
Function Summary ............................................................................................................................... 77
Microsoft Access 2010 .......................................................................................................................... 81
Database Concept ................................................................................................................................ 81
Microsoft Access .................................................................................................................................. 82
starting Access .............................................................................................................................. 82
creating a new database ................................................................................................................ 82
interface element .......................................................................................................................... 83
create table .................................................................................................................................. 83
showing or hiding object tabs ......................................................................................................... 84
saveing a table .............................................................................................................................. 84
the views type ..................................................................................................................................... 85
open and close table ........................................................................................................................... 86
delete and rename table ...................................................................................................................... 86
data type ............................................................................................................................................ 88
Adjust column width ............................................................................................................................ 90
adding records to a table ...................................................................................................................... 90
moving between field to a table ........................................................................................................... 90
Deleting records .................................................................................................................................. 91
primary key ....................................................................................................................................... 92
field properties .................................................................................................................................... 94
Filter ................................................................................................................................................... 99
sort................................................................................................................................................... 101
relationships ..................................................................................................................................... 101
alaa abu srhan 2
email: [email protected]
referential integrity ........................................................................................................................ 105
forms ................................................................................................................................................ 107
query ................................................................................................................................................ 112
reports: ............................................................................................................................................. 121
access object summary ....................................................................................................................... 127

alaa abu srhan 3

email: [email protected]
 Computer Skills

(110108116)
Hashemite University
3 Credit Hours

Faculty of Science
Course Syllabus
‫قسم المواد العلمية المساندة‬

Course Information
Text Book: .‫ د‬,‫"محمد بالل" الزعبي‬.‫ د‬, )‫الحاسوب والبرمجيات الجاهزة (المهارات االساسية‬
2013 ‫ الطبعه الثالثة‬,‫ دار زمزم للنشر‬, ‫ خالدة الزعبي‬,‫ أمجد هديب‬.‫ د‬,‫أحمد الشرايعة‬

Course Plane Topic Week

Starting Microsoft Excel(how to start excel and what is the

extension of Excel's file(, Element of excel window, Workbooks,
1
Worksheets, Cell reference, Dealing with excel Sheets (hide,
rename, copy, cut and insert),
Advanced Excel 2010

Saving a Workbook, Closing a Workbook, Closing Excel, Opening a

Workbook, Creating a New Workbook, Switching between
2
Workbooks, Saving a Workbook Using Anther Name, Saving a
Workbook using a Different File Type,

Getting Help, Selecting Cells, Rows & Columns, Cells, AutoFill,

Styles , Format as Table, Format Cells, Sorting Data (Sorting
3
Months and Week Days, Sorting Columns From Left to Right, multi
level sort )

Defining Names, Deleting Range Names, Naming Cells Using Row

and Column Labels, Using a Range Name in a Formula 4

Comments , Paste Special, Filtering, Removing auto filter

5

Functions, Relative and Absolute Cell References, Entering

functions, Displaying formulas not their results, Difference 6
between formulas and functions,

Date and Time Functions (Now, Today, Day, Month, Year), Math
and Trig Functions (Sum, SumIF, Round), Statistical Functions
(Count, CountBlank, CountA, CountIF, Min, Max, Average), Logical 7
Functions( IF, And, Or, Not, True, False) , Nested functions.
M

Databases, Microsoft Access, Databases Uses, Relational

ft
A
o

8
c

c
s
r
i

Databases, Tables Records and Fields, The Difference between

alaa abu srhan 4
email: [email protected]
 Data and Information, Starting access, Creating a New Database,
The New Interface Elements, Saving a Database, Closing a
Database, Opening a Database

Creating a New Table, Showing or Hiding Objects Tabs, Adding

and Renaming Fields, Saving a Table, The Views, Data Type,
9
Adding Fields-Design View, Adjusting Column width, Moving a
Column

Adding Records to a Table, Moving between Fields within a Table,

Text Fields Properties, Number Field Properties, Date/Time Field
10
Properties, Currency Field Properties, Validation Rules, Required
Property

Opening a Table, Closing an Object, Renaming an Object, Editing

Data within a Record, Deleting Data within a Record, Using the
Undo command, Deleting Records, Deleting a Table, Save As an
11
Object, Primary Key, Sort and Filter, Relationships, Creating
Relationship between Tables, Referential integrity, Deleting
Relationships

Forms, Create Forms, Moving Between Records, Adding a New

Records, Form Views, Modifying Records, Saving a Form, Deleting
12
Records, AutoFormatting a Form, Closing Forms, Opening a Form,
Deleting a Forms, Main/Subforms.

Queries, Creating a Query using wizard, Creating query without

using a wizard, Creating a Query from Two Tables, Saving a Query,
Adding Criteria to a Query, Querying Text Values, Querying a
13
Number Values, Querying Dates, Querying a Yes/No Values,
Querying with more than one Criteria, Performing Calculations,
Hide a Field in a Query

Reports, Creating a Simple Report, Creating Report Using Wizard,

Views of a Reports, 14
Exporting and Importing Data,

Other required material: Handouts and notes given by the instructor

Grading:
First Exam: 25 points To be announced later
Second Exam: 25 points To be announced later
Assignments & Quizzes: 10 points To be announced later
Final Exam: 40 points To be announced later

alaa abu srhan 5

email: [email protected]
Microsoft Excel 2010 (MS Excel)

alaa abu srhan 6

email: [email protected]
What is Microsoft Excel 2010 (MS Excel)
Excel is an electronic spreadsheet for anyone who wants to organize information in
table
‫) يتيح تخزين عدد‬electronic spread sheet( ‫) هو عبارة عن برنامج الجداول االلكترونية‬Excel( ‫برنامج‬
.‫ ويسمح لنا بتخزين البيانات والقيام بالعمليات الحسابية والتحليالت االحصائية‬,‫كبير من البيانات في الجداول‬
‫يمكن الي شخص استخدام هذا البرنامج فهو ليس مصمم لفئة معينة كالمحاسبين او المهندسين‬
Starting Microsoft Excel 2010
Start Button All Programs Microsoft Office Microsoft Excel 2010
Then a blank Workbook (‫ )المصنف‬will appear with three worksheet (‫ )اوراق العمل‬but
additional worksheets can be added or can be deleted, and can be renamed.
‫عند فتح ملف اكسل يتم فتح مصنف فارغ ويحتوي على ثالث اوراق مع امكانية التعديل عيلها من اضافة او حذف‬
‫او تغيير اسم اوراق العمل‬
 Excel workbook is made up of worksheets

‫المصنف يحتوي على ثالث اوراق عمل‬

Sheet1, sheet2, sheet 3
‫االسم االفتراضي لورقة العمل‬

worksheet : is a sheet consisting of rows and columns

‫اوراق العمل عبارة عن مجموعة من االعمدة والصفوف‬
Excel window
Excel window include the following:
1. Title Bar (‫)شريط العنوان‬
 Shows the name of the active workbook(‫)يحتوي على عنوان المصتف الحالي‬
 If the workbook is new and is not saved, the name of the workbook is book1
(default name), if you open new one the name will be book2, …….., and so on.

‫ عند فتح البرنامج قبل عملية الحفظ‬book1 ‫االسم االفتراضي للمصنف هو‬

 Contains icons for system commands relating to the windows such as maximize,
minimize, and close button.
‫تحتوي على مجموعة من االوامر الخاصة بنظام الوندوز مثل تكبير وتصغير واغالق‬

alaa abu srhan 7

email: [email protected]
 Minimize close
Maximize

2. Quick Access Toolbar (‫ )شريط ادوات الوصول السريع‬Allows quick access for the common
functions that are frequently used (‫)يضم االوامر التي نستخدمها بكثرة‬.

3. File tab: in earlier releases it was office button contains many basic commands such
as (Open, save, print, …….. etc.)
... ‫تحتوي على االوامر المهمة في برنامج اكسل مثل فتح او حفظ او اغالق‬
4. Active Cell: the cell in which you can type
‫الخلية النشطة هي الخلية التي يمكن الكتابة فيها‬
Cell (‫ )خلية‬: intersection between column and row, the smallest block of information

Cell
Active Cell
(The border of the active
cell appears Bold)

5. Formula Bar (‫)شريط الصيغة الرياضية‬

‫يستخدم إلظهار محتويات الخلية النشطة‬

Become active when you type or change information in a worksheet.

‫يصبح نشط عند الكتابة او التعديل على البيانات في ورق العمل‬
6. Work sheet (‫)ورقة العمل‬: a table consisting of rows and columns of information
‫عبارة عن مجموعة من الصفوف واالعمدة‬
7. Scroll Bar (‫)شريط التصفح‬
‫يستخدم هذا الشريط للتنقل في الجدول وذلك عندما تكون احدى الجداول اكبر مما تتسع له مساحة الشاشة‬
:‫ويوجد اثنان منه‬
Vertical moves backward and forward in the worksheet.
Horizontal moves from side to side in the windows.
8. Status Bar (‫)شريط الحالة‬: displays information about the worksheet on which
you are working.
‫تحتوي على معلومات حول ورقة العمل النشطة‬
Ready (‫)جاهزة‬ ‫عند اختيار خلية من الخاليا وذلك قبل البدء بادخال المعلومات داخلها‬
Edit ( ‫)التعديل على المحتوى‬ ‫يوجد كتابة مسبقا في الخلية المراد التعديل على محتواها‬
Enter ‫عندما تقوم بالكتابة داخل خلية وتكون هذه الخلية فارغة‬
alaa abu srhan 8
email: [email protected]
 .‫كما ويحتوي هذا الشريط على طرق العرض على الشاشة يمكننا من التحكم في حجم ورقة العمل‬
9. Tab (‫ )التبويب‬: Founds at the top of the ribbon
‫تكون فوق الشريط‬
* display the commands that are most relevant to the task in the application
‫تحتوي على االوامر التي تحتاجها وتكون مرتبطة باسم التبويب‬
* clicking on a tab displays the options located in this section of the ribbon.
tab tab
Active tab

Group

10. Ribbon (‫)الشريط‬: The typical menus and toolbars have been replace with
ribbon
‫تم استبدال المظهر القديم للقوائم واشرطة االدوات بالشريط‬
*Contains groups of icons for the commands
‫تحتوي على مجموعة من االوامر‬
*every tab has its own ribbon
‫كل تبويب له شريط خاص به‬
Column A
Column heading

Row heading

Active worksheet (‫)ورقة العمل النشطة‬

‫لون الخلفية لها يكون ابيض‬

*Columns: vertical series of cells labeled with the letter of alphabet.

)‫ مجموعة من الخاليا بشكل عامودي يكون لها ترويسة (حرف‬:‫العمود‬
*Row: is horizontal series of cells labeled with numbers.
)‫ مجموعة من الخاليا بشكل افقي يكون لها ترويسة (رقم‬:‫الصف‬
*Cell reference (‫)مرجع الخلية‬: address of the cell ‫عنوان الخلية‬
The cell reference (cell address) expressed in terms of the cell column label then
row label
‫يتم التعبير عن مرجع الخلية من خالل حرف العمود يليه رقم الصف‬
alaa abu srhan 9
email: [email protected]
 A1 )1( ‫) والصف‬A( ‫الخلية عبارة عن تقاطع العمود‬
‫ يمكن تحديد الصف كامال عن طريق الضغط على رقم الصف‬
To select a Row the easiest method is to click the row heading
‫ يمكن تحديد العمود كامال بالضغط على حرف العمود‬
To select a column the easiest method is to click the column heading
Name Box:‫يظهر فيه اسم الخلية النشطة‬
Example:
Name Box

‫ما اسم مرجع الخلية للخلية النشطة؟؟‬

what is the cell reference for
the active cell??
Answer (B3)

*Range(‫)المدى‬: ‫مجموعة من الخاليا المظللة ويكون اسم المدى هو مرجع أول خلية في المدى ومرجع‬
‫آخر خلية فيه يفصل بينهما نقطتان رأسيتان‬

active cell

B2:D3 Range start from B2 and goes over to column D and down to row 3.
*Example:

Active cell is
first cell in
the range.

C4:E5 active cell is C4 then we count to get the range

Entering data in the worksheet:
:‫طرق مختلفة الدخال البيانات داخل الخاليا‬
1. Position the courser in the cell and click on it. Rectangle will appear on the cell
you have selected, indicated that this cell is active cell, then type the data.
2.Press Enter key to move down to the row below. Enter ‫لالنتقال إلى الصف التالي اضغط‬
3. press the Tab key to move over to the column to the right or use the arrow keys
to move up, down, left, or right. ‫األسهم في لوحة المفاتيح‬
alaa abu srhan 10
email: [email protected]
Number of cell in specific range: ‫تحديد عدد الخاليا داخل نطاق من الخاليا‬
Example 1:
A2:C4
Number of cell =number or row *number of column
= (4-2+1)*(C-A)
= 3*3 =9
Note C-A is A,B,C means 3 columns.
Example 2:
D4:F9
Number of cell =number or row *number of column
= (9-4+1)*(F-D)
= 6*3 =18

Saving workbook
The first time you save a workbook you assign it a name and choose the folder in
which to save it.
‫اذا اردت حفظ ملف عليك باختيار اسم له وكذلك تحديد المجلد الذي تريد الحفظ فيه‬
steps: ‫خطوات الحفظ‬
1. Click save from quick access tool bar or from file.
2. save as dialog box will open.
3. choose the folder in which you want to save the workbook .
4. click in the file name and then type a name for the file.

Note : excel 2010 extension is .xlsx

.xlsx ‫ هو‬2010 ‫امتداد ملفات اكسل‬

‫اذا اردنا انشاء مصنف مشابه للمصنف الحالي مع بعض التغيرات دون الحاجة الى انشاء المصنف مرة اخرى او‬
.save ‫ بدال من‬save as ‫اذا اردنا تغيير مكان الحفظ نستخدم‬
saving the workbook frequently is important because if you lose power, the worksheet
could be lost
‫من الضروري القيام بحفظ البيانات بشكل متكرر بحيث لو انقطع التيار الكهربائي نضمن عدم ضياع البيانات‬

alaa abu srhan 11

email: [email protected]
Close Workbook
File close dialog box will appear asking if you want to save
the file .

Save: save file before close it.

Don’t save: close without save.
Cancel: cancel close file.
Close excel :
File exit dialog box will be appeared asking if you want to
save the file.
 OR from X in title bar
Open workbook :
File open dialog box will appear, choose file name and its location ‫نختار المكان‬
)‫)واسم الملف‬.
Print your document
File print
or

from quick access toolbar

You can use print preview , if you want to see how the document will look
before sending it to the printer.
Create a new workbook
File new choose blank workbook from available templates
Open.

OR ctrl+N from keyboard

** Switch between workbook :

view tab window group switch windows chose the name of workbook
you want.
OR alt +tab from keyboard

alaa abu srhan 12

email: [email protected]
Dealing with excel sheets
1. To delete sheet :
R.C (right click ) on sheet name  delete
Or
HomecellsDelete Delete sheet
2. To insert sheet :
R.C on sheet that you want to add sheet before it 
insert insert dialog box will be appeared  chose
worksheet  create
‫تظهر الورقة قبل الورقة التي قمنا بالضغط عليها‬
OR from insert worksheet button

‫تظهر الورقة الجديدة بعد اخر ورقة موجودة جهة اليمين‬

Or
Homecellsinsert  insert sheet

3. Rename sheet:
R.C (right click ) on sheet name  rename  type the new name
OR
Double click on sheet name, the sheet will be highlighted ‫مظللة‬ type new
name.
‫وجود التظليل على اسم ورقة العمل يدل‬
‫على انه يمكن تغيير اسم ورقة العمل‬

OR
Homecellsformat rename sheet
4. Copy and move sheet within a workbook
Move: drag the selected sheet along the row of sheet tabs.
‫اضغط على ورقة العمل بالماوس مع االستمرار بالضغط فتظهر شكل ورقة على المؤشر ويظهر سهم‬
‫يبين مكان وضع ورقة العمل ومن تم قم بتحريك ورقة العمل الى المكان الجديد‬
Copy: hold down Ctrl key and drag the sheets, release the mouse button before
you release the Ctrl key.
+ ‫ يظهر اشارة‬Ctrl ‫ قم بتحرير زر الماوس قبل تحرير‬Ctrl ‫نفس خطوات النسخ لكن مع الضغط على‬
‫على شكل الورقة التي تظهر على المؤشر‬
OR
Homecellformatmove or copy sheet
alaa abu srhan 13
email: [email protected]
 5. Copying or moving a worksheet between workbooks
a) Open the needed workbooks.
b) Right click on the worksheet you want to “move or copy “it, then chose move or
copy.
c) “Move or Copy” dialog box will appear.
d) In to book list click the workbook that you want to “move or copy” it.
e) Check create a copy check box if you want to create a copy, uncheck it if you
want to move it.

 Active sheet name appears bold which mean that you work on it

6. Hide sheet
Select sheethomecellsformat(visibility)hide &unhidehide sheet
Columns and Rows
1. select column and row
the easiest method to select a column is to click the column label (column
header)
to select a row the easiest method is to click the row label(row header)
‫اسهل طريقة الختيار صف او عمود هو بالضغط على ترويسة الصف او العمود المراد اختياره‬
2. Insert rows into a worksheet :
Click a cell in the row bellow where you want the new row to be inserted 
home tab  cells group  click the arrow next to insertinsertsheet rows
OR
R.C on the row labeling  insert row.
‫اذا اردنا ان نضيف صف فاننا نختار خلية في الصف الذي نريد ان نضيف الصف الجديد فوقه‬
3. Insert column into a worksheet :
Click a cell in the column to the right of where you want the new column to be inserted
 home  cells  click the arrow next to insert insert sheet column.
OR Right click on the column label insert column.
alaa abu srhan 14
email: [email protected]
‫اذا اردنا ان نضيف عمود فاننا نختار خلية في العمود الذي نريد ان نضيف العمود الجديد الى يساره‬
4. Delete rows or columns
Delete row:
Select cell in row you want to delete it
Home cells  delete  sheet row
Delete column:
Select cell in column you want to delete it
Home cells  delete  sheet column
‫ عند حذف الصف تتحرك البيانات الموجودة اسفل الصف المحدد الى اعلى لتحتل المساحة التي تركها‬
.‫الصف المحذوف‬
‫ عنذ حذف العمود تتحرك البيانات الموجودة على يسار العمود المحذوف لتحتل المساحة التي تركها‬
.‫العمود المحذوف‬
5. Adjusting column width:
Three methods :
a) Place the mouse pointer on or near the right edge of the column labeling
The pointer will change into a thick black bar with arrows pointer left and
right.
Drag to the right to increase the width or drag to left to decrease the
width
‫ضع المؤشر على الطرف االيمن من رمز العمود يصبح شكل المؤشر على النحو التالي‬

b) Home (tab) cells (group) format column width  column width

dialog box will appear.

‫الرقم الموجود حاليا هو عرض العمود الحالي قم بتغيير الرقم لتغيير عرض العمود‬
c) To change a column's width to fit its contents (auto fit) ‫احتواء تلقائي‬
Select the column  home  cell auto fit column width.
Or
Put curser near the right edge of the column and then double click.
‫يصبح عرض العمود مناسب مع محتويات الخاليا في هذا العمود‬
6. Adjusting row height
Three methods :
a) Place the mouse pointer on or near the bottom edge of the row label.
The pointer will change into a thick black bar with arrows pointer up and
down.

alaa abu srhan 15

email: [email protected]
 Drag the pointer down to increase the height, or drag the pointer up to
decrease the height
‫ضع المؤشر على الطرف السفلي من رمز الصف يصبح شكل المؤشر على النحو التالي‬

b) Home (tab)  cells (group)  format row height row height dialog
box will appear.

‫الرقم الموجود حاليا هو ارتفاع الصف الحالي قم بتغيير الرقم لتغيير ارتفاع الصف‬
c) To change a row's height to fit its contents (auto fit) ‫احتواء تلقائي‬
Select the row home  cell auto fit row height.
Or
Put curser near the bottom edge of the row header, and then double
click.
.‫ضع المؤشر على طرف ترويسة الصف من االسفل ومن ثم انقر على الماوس نقرا مزدوجا‬
‫يصبح ارتفاع الصف مناسب مع محتويات الخاليا في هذا الصف‬
7. Hide column and row
To hide column: ‫الخفاء العمود‬
Select the column home  cell format(visibility) Hide & unhidehide
columns
To hide row: ‫الخفاء الصف‬
Select the row home  cell format(visibility) Hide & unhidehide
rows

alaa abu srhan 16

email: [email protected]
Dealing with cells
1. Selecting cells: ‫اختيار الخاليا‬
a. Select single cell: click on the cell
b. Select all cells: click select all button

Or Ctrl +A from keyboard

c. Select range of cells: select the cell by click on it then hold
down the mouse button then drag down and cross to the
column you want to select.
d. Select an entire row: click the row heading
e. Select nonadjacent ‫ غير متجاورة‬rows : select first row and
hold down ctrl key then select others rows .
f. Select an entire column: click the column heading.
g. Select nonadjacent ‫ غير متجاورة‬columns: select first column
and hold down ctrl key then select others columns.
h. Select a range of nonadjacent cells: select first cell, hold
down ctrl key and select another range of cells.
‫ اذا اخترنا كل العمود يصبح لون رمز العمود ازرق او سكني‬: ‫مالحظة‬
‫اما اذا اخترنا جزمن العمود يصبح لونه برتقالي‬
2. Copying cell contents: ‫نسخ محتوى الخاليا‬
Select the cell(s) that you want to copy  homeclipboard copy dash
line border will appear around  inset pointer into the new cell home
clipboard past
Or Ctrl+ccopy
Ctrl +v past
‫الخلية او مجموعة الخاليا التي نريد نسخها بعد عمل نسخ يصبح حولها اطار مخطط‬
3. Move cell contents: ‫نقل محتوى الخاليا‬
Select the cell(s) that you want to move homeclipboard cut dash line border
will appear around  inset pointer into the new cell home clipboard past
Or Ctrl+xcut
Ctrl +v past
4. Deleting cell contents:‫حذف محتوى الخلية‬
Select the cell(s) that you want to delete press delete key
5. Editing Data: ‫تحرير البيانات‬
Click the cell, that content will appear in formula bar ‫شريط الصيغة الرياضية‬

alaa abu srhan 17

email: [email protected]
 Formula bar

When the curser turns into an I-beam ‫مؤشر وامض عمودي صغير‬enter the new
value.
OR
Double click the selected cell to display the insertion pointe  change the
data.
OR
Click on the cell and start writing from keyboard ‫بهذه الحالة نغير كل محتوى الخلية‬
6. Moving or copying the content of cell between worksheets within the same
workbook: ‫نقل او نسخ محتوى الخلية بين اوراق العمل في نفس المصنف‬
Select the cells that you want to move or copy ctrl+c for copy or ctr+x for
moveclick on the second worksheet tabclick at the location you wish to
past the data to and then press ctrl+v.
7. Moving or copying the content of cell between workbooks ‫نقل او نسخ محتوى الخلية بين‬
‫اوراق العمل ألكثر من مصنف‬
Select the cells that you want to move or copy ctrl+c for copy or ctr+x for
moveview (tab)window (group)switch windowsselect the workbook
you want to view select any sheet click at the location you wish to past
the data to and then press ctrl+v.
undo and redo
Undo: ‫للتراجع عن اخر عملية قمت بها‬
Redo : ‫ نعيد اخر خطوة او عملية تمت مرة اخرى‬- ‫عكس التراجع‬

 To undo the most recent data entry, press CTRL+Z.

ctrl+z ‫للتراجع عن خطوة واحدة كم بالضغط على‬

 To undo several actions, on the Quick Access Toolbar, click

the arrow next to Undo Typing , and then select the
actions that you want to undo. As shown in this figure

‫ كما في‬.‫للتراجع عن عدة اجراءات متتابعة مرة واحدة انقر فوق السهم واختار االجراءات التي تريد التراجع عنها‬
‫الشكل‬

alaa abu srhan 18

email: [email protected]
‫‪auto fill‬‬
‫عملية تعبئة الخاليا بتسلسل معين‪.‬‬
‫مثال‪ : 1‬نريد ان نجعل محتويات الخاليا ‪A2:A7‬نفس محتوى الخلية ‪ A1‬دون الحاجة الى نسخها‬
‫ولصقها‪:‬‬
‫قم باختيار الخلية ‪ A1‬يظهر على الزاوية السفلى اليسرى مربع اسود ( ‪ )fill handle‬قم بالنقرعليه‬
‫باستخدام الماوس وسحب المؤشر الى االسفل الى ان تصل الى الخلية ‪.A7‬‬

‫مثال ‪ : 2‬نريد ان نضع االرقم من ‪ 1‬الى ‪ 10‬في الخاليا ‪A1:A10‬‬

‫قم بكتابة ‪ 1‬و ‪ 2‬في الخلية ‪A1 , A2‬على التوالي تم قم بتضليلهم وبعد ذلك قم بالنقر على ‪fill‬‬
‫‪handle‬واسحب لالسفل الى ان تصل الى الخلية ‪.A10‬‬

‫يمكن عمل تعبئة تلقائية اليام االسبوع واالشهر بنفس الطريقة فقط بكتابة اول شهر او اول يوم باالسبوع بالخلية‬
‫االولى ومن تم السحب‪.‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪19‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
Cell Formatting ‫تنسيق الخاليا‬
(homecells formatformat cell)
1. Font formatting: home  font

Font ‫نوع الخط‬: , font size ‫ حجم الخط‬, bold ‫غامق‬,italic ‫مائل‬, underline ‫ تحته خط‬, fill color
‫لون الخلفية‬, font color ‫لون الخط‬
or
Homecellsformat format cells  font tab
‫وضع خط او خطين تحت محتوى الخلية حيث يوجد خيارين‬underline ‫ يمكن باستخدام‬: ‫مالحظة‬
double underline ‫ او‬underline
you can set one line or two lines under the cell contents by using underline command

2. Alignment cell ‫المحاذاة‬: home alignment

alaa abu srhan 20

email: [email protected]
 : top, middle, bottom ‫محاذاة عمودية‬
: left, center, right ‫محاذاة افقية‬
Alignment of text by default is to the left ‫محاذاة النصوص بالوضع االفتراضي الى اليسار‬
Alignment of numbers and date by default is to the right ‫محاذاة التواريخ واالرقام‬
‫بالوضع االفتراضي الى اليمين‬
Alignment of logical values is middle alignment by default. ‫محاذاة القيم المنطقية هو‬
‫بالوسط بشكل افتراضي‬
Or
Homecellsformatformat cellalignment

3. Borders: ‫االطار‬
Adding border to cell(s):
Select the cell(s) home font  border press on arrow next to border
 chose the suitable border style

‫يمكن تحديد لون الخط وحجم الخط‬

OR

alaa abu srhan 21

email: [email protected]
 Home cellsformat format cells  border tab

4. Marge and center ‫دمج الخاليا‬:joins the selection cells into one large cell and center
the content in the new cell, it often used to create a title over a cell range.
‫عند دمج الخاليا يجب االنتباه الى ان الخاليا التي يراد دمجها ال تحتوي على بيانات لتجنب فقدانها‬
Home alignment  marge and center
unmerge cells ‫اللغاء الدمج قم بتظليل الخاليا تم اختار‬

Or
Homecellsformatformat cell alignment
text controlMarge cells

5. Fill color ‫لون الخلفية‬

)pattern ( ‫يمكن تغير لون الخلفية اما بلون واحد او عدة الوان او اضافة نقشة‬
home  fontfill color
Or
Homecellsformatformat cellfill

alaa abu srhan 22

email: [email protected]
6. Warp text ‫التفاف النص‬: Make all content visible within a cell by display it in
multiple line
‫عرض محتوى الخلية بأكثر من سطر‬
Home  alignment warp text
Or
Homecellsformatformat cell alignment text controlWrap text
7. Shrink to fit:
Homecellsformatformat cell alignment text controlshrink to fit
‫تستخدم لتغيرحجم الخط بشكل تلقائي حسب ابعاد الخلية‬
8. Text orientation ‫اتجاه النص‬: rotate text to a diagonal angle ‫ قطري‬or vertical
‫عمودي‬orientation
Home alignment  text orientation

OR Homecellsformatformat cell alignment text orientation

alaa abu srhan 23

email: [email protected]
9. Format painter ‫نسخ التنسيق‬: copy formatting from place and apply it to another
place
‫نسخ التنسيق من أحد الخاليا وتطبيقها في خاليا أخرى‬
Home  clipboard format painter
10. Strikethrough: ‫وجود خط في منتصف النص كما في الشكل التالي‬

alaa abu srhan 24

email: [email protected]
 ‫‪11. Number Format: choose how the numbers and dates in‬‬
‫‪a cell are displayed.‬‬
‫تحديد التنسيق لالرقام والتواريخ‬
‫‪Home  number number format.‬‬
‫مثال الخلية ‪A1‬تحتوي على ‪250‬يكون شكل التنسيق كالتالى ‪:‬‬
‫يمكن تغيير اعدادات معينة داخل كل نوع عن طريق اختيار‬
‫‪More number format‬‬
‫‪General‬‬ ‫من غير اي تنسيق‬ ‫‪250‬‬
‫‪Number‬‬ ‫رقم – يحتوي على فواصل‬ ‫‪250.00‬‬
‫عشرية ويمكن الغاءها‬
‫‪Currency‬‬ ‫عملة – تظهر اشارة العملة بعد‬ ‫‪250.00 $‬‬
‫الرقم يمكن تغير رمز العملة‬
‫‪Percentage‬‬ ‫نسبة مئوية‬ ‫‪25000%‬‬
‫‪Fraction‬‬ ‫اذا كان الرقم يحتوي على‬ ‫‪250.5‬تصبح‬
‫فواصل عشرية فيحوله الى كسر‬ ‫‪250 1/2‬‬
‫‪Scientific‬‬ ‫علمي يطهر الرقم مع القوة (‪)E‬‬ ‫‪2.500E+02‬‬
‫‪Short date‬‬ ‫تاريخ قصير مثال ‪2015-1-3 :‬‬ ‫‪3/1/2015‬‬
‫‪Long date‬‬ ‫تاريخ طويل مثال‬ ‫‪Monday, January 5,‬‬
‫‪2015‬‬
‫‪Monday, January 5, 2015‬‬
‫‪OR‬‬

‫‪Homecellsformatfomat cellNumber‬‬

‫‪example :‬‬
‫يمكن تغيير عدد المنازل العشرية‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪25‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 decimal places : ‫عدد المنازل العشرية في الرقم سواء كان الرقم موجب او سالب‬
12.Comma style:
‫اظهار فواصل االلف‬
Home number  comma style
Example : 250000
250,000.00 ‫بعد اختيارها يظهر الرقم‬

Cell Style
Quick format a cell by choosing from predefine styles (set of formatting characteristics,
such as fonts and font sizes, number formats, cell borders, and cell shading)
or we can define it as
built-in combination of formats that can be applied to a range of cells
‫ بحيث يمكن تطبيقه على مجموعة من الخاليا وهيا عبارة عن‬, ‫تنسيق الخلية عن طريق تنسيق معرف مسبقا‬
‫مجموعة من التنسيقات المعرفة مسبقا على االكسيل حيث يمكن تطبيقها على خلية أو اكثر‬
Homestyle cell style

Format as a Table
Quick format a range of cells and convert it to a table by choosing a predefine table
style
‫تنسيق مجموعة من الخاليا بشكل سريع على شكل جدول عن طريق االختيار من مجموعة من التنسيقات المعرفة‬
‫مسبقا‬
Home  styles format as table  click table format you want to apply format as
table dialog box will appear.

alaa abu srhan 26

email: [email protected]
 My table has headers : if table has header row
‫اعتبار ان اول صف من الخاليا المحددة هو عنوان االعمدة‬

Arrow of sort and filter ‫ أسهم الفرز والتصفية‬will appear

To remove the arrow :
range ‫لحذف اسهم الفرز والتصفية او لتحويل الجدول الى‬
Design toolsconvert to range.
Example
‫( عليها؟ وما نوع الفرز؟‬sort( ‫أي من االعمدة تم تطبيق عملية فرز‬

ascending ‫ فرز تصاعدي‬salary : ‫االجابة‬

Example
‫( عليها؟‬filter ( ‫أي من االعمدة تم تطبيق عملية تصفية‬

name : ‫االجابة‬
Sort Data
‫فرز البيانات‬

You can sort text, numbers or dates in ascending ‫ تصاعدي‬or descending ‫تنازلي‬

alaa abu srhan 27

email: [email protected]
 To sort text:
1. select any cell within the list range ‫تاكد من اختيار الخاليا المناسبة‬
2. home editing sort & filter

note : ascending sort is the default order for sort command.

 To sort number:
1. select any cell within the list range ‫تاكد من اختيار الخاليا المناسبة‬
2. home editing sort & filter

 To sort date:
1. select any cell within the list range ‫تاكد من اختيار الخاليا المناسبة‬
2. home editing sort & filter

‫ اذا كان يوجد اكثر من عمود يوجد فيه بيانات وقمنا بفرز احد االعمدة تظهر رسالة تحذرية‬

Expand the selection:

‫يقوم بترتيب الخاليا المظلله وعكس ذلك على بقية االعمدة‬
alaa abu srhan 28
email: [email protected]
Continue with the current selection:
‫يرتب فقط العمود المحدد مهما كانت البيانات االخرى (االعمدة االخرى ) اي ان باقي االعمدة تبقى كما‬
.‫هي‬
 Sort month and date:
1. Select any cell
2. Home editing  sort and filter custom sort
3. In order select custom list
4. Select your format from custom list dialog box

 Sort column from left to right ‫فرز حسب الصف وليس العمود‬:
1. Select any cell
2. Home editing  sort and filter custom sort
3. Press option button
4. From sort option choose sort left to right
5. Select the row you want to sort it

Default sort is  sort by column

(sort top to bottom)
alaa abu srhan 29
email: [email protected]
 ‫اذا كان الصف الذي تريد فرزه يحتوي على تواريخ وارقام ونصوص يكون الفرز‬
smallest to largest
Text >date >number
Largest to smallest
 Sort by more than columns or rows:
Example :

Sort by value columns then by name columns

1. Select any cell
2. Home editing  sort and filter custom sort

add level ‫عمود واحد الضافة عمود جديد نختار‬sort by ‫بالبداية يكون فقط‬
The result:

alaa abu srhan 30

email: [email protected]
Search and Replace
Search: find and select specific information within the document
‫البحث عن معلومات مهمة داخل الملف‬
Home  editingfind and select Or Ctrl+f
In find what text box enter the text or numbers you want to search for then press find
next.

Replace: ‫استبدال النص الموجود بنص اخر‬

Ctrl+f click on replace tab in find and replace dialog box

Find what : ‫الكلمة الموجودة في المصنف‬

Replace with : ‫الكلمة التي تريد وضعها بدل الكلمة االصلية‬
Replace: ‫فقط اول كلمة يجدها مطابقة للكلمة التي نبحث عنها يستبدلها‬
Replace all: ‫يستبدل كل الكلمات المطابقة للكلمة التي نبحث عنها‬

alaa abu srhan 31

email: [email protected]
comment ‫ التعليق‬:
‫اذا احتوى المصنف على كثير من المعادالت قد يكون من الصعب تذكر الهدف من هذه المعادلة فيما بعد لذلك نقوم‬
. ‫بوضع التعليق الضافة شرح على الخلية‬
 To add comment: ‫الضافة تعليق‬
Click the cell you want to add the comment in it  review (tab)comments(group) 
new comment  in the comment box type the comment text click outside the
comment box when you finish.

‫ يصبح على الخلية التي تحتوي على تعليق مثلث احمر على الزاوية العليا اليمنى‬:‫مالحظة‬
red triangle in the top right corner
 To edit a comment:
Select the cell with comment reviewedit commentrewrite what you want
click outside he comment box when you finish.
 To delete a comment:
Select the cell with comment reviewdelete.
OR
R.C on the cell with comment delete comment.
‫ عن طريق‬comments ‫ يمكن التنقل بين ال‬
reviewcomments next ( ‫(االنتقال الى التعليق التالي‬
or
reviewcommentsprevious )‫(االنتقال الى التعليق السابق‬

alaa abu srhan 32

email: [email protected]
 ‫‪ ‬لعرض كل التعليقات‬
‫‪reviewcomments show all comments‬‬

‫التصفية ‪Filter:‬‬
‫تصفية بناء على شرط معين ‪Include filtering by selection for simple criteria‬‬
‫يجب ان تحتوي الخاليا على معلومات‬
‫‪select a range of cells homeeditingsort and filter filter‬‬
‫يظهر سهم بجانب اول صف‬
‫بالعمود المحدد وهذا يدل ان هذا العمود جاهز الجراءالتصفية‬
‫ما نريد اظهاره نضع بجانبه اشارة الصح‬
‫وما ال نريد اظهاره نزيل اشارة الصح وذلك حسب الشرط‬

‫عليه‪.‬‬

‫إلرجاع البيانات المفلترة نضع اشارة الصح على ‪select all‬‬

‫فتظهر كل البيانات‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪33‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
  text filter:
:‫وبذلك تكون الخطوات كالتالي‬text filter ‫اذا كان العمود يحتوي على نصوص فانه يمكن اجراء التصفية‬
homeeditingsort and filter filtertext filter Custom Filter (or select the
condition you want )
‫ومن ثم اختيار الشرط‬custom filter ‫يمكن اختيار الشرط مباشرة او اختيار‬
text filter or number filter ‫صندوق حوار يظهر بعد اختيار‬: custom filter

 number filter:
‫وبذلك تكون الخطوات‬number filter ‫اذا كان العمود يحتوي على ارقام او تواريخ فانه يمكن اجراء‬
:‫كالتالي‬
Home EditingSort & FilterFilter Number FilterCustom Filter
‫ومن ثم اختيار الشرط‬custom filter ‫يمكن اختيار الشرط مباشرة او اختيار‬
‫في حالة اردنا ان نختار خيار ليس بالقائمة وفي حالة اخترنا اي خيار في القائمة‬custom filter ‫نختار‬
custom filter ‫يظهر لنا صندوق حوار‬
number filter ‫ اذا كان العمود يحتوي على ارقام فانه يمكن اجراء التصفية‬

after you choose your condition, the custom auto filter will appear
‫ يجب معرفة ماذا يعني كل شرط من الشروط‬: ‫مالحظة‬

you can complete your condition or add another condition.

alaa abu srhan 34

email: [email protected]
  Multiple conditions can be defined to control which records are selected
through the use of logical operators (and,or)
and ‫ او‬or ‫عند وجود اكثر من شرط يجب االنتباه الى ان بين الشرطين‬
and is default of filter

example:
if we have table contain 200 students and their marks , and we want to show the
students who got mark greater than 50:
Home--> Editing-->Sort & Filter-->Filter--> Number Filter-->Custom Filter
50 ‫ ومن ثم نضع‬greater than ‫نختار‬

example:
filter data and show only any row contain name of ali or
jad, and mark greater than 11
jad ‫ او‬ali ‫الشرط اظهار الخاليا التي تحتوي اسم‬
11 ‫وتكون العالمة اكثر من‬

‫ كما هو بالشكل‬name ‫نقوم بعمل تصفية على عمود‬

‫كما في الشكل‬mark ‫ثم نقوم بعمل تصفية على عمود‬

alaa abu srhan 35

email: [email protected]
  date filter:
Home--> Editing-->Sort & Filter-->Filter-->Date Filters
:‫المطلوب‬
Filter Date data ( before, after, between, search in quarter,
dates in specific month, dates in this, previous, next (week,month,year))

Quarter
Quarter 1 month 1, 2, and 3
Quarter 2 month 4, 5, and 6
Quarter 3  month 7, 8, and 9
Quarter 4 month 10, 11, and 12

alaa abu srhan 36

email: [email protected]
Example
‫ وبناء على المعلومات المدخلة‬2019 /4/2 ‫لنفترض ان تاريخ اليوم هو‬

: ‫ما هو الناتج في الحاالت التالية‬

1. date filter next week

2. date filter  next year

3. date filter  last month

4.

 to remove filter :
homeeditingsort and filter filter
‫يكون لونه برتقالي اذا كان مفعل‬

alaa abu srhan 37

email: [email protected]
paste special ‫لصق خاص‬
Excel provides a more advanced pasting feature called past special which provide you
with a number of pasting options.

، ‫ كل شيء في الخلية أو النطاق المصدر‬، Excel ‫بشكل افتراضي عندما تقوم بالنسخ (أو القص) واللصق في‬
‫ هذا هو االجراء الذي يحدث‬.‫ يتم لصقها في الخلية (الخاليا) الوجهة‬، ‫ والتحقق من الصحة‬، ‫ والصيغ‬، ‫والتنسيق‬
‫ لديك العديد من خيارات اللصق األخرى الموجودة في‬، ‫ بما انك قد ال تريده‬.‫ للصقه‬CTRL + V ‫عند الضغط علي‬
‫ قد تحتاج إلى لصق محتويات خليه ولكن بدون‬، ‫ علي سبيل المثال‬.‫ استنادا إلى ما تقوم بنسخه‬، "‫"لصق خاص‬
‫ أو قد تحتاج إلى لصق نتيجة‬.‫ أو ربما تريد تبديل موضع البيانات التي تم لصقها من الصفوف إلى االعمده‬.‫تنسيقها‬
.‫ يتم تنفيذ كل هذه االمور عن طريق لصق خاص‬.‫صيغه بدال من الصيغة نفسها‬

past special works only with copy

copy ‫ال يتفعل اال اذا كنا عاملين‬

homeclipboardpast paste special

All Paste all cell contents and formatting.

Formulas Paste only the formulas as entered in the formula bar.

Values Paste only the values as displayed in the cells.

Formats Paste only cell formatting.

Comments Paste only comments attached to the cell.

Validation Paste data validation rules for the copied cells to the paste area.

All using Source theme Paste all cell contents and formatting using the theme that was applied to the source data.

All except borders Paste all cell contents in the document theme formatting that is applied to the copied data.

Column widths Paste the width of one column or range of columns to another column or range of
columns.

Formulas and number Paste only formulas and number formatting options from the selected cells.
formats

Values and number formats Paste only values and number formatting options from the selected cells.

alaa abu srhan 38

email: [email protected]
Formulas ‫المعادالت‬: Equations that can perform calculations, return information,
manipulate the contents of other cells, test conditions, and more. A formula always
starts with an equal sign (=).
Select a cell and start typing :In a cell, type an equal sign (=) to start the formula.
example :
A1 : A5‫ هي ناتج جمع محتوى الخاليا‬A6 ‫المعادلة في الخلية‬
15 enter ‫يصبح الناتج بعد الضغط على زر‬

We deal with cell reference rather than content

example:
‫ اذا اردنا ان نضيف العدد‬,‫اذا اردنا ان نقوم باجراء عملية حسابية على عمود معين وبابقاء النتيجة في نفس العمود‬
A1:A5 ‫ على جميع الخاليا‬5
: ‫نتبع الخطوات التالية‬
5 ‫بالرقم‬B1 ‫ نقوم بملئ الخلية‬.1
B1 ‫ نقوم بعمل نسخ للخلية‬.2
A1:A5 ‫ تم نقوم بتحديد الخاليا‬.3
past special .4
add ‫ قم باختيار‬operation ‫من‬.5
None Paste the contents of the copy area without a mathematical operation.

Add Add the values in the copy area to the values in the paste area.

Subtract Subtract the values in the copy area from the values in the paste area.

Multiply Multiply the values in the paste area by the values in the copy area.

Divide Divide the values in the paste area by the values in the copy area.

:‫يوجد انواع اخرى للعمليات وهي كالتالي‬arthmatic operation ‫تسمى هذه العمليات العمليات الحسابية‬
Arithmetic operation /,*,+,-
Relational operation >,<,=,<> ,>=,<=
Logical operation And ,or , not
: ‫ لنقل محتويات عمود الى صف‬
select the column copy select the row past special transpose.
define name
naming range of cells , formulas, and more.
we have a range of cells, we give it a specific name, A name makes it easy to reference
a cell or range because you don't have to remember the exact cell address, you simply
need to remember the name.
‫تحديد مجموعة من الخاليا وتحديد اسم لها من اجل استخدام االسم في اي معادلة بدال من تحديد مجموعة الخاليا‬

alaa abu srhan 39

email: [email protected]
Select the range of cells to be named  formuladefined namesdefine name write
the name and press "ok".
OR
Select the range of cells to be named  formuladefined namesName Manager
define name ‫ ومن ثم اضافة‬Name manager ‫يمكن الذهاب الى‬

: ‫يوجد شروط لكتابة االسم‬

‫ حرف‬255 ‫طوله ال يتعدى‬
‫ال يوجد فراغات‬
_ ‫يبدأ بحرف او‬

The range of cells A2 to B4 is named as

name , the name of range of cells will be
seen in name box
‫يمكن معرفة االسم لمجموعة من الخاليا عن طريق‬
name box

 naming cells using row and column labels (header name) ‫ اول سطر‬:
‫يمكن اختيار االسم مباشرة من الخاليا التي ثم اختيارها مثل ان يكون اول خلية في المدى الذي تم اختياره‬
define name ‫هو ال‬
make the name of cells is the same as the top selected value (by using a title of the cells)
Select the range of cells to be named  formuladefined names name from
selection  select "top"

 deleting name:
Formuladefined namesname managerselect the name you want to
deletedelete

alaa abu srhan 40

email: [email protected]
 using range name in formula:
Write the function -for example: =sum(- then go to formuladefined
namesuse in formulaselect the name you want to useclose the function
brace

alaa abu srhan 41

email: [email protected]
 Protection ‫الحماية‬

Protection has 3 levels: protect worksheet protect workbook , protect excel document
‫ حماية المصنف و حماية ورقة العمل وحماية ملف االكسل‬: ‫يوجد ثالث انواع للحماية‬
 protecting worksheet elements: ‫حماية محتويات ورقة العمل‬
it's possible to protect a worksheet so that only users with the correct password
can access the worksheet. You can prevent user from inserting, deleting,
formatting rows and columns, and changing the content of a locked cell.
‫يمكن حماية ورقة العمل بحيث فقط الشخص الذي يملك كلمة المرور الصحيحة هو الذي بامكانه التحكم‬
‫ يمكن حماية الورقة من حذف او اضافة او التنسيق على االعمدة والصفوف أوتغيير محتوى‬.‫بورقة العمل‬
.‫الخاليا‬
select the cells that you want to protect homecellsformatformat
cellselect protection tab.

locked: prevent any modification to cells once the sheet is protected.

.‫تكون مفعلة تلقائيا أي ان جميع خاليا المصنف محمية‬
Hidden: hides the formula, after the sheet is protected.
‫تكون معطلة تلقائيا‬
‫ال يكون الي من هذه الخاصيتين تأثير اال اذا تم عمل حماية لورقة العمل‬
 protect worksheet:
:‫لحماية ورقة العمل اتبع الخطوات التالية‬
reviewchangesprotect sheet write a password in dialog boxconform
the password.
note : password is optional ‫كلمة المرور اختيارية‬
‫ فأن المعادالت ال تظهر في شريط‬hidden ‫ال يمكن التعديل على اي من الخاليا واذا قمنا باختيار‬
.‫الصيغة الرياضية‬
 unprotect a worksheet:
 reviewchangesunprotect sheet write a password in dialog box.
‫االن يمكن التعديل على الورقة‬
 protect excel workbook:
user will be unable to add a new chart, sheet,( viewing, copying, moving,
inserting) worksheet, resizing or closing window.
reviewchangesprotect workbookdialog box will appear (password is optional)

alaa abu srhan 42

email: [email protected]
 structure: prevent user from viewing, copying, moving, or inserting worksheet.
Windows: prevent users from moving, resizing, or closing windows.
you can add password if you want
 to unprotect a workbook:
reviewchangesprotect workbook dialog box will appear
 password for opening a workbook:
filesave astoolsgeneral optiongeneral optiondialog box will appear

‫نقوم بادخال كلمة المرور(كلمة للفتح وكلمة للتعديل) بعدها في كل مرة نقوم بفتح المصنف يطلب كلمة‬
.‫المرور‬
 read-only recommended
‫أي انه ال يمكن اجراء اي تعديل على الملف ولكن اذا قمت بالتعديل وارضت الحفظ يقوم اكسل بالسؤال فيما اذا‬
copy ‫اسم الملف االصلي‬: ‫كنت تريد انشاء نسخة جديدة مع التعديالت التي قمت بها يكون اسم النسخة الجديدة‬
.xlsx ‫ويكون امتداده‬of
 always create backup
‫كل ما تقوم بتعديل يقوم الجهاز بعمل نسخة احتياطية عن الملف االصلي‬
: ‫يصبح هناك نسختين‬
‫النسخة االصلية‬.1
xlk ‫ امتدادها‬backup of ‫نسخة احتياطيةاسمه اسم الملف االصلي‬.2
alaa ‫لنفترض ان اسم الملف االصلي هو‬

 unprotect a workbook
 filesave astools general optiongeneral optiondialog box will
appeardelete the password from password to open or password to modify.

alaa abu srhan 43

email: [email protected]
Formula ‫المعادلة‬
Formulas are equations that can perform calculations, return information, manipulate
the contents of other cells, test conditions, and more. A formula always starts with an
equal sign (=).
‫المعادلة تبدأ دائما باشارة = تستخدم المعادلة الجراء العمليات الحاسبية وعمليات المقارنة‬

examples:
1)
=1+5+4 --> this formula will return 10
2)

this formula will return 10

3)

this formula will return -1

4)

this formula will return -3

alaa abu srhan 44

email: [email protected]
  Operators: ‫العمليات‬
1. Arithmetic Operators ‫العمليات الرياضية‬
( Add : +, Subtract: -, Divide: /, Multiply: *, Power: ^)
Precedency: ‫ترتيب االولويات‬
1. ()
2. ^
3. / * : from left to right
4. + - : from left to right
2. Relational Operators (comparison operators) ‫عمليات المقارنة‬
(=: equal , >: greater than , <: less than, <=: less than or equal, >= : greater than or equal
,<> : not equal)
3. Logical Operators: ‫العمليات المنطقية‬
( and , or , not)
Example1:

Answer: 19
Example2:

Answer: 11
Example3:

Answer: TRUE
Example4:

Answer: FALSE
alaa abu srhan 45
email: [email protected]
‫نقل المعادلة ‪Copying Formula‬‬
‫مرجع الخلية ‪Cell reference‬‬
‫له نوعين ‪:‬‬
‫‪ .1‬نسبي ‪)by default ( relative‬‬
‫‪ .2‬مطلق ‪absolute‬‬
‫مثال ‪:‬‬

‫إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية ‪C1‬الى الخلية ‪ C3‬فأن المعادلة سوف تتغير الن مرجع الخلية نسبي أي أنه‬
‫سوف يتغير حسب مكان النقل نالحظ ان النقل في نفس العمود وانتقلنا من الصف االول الى الصف الثالث‬
‫وبالتالي فان المعادلة يتغير فيها قيم الصفوف بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم النقل بينهما وهو‪ 3-1=2‬لذلك‬
‫تصبح المعادلة عند نقلها من ‪C1‬الى ‪ C3‬هي ‪A3+B3‬ويكون الناتج في الخلية ‪C3‬هو ‪.7‬‬
‫إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية ‪C1‬الى الخلية ‪ E1‬نالحظ ان النقل في نفس الصف وانتقلنا من العمود ‪ C‬الى‬
‫العمود ‪ E‬وبالتالي فان المعادلة يتغير فيها قيم االعمدة بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم النقل بينهما وهو عمودين‬
‫لذلك تصبح المعادلة عند نقلها من ‪C1‬الى ‪ E1‬هي ‪C1+D1‬ويكون الناتج في الخلية ‪E1‬هو ‪.2‬‬

‫إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية ‪C1‬الى الخلية ‪E4‬نالحظ ان النقل في عمود وصف مختلفين اي ان قيم الصفوف‬
‫واالعمدة سوف تتغير بالمعادلة بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم نقل بينهما وهو ‪ 3=1-4‬صفوف و عمودين‬
‫المعادلة هي ‪A1+B1‬عند زيادة ‪ 3‬صفوف تصبح ‪ A4+B4‬وعند زيادة عمودين تصبح ‪C4+D4‬لذلك تصبح‬
‫المعادلة عند نقلها من ‪C1‬الى ‪ E4‬هي ‪C4+D4‬ويكون الناتج في الخلية ‪E4‬هو ‪0‬الن الخليتين ‪C4‬و ‪D4‬فارغتين‬
‫اي ان قيمتهما هو صفر ‪.‬‬
‫مثال‪: 2‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪B‬‬ ‫‪C‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪mark‬‬ ‫‪After add‬‬ ‫‪Add‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪70‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪55‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪90‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪92‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪72‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪82‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪60‬‬

‫المطلوب اضافة عالمة اضافية للطالب جميعهم بمقدار محتوى الخلية ‪ C2‬وتخزينها في العمود ‪B‬‬
‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪46‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫نقوم بكتابة المعادلة التالية في ‪B2=A2+C2‬‬
‫لعمل نفس المعادلة لباقي الخاليا في العمود ‪ B‬نقوم بنسخ المعادلة المعادلة من ‪ B2‬ولصقها في ‪B3:B9‬‬
‫في هذه الحالة سوف يكون مرجع الخلية نسبي فتكون المعادالت كالتالي‪:‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪B‬‬ ‫‪C‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪mark‬‬ ‫‪After add‬‬ ‫‪Add‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪A2+C2‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪A3+C3‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪55‬‬ ‫‪A4+C4‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪A5+C5‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪92‬‬ ‫‪A6+C6‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪72‬‬ ‫‪A7+C7‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪82‬‬ ‫‪A8+C8‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪60‬‬ ‫‪A9+C9‬‬

‫والنتائج ‪:‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪B‬‬ ‫‪C‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪mark‬‬ ‫‪After add‬‬ ‫‪Add‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪85‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪70‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪55‬‬ ‫‪55‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪90‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪92‬‬ ‫‪92‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪72‬‬ ‫‪72‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪82‬‬ ‫‪82‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪60‬‬ ‫‪60‬‬
‫تم اضافة ‪ 5‬عالمات فقط للخلية ‪B2‬‬
‫لحل المشكلة يجب استخدم مرجع الخاليا المطلق كالتالي‪:‬‬
‫نقوم بوضع المعادلة التالية في ‪B2‬‬
‫‪A2+$C$2‬‬
‫أي ان ‪ A2‬مرجع نسبي فيتغير تبعا لمكان المعادلة فاذا تم وضعها في ‪B3‬‬
‫فانها تصبح ‪A3‬‬
‫بينما ‪C2‬فهو مطلق فيبقى ثابت مهما كانت الخلية التي نسخنا اليها المعادلة النها مطلقة ( تكتب على الشكل‬
‫التالي ‪)$C$1 :‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪47‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫عند نسخ المعادلة ولصقها في الخاليا ‪ B3:B9‬تكون المعادلة كالتالي ‪:‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪B‬‬ ‫‪C‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪mark‬‬ ‫‪After add‬‬ ‫‪Add‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪A2+$C$2‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪A3+$C$2‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪55‬‬ ‫‪A4+$C$2‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪A5+$C$2‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪92‬‬ ‫‪A6+$C$2‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪72‬‬ ‫‪A7+$C$2‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪82‬‬ ‫‪A8+$C$2‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪60‬‬ ‫‪A9+$C$2‬‬

‫والنتائج ‪:‬‬
‫‪A‬‬ ‫‪B‬‬ ‫‪C‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪mark‬‬ ‫‪After add‬‬ ‫‪Add‬‬
‫‪2‬‬ ‫‪80‬‬ ‫‪85‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪3‬‬ ‫‪70‬‬ ‫‪75‬‬
‫‪4‬‬ ‫‪55‬‬ ‫‪60‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪90‬‬ ‫‪95‬‬
‫‪6‬‬ ‫‪92‬‬ ‫‪97‬‬
‫‪7‬‬ ‫‪72‬‬ ‫‪77‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪82‬‬ ‫‪87‬‬
‫‪9‬‬ ‫‪60‬‬ ‫‪65‬‬

‫وهو المطلوب من السؤال‬

‫يمكن تثبيت الخلية المراد تثبيتها تثبيتا ً جزءياً‪ ,‬بمعنى أنه يمكنك تثبيت عنوان العمود فقط أو عنوان السطر فقط‬
‫فيمكن كتابة مرجع الخلية على النحو التالي ‪ $A1 :‬أي اننا قمنا بثتبيت العمود وابقاء الصف نسبيا ً‬
‫مثال‪:‬‬

‫إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية ‪C1‬الى الخلية ‪ E4‬نالحظ ان النقل في عمود وصف مختلفين اي ان قيم‬
‫الصفوف واالعمدة سوف تتغير بالمعادلة بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم نقل بينهما وهو ‪ 3=1-4‬صفوف و‬
‫عمودين لكن وجود اشارة ‪ $‬قبل رمز العمود ‪A‬و ‪B‬يعني ان قيمة العمود ‪A‬و ‪ B‬سوف يبقى ثابت مهما كان‬
‫مكان النقل الن مرجع الخلية نسبي‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪48‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫المعادلة هي ‪A1+B1‬عند زيادة ‪ 3‬صفوف تصبح ‪ A4+B4‬لذلك تصبح المعادلة عند نقلها من ‪C1‬الى ‪ E4‬هي‬
‫‪A4+B4‬ويكون الناتج في الخلية ‪E4‬هو ‪8‬الن الخلية ‪A4‬تحتوي ‪ 4‬و ‪ B4‬تحتوي على ‪ 4‬اي ان ناتج الجمع هو ‪8‬‬
‫‪ .‬امثلة على نقل المعادلة من خلية الى خلية اخرى ‪:‬‬
‫? ‪example 1 : move the formula written in C1 to F1 what is the formula‬‬

‫نجد الفرق في االعمدة والصفوف بين الخلية التي يتم النقل منها والخلية التي يتم النقل اليها‬
‫‪C1-->F1‬‬ ‫)‪difference in columns = from C to F we have 3 columns (C,D,E‬‬
‫‪difference in rows = 0‬‬
‫الفرق في االعمدة = ‪ , 3‬الفرق في الصفوف = ‪0‬‬
‫‪now we have to add 3 columns to each column in the formula‬‬
‫يجب اضافة ‪ 3‬اعمدة الى المعادلة االصلية‬
‫‪A1+B2‬‬
‫‪A--> D‬‬
‫‪B-->E‬‬
‫‪the formula will be D1+E2‬‬
‫? ‪What is the result‬‬
‫‪D1 contain 3 , E2 contain 2‬‬
‫‪D1+E2‬‬
‫‪3+2=5‬‬
‫‪so the result will be 5‬‬
‫? ‪Example 2: move the formula written in C1 to F5 what is the formula‬‬

‫‪C1-->F5‬‬
‫الفرق في االعمدة = )‪ , 3)C,D,E‬الفرق في الصفوف = )‪4=(5-1‬‬
‫‪A3+B2‬‬
‫نقوم باضافة ‪ 3‬اعمدة الى رمز العمود في المعادلة‬
‫‪A--> D‬بعد اضافة ‪ 3‬اعمدة‬
‫‪B-->E‬بعد اضافة ثالث اعمدة‬
‫ونقوم باضافة ‪ 4‬صفوف الى رمز الصف في المعادلة فتصبح المعادلة ‪:‬‬
‫‪D7+E6‬‬
‫والناتج هو ‪7= 2+5‬‬
‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪49‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
‫? ‪Example 3: move the formula written in B4 to F5 what is the formula‬‬

‫‪B4-->F5‬‬
‫الفرق في االعمدة = )‪ , 4)B,C,D,E‬الفرق في الصفوف = )‪1=(5-4‬‬
‫‪$A$1+$D2+B$2‬‬
‫نقوم باضافة ‪ 3‬اعمدة الى رمز العمود في المعادلة ‪ ,‬لكن اي رمز عمود يسبقه اشارة ‪ $‬يبقى كما هو‬
‫اي اننا نضيف فقط على ‪B‬اربع اعمدة فتصبح ‪F‬‬
‫ونقوم باضافة صف الى رمز الصف في المعادلة ‪ ,‬لكن اي رمز صف يسبقه اشارة ‪ $‬يبقى كما هو فتصبح‬
‫المعادلة‪:‬‬
‫‪$A$1+$D3+F$2‬‬
‫والناتج هو ‪2=0+1+1‬‬
‫‪Errors of formula and function‬‬
‫• قد تحدث بعض األخطاء أثناء كتابة الصيغ الحسابية‪ ،‬ويساعدك برنامج ‪ Excel‬على اكتشاف تلك األخطاء‪،‬‬
‫حيث يقوم بإظهار بعض الرموز الخاصة في الخاليا التي تحتوي على أخطاء تشعرك بوجود خطأ في‬
‫الصيغة‪ ،‬يطلق عليها رسائل اإلعالم عن الخطأ‪ ،‬والجدول اآلتي يوضح بعض رسائل اإلعالم عن الخطأ‬
‫وكيفية معالجتها‪:‬‬
‫الحل‬ ‫السبب‬ ‫الخطأ‬
‫زيادة عرض العمود‬ ‫يعرض ‪ Excel‬هذا الخطأ عندما اليكون عرض العمود كافيا ً لعرض كل‬ ‫‪########‬‬
‫حتى يعرض جميع‬ ‫االرقام الموجودة في الخلية‪ ،‬أوعندما تحتوي خلية على قيم تاريخ أوقيم‬
‫محتوياته‪.‬‬ ‫زمنية سالبة‪.‬‬
‫التأكد من مراجع الخاليا‬ ‫يعرض‪ Excel‬هذا الخطأ عند وجود مرجع خلية غيرصحيح‪ .‬على سبيل‬ ‫!‪#REF‬‬
‫المستخدمة في الصيغة‪.‬‬ ‫المثال ‪،‬من الممكن أن تكون قد حذفت خاليا ُمشار إليها في صيغ أخرى‪ ،‬أو‬
‫قمت بلصق خاليا نقلتها فوق خاليا ُمشارإليها في صيغ أخرى‪.‬‬
‫التأكد من كتابة نص‬ ‫يتم عرض هذا الخطأ عندما ال يتعرف‪Excel‬على نص الصيغة‪ .‬على سبيل‬ ‫?‪#NAME‬‬
‫الصيغة بشكل صحيح‪.‬‬ ‫المثال‪ ،‬قد تتم كتابة اسم نطاق أواسم دالة بشكل غيرصحيح‪ .‬أو أن الصيغة‬
‫تحتوي نصا ً ال يستطيع البرنامج التعرف إليه‬
‫إجراء تغييرات بسيطة‬ ‫يمكن أن يعرض ‪Excel‬هذا الخطأ إذا تضمنت الصيغة خاليا تحتوي على‬ ‫?‪#VALUE‬‬
‫على الصيغة والتأكد من‬ ‫أنواع بيانات ال يمكن اجراء العملية عليها ‪ ,‬مثل أن تتضمن الصيغة قيم‬
‫البيانات المستخدمة في‬ ‫نصية في حالة الجمع اذ انه ال يمكن جمع النصوص‪.‬‬
‫الصيغة‪.‬‬
‫يعرض ‪ Excel‬هذا الخطأ عندما تتم قسمة رقم على صفر (‪ )0‬أوعلى خلية تغييرالقيمة المقسوم‬ ‫!‪#DIV/0‬‬
‫عليها إلى غيرالصفر‬ ‫التحتوي على أية قيمة‪.‬‬
‫(‪.)0‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪50‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
‫‪Examples:‬‬

‫في حالة وجود ‪( CELLS RANGE‬مجموعة من الخاليا) ومن ضمنها اسماء او قيم منطقية واردنا ان نحسب‬
‫المجموع فأن النتيجة تكون ناتج جمع كل االرقام واستثناء االسماء والقيم المنطقية‬
‫القيم المنطقية هي ‪TRUE , FALSE :‬‬

‫سيكون المجموع هو ناتج جمع ‪ A2,A3,A5.A6‬وهي ‪12‬‬

‫وال يتم جمع االسماء‬

‫المعادلة هي ‪=A1+A2+A3‬‬

‫ولكن الخلية ‪A1‬تحتوي على اسم لذلك يعطينا خطأ ‪#VALUE‬‬

‫‪ B2‬خلية فارغة اي ان القيمة يعتبرها ‪ --- 0‬ال‬

‫يجوز القسمة على صفر‬

‫‪ Fi‬ليس مرجع خلية صحيح لذلك سوفي يعطينا ?‪#NAME‬‬

‫عند كتابة اسم الدالة بشكل خطأ يعطينا ?‪#NAME‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪51‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 =today ‫= اسم خطأ والصحيح‬todat ‫مثال‬

7 ‫في هذه الحالة سيعطي الجواب‬

ref ‫ فانه سوف يعطينا‬A2 ‫اذا قمنا بحذف الصف‬

Example

Answer: #value
A1:A4 ‫تمثل الخاليا‬define name ‫عبارة عن‬Test
Example

Answer: #name Answer: 11 Answer : #value Answer : 7

alaa abu srhan 52

email: [email protected]
 ‫يمكن وضع االرقام والتاريخ بين عالمات التنصيص (")‪ ,‬اما وضع النصوص والقيم المنطقية فيعتبر خطأ من‬
‫نوع ‪value‬‬
‫‪Example‬‬

‫‪Answer: 6 AA is define name AA=A1‬‬ ‫‪Answer : #value‬‬

‫يجب االنتباه عند كتابة التاريخ حيث ان الترتيب هو شهر‪/‬يوم‪/‬سنة‬
‫‪Example‬‬

‫‪Example‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪53‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
‫‪Answer:‬‬

‫مالحظات ‪:‬‬
‫القيم المنطقية (‪ )true,false‬تعتبر قيمتها ‪ true=1‬و ‪ false =0‬بالنسبة للمعادلة اذا كانت ضمن خلية‬ ‫‪.1‬‬
‫او تم كتابتها ضمن المعادلة‬
‫ال يجوز جمع النصوص يعتبر خطأ ‪value‬كما هو الحال في المعادلة في الخلية ‪B4‬‬ ‫‪.2‬‬
‫وضع االرقام والتاريخ بين عالمات ترقيم يعتبر صحيح‬ ‫‪.3‬‬
‫ال يجوز وضع نصوص وقيم منطقية داخل عالمات التنصيص في المعادلة يعتبر خطأ ‪value‬‬ ‫‪.4‬‬
‫يجب التأكد من كتابة التاريخ بصيغة صحيحة – كتابته بطريقة يعتبر خطأ ‪value‬‬ ‫‪.5‬‬
‫الخلية الفارغة عند استخدامها بمعادلة تعتبر ‪0‬‬ ‫‪.6‬‬
‫كتابة اي اسم خاطئ داخل المعادلة يعتبر خطأ ‪ name‬اال اذا كان هاد االسم اسم معرف كما هو الحال‬ ‫‪.7‬‬
‫في المعادلة الموجودة في ‪C2‬‬
‫في الخلية ‪bb , C3‬عبارة عن اسم معرف يمثل الخلية ‪A2‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪54‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
Functions ‫الدوال‬
Function is an operation whose use simplifies the formula building
‫صيغة مجهزة مسبقا تستخدم في اداء مختلف العمليات وذلك من خالل استخدام قيم معينة يطلق عليها معامالت‬
(arguments)
: ‫الصيغة العامة‬
=function_name(arguments)
)true,false( ‫ المعامالت ممكن ان تكون اسماء او ارقام او مرجع خلية او قيم منطقية‬arguments 
example :
A6 ‫ ووضع االجابة في الخلية‬A1:A5 ‫ايجاد مجموع االرقام في الخاليا‬
one ‫ ويوجد فقط معامل واحد‬sum ‫اسم الدالة هو‬, = ‫نكتب المعادلة كم في الشكل حيث تبدأ المعادلة ب‬
A1:A5 ‫ وهو‬argument
A6 ‫ يظهر ناتج الجمع في الخلية‬enter ‫عند الضغط على‬
‫ويمكن معرفة المعادلة فيما بعد عن طريق شريط الصيغة‬
formula bar ‫الرياضية‬

Examples of argument
1. number: =sum(2,3,4) 9
2. cell reference: =sum(A1,A3) 20+10 =30
3. range: =sum(A1:A6)
4. text representation of number: =sum("1","3")4
 display formula or function not their result
: ‫الظهار المعادلة دائما في الخلية بدال من النتيجة اتبع الخطوات التالية‬
formulasformula auditing show formulas
insert function ‫ الدراج اي صيغة رياضية‬

formulasfunction libraryinset functiondialog box will appear

we will take the following :

1. date and time functions
2. math and trig functions
3. statistical functions
4. logical functions
5. text functions
6. nested function ‫استخدام اكثر من دالة في نفس الوقت‬
alaa abu srhan 55
email: [email protected]
Date and Time Functions
1. today: return the current date
2. now: return the current day and time
3. day: take a date or a reference for a cell contains date value and return the day
from this date, an integer ranging from 1 to 31
4. month: take a date value or a cell contains date value and return the month from
this date, the month is given as an integer ranging from 1 (January) to 12
(December)
5. year: take a date value or a cell contains date value and return the year from this
date, an integer in the range 1900-9999
‫سنة‬/‫يوم‬/‫ شهر‬: ‫التنسيق االفتراضي للتاريخ هو‬
‫الناتج من جميع هذه الدوال اما ارقام او تواريخ‬
 Today
Is a function that does not take any inputs and return the current date ‫يظهر تاريخ‬
‫اليوم‬
Today function updated only when the worksheet is calculated, It is not
updated continuously
=today() Will return 17/2/2016 ‫تاريح اليوم‬
Formulas function library insert function date &timetoday
this function take 0 argument ‫ ال ياخد اي معامالت‬
‫ يتغير تلقائيا حسب تاريخ اليوم اذا قمنا بفتح المستند في‬
‫يوم اخر نجد ان التاريخ تأخر حسب تاريخ اليوم‬
Example :
=today()+5
Will add 5 days to the date
‫يضيف على التاريخ خمس ايام‬
‫يجب االنتباه على طريقة كتابة الدالة حتى ال‬
#name ‫يعطينا خطأ‬

 NOW: return the current day and time ‫يرجع التاريخ والوقت‬
NOW function updated only when the worksheet is calculated, It is not
updated continuously
=NOW() this function take 0 argument
Formulas function library insert function date &timenow
example :
=now(A1)  error
 DAY: take a date or a reference for a cell contains date value and return the
day from this date, an integer ranging from 1 to 31
alaa abu srhan 56
email: [email protected]
 =day(serial_number)" ‫نضع اما خلية تحتوي على تاريج او تاريخ بين‬
Formulas function library insert function date &timeday
Example1:

‫ تظهر باللون االزرق وكذلك يكون‬A1 ‫هي‬argument ‫الحظ ان ال‬

‫باللون االزرق‬A1 ‫اطار الخلية‬
‫يظهر الجواب‬ 2
A1 ‫يظهر اليوم من التاريخ الموجود في الخلية‬
Example 2:
=DAY("1/1/2016") 1 " ‫يجب وضعها بين‬
Example 3:
=DAY(A1:A2)  error value
example 4:
=DAY("ddd")  error value
 month: take a date value or a cell contains date value and return the month
from this date, the month is given as an integer ranging from 1 (January) to
12 (December)
=month(serial_number)" ‫نضع اما خلية تحتوي على تاريج او تاريخ بين‬
Formulas function library insert function date &timemonth
example :

‫يظهر الجواب‬2 ‫يظهر الشهر ويكون رقم‬

 year: take a date value or a cell contains date value and return the year from
this date, an integer in the range 1900-9999
=year(serial_number)" ‫نضع اما خلية تحتوي على تاريج او تاريخ بين‬
Formulas function library insert function date &timeyear
example:

‫يظهر الجواب‬2016

alaa abu srhan 57

email: [email protected]
math and trig functions
1. sum: add all the numbers in a range of cells
2. sumIf: adds the cells specified by a given condition or criteria
3. round: round a number to a specified number of digits
 sum: accepts numeric values as inputs (cell references) and returns the summation
of all given values or ranges of cells
Formulas function library insert function math&trigsum
OR
Home editing autoSum
‫ شكل االيقونة التي تدل على عملية الجمع‬:

Argument could be:

1. range (A1:A5,..)
2. cell reference (A1,B2,..)
3. constant (1,2,3,..)
4. logical value (true,false)
example1:

‫ هذا يعني أن‬A1:A7 ‫ قام اكسل بتحديد الخاليا‬sum (all ‫ باللون االزرق وعند كتابة الدالة‬all : ‫مالحظة‬
A1:A7 ‫ تمثل‬defined name ‫هو‬all
A1:A7 all
Will return  12
Number of arguments =1
‫ فانه يجمع فقط القيم الرقمية – ال يجمع القيم المنطقية والنصوص‬range ‫في حالة وضع‬
Example 2:
=sum() ‫ال يجوز يجب ان تأخد على االقل معامل واحد‬
Example 3:
=Sum(A1:A7,true) will return 13 since true=1
2 ‫عدد المعامالت‬
Example 4:
=summation(A1:A7)  #name?
Example 5
=SUM(A1:A7;"3") 15, "3" will consider as 3
alaa abu srhan 58
email: [email protected]
 ‫في هذه الحالة يأخد ما بين " ويجمعه مع ناتج جمع محتوى الخاليا ‪A1:A7‬‬

‫‪Example6:‬‬

‫‪Will return  3‬‬

‫يعتبرها نص فال يقوم بجمعها "‪'4',"5‬‬
‫‪Example7:‬‬
‫?‪=sum("10",g)  #name‬‬
‫ال يوجد مرجع خلية اسمه ‪g‬‬
‫‪Example 8:‬‬
‫‪=sum("g",10)#value‬‬
‫ال نضع اال رقم بين " اذا وضعنا اي شي اخر يعتبره ‪#value‬‬
‫‪example 9:‬‬
‫‪=sum("aaa";Ai;1) #value‬‬
‫يوجد خطأ ‪value‬و ‪ name‬يقوم اكسل باظهار اول خطأ يواجهه وهو "‪ "aaa‬أي ‪value‬‬
‫‪Example 10:‬‬
‫)"‪=SUM(5;-10;FALSE;TRUE;"7/1/2015‬‬
‫يقوم بتحويل التاريخ الى رقم كبير ومن ثم يقوم بجمع الرقم مع باقي االرقام (المطلوب معرفته هو ان التاريخ‬
‫يتحول الى رقم كبير ويمكن جمعه )‬
‫‪example 11‬‬
‫‪=SUM(1<>5;10)  1<>5 true then 1 so answer will be 11‬‬
‫‪example 12‬‬

‫‪will return 0‬‬

‫‪example 13‬‬

‫يتم تجاهل القيم المنطقية في حالة وضع مرجع خلية تحتوي على قيم منطقية ‪will return 0‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪59‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 sumIf: accepts two ranges of numeric values and returns the summation of values
from the second range according to the satisfying condition in the first range.
‫جمع عدة قيم تحقق شرط معين‬
Formulas function library insert function math&trigsumIf
=sumIf(range, criteria , [sum range])
Range ,criteria( ‫(لشرطاجبارية‬
Sum range ‫ اختياري‬:actual cell to sum ‫الخاليا التي سوف تجمع‬
Example:

=sumIf(A1:A10,"<10",B1:B10)  7
‫ويقوم بجمع الخاليا المقابلة لها في‬A1:A10 ‫ في الخاليا‬10 ‫يقوم بايجاد الخاليا التي تحتوي على قيم اقل من‬
B1:B10

example 1

result : 50

alaa abu srhan 60

email: [email protected]
example 2

A1:A5 ‫ في الخاليا‬10 ‫يعني انه سيقوم بجمع محتوى الخاليا التي قيمتها‬
30 : ‫النتيجة‬
 Round: this function takes two numbers as inputs and return the first number
rounded to the nearest number of digits according to the second input.
Formulas function library insert function math&triground
=round(number,num-digit)
Number: ‫الرقم او مرجع الخلية المراد تدويره‬
Num-digit: ‫عدد المنازل العشرية التي يجب أن تظهر بعد الفاصلة‬
 If num_digit is 0, then number is rounded to the nearest integer
 If num_digit is less than 0, then number is rounded to the left of the decimal
point
 If num_digit is greater than 0, then number is rounded to the specified
number of decimal places
Example 1:

=round(A1,2) 1.26 ‫تدوير القرب منزلتين عشريتين‬

=round(A2,2) 1.25 ‫تدوير القرب منزلتين عشريتين‬
=round(1.542,2)1.54
=round(A1,0)1 ‫)اقرب عدد صحيح‬the nearest integer (
example 2:

=round(A1,2)345
=round(A2,0)346‫اقرب عدد صحيح‬

alaa abu srhan 61

email: [email protected]
 =round(A2,-2)300
=round(A2,-1)350
Example 3
=round(355.88,0)356
=round(355.88,-1)360
=round(355.88,-2)400
=round(25.5,-2) 0
=round(92.5,-2) 100
**statistical functions
1. max : returns the largest value in a set of values, Ignores logical values and
text.
2. min: returns the smallest value in a set of values, Ignores logical values and
text
3. average: returns the average(arithmetic mean) of its arguments, which can
be numbers or names, arrays, or references that contain numbers.
4. count: counts the number of cells in a range that contain numbe.
5. countblank:counts the number of empty cells in a specified range of cells,
Cells with formulas that return "" (empty text) are also counted
6. countA: counts the number of cells in a range that are not empty.
7. countIf: count the number of cells within a range that meet the given
condition.
max : ‫يرجع اكبر قيمة‬
Formulas function library insert function statistical max
=max(number1,[number2],..) , number of arguments between 1 and 255
Example1 :
=max(true,false)1 true=1 ,false =0
=max(true,"0") 1
Example2 :

Will return 2 (if the argument is range, only numbers are used while logical values,
text, and empty cells are ignored)
‫يأخد فقط االرقام ويعتبر النصوص والقيم المنطقية والخاليا الفارغة ليست موجودة‬
Example 3:
=max("false","true") #value!
alaa abu srhan 62
email: [email protected]
min: ‫يرجع اقل قيمة‬
Formulas function library insert function statistical min
=min(number1,[number2],..) , number of arguments between 1 and 255
Example1 :
=min(true,false) 0
=min("true",0)#value!
Example 2

Will return  3
=min(A2,A3)  3 ‫يتم تجاهل القيم المنطقية في حالة وضع مرجع خلية تحتوي على قيم منطقية‬
=min(A3=7,true)0 A3 =7 ?? no so false , false = 0 , true=1
=min(A1:A4,"0")  0
average: ‫ يرجع الوسط الحسابي مجموع االعداد على عددهم‬arithmetic mean
Formulas function library insert function statistical average
=average(number1,[number2],..) , number of arguments between 1 and 255
average : sum of numbers / count of this numbers
Example 1:

= average(A1:A3) 2 2=1/2 ‫يأخد الخاليا التي تحتوي على ارقام فقط وهي خلية واحدة‬
=average(A1:A3,3)  2.5 .. (2+3)/2 =2.5
=avarage(A1,A3)  #name? ‫يجب التأكد من كتابة اسم الدالة بشكل صحيح‬
Example 2 :
=average(A1:A5)1.4 (2+2+0+2+1)/5=1.4
= Sum(A1:A5)/5 ‫يمكن كتابته على شكل‬
=average(B1:B5)1.75 (2+2+2+1)/4=1.75
‫ال يقوم بحساب الخاليا الفارغة‬
alaa abu srhan 63
email: [email protected]
=average(A1:A3, ,5)(1+2+2+0+5)/5= 2
‫ بدل المكان الفارغ‬0 ‫عند ترك اي معامل فارغ يقوم اكسل بوضع‬
 count: ‫يعد الخاليا التي تحتوي ارقام وتواريخ‬
=count(value1,[value2],..) take arguments between 1 and 255
Formulas function library insert function statistical count
Example:
=count(A1:C6) 5
=count(A1:A3,C1:C6)5

Example :
=count(A1:A5) 2
=count (A1:A5,true) 3
=count (A1:A5,"true") 2

 countblank: ‫يستخدم لعد الخاليا الفارغة‬

=countblank(range)  take one argument
Formulas function library insert function statistical countblank
Example:
=countblank(A1:C6) 9
=countblank(A1)0
=countblank(A1,A2) error

 countA: ‫يظهر عدد الخاليا التي تحتوي على نصوص وارقام وتواريخ وقيم منطقية وال يحسب الخاليا‬
‫الفارغة‬
=countA(value1,[value2],..) take arguments between 1 and 255

alaa abu srhan 64

email: [email protected]
Formulas function library insert function statistical countA
=countA(A1:C6)9
=countA(A1:C6,1)10
=countA(A1:C6,A1:A3)12
=COUNTA(ali;"ali")2
"ali" ‫و‬ali ‫ يقوم بعد‬.. ‫في هذه الحالة ال يعتبر وجود خطأ‬
 countIf: ‫عدد الخاليا التي تحقق شرط معين‬
Formulas function library insert function statistical countIf
=countif(range,criteria)  take 2 arguments
Range: ‫الخاليا المراد حساب عددها‬
Criteria:‫الشرط‬
Example :

=countif(A1:A8,"Amman")2
capital or small ‫( ال فرق فيما كانت االحرف‬Amman=amman)
=COUNTIF(A1:A8;"<3")3
=COUNTIF(A1:A8;A2)2
=COUNTIF(A1:A8;"") 0 ‫يرجع عدد الخاليا الفارغة‬
example:

=count(A1:B3)  6
currency ‫هي ارقام ولكن بصيغة‬B1 ‫نالحظ ان محتوى العمود‬
example:

answer: 7
‫نالحظ ان الخاليا الفارغة ال يعتبر قيمتها صفر‬
alaa abu srhan 65
email: [email protected]
Logical Functions
1. if :checks whether a condition is met, and returns values if True ,and another
value if false
2. and: checks whether all arguments are true, and returns true if all arguments are
true.
3. Or: checks whether any of the arguments are true, and returns TRUE or FALSE.
Returns false only if all arguments are FALSE.
4. Not: changes FALSE to TRUE, or TRUE to FALSE
5. True: returns the logical value TRUE
6. False: returns the logical value FALSE
 If:
Formulas function library insert function logicalif
=if(logical test, value-if-true, value-if-false)  take 3 arguments
logical test: ‫الشرط‬
value-if-true: ‫تظهر القيمة المخزنة فيها اذا كان الشرط صحيح‬
value-if-false: ‫تظهر القيمة المخزنة فيها اذا كان الشرط خطأ‬
Example:

=IF(A6<30;"ok";"no") no
=IF("A6<30";"ok";"no") #value!
=IF(A2;"ok";"no")ok
‫فان‬false ‫ فان الشرط يعتبر صحيح اما اذا كنت صفر او‬true ‫ اي رقم غير الصفر او‬A2‫اذا كان في الخلية‬
‫الشرط يكون خاطئ‬
=IF(A1;"ok";"no")#value!
‫ تحتوي على نص‬A1 ‫الخلية‬
=IF(A5;"ok";"no") no
‫وبالتالي فان الشرط خطأ‬false ‫ تحتوي على‬A5 ‫الخلية‬
=if(100;"yes";"no")yes
‫ اي عدد غير الصفر يعتبر الشرط صحيح‬: ‫تعني ان الشرط صحيح‬100
=IF(A2<>0;A5;"no")false
A5 ‫الشرط صحيح لذلك النتيجة هي محتوى الخلية‬
=IF(A2<>0;A1;"no")alaa
A5 ‫الشرط صحيح لذلك النتيجة هي محتوى الخلية‬
alaa abu srhan 66
email: [email protected]
‫‪=IF(A2=1;A3+1;"no") 1‬‬
‫‪=IF(A2=1;"A3+1";"no") A3+1‬‬
‫‪=IF(A2<>1;A1(false‬‬
‫لم يحدد ما هي القيمة التي يطبعها اذا كان الشرط خطأ لذلك يعتبرها ‪false‬‬
‫‪Example 2:‬‬

‫‪Will return : 36‬‬

‫‪Note: this type of using functions inside each other called (nested functions).‬‬
‫الحظ ان اكسل يقوم بتغيير لون الكتابة في المعادلة للداللة على الخاليا المستخدمة مثال ‪A1:A6‬اصبح لونها‬
‫ازرق وكذلك االطار اصبح ازرق‬
‫‪Example 3:‬‬

‫‪Will Return 12‬‬

‫‪example 4:‬‬

‫‪answer :6‬‬
‫‪test‬هي اسم معرف مسبقا وهو يمثل الخاليا ‪A1:A3‬بدليل اصبح لونها اخضر وقام اكسل بعمل حدود الخاليا‬
‫باللون االخضر ايضا‬
‫‪example 5:‬‬

‫?‪answer: #name‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪67‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫الشرط صحيح وبالتالي سوف يقوم بتنفيد )‪sum(all‬نالحظ ان ‪ all‬هو اسم غير موجود وبالتالي فأن الناتج‬
‫?‪#name‬‬
‫)‪=if(A1<>1;sum(all);A2+1‬‬
‫‪answer: 3‬‬
‫نالحظ في هذه الحالة ان الشرط خطأ وبالتالي سوف يقوم بتفيذ ‪A2+1‬ال يظهر خطأ ‪#name‬وذلك ألن جملة ‪if‬‬
‫ال تنفذ )‪sum(all‬‬
‫‪=examples:‬‬
‫‪=if(;"ok";"no")  no‬‬
‫عند ترك اي ‪ argument‬فأنن نقوم بوضع صفر مكانه بشرط وجود فاصلتين وبالتالي فان الشرط خاطئ في هذا‬
‫المثال وبتالي فالجواب ‪no‬‬
‫‪=if(;"yse";) 0‬‬
‫‪=if(10;10;) 10‬‬
‫‪=if(false;"ok";) 0‬‬
‫‪=if(false;"ok") false‬‬
‫في حالة تم ترك اخر ‪argument‬وال يوجد اخر فاصلة فأن ‪value if false = false‬‬
‫‪ AND:‬‬
‫يرجع اما ‪ true‬او ‪false‬‬
‫‪Formulas function library insert function logicaland‬‬
‫‪=and(logical1, [logical2], …)  take between 1 and 255 arguments‬‬
‫‪Example 1:‬‬

‫!‪=AND(A1) #value‬‬
‫يحتوي على نص لذلك فانه يتجاهله وبالتالي ال يوجد اي قيمة ليقوم بعمل ‪ AND‬لها‬
‫‪=AND(a1,a2)  TRUE‬‬
‫)‪=AND(A3)false (false=0‬‬
‫‪=AND(A1:A6)false‬‬
‫وجود قيمة واحدة صفراو ‪false‬يعني ان االجابة ‪false‬‬
‫‪=AND(A1:A7)false‬‬
‫الخاليا الفارغة في ال ‪ range‬يعتبرها غير موجودة‬
‫‪=AND(A6:A7)  true‬‬
‫الخلية فارغة !‪=AND(A7)  #value‬‬
‫?‪=AND("ali";5;7) #value‬‬
‫?‪=AND(ali;5;7)#Name‬‬
‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪68‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
‫?‪=AND ("100") #value‬‬
‫ال يتعامل ‪and‬مع االرقام انما يتعامل مع القيم المنطقية لذلك وضع الرقم بين عالمات تنصيص يعتبر خطأ‬
‫‪=AND ("true") true‬‬
‫يتعامل ‪ and‬مع القيم المنطقية لذلك فأن وضعه بين اقواس يعتبر صحيح‬
‫‪=AND(12/4/1995;4;10) true, because the date will be represented finally as a‬‬
‫‪number.‬‬
‫الن اخر شرط خاطئ ‪=AND(7>5; (10+3)<15;A3<>0) false‬‬
‫‪Example 2:‬‬

‫‪Will returns false‬‬

‫الن الشرط االول خاطئ‬
‫‪ OR:‬‬
‫يرجع اما ‪ true‬او ‪false‬‬
‫‪Formulas function library insert function logicalor‬‬
‫‪=or(logical1, [logical2], …)  take between 1 and 255 arguments‬‬
‫‪Example 1 :‬‬

‫يحتوي على نص !‪=OR(A1) #value‬‬

‫)‪=OR(A4)true (true=1‬‬
‫‪=OR(A1:A6)true‬‬
‫وجود قيمة واحدة ‪true‬او أي قيمة ما عدا الصفر وال ‪ false‬يعني ان االجابة ‪true‬‬
‫‪=OR(A1:A7)true‬‬
‫الخاليا الفارغة في ال ‪ range‬يعتبرها غير موجودة‬
‫الخلية فارغة !‪=OR(A7)  #value‬‬
‫?‪=OR("ali";5;7) #value‬‬
‫?‪=OR("100") #value‬‬
‫ال يتعامل ‪or‬مع االرقام انما يتعامل مع القيم المنطقية لذلك وضع الرقم بين عالمات تنصيص يعتبر خطأ‬
‫‪=OR ("true") true‬‬
‫يتعامل ‪ or‬مع القيم المنطقية لذلك فأن وضعه بين اقواس يعتبر صحيح‬
‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪69‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
=OR(ali;5;7)#Name?

Example 2:

 NOT:
false ‫ او‬true ‫يرجع اما‬
Formulas function library insert function logicalNOT
=not(logical) take 1 argument (unary operator)
Example:

=not(A6) #value!
=not(A1)false
=not(A4) true
=not(100) false
=not(0) true
=not("100")#value!
‫ مع االرقام انما يتعامل مع القيم المنطقية لذلك وضع الرقم بين عالمات تنصيص يعتبر خطأ‬not ‫ال يتعامل‬
=not ("true") false
‫ مع القيم المنطقية لذلك فأن وضعه بين اقواس يعتبر صحيح‬not ‫يتعامل‬
=not(A1=1)false (A1=1 true, not(true)=false)
=not(A1:A3)#value! (value or expression that can be evaluated to true or false)
range ‫ال يجوز ان نضع‬
=not(max(A1:A3))false max(A1:A3)6,not(6)false
 FALSE: return the logical value FALSE
Formulas function library insert function logicalfalse
=false()  take zero arguments

 TRUE:return the logical value TRUE

Formulas function library insert function logicaltrue
=true( ) take zero argument

alaa abu srhan 70

email: [email protected]
Text functions
1. Lower: converts all letters in a text string to lowercase
2. UPPER: converts all letters in a text string to uppercase.
3. PROPER: converts text string to proper case; the first letter in each word in
uppercase, and all other letters to lowercase.
4. LEN: Returns the number of characters in a text string.
5. TRIM: Removes all spaces from text string except for single spaces between
words.
6. EXACT: Checks whether two text strings are exactly the same, and returns
TRUE or FALSE. EXACT is case-sensitive.
7. CONCATENATE: joins several text strings into one string.
8. REPT: repeats text given number of times. Use REPT to fill a cell with a
number of instances of a text string.
1. LOWER: converts all letters in a text string to lowercase
To insert LOWER function: formulasFunction LibraryInsert Function>>select TEXT
categoryLOWER
=Lower (text)

alaa abu srhan 71

email: [email protected]
Examples:

 =LOWER("test")  test
 =LOWER("Skills")skills
 =LOWER("COmputer") computer
 =LOWER(25)25
 =LOWER("78")78
 =LOWER(TRUE)true
 =LOWER("TRUE")true
 = LOWER ("FALSE")--> false
 =LOWER(skill)--> #NAME
2. UPPER: converts all letters in a text string to uppercase.
To insert UPPER function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT
category UPPER
=UPPER (text)
Example:

 = UPPER ("good")  GOOD

 =UPPER("COMPUTER")COMPUTER
 = UPPER ("COmputer") COMPUTER
alaa abu srhan 72
email: [email protected]
  = UPPER (80)80
 = UPPER ("95")95
 = UPPER (TRUE)TRUE
 = UPPER ("true")TRUE
 = UPPER (good) #NAME

3. PROPER: converts text string to proper case; the first letter in each word in
uppercase, and all other letters to lowercase.
To insert PROPER function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT
category PROPER
=proper (text)
Example:

 =PROPER(A4)Computer Skill
 =PROPER("a") A
 =PROPER("ahmad") Ahmad
 =PROPER("SKILL") Skill
 =PROPER(skill)#NAME
 =PROPER(12) 12
 =PROPER("12") 12
 =PROPER("first_one ") First_One
 =PROPER("first+one ") First+One

4. LEN: Returns the number of characters in a text string.

To insert LEN function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT
categoryLEN
=len (text)
alaa abu srhan 73
email: [email protected]
Example:
=LEN ("computer skill" ) 14
=LEN (120 )3
=LEN ("5" ) 1
=LEN (TRUE ) 4
=LEN ("false") 5
=LEN ("A" )1
=LEN (B1 ) 0 (If B1 is empty cell)
=LEN (com ) #NAME
5. TRIM: Removes all spaces from text string except for single spaces between words.
To insert TRIM function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT
categoryTRIM
= TRIM(text)
Example:
 =TRIM("Computer Skill")Computer Skill
 =TRIM("Computer Skill") Computer Skill
 =TRIM("120")120
 =TRIM("1 20")1 20
 =TRIM(Computer ) #NAME

6. EXACT: Checks whether two text strings are exactly the same, and returns TRUE or
FALSE. EXACT is case-sensitive.
To insert EXACT function : formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT
categoryEXACT
=Exact(text1,text2)

alaa abu srhan 74

email: [email protected]
Example:

 =EXACT("COMPUTER", "computer")FALSE
 =EXACT("A","a") FALSE
 =EXACT(120,20 ) FALSE
 =EXACT("123",123 ) TRUE
 =EXACT(skill,"skill" ) #NAME
 =EXACT( FALSE,"FALSE") TRUE
 =EXACT(true,true ) TRUE

7. CONCATENATE: joins several text strings into one string.

To insert CONCATENATE function: formulasFunction LibraryInsert
Functionselect TEXT category CONCATENATE
= CONCATENATE (text1, text2,....)
Example:

 = CONCATENATE ("Hi","man" ) Himan

alaa abu srhan 75

email: [email protected]
  = CONCATENATE ("welcome" )welcome
 = CONCATENATE (120,3 ) 1203
 = CONCATENATE ("2","04" ) 204
 = CONCATENATE (TRUE,"TRUE" ) TRUETRUE
 = CONCATENATE ("12","false","hi","5" )12falsehi5
 = CONCATENATE (skill,computer,sec26 ) #NAME

8. REPT: repeats text given number of times. use REPT to fill a cell with a number of
instances of a text string.
To insert REPT function: formulas>>Function LibraryInsert Functionselect TEXT
category REPT
= REPT (text1,number_times)
Example:

 =REPT("hi",4 ) hihihihi
 =REPT(120,3 )120120120
 =REPT(TRUE,2 )TRUETRUE
 =REPT(test,2 ) #NAME
 =REPT("5",2 ) 55
 =REPT("ok",-2) #value

alaa abu srhan 76

email: [email protected]
Function Summary
function Category ‫طريقة الكتابة‬Syntax uses
‫ أي شيء بين ][ يكون اختياري‬: ‫مالحظة‬
Today Date and Today() return the current date
time
now Date and Now() return the current day and time
time
day Date and Day (serial_number) return the day from date
time
month Date and month(serial_number) return the month from date
time
year Date and Year (serial_number) return the year from date
time
sum math and Sum(number1,[number2],..) add all the numbers in a range of
trig cells
sumIf math and sumIf(range, criteria , [sum adds the cells specified by a given
trig range]) condition or criteria
round math and round(number,num-digit) round a number to a specified
trig number of digits
max statistical max(number1,[number2],..) returns the largest value in a set of
values, Ignores logical values and
text.
min statistical min(number1,[number2],..) returns the smallest value in a set of
values, Ignores logical values and
text
average statistical average(number1,[number2],..) returns the average (arithmetic
mean) of its arguments, which can
be numbers or names, arrays, or
references that contain numbers.
count statistical count(value1,[value2],..) counts the number of cells in a
range that contain number
countblank statistical countblank(range) counts the number of empty cells in
a specified range of cells
countA statistical countA(value1,[value2],..) counts the number of cells in a
range that are not empty
countIf statistical countif(range,criteria) count the number of cells within a
range that meet the given condition

alaa abu srhan 77

email: [email protected]
If logical if(logical test, value-if-true, checks whether a condition is met,
value-if-false) and returns values if True ,and
another value if false
And logical and(logical1, [logical2], …) checks whether all arguments are
true, and returns true if all
arguments are true.
or logical or(logical1, [logical2], …) checks whether any of the
arguments are true, and returns
TRUE or FALSE.
Returns false only if all arguments
are FALSE.
not logical not(logical) changes FALSE to TRUE, or TRUE to
FALSE
True logical True() returns the logical value TRUE
False logical False() returns the logical value FALSE
Lower text Lower(text) Converts all letters in a text string to
lowercase
Upper text Upper(text) Converts all letters in a text string to
uppercase.
Proper text Proper(text) Converts text string to proper case;
the first letter in each word in
uppercase, and all other letters to
lowercase.
Len text Len(text) Returns the number of characters in
a text string.
Trim text Trim(text) Removes all spaces from text string
except for single spaces between
words.
Exact text Exact(text1,text2) Checks whether two text strings are
exactly the same, and returns TRUE
or FALSE. EXACT is case-sensitive.
Concatenate text Concatenate (text1,text2,…) Joins several text strings into one
string.
Rept text REPT (text1,number_times) Repeats text given number of times.
Use REPT to fill a cell with a number
of instances of a text string.

alaa abu srhan 78

email: [email protected]
Example:

1. count(A1:B5) --> 10
2. round(C1;-2) -->0
3. round(C2,-2) -->100
4. round(C3;0) -->34
5. round(C3;B1) -->33.5
6. if(12;1;2) -->1
7. if(0;c4;c5) -->no
8. if(C3<34;SUM(B1:B3);SUM(D1:D3)) -->6
9. max(test) -->30
test ‫ يمكن معرفة ذلك عن طريق ان كلمة‬D1:D5 ‫ تمثل الخاليا‬defined name ‫هي‬test ‫الحظ ان‬
D1:D5 ‫ نالحظ وجود اطار ازرق حول الخاليا‬test ‫لونها ازرق وكذلك عندما كتبنا‬
10. not(false) -->true
11.not(55) -->false
12.not(0) -->true
13.not(10<10) -->true
14.sum(true;1;false) -->2
15.if (0; ;"yes")-->yes
16.if ("1/1/2015">500;"yes";"no")-->yes ‫الحظ ان التاريخ يحول اال رقم كبير وهو رقم اكبر من‬
500 ‫ال‬
17.sum("true";1) -->#value!
18.not("true")-->false
‫بين " صحيح‬false ‫و‬true ‫ فقط يعتبر وجود‬logical function ‫في حالة ال‬

alaa abu srhan 79

email: [email protected]
Microsoft Access 2010 (MS Access)

alaa abu srhan 80

email: [email protected]
Microsoft Access 2010
Database Concept
 Database : is a collection of related data about one or more subjects, organized
in a logical manner. For example a phone book is a database of name and phone
numbers
‫ حيث‬.‫قاعدة البيانات عبارة عن تجمع وترتيب كمية كبيرة من البيانات وعرضها بطريقة تسهل االستفادة منها‬
‫ دليل‬: ‫ مثال‬.‫تحتوي على بعض التقنيات واالدوات التي تسهل الوصول الى المعلومات وتقلل من حجم التخزين‬
.‫الهاتف‬
 Microsoft access: You can use Microsoft Access 2010 to build and design
database applications, and you can build query to find a way to search on the
database, and form to display data in organized form.
‫ ويستخجم لحفظ البيانات في‬.‫عبارة عن برنامج ادارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن استخدامه بسهولة‬
‫ وعرظها بطريقة تسهل االستفادة من تلك‬,‫صورة قواعد بيانات مكونة من مجموعة من الجداول المنظمة‬
.‫ وتخزين بيانات جديدة واالستعالم عن هذه البيانات وطباعتها‬,‫المعلومات‬
 Databases uses:
example of database usages include:
telephone directory ‫ دليل الهاتف‬.1
bus or train timetable ‫ جدول مواعيد الباصات والقطارات‬.2
patient records database within the health system ‫ سجالت المرضى في النظام الصحي‬.3
employee database ‫ نظام سجالت الموظفين ودرجاتهم ومؤهالتهم‬.4
criminal database ‫ قاعدة بيانات خاصة بالشرطة‬.5
customers database ‫ معلومات عن الزباين في شركة معينة‬.6
students database ‫ معلومات الطالب في جامعة‬.7
 relational database ‫قواعد البيانات العالئقية‬
In this kind of database the data will be organized in a 2-dimensional tables with
relationships between them .used to ensure that there are no duplication in data, and to
find data easer. or we can define it as a collection of data stored across multiple tables.
an example of relational database is access

‫هي عبارة عن مجموعة من الجداول المنفصلة والتي يتم الربط بينها وذلك لتسهيل الوصول الى المعلومات‬
‫والتقليل من التكرار في الجدول‬
 table: contains several columns (fields, attributes: collection of same data
type)‫ حقل‬and several rows (record, instance)‫ سجل‬. used to store data about a
particular subject.
example:

alaa abu srhan 81

email: [email protected]
 field: column, collection of same data type , contain one information about all
entry ‫مدخل‬of the table, The smallest unit of information about a record in data
base
example: contains one information about all students.
. ‫يحتوي على معلومة واحدة عن الطالب في جدول الطالب‬
record: row, set of information about an item, the complete information about an
entry in database
example: contains all information about one student.
‫يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بطالب معين في جدول الطالب‬
 the difference between data and information
data: facts which can be processed by a computer. data must process the data to
derive meaning so we can use it.
‫ نقوم بتفسيرها حتى تصبح معلومات وبالتالي‬.‫هي مجموعة من الحقائق الخام قابلة للمعالجة بالحاسوب‬
‫يمكن االستفادة منها وفهمها‬
information: after we process the data we gain the information so we can use it.
.‫هي النتائج التي نحصل عليها بعد معالجة البيانات حيث يمكن استخدامها والتعامل معها‬
Microsoft Access
starting Access
Start programsMicrosoft officeMicrosoft access 2010

creating a new database:

filenewfrom available templatesblank databasewrite the name of the
file press on the to change the location create

alaa abu srhan 82

email: [email protected]
 ‫امتداد الملف ‪.accdb‬‬
‫‪default database name :database1‬‬

‫‪interface element:‬‬

‫تعرض كائنات قاعدة البيانات (جدول ‪,‬تقرير‪,‬استعالم‪,‬نموذج) ويستخدم ‪:‬جزء التنقل ‪navigation pane‬‬
‫هذا الجزء لفتح ونقل وحذف الكائنات وهذا الجزء يظهر دائما اال اذا قمت باخفاءه‬
‫الظهاره او اخفاءه من ‪ F11‬على الكيبورد او << في اعلى اليمين منه‬
‫‪:‬انشاء جدول جديد ‪create table‬‬

‫‪createtablestable‬‬
‫عند انشاء قاعدة البيانات يتم انشاء جدول بشكل تلقائي واسمه ‪ table1‬لذلك يصبح اسم الجدول الجديد‬
‫‪table2‬‬
‫‪when we create database new table will create automatically has table1 name‬‬
‫‪when we create new table the name of this table will be table2‬‬

‫‪ ‬يظهرالجدول الذي تم انشاءه في جزء التنقل ‪you can see the table in navigation pane‬‬
‫‪ ‬نالحظ عند انشاء الجدول ظهور تبويب ‪table tools‬والذي يحتوي على تبويبين وهما ‪field‬و ‪table‬‬
‫‪the table tools will appear contains field, table tab‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪83‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫ ويمكن التنقل بينها‬object area ‫ يقوم اكسيس بالفصل بين الجداول بعالمات تبويب والتي تظهر في‬
(object tab) ‫بسهولة‬

auto number ‫ ويكون نوعه‬ID ‫ عند انشاء الجدول يضيف اكسيس حقل بشكل افتراضي اسمه‬
.‫ الجدول المفتوح حاليا هو الجدول الذي يكون التبويب له لونه برتقالي‬

basic object for access is table 

table display all the record at once 

showing or hiding object tabs:

fileoptionsaccess option dialog box will appear current
databasesapplication optionto show object tabs check the box, for
hiding uncheck itclose and reopen the database

if you want to display the objects in separated windows click Overlapping Documents

saveing a table
filesavesave as dialog box will appear type the name and press ok

alaa abu srhan 84

email: [email protected]
 ‫يقوم اكسيس بحفظ البيانات التي تضعها في قاعدة البيانات تلقائيا(مثل تعديل بيانات سجل ما )‬
‫التغيرات التي تجري على بنية قاعدة البيانات ال تحفظ تلقائيا (مثل انشاء جدول)‬

‫‪:‬طرق العرض ‪the views type‬‬

‫‪Datasheet view :show the records in table so‬‬
‫‪you can insert data in records‬‬
‫يمكن عرض وادخال البيانات داخل السجالت‬

‫‪Design view: you can add and delete field,or‬‬

‫‪modify it or change its data type and proparaties‬‬
‫يمكن تغيير اسماء الحقول ونوعها واضافة وحذف الحقول‬

‫‪press‬‬ ‫‪to switch to design view‬‬ ‫‪press‬‬ ‫‪to switch to datasheet view‬‬
‫ال بد من حفظ الجدول قبل االنتقال الى وضع التصميم لذلك يظهر‬
‫صندوق حوار يسالك اذا كنت تريد حفظ الجدول‬
‫‪When you open a saved table database view‬‬
‫‪ design view‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪85‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
field name: ‫اسم الحقل نالحظ وجود حقل واحد فقط في البداية‬
data type: ‫ يوجد اكثر من نوع‬- ‫نوع البيانات‬
field properties: ‫خصائص الحقل‬
description: ‫وصف الحقل وليس شرطا ان نضيف وصف‬
 to add new field :
in the field name column click on the first empty cell and type a unique name , and
then choose its data type
‫ال بد من اختيار اسم مناسب وال يجوز تكرار اسم الحقل‬

text ‫عند اضافة اي حقل فان النوع االفتراضي للحقل هو‬

default data type for new field is text
‫ال بد من حفظ الجدول بعد االنتهاء من اضافة الحقل‬
 adding field in datasheet view
click to adda list of data type will appearclick the field name type the name
of field.

to rename the field name  double click on the field header and type the new
name
or
Right click on the field header choose rename type new name
‫العادة تسمية الحقل قم بالنقر فوق العمود بزر الماوس االيمن فتظهر قائمة فرعية ثم قم بادخال االسم الجديد‬
open and close table :
open: from navigation pane double click on the table
close : press the table name click X on the right corner
delete and rename table :
alaa abu srhan 86
email: [email protected]
deleting or renaming a table is impossible while it is open ‫ال يمكن اغالق او تعديل اسم‬
‫الجدول وهو مفتوح‬
save and close the table right click on the table name from navigation
panerename rename, delete.
‫ االستعالم ) للفتح واالغالق والحذف‬, ‫ النموذج‬,‫ تطبق نفس الخطوات على الكائنات (التقرير‬:‫مالحظة‬
.‫والتسمية‬

alaa abu srhan 87

email: [email protected]
 data type
Access offers variety of data types for its fields. Each type offers a variety of options
called Properties.
Text ‫نص‬ Including letters, numbers, spaces and punctuation ,field capacity is up to 255
, ‫ حرف‬255 ‫ الحد االعلى هو‬. ‫يشمل الحروف واالرقام والمسافات وعالمات الترقيم والعالمات الخاصة‬
‫يستخدم هذا النوع لحقول مثل حقول االسماء والعناويين‬
Memo ‫مذكرة‬  Used when you need to type several sentences describing a record
 Field capacity up to 64000 character (64 E+3)
field values containing letters, digits, spaces, and special characters; it is used for
long comments and explanations
‫ولكن اطول‬text ‫يستخدم لكتابة شيء نفس‬
Number ‫رقم‬ Numeric data that can be used in calculation
‫ تظهر رسالة عند كتابة احرف‬, ‫قيم رقمية فقط الجراء الحسابات عليها‬
Date\time ‫تاريخ‬ Used for dates and times
‫ووقت‬ ‫يستخدم للتواريخ واالوقات فقط ال يمكن وضع ارقام واحرف‬
Currency ‫عملة‬ Used for currency values (for example number +$)
‫ال يقبل ارقام او احرف‬
Autonumber Numeric value that access automatically increase by 1 for each records you add to
‫ترقيم تلقائي‬ a table
‫ترقيم تسلسلي لكل صف في الجدول‬
Yes \no ‫نعم ال‬ To store yes/no, true/false, on/off results
yes ‫نالحظ عند اختيار هذا النوع فانه يظهر مربع داخل الحقل اذا قمنا بوضع اشارة الصح فيه هذا يعني‬
no ‫اذا لم نضع فهذا يعني‬
Lookup wizard When you want to predefine a list that you can use it in the field without write
anything just select from the list
‫تستخدم النشاء قائمة تحتوي على معلومات معينة بحيث يتم استخدام هذه المعلومات فق داخل الحقل‬
example: employees table ‫جدول الموظفين‬
ID number
ename text
Salary currency
Gender Male, female (use lookup wizard)
Married Yes/ no
 salary ‫يكون نوع البيانات لها عملة‬
 married ‫يكون نوع البيانات له‬yes/no
 gender : lookup wizard
 Submission ‫تاريخ التسليم‬: date and time

alaa abu srhan 88

email: [email protected]
‫‪Lookup wizard‬‬
‫‪ .1‬قم باختيار ‪lookup wizard‬من القائمة المنسدلة في ‪data type‬‬

‫‪ .2‬قم باختيار ‪ I will in the values that I want‬ومن ثم ‪next‬‬

‫‪ .3‬في الشاشة التالية اختر ‪ 1 number of columns‬وقم بادخال البيانات داخل ‪ Col1‬ثم ‪next‬‬

‫‪ .4‬قم بادخال اسم مناسب للقائمة ويكون االسم "اسم الحقل" بالوضع االفتراضي له ثم ‪finish‬‬
‫مثال‪ :‬جدول ‪ emp‬يحتوي على خمس حقول بانواع مختلفة للبيانات في وضع ‪design view‬‬

‫ويظهر كالتالي في حالة ‪datasheet view‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪89‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 Adjust column width ‫تعديل عرض العمود‬:
Move the mouse pointer to the line at the right of the field  drag the column
to the size you want.

 to adjust a column to fit into its contentsdouble click the right corner on the
column header
moving column ‫ نقل العمود‬:
select the column click and drag the column to the new location.
‫ يحدد مكان الذي وصل اليه المؤشر وكذلك يتغير شكل المؤشر‬solid bar ‫عند النقل يظهر خط غامق‬
. ‫الى سهم وتحته مربع متقطع‬

adding records to a table ‫اضافة سجالت الى الجدول‬

o must be in data sheet view
o open the table you want then put the curser in first field you want
to use.
o press in tab to move to next field in the same row
‫ فقط قم بفتح الجدول ثم قم بوضع المؤشر في الحقل االول الذي تريد‬data sheet ‫يجب ان تكون في وضع‬
tab ‫الكتابة فيه وللتنقل الى الحقل المجاور اضغط‬

moving between field to a table ‫التنقل بين السجالت‬

navigation bar

alaa abu srhan 90

email: [email protected]
 3 :records ‫عدد السجالت‬
5 :field ‫عدد الحقول‬
second record ‫ السجل الثاني‬:current record ‫السجل الحالي‬
Deleting records
Click on the records you want to delete ( ‫(أقصى اليسار بالنسبة للسجل ليتم تحديده كامال حيث‬
‫يصبح لونه ازرق‬
delete from keyboard , when you delete a record, you will delete all the data and
you cannot undo the deletion.

alaa abu srhan 91

email: [email protected]
primary key ‫المفتاح االساسي‬
 primary key is one or more field used to ensure uniqueness, prevent any
duplicated or null values from being entered in the primary key fields
‫المفتاح االساسي وظيفته ضمان عدم تكرار البيانات داخل الجدول وضمان وجود قيم غير مكرر في حقل المفتاح‬
‫الرئيسي‬
 you can set one or more primary key for the table, or leave it without primary
key, access will remained you if you want to set primary key or not (if you did
not make a primary key access will ask you to create one), If you select YES,
access will define one for you by creating an ID field with AutoNumber data
type, If you select No, access will save your table without primary key
‫يمكن تعيين مفتاح رئيس واحد للجدول او اكثر وذلك باختيار احد الحقول واعتباره المفتاح الرئيسي وكذلك‬
‫ عند انشاء جدول يقوم اكسيل بتذكريرك اذا كنت تريد وضع مفتاح‬.‫يمكن ترك الجدول من غير مفتاح اساسي‬
.‫اساسي او ال‬
 primary key use to create relation between tables
‫يستخدم المفتاح الرئيسي النشاء العالقات بين الجداول‬
 ‫خصائص حقل المتاح االساسي‬primary key field properties
1. ‫ عدم تركه فارغا‬not null (empty value),primary key can't be empty
2. ‫ ال يجوز تكرار البيانات فيه‬unique , prevent duplicate values from being entered
for the primary key fields
‫ حقل الرقم الوطني في دائرة االحوال المدنية يمكن اعتباره حقل مفتاح اساسي النه ال يوجد اي‬: ‫مثال‬
‫مواطن يحمل رقم وطني مشابه لمواطن اخر وجميع المواطنين لهم رقم وطني‬
‫وهو‬autonumber ‫ونوعه‬ID ‫ عند انشاءقاعدة بيانات يقوم اكسيس بعمل جدول يحتوي على الحقل‬
primary key
‫ يمكن معرفة حقل المفتاح الرئيسي عن طريق وجود اشارة المفتاح بجانب اسم الحقل في وضع التصميم‬
design view

 to set the primary key :

go to design view  select the field you want to use as primary key
designtoolsprimary key
to remove it do the same steps

‫نالحظ انه يصبح لون الخلفية له برتقالي دليل ان الحقل المحدد هو حقل مفتاح اساسي‬
 You can define a primary key on fields with any data type but not memo ‫مهما كان‬
‫نوع الحقل‬
 You cannot define a primary key on fields with memo data type
alaa abu srhan 92
email: [email protected]
 ‫يجب المحافظة على شروط المفتاح الرئيسي وهو عدم التكرار‬
Duplicated
This error message will appears when duplicate values are entered for primary key
field
‫يظهر هذا المسج في حالة تكرار البيانات في حقل المفتاح الرئيسي‬

‫كما ويجب عدم ترك هذا الحقل فارغ‬

This error message will appears when null values are entered for primary key field

Index == primary key

alaa abu srhan 93

email: [email protected]
field properties ‫خصائح الحقل‬
 text field properties:
1. field size: the maximum number of characters you can
enter in the text field ,255 by default, where the
largest maximum you can set is 255,( physical storage
space)
255 ‫يمكن تغيير الحد االعلى لعدد الحروف على ان ال تتجاوز‬
2. format: the display layout for the field. it contain a
56right side of the Format property box you can
choose any of these predefine format
‫يمكن اظهار الحروف المدخلة كأحرف صغيرة وذلك عن طريق وضع اشارة‬
‫ اذا كتبا احرف كبيرة يقوم اكسيس‬.format ‫اصغر > في الصندوق المجاور ل‬
.‫بتحويلها الى احرف صغيرة‬
‫ اذا كتبنا‬.format‫يمكن اظهار الحروف المدخلة كأحرف كبيرة وذلك عن طريق وضع اشارة اكبر < في الصندوق المجاور ل‬
.‫احرف صغيرة يقوم اكسيس بتحويلها الى احرف كبيرة‬

 number field properties:

1. field size: the size and the type of numbers to
enter in the field (long integer by default)

A. byte: ‫ الى‬0 ‫االرقام الصحيحة من‬

255
6 ‫ تصبح‬5.55 ‫اذا ادخلنا رقم غير صحيح يقوم بتدويره مثال‬
B. integer: 32.768‫ الى‬32.767- ‫االرقام الصحيحة من‬
C. long integer: ‫كل االرقام الصحيحة‬
D. single: 7digit
E. double:15 digit
2. decimal places : set the number of decimal places to display ‫لتحديد عدد المنازل العشرية المراد‬
‫اظهارها‬
this property stores positive and negative numbers with specific decimal places
3. format : the display layout for the field

alaa abu srhan 94

email: [email protected]
 date/time field properties:
1. format: the display layout for the field

 currency field properties:

1. format: the display layout for the field
default is currency

: ‫ يوجد خصائص مشتركة لجميع انواع الحقول‬

format o
default value o
required o
validation rule o
validation text o
caption o
1. format: Format property specifying how numbers, dates, times and text are
displayed and printed
2. default value : a value that is automatically entered in this field for new record
‫ يعطي قيمة افتراضية التي ادخلتها‬enter ‫ اذا لم تدخل بيانات وكبست‬.‫قيمة تلقائية تعطي لكل سطر جديد‬
3. required: require data entry in this field?
‫ لذلك تستخدم هذه الخاصية لتحديد‬.‫بعض الحقول يكون الزاميا الكتابة فيها اما البعض االخر ال يكون الزاميا‬
‫فيما اذا كان الزاميا ادخال بيانات او ال‬
yes : ‫ادخال البيانات الزامي وال يجوز تركها فارغة اذا تركت فارغة يعطي رسالة خطأ‬
no : ‫ادخال البيانات ليس الزامي‬
4. validation rule & validation text:
validation rule: an expression that limits the values that can be entered in the field
validation text: the error message that appears when you enter a value prohibited
‫ ممنوعة‬by the validation rule

alaa abu srhan 95

email: [email protected]
 ‫نضع شرط على البيانات المدخلة في ‪ validation rule‬اذا كانت البيانات المدخلة ليست مطابقة للشرط فانه‬
‫تظهر رسالة خطأ ويكون نص الرسالة هو النص الموجود في ‪ validation text‬اذا لم نكتب رسالة خطأ‬
‫فان الجهاز يرسل رسالة جاهزة منه ‪ ,‬يجب مراعاة نوع البيانات عند وضع الشرط ‪.‬‬
‫‪example :‬‬

‫‪in ID field we put the following‬‬

‫اذا ادخلنا قيمة اقل من ‪ 50‬في حقل ‪ID‬يظهر رسالة خطأ ‪must be more than 50‬‬

‫‪example 2:‬‬
‫‪in address field we put the following‬‬

‫اذا ادخلنا قيمة غير ‪amman‬و ‪ zarqa‬يظهر رسالة خطأ ‪must be in either amman or zarqa‬‬
‫يمكن كتابة ‪AMMAN‬صحيحة ( ال يوجد مشكلة‬
‫احرف كبيرة او صغيرة )‬

‫‪example 3:‬‬
‫‪in date field we put the following‬‬

‫عند وضع الشرط يجب وضع التاريخ بين ‪#‬‬

‫تنسيق التاريخ هو ‪ :‬يوم‪/‬شهر‪/‬سنة ‪dd/mm/yy‬‬
‫يجب ادخال تاريخ بين ‪ 2010/1/1‬وتاريخ ‪2016/1/1‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪96‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
‫‪5. caption : the label of the field when used on a form. if you don't enter a caption ,‬‬
‫‪the field name is used as the label‬‬
‫‪design view‬تغير اسم الحقل في وضع‬
‫? ‪6. allow zero length: allow zero-length string in the field‬‬
‫‪ ‬هذه الخاصية تعني أنه يجوز ترك الحقل فارغ وتكون بالوضع االفتراضي ‪yes‬‬
‫‪default value--> yes‬‬
‫‪ ‬تتعارض هذه الخاصية مع خاصية ‪ required‬عندما تكون ‪yes‬وخاصية ‪required‬تكون ‪yes‬‬
‫لذلك عند ادخال المعلومات في هذه الحالة ال يمكن ترك الحقل فارغ ولكن عند التعديل يمكن تركه فارغ‬
‫‪validation rule more example :‬‬
‫‪ .1‬ان يبدأ اسم الموظف بحرف ‪m‬‬

‫* تعني انه يمكن وضع ما نريد من الرموز والحروف بعد حرف ال ‪m‬وهذا يعني ان االسم يجيب ان يبدأ‬
‫بحرف ال ‪m‬مهما كانت عدد الحروف التي تتبعه وما هي‬
‫‪ .2‬أن يكون الحرف الثاني ‪m‬‬

‫? تعني انه يمكن وضع اي حرف مكانه (حرف واحد فقط )‬

‫‪ .3‬أن يحتوي على ثالث حروف فقط‬

‫‪ .4‬ان يحتوي االسم على حرف ‪m‬‬

‫‪ .5‬ان يكون العنوان اما ‪ amman‬أو ‪zarqa‬‬

‫‪or‬‬

‫‪ .6‬ان يكون تاريخ التعيين بعد‪2016/1/31‬‬

‫‪ New value‬‬

‫خاصية خاصة بنوع البيانات ‪autonumber‬‬

‫الزيادة بمقدار ‪ 1‬في كل مرة ‪Increment :‬‬

‫الزيادة تكون عشوائية ‪Random:‬‬
‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪97‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫نوع البيانات في حقل ‪student ID‬هو ‪autonumber‬وهو ‪random‬‬
‫‪Example‬‬
‫في جدول الطالب التالي‪:‬‬

‫‪ ‬ما هي نوع البيانات لحقل ‪student ID‬‬

‫‪ Autonumber‬لوجدود (‪)New‬في السجل الجديد‬
‫‪ ‬اي الحقول يمكن اعتباره مفتاح رئيسي‬
‫‪Student ID‬‬
‫الن باقي الحقول تكررت البيانات فيها بينما لم تتكرر البيانات في هذا الحقل‬
‫‪ ‬اي من الحقول يحتوي على قيمة افتراضية (‪)default value‬‬
‫‪Address‬والقيمة االفتراضية هيا ‪amman‬‬
‫وهو الحقل الوحيد وذلك النه في السطر الجديد الذي يبدأ باشارة النجمة يوجد قيمة ‪amman‬‬
‫‪what is the default value for the fname field ‬‬
‫ما هي القيمة االفتراضية لحقل ‪fname‬‬
‫ال يوجد قيمة افتراضية لهذا الحقل ‪there is no default value‬‬
‫‪ ‬ما هوحجم البيانات ( ‪ )field size‬لحقل ‪avg‬؟‬
‫الن محتوى هذا الحقل هو ارقام غير صحيحة ‪Integer ?? No‬‬
‫الن محتوى هذا الحقل ليست ارقام صحيحة محصورة بين ‪ 0‬و ‪Byte?? NO 255‬‬
‫الن محتوى هذا الحقل ليس ارقام صحيحة ‪Long integer??No‬‬
‫الن محتوى هذا الحقل ارقام غير صحيحة وهذا الحجم ممكن ان يحتوي على ‪Single?? Yes‬‬
‫ارقام غير صحصحة‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪98‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
‫التصفية ‪Filter‬‬
‫تصفية بناء على شرط معين ‪Include filtering by selection for simple criteria‬‬
‫يجب ان تحتوي الخاليا على معلومات‬
‫‪select the field you want to filter homeeditingsort and filter filter‬‬

‫نصوص ‪ text filter:‬‬

‫ما نريد اظهاره نضع بجانبه اشارة الصح‬

‫وما ال نريد اظهاره نزيل اشارة الصح وذلك حسب الشرط‬
‫نالحظ ظهور اشارة التصفية على يمين اسم الحقل بعد عمل‬
‫التصفية‬

‫اذا كان العمود نوعه ‪ text‬فانه يمكن اجراء تصفيه نص ‪text filter‬‬
‫إلرجاع البيانات المصفاة نضع اشارة الصح على ‪select‬‬
‫‪ all‬فتظهر كل البيانات فتختي عالمة الفلترة‬

‫‪ number filter:‬‬

‫‪ ‬اذا كان العمود نوعه ‪ number‬او ‪ currency‬فانه يمكن اجراء التصفية ‪number filter‬‬

‫‪ date filter‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪99‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫نالحظ انه عند عمل تصفية فانه يظهر ‪ filtered‬عند شريط التنقل‬

‫عند الضغط عليها تظهر جميع البيانات اي نزيل التصفية‬

‫‪ Applying multiple filter‬‬

‫يمكن تطبيق اكثر من شرط على اكثر من حقل مثال نريد ان يظهر ‪amman‬فقط في حقل ‪ address‬و‬
‫الراتب اكثر من او يساوي ‪300‬‬
‫نقوم بتطبيق التصفية على الحقل ‪ address‬ونختار ‪ amman‬من القائمة‬

‫ثم نقوم بتطبيق التصفية على الحقل ‪salary‬ونختار ‪ number filter‬ونختار ‪greater than‬‬
‫يظهر صندوق الحوار ‪custom filter‬نكتب ‪300‬‬

‫‪ to clear multiple filter:‬‬

‫‪home sort and filter advanced clear all filter‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪100‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
sort ‫الفرز‬
select any record in the field you want to sort  home sort and filter sort
ascending , sort descending ‫نختار واحدة منهم‬
Text Number Date
sort ascending AZ 1 9 Oldest newest
sort descending ZA 91 Newest oldest

 to clear sort:
home sort and filter remove sort

relationships ‫العالقات‬
 One of the goals of good database design is to remove data redundancy
(duplicate data).
To achieve that goal, you divide your data into many subject-based tables so that
each fact is represented only once. You then provide Access with the means by
which to bring the divided information back together by using relationship.
‫حتى نضمن ان قاعدة البيانات قاعدة بيانات جيدة يجب االهتمام ان ال يكون هناك تكرار للبيانات لتحقيق هذا‬
‫الهدف نقوم بتقسيم قاعدة البيانات الى عدة جداول كل جدول له موضوع معين ومن ثم نقوم بتجميع الجداول‬
.‫مع بعضها عن طريق ربطها بعالقات‬
 we can avoid problems with inconsistent data in related tables by using
relationships
 3 types of relationships: ‫مطلوب فقط النوع االول الباقي فقط معرفة التعريف‬
1. one to many : used when a record in the first table can have many records in the
second one, but not vice versa
if only one of the related field is a primary key or has unique index
‫كل سجل بالجدول االول يقابله اكثر من سجل في الجدول الثاني وال بد من وجود حقل واحد من الحقول‬
‫المرتبطة كمفتاح اساسي‬
)1(‫ (الموظف يشتغل في قسم واحد فقط‬many(‫ القسم يوجد فيه اكثر من موظف‬: ‫مثال‬
2. one to one :if both of related field are primary keys
‫كل سجل في الجدول االول يقابله سجل في الجدول الثاني‬
)1(‫) الرسالة الجامعية يكتبها طالب واحد فقط‬1( ‫ يطلب من طالب الماجستيركتابة رسالة جامعية واحدة‬: ‫مثال‬
3. many to many: used when a record in the first table can have many records in the
second and vice versa
‫كل سجل في الجدول االول يقابله اكثر من سجل في الجدول الثاني وكذلك كل سجل في الجدول الثاني يقابله‬
‫اكثر من سجل في الجدول االول‬
In many to many relationship a junction table must be created with one to many links
to the two original tables. It must contain two fields (the primary keys from both
table)
alaa abu srhan 101
email: [email protected]
 ‫مثال‪ :‬الطالب يسجل اكثر من مادة والمادة فيها اكثر من طالب‬

‫‪ creating relationship between tables‬‬

‫لعمل عالقة بين الجداول ال بد من وجود الشروط التالية ‪:‬‬
‫‪ .1‬يجب ان يكون الجداول في نفس قاعدة البيانات وتكون العالقة بين جدولين احدهما يسمى الجدول االساسي‬
‫‪primary table‬واالخر الجدول المرتبط ‪related table‬‬
‫‪You must have two tables one of them called primary table (usually the related field‬‬
‫‪in this table is the primary key field) and other one is related table‬‬

‫‪ .2‬وجود حقل مشترك بين الجدولين( الحقل المشترك يكون موجود في الجدولين ) بحيث يكون ‪primary‬‬
‫‪key‬في الجدول االساسي و ويسمى ‪( foreign key‬مفتاح اجنبي) في الجدول المرتبط‬
‫‪to create a relationship between two tables at least one of the related fields must‬‬
‫‪be primary key. Before you create a relationship between tables you should create‬‬
‫‪a field in the related table to match the primary key data type and properties in the‬‬
‫‪primary table‬‬
‫‪ .3‬ان يكون نوع البيانات للحقلين المرتبطين نفس النوع وال يشترط ان يكون نفس االسم‬
‫‪the related fields shouldn't have the same name but must have the same data type‬‬
‫‪and properties‬‬
‫‪ .4‬اذا لم يكن هناك حقل مشترك بين الجدولين نقوم باضافة حقل اضافي بالجدول المرتبط‬
‫‪ .5‬النشاء العالقة بين الجدولين ال بد من اغالق الجداول‬
‫‪example :‬‬
‫يوجد جدولين الجدول االول جدول الموظفين والثاني ‪we have two tables: employee and dept‬‬
‫جدول القسم‬

‫‪ ‬نالحظ ان الحقل المشترك هو ‪ deptid‬وهو مفتاح اساسي في جدول ‪ dept‬وبالتالي فان الجدول ‪Dept‬هو‬
‫الجدول االساسي ونالحظ ان الحقل في الجدوليين له نفس النوع‪.‬‬
‫‪ ‬العالقة بين الجدولين هي ‪one to many‬‬
‫‪ to create relationship :‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪102‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 database tools  relationship show table window will appearchoose the table
you want add the selected tables will appear on the relationships windows

drag the primary key field from primary table to the related field in the other field in
related table edit relationships dialog box will appear press create

‫ في كال الجدولين‬deptid ‫بعد االنتهاء من انشاء العالقة ال يمكن عمل اي تعديل على حقل‬
when you open the primary table the + sign will appear next to each record , by 
click on it you can display the information from related table
‫ الى جانب كل سجل وعند النقر عليها تظهر البيانات في الجدول المرتبط‬+ ‫تظهر اشارة‬

‫في جدول الموظفين اال اذا كانت نفس القيمة موجودة في‬deptid ‫ مالحظة ال يمكن وضع اي قيمة في ال‬
dept ‫في جدول القسم‬deptid ‫حقل‬
Example 1

alaa abu srhan 103

email: [email protected]
‫‪In this relation: each customer can make many order, while the order should be‬‬
‫‪assigned to one customer only‬‬
‫نوع العالقة عالقة ‪ one to many‬وتقرأ العالقة باتجاهين ‪ .1‬عالقة ‪ customer‬ب ‪order‬حيث‬
‫تكون ‪ many‬بينما عالقة ‪ order‬ب ال ‪ customer‬فهي عالقة ‪one‬‬
‫‪Example 2‬‬
‫‪"faculty" table‬‬

‫‪"Contracts" table‬‬

‫‪ Related field: ID and pi‬‬

‫يمكن معرفة الحقل المشترك عن طريق البيانات نالحظ ان البيانات الموجودة في حقل ‪ ID‬يوجد تشابه‬
‫بينها وبين البيانات في حقل ‪.pi‬‬
‫‪ Primary table : faculty‬‬
‫نالحظ ان الحقل المشترك ‪pi‬قد تكررت البيانات فيه وبالتالي فهو ليس ‪( primary key‬مفتاح‬
‫اساسي)‬
‫بينما ‪ ID‬لم تتكرر البيانات فيه وبالتالي فهو ‪(primary key‬الحقل المشترك يجب ان يكون مفتاح‬
‫اساسي في واحد من الجدولين) وبالتالي فان ال ‪ faculty‬هو ‪ ( primary table‬الجدول الذي كون‬
‫فيه الحقل المشترك مفتاح اساسي يسمى ‪)primary table‬‬
‫‪ Fred sponsored by: NSF, and USDA‬‬
‫نالحظ ان حقل ‪ Fname‬في جدول ‪ faculty‬بينما ‪sponsored by‬‬
‫في جدول ‪ Contacts‬وبالتالي يمكن معرفة االجابة عن طريق الحقل المشترك‪ fred ,‬له ‪ID: 51124‬‬
‫نالحظ ان هاد الرقم تكرر مرتين في حقل ‪pi‬هذا يعني ان ‪fred sponsored by NSF and USDA‬‬
‫‪Example 3‬‬

‫??‪customer table is the many or one side for the relationship‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪104‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
 ‫نوع العالقة ( ‪)one to many‬‬
‫الجدول الرئيسي هو ‪customer‬‬
‫الجدول المرتبط هو ‪Accounts‬‬
‫الحقل المشترك هو ‪ customerID‬وهو مفتاح اساسي في جدول ‪ Customer‬بينما هو مفتاح اجنبي في‬
‫جدول ‪ Accounts‬هذا يعني ان البيانات ال يمكن ان تتكرر في حقل ‪ CustomerID‬في جدول ‪ customer‬أي‬
‫انها تعتبر ‪( one‬الجدول الذي ال تتكرر البيانات فيه في الحقل المشترك يكون ‪ )one side‬أي ان الجدول‬
‫الذي يكون ‪ primary table‬يكون هو ال ‪one side‬في العالقة وعليه فأن الجدول المرتبط يكون ‪many‬‬
‫‪So, customer table is the one side for the relationship‬‬
‫اذا يمكن قراءة العالقة على انه‬
‫‪Customer have many accounts‬‬
‫‪Account has assigned by one customer‬‬

‫التكامل المرجعي ‪referential integrity :‬‬

‫‪a set of rules used to ensure that the relationships between records are valid‬‬
‫‪and you don't accidentally delete or change related data,you can avoid problems‬‬
‫‪with inconsistent data in related tables by using it .‬‬
‫تستخدم للتاكد من ان العالقات بين الجداول المرتبطة صحيحة وكذلك التأكد من عدم القيم بحذف البيانات‬
‫او تغيرها بطرق الخطأ‬
‫مثال ‪ :‬يمكن عمل عالقة بين جدولين ويكون الحقل المشترك ليس متشابه بالجدولين ويقوم اكسيس بتطبيق‬
‫العالقة ولكن عند تطبيق التكامل المرجعي يظهر رسالة خطأ بأن العالقة خاطئة‪.‬‬
‫‪database tools relationshipsdouble click on the line between the two tables‬‬
‫‪ edit relationship dialog box will appear check the enforce referential‬‬
‫‪integrity box‬‬

‫بعد اختياره يوجد خيارين ‪:‬‬

‫‪1.cascade update related fields : changes the values in related records when the‬‬
‫‪linking value in their master record is changed‬‬
‫عند عمل تغيير في المقتاح االساسي في الجدول االساسي فان اكسيس يقوم تلقائيا بتحديث البيانات في‬
‫جميع سجالت الحقل المقابل في الجدول المرتبط‬
‫مثال ‪ :‬عند تغيير احد السجالت في حقل ‪ deptid‬في جدول ‪dept‬فان القيم المشابهة للقيمة التي تغيرت‬
‫والموجودة في ال ‪deptid‬في جدول ‪employee‬تتغير‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪105‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
 2. cascade delete related records: deletes related records when the master
record in a relationship is deleted.
‫عند حذف سجالت من الجدول االساسي يحذف اكسيس تلقائيا السجالت المرتبطة في الجدول المرتبط‬
 deleting the relationship ‫حذف العالقات‬

database toolsrelationshipsright click on the line between the two tables

deleteconfirm ‫تأكيد‬

alaa abu srhan 106

email: [email protected]
forms ‫النماذج‬
 are one of the object you use to enter, edit, and view records in a database
with
graphical user interface, we can create forms for tables and Queries
 are one of the objects in access, forms are designs we use it to improve the
appearance of your table
‫يعتبر النموذج احد العناصر في اكسيس ويعتبر عبارة عن تصميم لتحسين المنظر للجدول المراد عمل‬
‫نموذج له‬
 main use: to improve the interface for data entry
.‫ تحسين الشكل او الوجهة التي يشتغل عليها مدخل البيانات‬: ‫االستخدام االساسي‬
 types of form :
1. simple form: form that lets you to enter information for one record at a time
‫يظهر سجل واحد فقط في كل مرة‬
2. split form: divide the screen into two view of data; form view, and datasheet
view
‫ وطريقة عرض ورقة‬form view ‫ طريقة عرض النموذج‬:‫يعطي طريقتين لعرض النموذج في نفس الوقت‬
datasheet view ‫البيانات‬
3. blank form: empty form that you can design it and add what you want of field
‫نموذج فارغ يمكنك اضافة الحقول التي تريد وان تقوم بتصميمه كما تريد‬
4. multiple form: displays multiple records ‫يعرض سجالت متعددة‬
5. form wizard: helps to define how the data is grouped and stored, and to be more
selective about the fields that will appear on your for. This wizard guide you during
creating the form
.‫يقودك خطوة بخطوة النشاء النموذج وبالتالي يمكن تحديد التصميم وتحديد الحقول‬
 create form:
select the table from navigation pane create forms form it create simple
form in the layout view
format layout tools ‫ادوات تخطيط النموذج‬tab with format and arrange tabs will appear.

‫للتنقل بين السجالت‬navigation pan ‫نستخدم شريط التنقل‬

 adding new record :
home records new fill the record
navigation bar ‫او من شريط التنقل‬

alaa abu srhan 107

email: [email protected]
 the record will add to table also ‫سوف يتم اضافة السجل ايضا الى الجدول الذي قمنا بعمل‬
‫النموذج منه‬
form views ‫طرق عرض النموذج‬:

i. form view: you can view, add data to records, create new record, delete
record, edit records, and sort & filter data
‫يمكن من خاللها مشاهدة البيانات وتحريرها واضافة سجل جديد ويمكن عمل فلترة وفرز‬
‫للمحتوى‬
ii. layout view :you can see the data and make changes to the design of form
:changes the size of control ‫االدوات‬,add or delete controls and changing its
appearance.
‫ تغيير‬,form ‫يمكن مشاهدة البيانات اثناء اجراء التعديالت فيمكن من خاللها تعديل اسم ال‬
logo ‫خصائص النموذج مثل اللون والحجم والمحاذاة وال‬
‫اذا كنا في هذا العرض‬form layout view ‫نالحظ انه تظهر‬
iii. design view : contain additional tasks that is not exist in layout view, you
can't see data when you are in design view, you can add controls such as
labels images, lines and rectangles, you can change size of your form
header.
‫ال يمكنك مشاهدة‬,layout design ‫يحتوي هذا العرض على خصائص اضافية غير متوافرة في‬
‫ يمكنك اضافة مجموعة عناصر الى النموذج مثل الصور والخطور‬, ‫البيانات في هذا العرض‬
.‫والتمسيات والمستطالت باالضافة انه يمكنك تغيير حجم رأس النموذج‬
form design view tab ‫ نالحظ ظهور‬

alaa abu srhan 108

email: [email protected]
  to move between these form :
home view click the arrowchoose the view you want
 modify records :
form view move to the record you want double click on it type what you
want enter
 saving form :
any new data added to form save automatically, any change in form structure
need to be save from save button
‫البيانات المدخلة الى النموذج تحفظ بشكل تلقائي اما اي تعديل على تصميم النموذج بحاجة الى حفظ عن‬
‫طريق زر حفظ‬
 deleting record :
form view move to the record you want to delete press in the arrow to the left
of record ‫ كما في الشكل‬delete from keyboard
if you delete record from form it will be deleted also
from table
‫اذا حذفنا سجل من النموذج يتم حذفه ايضا من الجدول‬

 close form :
click the required form tab  click on the X in right corner
 open form :
form navigation pane  double click on it
 auto formatting a form :
layout view from layout tools design themes click on the theme you want

alaa abu srhan 109

email: [email protected]
 delete a form
form navigation pane  right click on the form you want delete
 modifying a form title:
layout view double click on the form title type new title
 modifying a form logo ‫شعار‬:
layout view design tabheader/footerclick on logo  insert picture dialog box
will appear select the image
 create a form from form wizard :
create tab forms group form wizard

select the table and the field you

want
‫قم باختيار الجدول والحقول التي تريدها‬
‫مالحظة يمكن اختيار استعالم لعمل نموذج له‬
‫هي التي‬selected filed ‫الحقول التي تكون في‬
form ‫ستظهر بال‬
then press next

what layout would you like for your

form: columnar , tabular, datasheet,
justified
‫يجب معرفة شكل كل واحد منهم‬
then press next

alaa abu srhan 110

email: [email protected]
 ‫‪what title do you want for your‬‬
‫?‪form‬‬ ‫نقوم بكاتبة اسم للنموذج‬
‫‪then press finish‬‬

‫‪ form sub-form:‬‬

‫‪In From wizard you can choose fields from more than one table or query if there is a‬‬
‫‪relationship between them‬‬
‫يمكن عمل نموذج باستخدام المعالج واستخدام اكثر من جدول او استعالم اذا كان يوجد عالقة بين الجدولين‬
‫المقصود ب ‪ form -sub form‬هو انشاء نموذج لجدولين او استعالمين على ان يكون هناك عالقة بين الجدولين‬

‫‪Example:‬‬

‫‪ ‬ما هي الحقول التي ستظهر في النموذج؟‬

‫‪ID, lname, phone‬‬
‫الحقول التي ستظهر في النموذج هي الحقول التي تكون في مجموعة ‪selected filed‬‬
‫‪ ‬هل يمكن انشاء نموذج على استعالم‬
‫نعم يمكن انشاء نموذج على جدول او استعالم‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪111‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
query ‫االستعالم‬
– you can decide using query which fields will be shown, and what information
will be seen, Query can sort records and perform calculations.
– Access allows you to ask questions and obtain information about your data
through use of a built-in query language.
– query is based on one or more tables ,or other queries, if there is a
relationship between them, we build query on the table field or other query
to determine which information we want.
– You can create Query based on table or other query to display selected fields,
and selected record.
– can generate data for forms and reports ‫يمكن استخدامه في التقارير والنماذج‬
‫ هو سؤال عن البيانات الموجودة في الجدول حيث يتم تخزين هذه المعلومات في جدول أو‬:‫االستعالم‬
.‫أكثر‬
‫يمكن ايضا تحرير البيانات وفرز السجالت واجراء العمليات الحسابية وغيرها الكثير‬
 create a query using wizard:

emp ‫نريد تطبيق االستعالم على جدول‬

create queryquery wizardnew query wizard will appear simple query
wizard ok

simple query wizard will

appear

select the table you want

select the record you want
‫قم باختيار الجدول الذي تريد تطبيق‬
‫االستعالم عليه‬
‫ثم حدد الحقول التي تريد ان تظهر‬
‫باالستعالم‬
selected fields : ‫الحقول التي‬
‫تريد أن تظهر باالستعالم‬
alaa abu srhan 112
email: [email protected]
 In query wizard you decide which fields do you want on your query, you can choose
from more than one table or query

select detail nexttype

the name you want in next
dialog box

emp query ‫االسم االفتراضي هو‬

‫ هو اسم الجدول الذي‬emp ‫حيث ان‬
‫قمنا بتطبيق االستعالم عليه‬
‫عند االنتهاء يظهر االستعالم بال‬
navigation pane
 create a query without using wizard:
create queryquery design show table wizard will appear select the table you
want add
the query design window will appear with the table object
in the top portion and clean grid bellow
‫يظهر الجدول الذي تريده داخل شبكة االستعالم‬
design ‫ وتحته تبويب‬query tools ‫تالحظ ظهور تبويب‬
select the field
name you want by
double click on it
‫قم باختيار الحقول التي‬
‫تريد ان تظهر باالستعالم عن‬
‫طريق النقر المزدوج عليه‬
‫يمكن تحديد الحقول التي‬
‫تريد اظهارها وكذلك تحديد‬
‫الشرط المطبق على حقل او اكثر‬
) ‫من حقل (يشرح الحقا‬
‫بعد االنتهاء قم بالضغط‬
run ‫على‬
 create a query from two tables :
create queryquery design show table
wizard will appear select the tables you want
‫نختار جدولين‬add
we can't create query for two tables or two queries if there are no relation between
them
‫ال يمكن عمل استعالم لجدولين او استعالمين اال اذا كان يوجد عالقة بين الجدولين او بين االستعالمين‬
alaa abu srhan 113
email: [email protected]
 ‫اذا كان يوجد عالقة بين الجدولين نالحظ ظهور الخط الواصل بين الجدولين ثم نقوم باختيار الحقول والشروط‬
‫المراد تطبيقها‬
Retrieving data from two related tables requires the creation of one query only
 saving a query :
from save button in the quick access toolbar
‫ لالستعالم لذلك يجب حفظ االستعالم بشكل متكرر‬automatic save ‫ال يوجد حفظ تلقائي‬
 execute the query :
you can click either the Datasheet View button or the run button to execute a query

 sort data
you can sort data ascending or descending while you on the Query Datasheet

 adding criteria to a query:

‫الهدف من االستعالم هو البحث عن معلومة معينة وذلك بوضع شرط معين على حقل او مجموعة حقول‬
‫ فانه يتم وضع شرط على حقل اسم الموظف‬ahmad ‫ نريد ان نبحث عن معلومات الموظف الذي اسمه‬: ‫مثال‬
ahmad ‫ بحيث يظهر فقط اسم الموظف‬empname
wildcards ‫يتم استخدام رموز االستكشاف‬
‫االستخدام‬ wildcards
‫حرف أو مجموعة حروف في مكانه‬ *
single alphabetic character ‫حرف واحد بمكانه‬ ?
alaa abu srhan 114
email: [email protected]
 ‫خانة واحدة في مكانه داخل الرقم ‪single digit in a‬‬ ‫‪#‬‬
‫‪number‬‬
‫أي حرف من الحروف المكتوبة بين االقواس‬ ‫][‬
‫اي حروف ما عدا الحروف المكتوبة بين االقواس‬ ‫]![‬
‫اصغر من ‪less than‬‬ ‫<‬
‫ااكبر من ‪greater than‬‬ ‫>‬
‫ال يساوي ‪doesn't equal‬‬ ‫><‬
‫اصغر من او يساوي‬ ‫=<‬
‫اكبر من او يساوي‬ ‫=>‬
‫نطاق من القيم‬ ‫‪Between and‬‬
‫إحدى القيمتين‬ ‫‪Or‬‬
‫القيمتين معا‬ ‫‪And‬‬
‫عكس القيمة‬ ‫‪Not‬‬
‫‪example:‬‬

‫‪1. display the information of all employee (id,name,hdate,salary,address,deptid) who‬‬

‫)‪are working in department number 1 (deptid=1‬‬
‫اظهار معلومات الموظفين الذين يعملون بالدائرة التي رقمها ‪1‬‬
‫مالحظة بعد عمل االستعالم يجب ان تكون في ‪design view‬الدخال الشروط وبعد ذلك نضغط على ‪run‬ينتقل‬
‫مباشرة الى ‪datasheet view‬‬

‫نقوم بوضع الشرط عند ‪criteria‬تحت العمود الذي نريد ان نطبق عليه الشرط نقوم بوضع اشارة صح في‬
‫المربع الموجود عند ‪show‬للحقول التي نريد ان تظهر باالستعالم ثم نضغط ‪run‬‬

‫‪2.display name of all employee that work on department number 1‬‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪115‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
1 ‫نظهر فقط اسم الموظف الذي يعمل في القسم الذي رقمه‬

deptid ‫ الهدف من اضافة‬, ‫فقط‬empname ‫ ونعمل اظهار للحقل‬deptid ‫وال‬empname ‫نضيف حقلين‬
‫هو اننا نريد كتابة الشرط في هذا الحقل‬

3. display all information about employees that theirname start with r

r ‫اظهار جميع المعلومات للموظفين اللذين تبدأ اسماءهم بحرف ال‬

4. display all information about employees that:

a. their name start with r and ends with d
d ‫وينتهي بحرف‬r ‫اظهار معلومات الموظفين التي تبدأ اسماءهم بحرف‬

b. start with s and the third character is m

like "s?m*"
c. start with s and the tired character is not m
alaa abu srhan 116
email: [email protected]
like "s?[!m]*"
‫في هذه الحالة يظهر الجدول فارغ‬
d. the name of 4 letters, starts with a, doesn't end with m
like "a??[!m]"
e. the name contain a
like "*a*"
f. the third letter is a or m
like "??[ma]*"
g. the third latter is from a to d
like "??[a-d]*"

5. display the employees name and their salary that take more than 300 as salary
300 ‫اظهار الموظفين اللذين يأخدون راتب اكثر من‬

6. display the employees name and their salary that take salary between 300 and 600
600 ‫ و‬300 ‫اظهار اسماء الموظفين ورواتبهم بحيث يكون الراتب بين‬

7. display the employees name and their salary start with 3 and end with 0 (third
number)
0 ‫ والرقم الثالث‬3 ‫اظهار اسم وراتب الموظفين اللذين يبدأ الراتب لهم بالرقم‬

alaa abu srhan 117

email: [email protected]
 ) ‫ بدال من عالمة االستفهام(تستخدم فقط في حالة االرقام‬# ‫نالحظ في حالة الرقم نستخدم‬
8.display all employee who started working at month 3 of 2016

9. display all employee who started working after 2015 ‫اظهار الموظفين اللذين يكون تاريخ‬
2015 ‫التعيين بعد ال‬
in hdate we write: >31/12/2015 or >=1/1/2016
10. if we have married field has yes/no datatype and we want to display the
employees who are married

11. display employees name that their name start with r and all employees that their
salary grater or equal 400
400 ‫وكل الموظفين اللذين رواتبه اعلى او يساوي‬r ‫اظهار اسماء الموظفين اللذين تبدأ اسماءهم بحرف ال‬

empname like "r*" or salary >=400

12. display employees name that their name start with r and their salary grater or
equal 400
400 ‫ و رواتبهم اعلى او يساوي‬r ‫اظهار اسماء الموظفين اللذين تبدأ اسماءهم بحرف‬

alaa abu srhan 118

email: [email protected]
example:
we have two table: emp, and dept as the following :
: ‫كالتالي‬dept ‫ الموظفين والثاني القسم‬emp ‫يوجد جدولين االول‬
emp:

dept:

we want to display all employees name and their department name:

: ‫عرض اسماء الموظفين واسماء االقسام اللذين يعملون بها‬

result :

 performing calculation:
(sum, average, maximum, minimum, deviation)

select query on design view design show/hide group totals total

will appear as in the figure press on arrow of group by select the operation
you want

alaa abu srhan 119

email: [email protected]
‫‪example :‬‬
‫‪display summation of the salary for all employee‬‬
‫اظهار مجموع الرواتب لجميع الموظفين‬
‫مالحظة ‪:‬نختار فقط حقل الرواتب ‪salary‬‬
‫‪ ‬نالحظ ان اسم الحقل الجديد الذي يظهر هو ‪sum of salary‬‬
‫اي ان اسم الحقل الذي يظهر هو العملية الحسابية ‪of‬اسم الحقل‬

‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪120‬‬

‫‪email: [email protected]‬‬
reports: ‫التقارير‬
reports are used to present , summarize, and print data, we can define it as paper copy
of one or more tables or queries, you can calculate totals and subtotals across a set of
records and tables
you can't change data using report
‫ الهدف منها‬.‫عرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات على شكل معاينة قبل الطباعة و على الورق المطبوع‬
‫هي طباعة محتوى الجدول او االستعالم‬
‫ال يمكن التعديل البيانات أو طباعة بيانات جديدة‬
 creating a simple report
select table or query from navigation pane  create reportsreport report will
appear in layout view ‫يمكن من خاللها اعادة ترتيب ومحاذاة وتنسيق الحقول‬
report layout tools tab will appear in the tabs menu with design, format, arrange, and
page setup tabs.

 creating a report using wizard

select table or query from navigation pane  create reportsreport wizard report
wizard dialog box will appear

step 1:(which fields do you want on your

report?)
select the table or query you want, and
select the field you want
‫الخطوة االولى هي تحديد الجدول او االستعالم الذي‬
‫تريد عمل تقرير له‬
‫ثم تحدد الحقول التي تريد ان تظهر في التقرير‬

step 2:do you want to add any grouping

levels?
‫ يقوم التقرير بعمل‬deptid ‫مثال لو قمت باختيار‬
‫مجموعات فيضع كل الموظفين اللذين يعملون في‬
‫نفس القسم بمجموعة واحدة‬

alaa abu srhan 121

email: [email protected]
 step3:what sort order do you want for
your records??
you can sort records by up four field, in
order ascending or descending order.
‫يمكن عمل فرز لغاية اربع حقول حيث نقوم بالفرز اما‬
‫تصاعديا او تنازليا‬

step 4: how would you like to layout your

report?
layout :columnar, tabular, justified
orientation :portrait, landscape
‫ وتحديد نمط الصفحة‬,‫نقوم بتحديد النمط الذي تريده للتقرير‬
‫عمودية او افقية‬

step 5 : what title do you want for your report?

‫قم بتحديد اسم للتقرير ثم اضغط‬
finish
report will appear in print preview
‫ يظهر التقرير في‬print preview

alaa abu srhan 122

email: [email protected]
‫‪ report views:‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪:‬طريقة عرض التقرير ‪report view‬‬

‫يمكن مشاهدة الحقول وعمل فرز لها ‪you can view, filter, and sort records‬‬
‫او تصفية‬
‫‪2.‬‬ ‫‪:‬طريقة معاينة قبل الطباعة ‪print preview‬‬
‫يظهر الشكل النهائي للتقرير قبل القيام ‪view the records before printing‬‬
‫بطباعة التقرير‬
‫‪3.‬‬ ‫‪:‬طريقة عرض التخطيط ‪layout view‬‬
‫‪you can see data while you modify the report, you can make‬‬
‫‪change to report design as :changing the size of controls ,delete or add control, and‬‬
‫‪change the orientation of page‬‬
‫ممكن مشاهدة البيانات اثناء اجراء التعديالت على تصميم التقرير‪ ,‬يمكن اجراء تغيرات على تصميم التقرير مثل‬
‫‪:‬تغيير حجم عناصر التحكم الموجودة داخله‪ ,‬اضافة عناصر تحكم او حذفها‪ ,‬يمكن تغير اتجاه الصفحة والتعديل‬
‫على الهوامش‬
‫‪:‬طريقة عرض التصميم ‪4. design view‬‬
‫‪you can see data while you modify the report, you can find addition option of‬‬
‫‪design more than what you can find in layout view , you can add control as:‬‬
‫‪images, labels, lines, and rectangles. you can change the size of report section‬‬
‫‪as: the report header.‬‬
‫يمكنك التحكم اكثر في تصميم التقرير حيث يوفر هذه الطريقة للعرض امكانية اكثر في التصميم مما‬
‫يوفره طريقة عرض التخطيط‪ ,‬يمكن اضافة مجموعة من عناصر التحكم مثل ‪:‬الصور والتسميات‬
‫والخطوط و المستطيالت باالضافة الى تغير حجم مقاطع التقرير مثل منطقة رأس الصفحة و منطقة تذيل‬
‫الصفحة‪.‬‬
‫‪example‬‬

‫ما هو نوع العرض في التقرير ؟؟‬

‫‪Print preview‬‬
‫‪alaa abu srhan‬‬ ‫‪123‬‬
‫‪email: [email protected]‬‬
 modifying a report title ‫ تغير عنوان التقرير‬:

layout view  double click on the report title type new title enter

crossshair ‫لتغير مكان العنوان وجه المؤشر الى العنوان حتى يتغير السهم الى سهم رباعي الرؤوس‬
‫واسحب الى المكان الذي تريده‬
‫ يمكن تعديل اسماء الحقول بنفس الطريقة ولكن باختيار الحقل المراد تغيره بدال من العنوان‬: ‫مالحظة‬

 change report's column size ‫تغير عرض العمود‬:

layout view  click the field title to select the column put pointer on the dotted line
on the right side of the column move to the right or left to increase or decrease the
column size
‫قم بالضغط على عنوان العمود الذي تريد تغير حجمه ثم ضع المؤشر على الخط المتقطع الذي يظهر في الجانب‬
‫االيمن من العمود قم بالتحريك الى اليمين لزيادة عرض العمود اوالى اليسار لتقليل عرض العمود‬
 adding a logo to a report ‫ اضافة شعار الى التعليق‬:
layout view report layout tools designheader/footer  logo insert picture
dialog box will appear select the image you want insert
 report auto formatting ‫تنسيق التقرير تلقائيا‬:
layout view report layout tools designthemes  choose a format you want
 insert date and time to a report ‫إدراج التاريخ والوقت‬:
layout view report layout tools design header/footer  date and time date
and time dialog box will appear

alaa abu srhan 124

email: [email protected]
 ‫اذا اردت ان تدرج فقط التاريخ‬include time ‫قم بازالة‬
‫قم بتحديد نوع التنسيق الذي تريده للوقت والتاريخ‬
‫ثم اضغط على موافق‬

 adding fields to a report ‫اضافة حقول للتقرير‬:

layout view report layout tools design tools  add existing fields field list will
appear select the fields you want
 resizing report to print it ‫تغيير حجم التقرير للقيام بطباعته‬:
the dotted line in the border of report show the margins of the report. any field
appear after dotted line will appear in next page when you print the report, so
you have to resize the field and the control in the report
‫ أي حقل أو اي ادوات تحكم‬,‫تالحظ وجود خطوط منقطة حول التقرير هذه الخطوط تدل على الهوامش‬
‫ لحل المشكلة قم بتعديل‬, ‫تقع خارج هذه الخطوط سيظهر على الصفحة الثانية عند القيام بطباعة التقرير‬
‫عرض الحقول في التقرير حتى تظهر في صفحة واحدة‬
 Exporting Data ‫ تصدير البيانات‬:
save the database in a different format ‫حفظ قاعدة البيانات او الكائنات بتنسيق مختلف‬
-exporting to excel format:
select table or query you want to export external data export  excel
spreadsheet  export -Excel Spreadsheet dialog box will appear

click browse to specify the destination file name , file format to select the
version
‫ لتحديد االصدار للملف‬file format ‫لتحديد اسم ومكان حفظ الملف‬browse ‫انقر زر‬
-exporting to text file ‫التصدير الى ملف نصي‬:
alaa abu srhan 125
email: [email protected]
 select table or query you want to export external data export  text file 
export -text file dialog box will appear

click browse to specify the destination file name then press ok

ok ‫لتحديد اسم ومكان حفظ الملف ثم انقر‬browse ‫انقر زر‬

 importing Data ‫استيراد‬

‫البيانات‬
‫القيام باستخدام بيانات موجودة في ملف اخر قد‬
‫الخ‬text file ‫او‬excel ‫او‬access ‫يكون‬
external data import  text file select the file type you want to import data
from it dialog box will appear ask you to determine the file name

alaa abu srhan 126

email: [email protected]
access object summary: ‫ملخص للكائنات في اكسيس‬
table: we can modify data the rule of table is store data
‫يمكن تعديل على البيانات وطباعتها والهدف الرئيسي هو تجميع البيانات‬
‫يعتبر اهم كائن في اكسيس‬
form: is an object you use to enter, edit, and view records in a database with
graphical user interface
 display records for viewing or editing
 display table on screen
 you can create-print as much as you want forms for your database
report: you can't modify data, use to print out the tables or query (printout)
‫ الهدف الرئيسي هو الطباعة على الورق‬,‫ال يمكن التعديل على البيانات‬
query : you can decide using query which fields will be shown, and what information
will be seen.
we can use it to sort records and perform calculations
‫يمكن تعديل البيانات وطباعتها ويمكن عمل فرز للمعلومات او اجراء الحسابات‬
 used to retrieve and calculate data from tables
:‫لكل كائن من الكائنات في اكسيس مجموعة انواع النشاءه‬

‫يجب النتباه الى شكل االيقون الخاص بكل كائن في قاعدة البيانات‬

alaa abu srhan 127

email: [email protected]
 **internet basic concept: ‫االنترنت المصطلحات والمفاهيم‬
Internet: A system of connected computers that allows your computer to exchange data, messages
and files with any of the millions of other connected computers, internet is a global data
communication system
‫ مجموعة من االجهزة المرتبطة التي تمكن الجهاز الخاص بك من تبادل البيانات والرسائل والملفات مع ماليين من‬: ‫االنترنت‬
‫االجهزة المتصلة‬
World wide web (www): a collection of web pages and related resources which are linked together
across the internet.
‫ مجموعة من صفحات الويب والموارد المتعلقة بها بحيث تكون مرتبطة مع بعضها البعض عن طريق االنترنت‬: www
Hyperlink: A piece of text that can perform an action when the user clicks on it.
Hyperlinks is used to go from one page to another in the same computer or different computers
hyperlink might be text, email address, picture or part of a picture
‫ هو طريقة للربط بين صفحات الويب يظهر كنص ملون ومسطر عند النقر عليه يتم االنتقال الى صفحة اخرى‬:‫االرتباط التشعبي‬
‫بموضوعات جديدة في الحاسوب نفسه أو في حواسيب اخرى في الشبكة‬
Web Browser: is computer program that allow people to access information and view the contents of
web pages (text, image, vedio, hyperlinks). Ex: Microsoft internet explorer, Mozilla firefox, google
crome, and netscape navigator
‫ هو عبارة عن برنامج يمكن المستخدم من الوصول الى المعلومات وعرض محتويات الويب من صور ونصوص‬:‫متصفح الويب‬
.‫وفيديو وارتباط تشعبي‬
Web site: A computer storage area that contain one or more web pages, this pages connected with
each other using hyperlink. web site contain information about one subject, web site has special
address to allow you to access this web site
‫ تعرض معلومات حول موضوع معين وتخزن في‬,‫هو مجموعة من ال صفحات يتم ربطها معا باستخدام االرتباط التشعبي‬:‫موقع الويب‬
.‫ ولها عنوان خاص يستخدمه جمهور االنترنت في استعراض صفحات الموقع‬,‫الخادم‬
Home page: The first web page you see when you launch the web browser(ie internet expolrer)
‫ هي الصفحة التي يختارها المستخدم من خالل اعدادات المتصفح لتكون اول صفحة تظهر لديه عند الربط مع‬:‫الصفحة ا لرئسية‬
.‫االنترنت وتشغيل المتصفح‬
URL: is a unique address for web pages,Every page has its own unique address called URL (Uniform
Resource Locator) ex: http:\\www.hu.edu.jo
‫ وهذا العنوان يظهر في مربع العنوان في‬Uniform Resource Locator‫ لكل موقع ويب عنوان فريد يدعى‬: ‫عنوان الويب‬
.‫المتصفح عندما تزور موقعا معين‬
Protocol: A set of instructions for transferring data between computers over the network
.‫ هي اللغة التي تتخاطب بها الحواسيب عبر شبكة الحاسوب بهدف تبادل المعلومات‬:‫بروتوكول‬
Site Map or Site Index: is similar to a table of contents in a book. It tell you where you can find
information by category
‫ يشبه جدول المحتويات في الكتب وهي عبارة عن صفحة تكون موجودة في الموقع تحتوي على‬: ‫خريطة الموقع او فهرس الموقع‬
.‫معلومات عن الصفحات الموجودة على الموقع مثل اقسام الموقع واالرتباطات التشعبية‬
Internet Service Provider (ISP): is a company that offers their customers access to the internet. A
service provider rents a local telephone number to connect. Fast connections that are always active
are often called "broad band connections"
‫ تقوم الشركة بتأجير خطوط‬,‫ وهي الشركة التي تقوم باالشتراك لديها للحصول على خدمة الربط باالنترنت‬: ‫مزود خدمة االنترنت‬
‫ ويحتوي موقع المزود على خادم يقوم بربط المستخدم باالنترنت ويمكن استخدام وصالت سريعة لتسريع عملية‬.‫هواتف معينة‬
broadband ‫االتصال تسمى‬
Hyper Text Markup Language (HTML): A set of formatting commands that you place around a text or
pictures to create web page. Web browsers are able to interpret and execute HTML commands and
view web pages contents.
‫ هي لغة البرمجة المستخدمة في صناعة صفحات الويب في االنترنت‬:html

alaa abu srhan 128

email: [email protected]