How to Write Recommendation Letters for UK Universities

Advice and guidance for referees for independent applicants

If you have been asked to write a reference for an independent applicant, please read through the advice below before
starting.

The UCAS reference is the only part of the application not written by the applicant. References are intended to provide
universities and colleges with an informed academic assessment of an applicant's suitability for higher education study.
Universities and colleges are looking for the following key facts about a student.
• The student's academic performance in their post-16 education
• Their potential for academic success in higher education
• Why the course they have chosen is suited to them
• Any personal qualities which will benefit them at university, such as skills, aptitude, enthusiasm
• What they can bring to the university, such as extra-curricular activities and interests.

You will not be able to read the whole application and you should contact the applicant to check which courses they have
applied to, if you do not already know. Please note that you should not include a direct reference to any particular university
or college, because at this stage we do not allow them to see the identity of any other institutions to which an applicant has
applied and they will all read your reference.

If you are writing a reference for an international applicant, please write in English. If the applicant's first language is not
English, please comment on their ability to write and speak in English and indicate whether any of their studies were taught
in English.

Describe their suitability for their chosen courses

The most important part of your reference is your assessment of the applicant's suitability for the higher education courses
they have chosen. We recommend that you consider including:

• their proposed career ambitions, attitude, motivation, and commitment. If relevant, your opinion of their suitability
for this career path
• their past achievement and current activities, with particular reference to subjects relating to the courses for which
they are applying
• any supplementary information about their qualifications and study
• any relevant related skills such as employment, work experience, voluntary work
• any commitments of which you are aware that might prevent the applicant from attending an interview on a
particular day
• any factors, such as personal circumstances, that may have affected, or might affect their performance.
Information about any special needs and other requirements. Do not give information about an applicant's
health or disability without their agreement.

Students are asked to state any disabilities or special needs in a separate section of the application. Students are not
obliged to disclose such information on their application; however, early disclosure gives the universities and colleges more
time to prepare and arrange the support that a student may need. Some referees may wish to mention the student's learning
difference or disability in an academic context, such as how they currently cope in employment or otherwise.

Many universities and colleges provide details of the selection criteria and attributes they are looking for in their
prospectuses, websites, or specific entry requirements for particular courses. If you know the courses for which they are
applying, this will be a helpful starting point, particularly if you are writing a reference for a course in a subject area with
which you are unfamiliar.
When writing a reference for any applicant, including those outside the UK, please remember that, under the Data Protection
Act, the applicant can ask for a copy of the reference and any other personal information that we have about them.

Predicted grades
Each pending qualification that the applicant has entered on their application will be listed in the reference section.
Please select / enter a predicted grade for each pending qualification.
If you are unable to provide predicted grades, please tick the box 'I am unable to provide any predicted grades'. An email will
be sent to the applicant to inform them of this.
If the applicant does not have any pending qualifications, you will not be asked for predicted grades.

How to provide the reference

The reference should be written using a standard word-processing package and should not exceed 4,000 characters (this
includes spaces) or 47 lines (this includes blank lines), whichever is the shorter. You cannot
use bold, italics or underlining in the reference; if these types of formatting are used, they will be removed from the text
when your reference is pasted into the application and saved.

When you are entering the reference into the application system, we recommend that you work without taking substantial
breaks because the system will time-out after 35 minutes of inactivity. The countdown on screen displays how much time
you have left before it times out and closes. For this reason, we recommend that you prepare your reference in a word-
processing package and then copy and paste it into the box. You cannot save your reference in draft form and then return to
it for amendment later.

Once you have submitted your reference, your password will be marked as expired and will no longer give you access to the
site.

Comment rédiger des lettres de recommandation pour les universités

britanniques
Conseils et orientation pour les arbitres pour les candidats indépendants
Si on vous a demandé de rédiger une référence pour un candidat indépendant, veuillez lire les conseils ci-dessous avant de
commencer.

La référence UCAS est la seule partie de la demande non écrite par le demandeur. Les références sont destinées à fournir
aux universités et aux collèges une évaluation académique éclairée de l'aptitude d'un candidat à poursuivre des études
dans l'enseignement supérieur. Les universités et les collèges recherchent les faits clés suivants sur un étudiant.
• La performance académique de l'étudiant dans son éducation post-16
• Leur potentiel de réussite scolaire dans l'enseignement supérieur
• Pourquoi le cours qu'ils ont choisi leur convient
• Toutes les qualités personnelles qui leur seront bénéfiques à l'université, telles que les compétences, les aptitudes,
l'enthousiasme
• Ce qu'ils peuvent apporter à l'université, comme les activités et intérêts parascolaires.

Vous ne pourrez pas lire l'intégralité de la candidature et vous devez contacter le candidat pour vérifier les cours auxquels il
s'est inscrit, si vous ne le savez pas déjà. Veuillez noter que vous ne devez pas inclure de référence directe à une université
ou à un collège en particulier, car à ce stade, nous ne leur permettons pas de voir l'identité des autres institutions auxquelles
un candidat a postulé et ils liront tous votre référence.

Si vous écrivez une référence pour un candidat international, veuillez écrire en anglais. Si la langue maternelle du
candidat n'est pas l'anglais, veuillez commenter sa capacité à écrire et parler en anglais et indiquer si l'une de ses études a
été enseignée en anglais.

Décrivez leur adéquation avec les cours choisis

La partie la plus importante de votre référence est votre évaluation de l'aptitude du candidat aux cours d'enseignement
supérieur qu'il a choisis. Nous vous recommandons d'envisager d'inclure :

• les ambitions de carrière, l'attitude, la motivation et l'engagement qu'ils proposent. Le cas échéant, votre opinion sur
leur adéquation à ce cheminement de carrière
• leurs réalisations passées et leurs activités en cours, avec une référence particulière aux matières relatives aux cours
pour lesquels ils postulent
• toute information complémentaire sur leurs diplômes et études
• toutes les compétences connexes pertinentes telles que l'emploi, l'expérience de travail, le travail bénévole
• tout engagement dont vous avez connaissance qui pourrait empêcher le candidat d'assister à un entretien un jour
donné
• tous les facteurs, tels que les circonstances personnelles, qui ont pu affecter ou pourraient affecter leurs
performances. Informations sur les besoins particuliers et autres exigences. Ne donnez pas d'informations sur la santé
ou le handicap d'un demandeur sans son accord.

Les étudiants sont priés d'indiquer tout handicap ou besoin spécial dans une section distincte de la demande. Les étudiants
ne sont pas obligés de divulguer ces informations sur leur candidature; cependant, la divulgation précoce donne aux
universités et collèges plus de temps pour préparer et organiser le soutien dont un étudiant peut avoir besoin. Certains
arbitres peuvent souhaiter mentionner la différence d'apprentissage ou le handicap de l'étudiant dans un contexte
académique, comme la façon dont ils s'adaptent actuellement à l'emploi ou autrement.
De nombreuses universités et collèges fournissent des détails sur les critères de sélection et les attributs qu'ils recherchent
dans leurs prospectus, sites Web ou conditions d'admission spécifiques pour des cours particuliers. Si vous connaissez les
cours pour lesquels ils postulent, ce sera un point de départ utile, en particulier si vous écrivez une référence pour un cours
dans un domaine avec lequel vous n'êtes pas familier.
Lorsque vous rédigez une référence pour un candidat, y compris ceux qui se trouvent en dehors du Royaume-Uni, n'oubliez
pas qu'en vertu de la loi sur la protection des données, le candidat peut demander une copie de la référence et de toute
autre information personnelle que nous avons à son sujet.

Notes prévues
Chaque qualification en attente que le candidat a inscrite sur sa candidature sera répertoriée dans la section de référence.
Veuillez sélectionner / saisir une note prévue pour chaque qualification en attente.
Si vous n'êtes pas en mesure de fournir des notes prédites, veuillez cocher la case « Je ne suis pas en mesure de fournir
des notes prédites ». Un e-mail sera envoyé au demandeur pour l'en informer.
Si le candidat n'a aucune qualification en attente, les notes prédites ne vous seront pas demandées.

Comment fournir la référence

La référence doit être rédigée à l'aide d'un logiciel de traitement de texte standard et ne doit pas dépasser 4 000 caractères
(y compris les espaces) ou 47 lignes (y compris les lignes vides), selon la plus courte des deux. Vous ne pouvez pas utiliser
de gras, d'italique ou de soulignement dans la référence ; si ces types de formatage sont utilisés, ils seront supprimés du
texte lorsque votre référence sera collée dans l'application et enregistrée.

Lorsque vous saisissez la référence dans le système d'application, nous vous recommandons de travailler sans prendre de
pauses importantes car le système expirera après 35 minutes d'inactivité. Le compte à rebours à l'écran affiche le temps
qu'il vous reste avant qu'il expire et se ferme. Pour cette raison, nous vous recommandons de préparer votre référence dans
un logiciel de traitement de texte, puis de la copier et de la coller dans la boîte. Vous ne pouvez pas enregistrer votre
référence sous forme de brouillon et y revenir ultérieurement pour modification.

Une fois que vous aurez soumis votre référence, votre mot de passe sera marqué comme expiré et ne vous donnera plus
accès au site.