Koleksi digital milik UPT Perpustakaan ITB : Hanya di pergunakan di area kampus ITB untuk keperluan pendidikan dan
penelitian
IMPROVEMENT OF QUALITY AND COMPLETION TIME FOR
REQUEST FOR PAYMENT AND DOCUMENTATION CHECKING
PROCESS BY UTILIZING SIX SIGMA DMAIC METHODOLOGY
FINAL PROJECT
By:
MUHAMMAD FAISAL AL RASJID
29117338
Master of Business Administration Program
School of Business and Management
Institut Teknologi Bandung
2020
Koleksi digital milik UPT Perpustakaan ITB : Hanya di pergunakan di area kampus ITB untuk keperluan pendidikan dan penelitian
IMPROVEMENT OF QUALITY AND COMPLETION TIME FOR REQUEST
FOR PAYMENT AND DOCUMENTATION CHECKING PROCESS BY
UTILIZING SIX SIGMA DMAIC METHODOLOGY
MUHAMMAD FAISAL AL RASJID
NIM : 29117338
Date of Passing of Final Test 29 July 2020
Date of Graduation Ceremony October 2020
Master’s Program, Bandung Institute of Technology, 2020
Thesis Advisor: Dr. Eng. Mursyid Hasan Basri, ST. MT.
ABSTRACT
After the Indonesian government announced that the collaboration with PT TEI ended in August,
2021, the project management team changed the business strategy that affected the land
department to complete land access for one location with a maximum period of 2.5 months from
the time the work order was issued to payment for land access. This made the land department
leadership ask the LAA team to review the work process so far. From the results of a joint review
with the internal team that the request for payment (RFP) and checking documentation checking
process (hereinafter referred to as the Main Process) is main priority to be improvised because
other / previous processes are very dependent on the availability of parties from outside the
company. In addition, the LAA team was also faced with findings related to documentation
compliance from the compliance team, so that potential solutions were expected to be able to
eliminate these findings this year.
This final project utilizes the DMAIC methodology to define the problem, measure the current
performance of the Main Process, identify the root causes that cause long time to complete process
and the findings related to documentation compliance in the Main Process, and discover
improvement solutions for those problems. From statistical data, that every sub-process that
occurs in the Main Process has a small sigma level and capability index. This proves that there
are serious problems in the Main Process related to the accuracy and precision of the target from
the completion time parameter.
In the root cause analysis, analysis in each sub-process is carried out by identifying value added
activities and non-value added activities. Non-value added activities in the form of Waste found
in the form of long waiting time in the checking and getting leadership signing of RFP documents,
defects finding for some items in the RFP documents, and excessive document
movement/transportation. Furthermore, author and team use the 5 whys analysis and Failure
Mode and Effect Analysis (FMEA) where the 5 whys are useful for elaborating a problem into
more detail, and FMEA is useful for providing quantitative problem assessments elaborated in
the 5 whys analysis to find out risk evaluation that use severity, occurrence, and detectability
numbers.
ii
Koleksi digital milik UPT Perpustakaan ITB : Hanya di pergunakan di area kampus ITB untuk keperluan pendidikan dan penelitian
In the improvement phase, eight potential solutions are found that resulted from the cause
categorization of failure resulting from FMEA and lean tools and thinking. In order to prioritize
potential solutions, author and team use a PICK chart that analyzed based on the benefits and ease
of implementation. The chart prioritizes two potential solutions to be implemented, namely
electronic leadership approval and updating document checklist by specifying the things that need
to be considered in the preparation of the Main Process and providing a special column for certain
processes that require special attention.
Furthermore, the process of implementing pilot test is carried out to ensure the two chosen
solutions are able to provide quality and time improvements in the Main Process. The most
important thing in the implementation of pilot test is the schedule plan, collaboration with
competent parties, socialization, and supervision of the team in the execution process. Then, from
the four documents tested generate the sigma level, the capability index, and potential capability
are higher in value, and no findings are found related to documentation compliance. This positive
thing can be interpreted that there is an improvement in the quality and time of completion of the
Main Process which will have an impact on acceleration to get land access for surface works.
Keywords: Request for payment and documentation checking, DMAIC, sigma level, 5 whys,
analysis of modes and error effects, potential solutions, implementing pilot test
iii
Koleksi digital milik UPT Perpustakaan ITB : Hanya di pergunakan di area kampus ITB untuk keperluan pendidikan dan penelitian
PERBAIKAN KUALITAS DAN WAKTU PENYELESAIAN PROSES
PERMINTAAN PEMBAYARAN DAN PEMERIKSAAN DOKUMEN DENGAN
PEMANFAATAN METODOLOGI SIX SIGMA DMAIC
MUHAMMAD FAISAL AL RASJID
NIM : 29117338
Tanggal Lulus Ujian Akhir 29 Juli 2020
Tanggal Wisuda Oktober 2020
Program Magister, Institut Teknologi Bandung, 2020
Pembimbing Thesis: Dr. Eng. Mursyid Hasan Basri, ST. MT.
ABSTRAK
Setelah pemerintah Indonesia mengumumkan bahwa kerjasama dengan PT TEI berakhir pada
Agustus, 2021, maka dari tim manajemen proyek mengubah strategi bisnis yang berdampak
kepada departemen land untuk menyelesaikan akses tanah satu lokasi dengan maksimum waktu
2.5 bulan dari saat perintah kerja dikeluarkan hingga pembayaran akses tanah. Hal ini membuat
manajemen departemen land meminta tim LAA untuk mereview proses kerja selama ini. Dari
hasil review bersama tim internal bahwa proses permintaan pembayaran dan pemeriksaan
dokumentasi (selanjutnya disebut dengan Proses Utama) menjadi prioritas utama untuk
diimprovisasi dikarenakan proses-proses lainnya/sebelumnya sangat bergantung kepada
ketersediaan pihak dari luar perusahaan. Di samping itu, tim LAA juga dihadapkan dengan
temuan-temuan terkait kepatuhan dokumentasi dari tim compliance, sehingga solusi potensial
diharapkan mampu mengeliminasi temuan tersebut di tahun ini.
Proyek akhir ini memanfaatkan metodologi DMAIC untuk mendefinisikan permasalahan,
mengukur kinerja saat ini pada Proses Utama, mengidentifikasi akar permasalahan yang
menyebabkan lamanya waktu penyelesaian dan munculnya temuan terkait kepatuhan
dokumentasi pada Proses Utama, dan menemukan solusi perbaikan untuk permasalahan tersebut.
Dari data statistik, bahwa setiap sub proses yang terjadi pada Proses Utama memiliki nilai sigma
level dan indeks kapabilitas yang kecil. Hal ini membuktikan adanya masalah serius dalam Proses
Utama terkait keakuratan dan keterpusatan target dari parameter waktu penyelesaian.
Pada analisa akar permasalahan, analisa dalam setiap sub-proses dilakukan dengan
mengidentifikasi aktivitas nilai tambah dan aktivitas tanpa nilai tambah. Aktivitas tanpa nilai
tambah dalam bentuk Waste yang didapatkan berupa waktu tunggu yang lama dalam pemeriksaan
dan penandatanganan dokumen RFP, temuan cela untuk beberapa item dalam dokumen RFP, dan
perpindahan dokumen terlalu banyak. Selanjutnya, penulis dan tim memanfaatkan analisa 5 whys
dan analisa mode dan efek kesalahan dimana 5 whys bermanfaat untuk mengelaborasi suatu
permasalahan menjadi lebih detail, dan analisa mode dan efek kesalahan bermanfaat untuk
memberikan penilaian permasalahan secara kuantitatif yang dielaborasi pada metode 5 whys
untuk mengetahui evaluasi resiko yang menggunakan angka kegawatan, angka kejadian, dan
angka deteksi.
iv
Koleksi digital milik UPT Perpustakaan ITB : Hanya di pergunakan di area kampus ITB untuk keperluan pendidikan dan penelitian
Pada tahapan perbaikan didapatkan delapan solusi potensial yang dihasilkan dari pengkategorian
penyebab kesalahan hasil dari FMEA dan lean tools dan thinking dimana untuk penentuan
prioritas solusi potensial, penulis dan tim menggunakan grafik PICK yang menganalisa
berdasarkan keuntungan dan kemudahan penerapan. Grafik tersebut memprioritaskan dua solusi
potensial untuk diterapkan yaitu persetujuan pimpinan secara elektronik dan pembaruan daftar
dokumen yang diperiksa dengan merincikan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan
Proses Utama dan memberikan kolom khusus untuk proses-proses tertentu yang memerlukan
perhatian khusus.
Selanjutnya, proses implementasi uji coba dilakukan untuk memastikan dua solusi terpilih mampu
memberikan perbaikan kualitas dan waktu dalam Proses Utama. Hal terpenting dalam
implementasi uji coba ini adalah rencana jadwal, kerjasama dengan pihak yang berkompetensi,
sosialisasi, dan pengawasan dari tim dalam proses eksekusi. Kemudian, dari empat dokumen yang
diuji coba mendapatkan nilai sigma level, indeks kapabilitas dan kapabilitas potensial yang
bernilai lebih tinggi, serta tidak ditemukannya temuan terkait kepatuhan dokumentasi. Hal positif
ini dapat diartikan bahwa terjadi perbaikan kualitas dan waktu penyelesaian Proses Utama yang
akan berdampak pada percepatan mendapatkan akses tanah untuk pekerjaan permukaan.
Kata kunci: Permintaan pembayaran dan pemeriksaan dokumentasi, DMAIC, sigma level, 5
whys, analisa mode dan efek kesalahan, solusi potensial, implementasi uji coba
v
Koleksi digital milik UPT Perpustakaan ITB : Hanya di pergunakan di area kampus ITB untuk keperluan pendidikan dan penelitian
VALIDATION PAGE
IMPROVEMENT OF QUALITY AND COMPLETION TIME FOR
REQUEST FOR PAYMENT AND DOCUMENTATION CHECKING
PROCESS BY UTILIZING SIX SIGMA DMAIC METHODOLOGY
By
Muhammad Faisal Al Rasjid
29117338
Master of Business Administration Program
School of Business and Management
Bandung Institute of Technology
Approved
Final Project Advisor:
___________________________________
(Dr. Eng. Mursyid Hasan Basri, ST. MT.)
vi
