ISSN 16935969 Media Wisata, Volume 17, Nomor 2, November 2019 EISSN 26858436
PERAN ACCOUNT PAYABLE TERHADAP KELANCARAN PEMBAYARAN
TAGIHAN SUPPLIER DI PESONNA
TUGU HOTEL YOGYAKARTA
Nita Riskiani1 dan Emmita Devi Hari Putri2
1
Universitas Bina Sarana Informatika, Yogyakarta, Indonesia, Email:
[email protected] 2
Universitas Bina Sarana Informatika, Yogyakarta, Indonesia, Email:
[email protected] ABSTRAK
Artikel ini untuk menganalisa proses pembayaran tagihan supplier di
Histori Artikel Pesonna Tugu Hotel Yogyakarta antara lain supplier melakukan tukar
tanda terima, membuat payment voucher, pengiriman memo, dan proses
Submitted: overbooking. Proses pembayaran tagihan supplier terhadapat kendala
1 Oktober 2019 antara lain supplier terlambat melakukan tukar tanda terima,
Reviewed:
15 Oktober 2019
purchasing dan receiving terlambat menyetorkan dokumen dan kurang
Accepted: lengkap, pengiriman memo yang terlambat dan proses overbooking
1 November 2019 yang terlambat. Account Payable mengatasi kendala dengan cara
Published: menghubungi supplier untuk segera melakukan tukar tanda terima,
15 November 2019 mengingatkan purchasing dan receiving untuk segera menyetorkan
dokumen, proses pengiriman memo yang dilakukan pada akhir bulan,
serta mengingatkan PT Pesonna Indonesia Jaya untuk segera melakukan overbooking. Peran
dan tanggung jawab account payable sangat penting dalam proses pembayaran tagihan
supplier, agar accont payable berjalan dengan lancar maka account payable harus menjalin
komunikasi yang baik dengan supplier, purchasing, dan receiving.
Kata Kunci: Account Payable, Pembayaran Tagihan, Supplier
THE ROLE OF THE PAYABLE ACCOUNT TOWARD THE SUPPLEMENT OF THE
BILL PAYMENT AT PESONNA TUGU HOTEL YOGYAKARTA
ABSTRACT
The results of this study were to analyze the supplier bill payment process at Pesonna Tugu
Hotel Yogyakarta, among others, suppliers exchanging receipts, making payment vouchers,
sending memos, and overbooking processes. The process of paying supplier bills for obstacles
includes suppliers being late in exchanging receipts, purchasing and receiving late submitting
documents and not being complete, sending late memos and late overbooking processes.
Accounts Payable overcome obstacles by contacting suppliers to immediately exchange
receipts, remind purchasing and receiving to immediately deposit documents, process the
sending of memos at the end of the month, and remind PT Pesonna Indonesia Jaya to
immediately overbooking. The role and responsibility of account payable is very important in
the process of payment of supplier bills, so that the account payable goes smoothly, then the
account payable must establish good communication with suppliers, purchasing, and
receiving.
Keywords : Accounts Payable, Bill Payment, Supplier
https://amptajurnal.ac.id/index.php/MWS
Doi: 10.36275 /mws.v17i2.310
ISSN 16935969 Media Wisata, Volume 17, Nomor 2, November 2019 EISSN 26858436
PENDAHULUAN melakukan pembayaran kepada suplier pada
Industri pariwisata saat ini sedang saat itu juga, sehingga hotel melakukan
mengalami perkembangan yang sangat pesat. kredit barang kepada suplier. Apabila hotel
Perkembangan industri pariwisata tidak lepas terlambat melakukan pembayaran tagihan
dari beberapa hal pendukungnya, antara lain setelah jatuh tempo, suplier tidak akan
akomodasi, makanan dan minuman, serta mengirim barang yang dibutuhkan hotel. Hal
obyek wisata. Salah satu akomodasi yang ini akan berpengaruh pada kegiatan
berperan dalam industri pariwisata adalah operasional hotel.
hotel. Hotel adalah salah satu jenis Accounting mempunyai peranan yang
akomodasi yang menyediakan jasa pelayanan sangat penting di dalam hotel, karena
penginapan, makanan dan minuman. Hotel Accounting bertanggung jawab untuk
adalah suatu bentuk bangunan, lambang, mengendalikan kegiatan operasional
perusahaan atau badan usaha akomodasi keuangan. Accounting Department terdiri
yang menyediakan pelayanan jasa atas beberapa seksi yang saling terkait salah
penginapan, penyedia makanan dan minuman satunya adalah Account Payable. Peran
serta fasilitas jasa lainnya dimana semua Account Payable sangat penting dalam
pelayanan itu diperuntukan bagi masyarakat kelancaran operasional hotel yaitu dengan
umum, baik mereka yang bermalam di hotel cara melakukan pembayaran tagihan tepat
tersebut ataupun mereka yang hanya waktu, apabila account payable telat
melakukan pembayaran supplier tidak akan
menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki
hotel itu (Putri, 2016:12). mengirim barang ke hotel. Sehingga
Pesonna Tugu Hotel Yogyakarta, adalah operasional hotel dapat terhambat karena
salah satu hotel berbintang tiga di Daerah tidak adanya barang yang dibutuhkan hotel.
Istimewa Yogyakarta. Letak hotel Pesonna
Tugu sangat strategis karena berada di dekat LITERATUR REVIEW
Tugu Yogyakarta. Letak strategis sebuah Supplier (pemasok)
hotel menjadi salah satu faktor yang Supplier adalah pemasok langganan
mempengaruhi banyak tidaknya tingkat yang memberikan fasilitas kredit kepada
kunjungan tamu. Selain letak yang strategis, perusahaan dan pemasok telah ditentukan
kualitas pelayanan menjadi kunci oleh bagian pembelian (Gunawan, 2015:26).
keberhasilan sebuah hotel. Pesonna Tugu Pemasok adalah seseorang atau organisasi
Hotel; memiliki beberapa department, antara yang menawarkan atau memasarkan barang
lain Accounting Department, Sales and maupun jasa secara langsung ataupun tidak
Marketing Department, Human Resource langsung (Tampubolon dalam Lestari,
Department, Front Office Department, 2018:18).Uraian tersebut dapat disimpulkan
Housekeeping Department, Engineering bahwa pemasok adalah seseorang atau
Department, Kitchen Department, Food and kelompok organisasi yang menyediakan
Beverage Department. Department tersebut barang atau jasa untuk dijual baik secara
saling bekerjasama untuk kelancaran dan langsung atau tidak langsung.
menjaga kualitas pelayanan hotel.
Accounting Department bertugas untuk
mengurus biaya pengeluaran dan pendapatan Jenis-jenis Pemasok
di sebuah hotel. Melalui Accounting Menurut Tampubolon dalam Lestari
department ini dapat diketahui penghasilan (2018:18) jenis-jenis pemasok ada dua yaitu:
yang diperoleh oleh hotel tersebut. Pemasok tipe cash keras adalah tipe
Banyaknya kebutuhan yang harus dipenuhi di pemasok yang selalu meminta pelanggannya
Pesonna Tugu Hotel, maka hotel harus untuk membayar secara tunai setiap transaksi
membeli barang kebutuhan dari suplier. yabg dilakukan.
Salah satu permasalahan yang terjadi hotel Pemasok tipe tempo adalah tipe
tidak selalu mempunyai cukup dana untuk pemasok yang memberikan waktu untuk para
https://amptajurnal.ac.id/index.php/MWS 73
ISSN 16935969 Media Wisata, Volume 17, Nomor 2, November 2019 EISSN 26858436
pelanggannya dalam pembayaran setiap mengetahui fakta tanpa membandingkan
transaksi yang dilakukan. fakta yang lain (Sugiyono, 2014:15).
Metode deskriptif bertujuan untuk
Pembayaran mengungkapkan kejadian atau fakta yang
Pembayaran adalah berpindahnya terjadi selama penelitian berlangsung.
sejumlah uang atau dana dari pembayaran Penelitian kualitatif adalah salah satu
kepada penerimanya, baik langsung maupun prosedur penelitian yang menghasilkan data
melalui jasa-jasa perbankan (Suyatno, dalam deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan
Lestari 2018:12). Suyatno dalam Lestari perilaku orang-orang yang diamati Bogdam
(2018:13) memaparkan terkait dengan jenis- dan Taylor (dalam Alfianika, 2016:22).
jenis pembayaran. Metode deskriptif kualitatif merupakan
Pembayaran tradisional adalah penelitian yang memperoleh data-data seperti
pembayaran yang masih sederhana yang hasil penelitian, hasil wawancara, hasil
tidak memerlukan jasa bank sebagai mana pemotretan, catatan lapangan, analisis
yang terjadi di pedesaan, dimana di tempat dokumen yang disusun oleh peneliti dilokasi
tersebut belum ada jasa perbankan dan jika penelitian, tidak dituangkan dalam bentuk
ada pasti memerlukan waktu yang lama dan angka-angka Gunawan (dalam Kamil,
untuk mendatangi bank dikarenakan jarak 2018:22).
yang sangat jauh, dan tidak adanya alat Penelitian ini menggunakan metode
pengambilan data penelitian deskriptif
transportasi yang memadai, sehingga sangat
sulit untuk melakukan transaksi pembayaran kualitatif yaitu metode penelitian yang mana
selain pembayaran tradisional, bisa dikatakan data tersebut merupakan data dan kejadian
pembayaran tradisional adalah pembayaran atau peristiwa yang terjadi sesuai kejadian
yang paling mudah. yang sebenarnya. Penulis mempunyai tujuan
Pembayaran modern adalah dalam melakukan penelitian ini yaitu untuk
pembayaran yang dilakukan dengan mengetahui peran Account Payable dalam
perantara pembayaran, seperti bank. kelancaran pembayaran tagihan di Pesonna
Pembayaran merupakam proses yang cukup Tugu Hotel Yogyakarta. Data yang diperoleh
rumit, dimana lembaga perbankan berupa data mengenai proses pembayaran
mempunyai peran yang sangat penting dan tagihan, kendala yang dihadapi account
memerlukan jasa-jasa perantara karena tanpa payable dan cara mengatasi kendala yang
jasa perantara tidak dapat terlaksana dengan terjadi di Pesonna Tugu Hotel Yogyakarta.
cepat dan efisien.
Teknik Pengambilan Data
Tagihan Wawancara digunakan sebagai teknik
Tagihan adalah klaim terhadap pihak pengumpulan data apabila peneliti ingin
lain berupa uang, barang atau jasa merupakan melakukan studi pendahuluan untuk
kewajiban pihak lain kepada entitas.Tagihan menemukan permasalahn yang harus diteliti,
yang tidak didukung dengan janji tertulis dan apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal
disebut piutang usaha (Irma, 2017:35). dari responden yang lebih mendalam dan
jumlah respondennya sedikit (Sugiyono,
2014:137). Penulis melakukan tanya jawab
METODE dengan beberapa pihak yang ada di Pesonna
Tugu Hotel, baik dengan Assisten
Desain Penelitian Accounting, Account Payable dan Human
Metode penelitian merupakan cara yang Resource Department (HRD). Proses
digunakan dalam penelitian dengan teknik wawancara dilakukan pada saat penulis
mengumpulkan data. Metode penelitian melakukan on the job training pada bulan
merupakan penelitian yang digunakan untuk Agustus 2018. Wawancara dilakukan untuk
mendapatkan informasi mengenai proses
74 https://amptajurnal.ac.id/index.php/MWS
ISSN 16935969 Media Wisata, Volume 17, Nomor 2, November 2019 EISSN 26858436
pembayaran tagihan kepada supplier, kendala produksi maupun operasional di Pesonna
account payable dalam proses pembayaran Tugu Hotel akan mengalami masalah.
tagihan dan cara mengatasi kendala tersebut Tugas account payable antara lain pencatatan
Observasi adalah suatu teknik semua utang-utang perusahaan dan
pengumpulan data yang mempunyai ciri yang menyiapkan pembayarannya yaitu Payment
spesifik bila dibandingkan dengan teknik Voucher.
yang lain (Sugiyono, 2014:145). Peneliti Proses pembayaran Tagihan di Pesonna
melakukan observasi secara langsung selama Tugu Hotel Yogyakarta dimulai dengan
melakukan on the job training di Pesonna proses pembelian barang, penerimaan
Tugu Hotel Yogyakarta, terkait dengan barang, maka akan terjadi suatu tagihan.
department Account Payable dalam Proses pembayaran tagihan sebagai berikut:
menangani pembayaran tagihan di Pesonna 1. Proses Pembelian barang
Tugu Hotel Yogyakarta. 2. Proses Penerimaan Barang
Dokumen merupakan catatan peristiwa 3. Proses Pembayaran Tagihan
yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk Tidak semua pembayaran tagihan supplier
tulisan, gambar atau karya-karya melalui receiving, beberapa pembayaran
monumental dari seseorang. Studi dokumen yang tidak melalui receiving antara lain:
merupakan pelengkap dari penggunaan 1. Pembayaran Laundry
metode observasi dan wawancara dalam 2. Pembayaran Cattering
penelitian kualitatif (Sugiyono, 2014:240). 3. Pembayaran SPA
Penulis mengambil beberapa sample data
yang berkaitan dengan hotel yaitu seperti Kendala yang di hadapi Account Payable
foto dan dokumen yang berkaitan dengan Pada Proses Pembayaran Tagihan di
penelitian seperti invoice, bill giro, payment Pesonna Tugu Hotel Yogyakarta
voucher, struktur organisasi hotel, dan
lainnya. Pada proses pembayaran tagihan ada
Studi Pustaka adalah pengumpulan data beberapa kendala yang menghambat proses
yang dapat diperoleh dari berbagai sumber pembayaran tagihan, sehingga pembayaran
misalkan buku, jurnal, karya ilmiah, majalah, tagihan tidak sesuai dengan perjanjian atau
dan lain sebagainya (Satrianawati dalam jatuh tempo.
Setiawati, 2018:18). Pada teknik studi Supplier yang terlambat melakukan
pustaka peneliti mendapatkan informasi yang tukar tanda terima akan mengakibatkan
diperoleh dari buku-buku pariwisata dan proses pembayaran tagihan menjadi
perhotelan, laporan penelitian atau jurnal, terlambat, seharusnya supplier melakukan
artikel internet, dan sumber-sumber tertulis proses tukar tanda terima pada awal bulan
baik yang tercetak maupun elektonik lain tetapi supplier sering melakukan proses tukar
sebagai acuan penelitian. tanda terima pada pertengahan bulan hal
tersebut dapat menghambat proses
HASIL DAN PEMBAHASAN pembuatan Payment Voucher menjadi
terhambat.
Proses Account Payable Saat Melakukan Receiving saat melakukan penyetoran
Pembayaran Tagihan di Pesonna Tugu dokumen Receiving Report (RR), kepada
Hotel Yogyakarta Account Payable yang kurang lengkap
Account Payable mempunyai peran yang seperti kurangnya dokumen invoice,
penting dalam aktifitas pembayaran tagihan Purchase Order (PO). Hal ini terjadi karena
ke supplier, karena ketika account payable purchasing terlambat memberikan dokumen
terlambat melakukan pembayaran tagihan purchase order ke pada receiving, sehingga
maka supplier akan memberhetikan receiving tidak dapat membuat dokumen
pengiriman barang ke hotel. Sehingga proses receiving report.
Pada proses pengiriman memo ke PT
Pesonna Indonesia Jaya, Account Payable
https://amptajurnal.ac.id/index.php/MWS 75
ISSN 16935969 Media Wisata, Volume 17, Nomor 2, November 2019 EISSN 26858436
harus melakukan proses pengiriman memo Jaya dapat melakukan overbooking dan
secepatnya. Karena saat account payable account payable dapat segera melakukan
terlambat melakukan pengiriman memo pembayaran tagihan ke supplier.
maka proses overbooking juga akan Untuk mengatasi kendala keterlambatan
mengalami keterlambatan. overbooking, selain account payable
Overbooking terjadi karena proses melakukan proses pengiriman memo pada
mentransfer sejumlah dana dari rekening PT akhir bulan yang dilakukan account payable
Pesonna Indonesia Jaya ke rekening hotel. adalah dengan mengingatkan pusat bahwa
Sehingga jika overbooking mengalami account payable telah mengirimkan memo
keterlambatan, maka akan berpengaruh pada dan untuk segera melakukan overbooking.
proses pembayaran yang dilakukan oleh Pada saat supplier mendatangi hotel dan
account payable juga akan mengalami melakukan penagihan pembayaran account
keterlambatan. payable akan berbicara kepada supplier
Keterlambatan Pembayaran pada saat untuk memberikan kelonggaran waktu untuk
supplier akan mendatangi hotel untuk membayar tagihan tersebut, apabila supplier
menagihkan tagihan pembayaran yang belum tidak mau memberikan waktu account
juga dibayarkan oleh account payable sampai payable akan mengokumunikasikan kepada
batas waktu yang sudah di janjikan oleh accounting manager untuk berbicara ke pada
pihak hotel. PT Pesonna Indonesia Jaya untuk segera
melakukan overbooking.
Upaya Account Payable Mengatasi
Kendala Pada Proses Pembayaran SIMPULAN
Tagihan di Pesonna Tugu Hotel
Pembayaran tagihan di hotel melalui
Yogyakarta
beberapa proses yaitu proses pembelian
Upaya-upaya account payable dalam barang, penerimaan barang, dan proses
mengurangi atau mencegah kendala pada pembayaran tagihan. Pada awal bulan
proses pembayaran tagihan, sehingga proses supplier melakukan tukar tanda terima
pembayaran tagihan dapat dilakukan sesuai kebagian account payable, data yang sudah
dengan perjanjian atau jatuh tempo. Upaya terkumpul kemudian dicocokan dengan
account payable dalam mengatasi kendala dokumen yang diberikan oleh receiving
adalah sebagai berikut: kemudian account payable membuat
Supplier terlambat melakukan tukar payment voucher yang ditanda tangani oleh
tanda terima, hal ini sering terjadi di Pesonna accounting manager, general manager, dan
Tugu Hotel. Terlambatnya tukar tanda terima account payable. Setelah itu account payable
akan berpengaruh pada proses pembuatan akan membuat memo yang dikirim ke PT
payment voucher. Account payable dalam Pesonna Indonesia Jaya untuk melakukan
mengatasi masalah ini dengan cara overbooking.
menghubungi supplier untuk segera Kendala yang di hadapi account payable
melakukan tukar tanda terima. dalam proses pembayaran tagihan di Pesonna
Untuk mengatasi terlambatnya Tugu Hotel Yogyakarta yaitu terlambatnya
penyetoran dokumen, account payable supplier dalam melakukan tukar tanda
mengingatkan purchasing untuk segera terima, penyetoran dokumen dari receiving
membuat purchasing order agar receiving dan purchasing yang tidak tepat waktu,
dapat membuat receiving report dan segera proses pengiriman memo dan overbooking
menyetorkan ke bagian account payable. yang terlambat atau tidak tepat waktu.
Untuk mengatasi kendala keterlambatan Cara mengatasi kendala dalam proses
pengiriman memo, account payable pembayaran tagihan yang terjadi di Pesonna
melakukan proses pengiriman memo yang Tugu Hotel Yogyakarta adalah account
dilakukan pada saat akhir bulan, sehingga payable sudah memiliki cara-cara mengatasi
pada saat awal bulan PT Pesonna Indonesia kendala yang dihadapi dengan baik dan benar
76 https://amptajurnal.ac.id/index.php/MWS
ISSN 16935969 Media Wisata, Volume 17, Nomor 2, November 2019 EISSN 26858436
seperti ketika supplier terlambat melakukan Sugiyono. (2016). Metode Penelitian
tukar tanda terima, maka account payable Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.
akan menghubungi supplier untuk segera Bandung : Afabeta
melakukan tukar tanda terima. Ketika
purchasing dan receiving terlambat
menyetorkan dokumen, account payable BIODATA PENULIS
akan menegur dan meminta purchasing dan Nita Riskiani merupakan dosen di
receiving untuk segera menyetorkan Universitas Bina Sarana Informatika.
dokumen, dan saat pengiriman memo
account payable akan melakukan pengiriman Emmita Devi Hari Putri, lahir di Kota
pada akhir bulan, sehingga overbooking Yogyakarta, 11 Januari 1987, sejak kecil
dapat dilakukan pada awal bulan. Jika sampai saat ini tinggal di Kota Yogyakarta.
overbooking terlambat dilakukan accont Dari Sekolah Dasar hingga SLTA sekolah di
payable akan mengomunikasikan dengan PT Yogyakarta dan melajutkan perkuliahan
Pesonna Indonesia Jaya untuk segera Diploma III jurusan perhotelan pada tahun
mengecek memo dan melakukan 2006 di Sekolah Tinggi Pariwisata
overbooking. Ambarrukmo (STIPRAM) kemudian
melanjutkan studi S1 pada tahun 2009 di
REFERENSI Sekolah Tinggi Pariwisata Ambarrukmo
Alfianika, Ninit. (2018). Buku Ajar Metode (STIPRAM) jurusan Hospitality, lulus tahun
Penelitian Pengajaran Bahasa 2011. Mengajar jurusan perhotelan di
Indonesia. Yogyakarta : CV. Budi AKPAR “BSI Yogyakarta” sejak tahun 2013
Utama hingga sekarang. Pada tahun 2015 telah
menyelesaikan program pascasarjana di
Bahri, Syaiful. (2016). Pengantar Akuntansi. STIEPARI Semarang Jurusan Magister
Yogyakarta : CV. Andi Manajemen Pariwisata.
Id Scholar:
Gunawan, Hendra. (2015). Aplikasi https://scholar.google.co.id/citations?hl=id&
Pengolahan Data Akuntansi. Yogyakarta user=jrQqyUIAAAAJ
: CV.Andi Offset
Hartono dan Namira Ufrida Rahmi. (2018).
Pengantar Akuntansi. Yogyakarta:
Deepublish
Irma, Ramadhani. (2017). Akuntansi Dasar
Jilid 2. Ponorogo : Uwais Ispirasi
Indonesia
Kustini, Henny. (2017). General Hotel
Management. Yogyakarta : CV. Budi
Utama
Komar, Richard. (2014). Hotel Management.
Jakarta : PT. Grasindo
Putri, Emmita Devi Hari. (2016). Pengantar
Akomodasi dan Restoran. Yogyakarta:
Deepublish
https://amptajurnal.ac.id/index.php/MWS 77
