INSTRUMEN AUDIT PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI KVKPM

Objektif
1. Memantau perlaksanaan SPK KVKPM.
2. Mengenal pasti isu-isu pelaksanaan SPK KVKPM di kolej vokasional.
3. Memantau proses perlaksanaan program selaras dengan keperluan standard SPK KVKPM.
Maklumat AUDITOR
1. Pegawai Audit (HURUF
BESAR)
2. Jawatan Pegawai Audit
3.Bahagian/Jabatan
4. Tarikh Dikemaskini 4 Ogos 2020

Maklumat Kolej

6.   Nama KV :
(HURUF BESAR)

7.   Alamat KV:

8. Kod KV :
8.   No Tel KV:
9.   No. Faks KV :
10. Emel KV :
11. Nama Pengarah:

WAJARAN:
1 - Tiada
2 - Ada tetapi tidak lengkap
3 - Ada dan lengkap

Skor Audit
A. KVKPM-PK-TA-01 - PROSES PERANCANGAN TAKWIM TAHUNAN KOLEJ

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menerima Takwim Pengajian Akademik daripada BPTV (Takwim ditunjukkan)- berikan kpd semua pensyarah
2 Melantik seorang PTTK (Surat lantikan)- Penyelaras Takwim Tahunan Kolej - surat lantikan difailkan

3 Meminta TPA, TPSA, KJK, KJ, KU dan KP merancang aktiviti tahunan - Borang2 digunakan_Buku pengurusan_ Menyediakan perancangan aktiviti tahunan di
peringkat Jabatan/Unit dengan menggunakan Borang Cadangan Aktiviti Tahunan - BKT-01/01 (Lampiran 1).

Mengedar Panduan Pengurusan Kolej (Buku panduan Kolej ditunjukkan)- Mengedar Panduan Pengurusan Kolej dan merekod penerimaan dengan
4 menggunakan Borang Penerimaan Panduan Pengurusan Kolej BKT-01/02 kepada semua Pensyarah pada awal tahun

B. KVKPM-PK-TA-02 - PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menerima KSKV/kurikulum dari BPTV- Struktur 9 program difailkan utk rujukan PJW

2 KP dan KU mengisi Borang Agihan Jadual Waktu dan menyerahkan kepada PJW-KJ/KP/KU- Menyerahkan BKT-02/01 dan BKT-02/02 yang lengkap kepada PJW.

Semakan agihan Jadual Waktu pensyarah (Pengarah menandatangani jadual waktu)- Borang Jadual Waktu Pensyarah BKT-02/03 - Borang Jadual Waktu Kelas
3 BKT-02/04 - senarai semak agihan

4 Mengedarkan jadual waktu dan surat lantikan sebagai pensyarah sebelum sesi pengajian bermula (Tarikh penerimaan/edaran dicatatkan)- Rekod edaran KJ/KP

5 Pengesahan jadual waktu pensyarah (Tandatangan pensyarah)- salinan jadual waktu pensyarah difailkan

6 Menerima dan merekod dalam fail portfolio pengajaran (jadual waktu dimasukkan dalam potrfolio pengajaran)- Fail Kursus Pensyarah

C. KVKPM-PK-TA-03 - PROSES PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3

1 Mengagihkan Jadual Waktu dan surat lantikan pensyarah- jadual waktu dan surat lantikan difailkan difail
kursus
2 Menyemak penambahbaikan (CQI) yang telah dicadangkan sebelumnya (CQI disertakan)
3 Menyedia dan mengemaskini Fail Portfolio Pengajaran (Fail portfolio ditunjukkan)
4 Menyediakan RP/Course Outline
5 Penghantaran Fail Portfolio Pengajaran untuk semakan (Tandatangan penyemak)
 6 Merekod kehadiran pelajar ke kuliah (Jadual kedatangan pelajar disertakan)- Borang BKT-03/02
7 Melaksanakan Pentaksiran Berterusan (PB) (Contoh soalan PB dilampirkan)- Fail PB/Fail kursus
8 Menilai pentaksiran dan merekod markah PB (Borang markah PB)- Fail kursus
9 Menganalisis Entrance Survey dan Exit Survey- fail kursus

D. KVKPM-PK-TA-04 - PROSES PENCERAPAN PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN (PdPc)

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Melaksanakan pencerapan menggunakan BKT-04/01- Borang BKT-04/01
2 Mengedar BKT-04/02 kepada Pelajar - Fail Kursus
3 Berbincang dengan Pensyarah dapatan pencerapan- Fail pencerapan
4 Menyerah rekod pencerapan dan analisa penilaian kursus kepada Pensyarah dan TPA - Fail pencerapan dan fail kursus
5 Menyimpan laporan pencerapan dan analisa penilaian kursus ke dalam Fail Rekod Pencerapan - Fail pencerapan

E. KVKPM-PK-TA-05 - PROSES PENGURUSAN PENTAKSIRAN DAN PENILAIAN

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Mesyuarat penyelarasan PB berdasarkan KSKV (Silibus) [minit mesyuarat ditunjukkan] MINGGU DEPAN
2 JSPB disediakan FAIL KURSUS
3 Pembinaan item PB CF
4 ‘Vetting’ soalan PB agar mematuhi spesifikasi dan aras Taksonomi CF BKT 05/04
5 Masukkan markah ke dalam aplikasi sistem (borang markah) CF
6 Memaparkan markah PB kepada pelajar (markah ditampal/dipamerkan) PAMERAN
7 Sahkan markah dalam Mesyuarat JKA (minit mesyuarat JKA) MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA AKADEMIK

F. KVKPM-PK-TA-06 - PROSEDUR PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS PROGRAM DIPLOMA

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menerima Struktur dan Takwim Pengajian daripada BPTV (Takwim Pengajian dtunjukkan) CF
2 TPA mengadakan mesyuarat JK Pendaftaran Kursus (minit mesyuarat) FAIL MINIT MESYUARAT
3 KJPP mengedarkan dan mengesahkan senarai nama pelajar diploma (Senarai nama pelajar Diploma) FAIL SENARAI NAMA PELAJAR
4 Pelajar membuat pendaftaran kursus (Borang pendaftaran kursus pelajar dtunjukkan) BKT06/01
G. KVKPM-PK-TA-07 - PROSEDUR PERTIMBANGAN PELAJAR MENDUDUKI PENILAIAN AKHIR (KJPP)

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Rekod kehadiran Kuliah (PdPc)
2 Borang Pelajar Tidak hadir Ke Kuliah Pengajian (BKT-07-01) CF pensyarah
3 Sijil sakit atau surat tunjuk sebab daripada ibu bapa CF pensyarah
4 Surat Peringatan ketidakhadiran Kuliah Pengajian CF PENSYARAH
5 Rekod penyerahan / penerimaan borang (BKT-07-01) daripada pensyarah (kendalian JK Intervensi/ KU UPK)KJPP
6 Rekod perjumpaan bersama pelajar, ibu bapa / penjaga dan pensyarah yang terlibat TGK REKOD KJPP
7 Surat Jemputan Mesyuarat Jawatankuasa Intervensi (minit mesyuarat) MINIT MESYUARAT KJPP
8 Surat jemputan ibu bapa/penjaga menghadiri mesyuarat Jawatankuasa Intervensi SALINAN SURAT JEMPUTAN KJPP
9 Surat makluman pelajar tidak layak menduduki penilaian akhir. FAIL SURAT MAKLUMAN KJPP
10 Senarai Pelajar yang tidak Layak menduduki Penilaian Akhir (BKT- 07/02) FAIL SENARAI PELAJAT TIDAK LAYAK PA KJPP
11 Surat Akujanji Persetujuan Tidak Layak Menduduki Penilaian Akhir FAIL SURAT AKU JANJI KJPP
12 Minit mesyuarat JK Intervensi FAIL MINIT MESYUARAT KJPP
13 Surat Rayuan Pelajar /surat makluman daripada Ibu bapa /Penjaga FAIL KJPP

H. KVKPM-PK-TA-08 - PENGURUSAN LATIHAN INDUSTRI (OJT)

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menerima ketetapan tarikh daripada BPTV (Surat pengesahan tarikh perlaksanaan OJT) SURAT SIARAN
2 Mengadakan taklimat pelaksanaan OJT kepada pelajar (takwim/aturcara program/memo makluman dan lain-lain bukti)LAPORAN AKTIVITI
3 Pelajar memohon penempatan OJT (borang permohonan OJT) FAIL KV OJT 04
4 Melantik PPO (Surat lantikan PPO) FAIL SURAT LANTIKAN PPO
5 Mengadakan mesyuarat bersama PPO (minit mesyuarat/minit curai) MINIT MESYUARAT
6 Menyelia, menilai dan menyediakan laporan (borang penyeliaan) BORANG PENYELIAAN FAIL KV OJT 13
7 Menyerahkan markah kepada KJPP FAIL MARKAH OJT

J. KVKPM-PK-TA-09 - PENGURUSAN PROJEK TAHUN AKHIR

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
 1 Melantik penyelia/pensyarah PTA (Surat pelantikan) CF
2 Taklimat pelaksanaan PTA (Minit mesyuarat/minit curai) MINIT MESUYARAT PROGRAM
3 Pelajar membuat proposal CF
4 Pembentangan proposal CF
5 Memulakan projek dan pelaporan PTA BUKU LOG
6 Pembentangan projek CF
7 Penilaian & pemarkahan CF

K. KVKPM-PK-TA-10 - PENGURUSAN PENGAMBILAN PELAJAR DIPLOMA KOLEJ VOKASIONAL

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Mengiklankan tawaran kemasukan ke program diploma TPA LAMAN WEB
2 Pelajar mengisi borang permohonan kemasukan ke program diploma (Borang Permohonan Program Diploma BKT-10/02) BKT-10/02
3 KJPP membentangkan senarai nama pelajar yang layak ke program Diploma di dalam mesyuarat JK Akademik MINIT MSYUARAT JKA
4 Jawatankuasa Akademik membuat pengesahan senarai nama pelajar layak ke program diploma (minit mesyuarat) MINIT MESYUARAT JKA
5 Mengeluarkan surat tawaran kepada pelajar yang layak (Surat Tawaran Masuk Ke Program Diploma BKT 10/01) BKT -10/03 FAIL PERIBADI PELAJAR
6 Pendaftaran Pelajar baharu Program Diploma Vokasional Malaysia (Borang Setuju Terima Tawaran Kemasukan BKT-10/03) BKT 10-03 FAIL PERIBADI PELAJAR

L. KVKPM-PK-TA-11 - PEMBANGUNAN REKA BENTUK PROGRAM BAHARU DAN SEMAKAN SEMULA KURIKULUM

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
Pembangunan Reka Bentuk Program Baharu
1 Melantik Pengerusi dan AJPK

2 Melaksana dan menyediakan Laporan Kajian Pasaran, Penanda aras dan Feasibility Studies bersama dengan Panel Penasihat Akademik dan Wakil Industri

3 Penyediaan Kertas Cadangan Rekabentuk Program Baharu

4 Mengemukakan permohonan program baharu ke Senat KV
5 Perakuan kelulusan program baharu oleh Senat KV KPM
6 Menilai pematuhan syarat berdasarkan Kerangka Kelayakan Malaysia dan standard program
7 Memaklumkan pelaksanaan program baharu kepada KV
8 Permohonan akreditasi sementara ke MQA
9 Menerima perakuan akreditasi sementara MQA01

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
 Bil Perkara ULASAN
1 2 3
Semakan Kurikulum
1 Penawaran program baharu (senarai program baru dalam iklan)
2 Melaksana kajian terhadap keberkesanan kurikulum program
3 Menyedia dan membentangkan laporan kajian dalam Mesyuarat JK Pengurusan Akademik KV (minit mesyuarat)
4 Mengemukakan laporan kajian ke Pengurusan Akademik BPTV
5 Mendapatkan kelulusan Senat KV KPM untuk melaksanakan perubahan kurikulum
6 Pemurnian kurikulum baharu.
7 Analisa perbandingan kurikulum lama dan baharu
8 Mengemukakan pemakluman perubahan kurikulum kepada Senat dan MQA
9 Kurikulum baharu dilaksanakan

M. KVKPM-PK-TA-12 - PROSEDUR PENAMBAHBAIKAN KUALITI BERTERUSAN DAN CLOSING THE LOOP

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
CLO
1 Pelaksanaan Kuliah dan Penambahbaikan Berterusan (CQI) semester sebelumnya KJ/KP
2 Pelaksanaan Entrance Survey (Borang Kajian Entrance Survey Kursus BKT-12-01a) CF
3 Pentaksiran dan Penilaian (PB & PA) CF
4 Pelaksanaan Exit Survey (Borang Exit Survey / Analisis EES BKT-12-02a) CF
5 Analisa Hasil Pembelajaran Kursus (CLORR) (Aplikasi dalam sistem) CF
6 Pembentangan Perancangan CQI Dalam Mesyuarat Program dan Pengurusan Akademik (Borang CQI-CLO BKT-12-03a) Borang CQI-CLO BKT-12-03a
7 Pelaksanaan CQI (Laporan Aktiviti CQI)FAIL CQI /CF
8 Semakan Perlaksanaan CQI (CLO) (Borang CQI-CLO BKT-12-03a) & (Laporan Aktiviti CQI)Borang CQI-CLO BKT-12-03a LAPORAN
9 Pemantauan Pelaksanaan CQI (CLO) (Borang CQI-CLO BKT-12-03a) & (Laporan Aktiviti CQI)
10 Pelaksanaan Kursus yang telah ditambahbaik pada semester tahun berikutnya (Mesyuarat Program)MINIT MESYUARAT PROGRAM
PLO
Pelaksanaan Penilaian Hasil Pembelajaran(PLO) Melalui:
11 i.Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni (Borang Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni BKT-12-01b)FAIL Borang Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni BKT-12-01b
ii.Penilaian Terhadap PLO dalam Aplikasi Sistem
Laporan Pencapaian PLO
12
(Borang Laporan Analisis Kaji Selidik PLO Terhadap Alumni BKT-12-03b) & (Borang Laporan PLO Aplikasi Sistem Lengkap BKT-12-02b)BKT-12-03b /BKT-12-02b
13 Pembentangan Laporan Pencapaian PLO dan CQI (Minit Mesyuarat Program & Pengurusan Akademik)Minit Mesyuarat Program & Pengurusan Akademik
Perancangan penambahbaikan Kualiti berterusan (CQI)
14
(Borang Laporan Analisis SWOT-PLO BKT-12-04b), (Borang Pelan Tindakan CQI-PLO BKT-12-05b) & (Borang ADPK 1 BKT-12-04a)
 15 Pelaksanakan CQI (Laporan Aktiviti CQI)
16 Semakan Pelaksanaan CQI bagi PLO (Borang Pelan Tindakan CQI-PLO BKT-12-05b) & (laporan Aktiviti CQI)
17 Pemantauan Pelaksanaan CQI bagi PLO (Borang Pelan Tindakan CQI-PLO BKT-12-05b) & (Laporan Aktiviti CQI)
PEO
Pelaksanaan Penilaian Objektif Pembelajaran Program (PEO)
18
(Borang Kaji Selidik PEO Alumni BKT-12-01c) & (Borang Kaji Selidik Terhadap Pencapaian PEO BKT-12-02c)
19 Laporan Pencapaian PEO (Borang Analisis Kaji Selidik Terhadap Pencapaian PEO BKT-12-03c)
Pembentangan Laporan Pencapaian PEO dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan (CQI)
20
(Minit Mesyuarat Program & Minit Mesyuarat Pengurusan Akademik)
Perancangan CQI
21
(Borang Laporan Analisis SWOT-PEO BKT-12-04c), (Borang Pelan Tindakan CQI-PEO BKT-12-05c) & (Borang ADPK 1 BKT-12-04a)
22 Pelaksanakan CQI (Laporan Aktiviti CQI)
23 Semakan pelaksanaan CQI bagi PEO (Borang Pelan Tindakan CQI-PEO BKT-12-05c) & (Laporan Aktiviti CQI)
24 Pemantauan pelaksanaan CQI bagi PEO (Borang Pelan Tindakan CQI-PEO BKT-12-05c) & (Laporan Aktiviti CQI)

M. KVKPM-PK-TA-13 - PROSEDUR PENGURUSAN PEMINDAHAN KREDIT, PENGECUALIAN KURSUS DAN PERTUKARAN PROGRAM PENGAJIAN BAGI PROGRAM DIPLOMA

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menerima dan menyemak permohonan pelajar berdasarkan senarai semak
2 Mesyuarat Jawatankuasa Akademk KV
3 Menyediakan senarai nama pelajar yang layak untuk bertukar program
4 Menghantar surat makluman permohonan pelajar bertukar program ke BPLTV
5 BPLTV meluluskan dan mengeluarkan surat kelulusan.

M. KVKPM-PK-TA-14 - PROSEDUR PENGURUSAN PENANGGUHAN PENGAJIAN

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Ibu bapa / Penjaga berbincang dengan Timbalan Pengarah Akademik KV (Rekod pertemuan ibu bapa/penjaga)
2 Pelajar dirujuk kepada kaunselor (rekod pertemuan pelajar)
3 Ibu bapa / penjaga melengkapkan : a) Borang permohonana
b) Surat permohonan
c) Dokumen sokongan disertakan

A1. KVKPM-PK-SA-01 - PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU DIPLOMA KOLEJ VOKASIONAL

 Purata Skor 0.0
Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Mengadakan mesyuarat JK Pendaftaran pelajar KU HEP MINIT MESYUARAT
2 TPSA menerima senarai nama pelajar yang ditawarkan kemasukan ke program diploma FAIL HEP
3 Pendaftaran pelajar baharu (senarai nama yang mendaftar) FAIL HEP
4 Menghantar laporan ke BPTV FAIL HEP

A2. KVKPM-PK-SA-02 - PERTUKARAN MASUK DAN KELUAR PELAJAR DIPLOMA KVKPM

A2. Bahagian 1 - Pertukaran Masuk ke KV

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 TPSA terima surat kelulusan pertukaran masuk daripada BPTV FAIL PERTUKARAN PELAJAR
2 Semak surat kelulusan pertukaran pelajar dan dokumen pengenalan berkaitan FAIL PERTUKARAN PELAJAR
3 Pelajar lengkapkan dokumen maklumat peribadi dan serah kepada unit HEP KU HEP
Pendaftaran pelajar a.      APDM
4
b.      Buku Daftar Kolej APDM
Pelajar serah : 1.       Fail peribadi SENARAI SEMAK BUKTI PENYERAHAN
5
2.       Fail PB dan CA

A2. Bahagian 2 - Pertukaran Keluar Pelajar Dari KV

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Pelajar mengisi borang pertukaran dengan lengkap FAIL PERTUKARAN PELAJAR
2 Menghantar borang permohonan pertukaran kepada BPTV dan satu salinan penjaga FAIL PERTUKARAN PELAJAR
3 Terima surat kelulusan pertukaran daripada BPTV FAIL PERTUKARAN PELAJAR
4 Menyerahkan fail peribadi, fail PB dan fail CA BORANG SEMAKKAN
5 Maklum kepada admin/guru data agar nama pelajar dikeluarkan daripada APDM
6 Maklum pertukaran pelajar kepada KJPP/maklumat pelajar tidak akfif)
7 Pendaftaran di Kolej baharu.

A3. KVKPM-PK-SA-03 - PENGURUSAN ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

A3. Bahagian 1 - Aduan Pelanggan

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Terima Aduan Bertulis / Lisan BORANG ADUAN
2 Merekod semua aduan REKOD ADUAN
3 Semak jenis aduan dan klasifikasikan mengikut jabatan/unit FAIL
4 Tentukan sama ada aduan diterima sahih atau tidak
5 Maklumkan kepada pengadu
6 Siasatan diteruskan
7 Menyerahkan hasil siasatan kepada Pengarah LAPORAN
8 Mengambil tindakan berdasarkan hasil siasatan LAPORAN
9 Maklum kepada pengadu dalam masa 2 minggu

A3. Bahagian 2 - Maklum balas Pelanggan

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Sediakan Borang Maklum Balas Pelanggan BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN
2 Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas Pelanggan PETI CADANGAN
3 Meletakkan borang bersama peti cadangan. BORANG CADANGAN
4 Terima borang / merekod serta menyemak borang. FAIL REKOD CADANGAN
5 Sedia laporan analisis dan failkan maklum balas pengguna FAIL/ LAPORAN

A3. Bahagian 3 - Tahap Kepuasan Pensyarah dan AKP

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menyedia dan mengedarkan Borang Tahap Kepuasan Pensyarah dan AKP BORANG
2 Menyediakan laporan analisis LAPORAN ANALISIS
3 Maklum kepada Pengarah untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan. MINIT MESYUARAT
4 Melaporkan tindakan yang telah diambil dalam MKSP MINIT MESYUARAT

B1. KVKPM-PK-PU-01 - KAWALAN DOKUMEN

B1. Bahagian 1 - Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

 Purata Skor 0.0
Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menentukan dan mengenal pasti dokumen kualiti yang perlu disediakan
2 Melantik pemilik proses
3 Menyediakan dokumen kualiti yang diperlukan FAIL KAWALAN DOKUMEN
4 Menyemak dokumen kualiti oleh pengurus kualiti FAIL KAWALAN DOKUMEN
5 Menyemak dan mendapatkan kelulusan daripada Pengarah FAIL KAWALAN DOKUMEN
6 Menentukan pemegang dokumen dan mencatat dalam senarai Induk Dokumen Kualiti FAIL
7 Hebahkan dokumen kualiti kepada pensyarah dan staf MINIT MESYUARAT

B1. Bahagian 2 - Pengendalian Pendaftaran Dokumen Terkawal

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Daftarkan semua Dokumen Terkawal FAIL DOKUMEN KAWALAN FAIL DOKUMEN KAWALAN
2 Tanda semua ‘DOKUMEN TERKAWAL’ pada muka depan FAIL DOKUMEN KAWALAN
3 Beri nombor salinan kepada dokumen terkawal FAIL DOKUMEN KAWALAN
4 Buat salinan soft copy dan hard copy dan simpan di dalam bilik kualiti FAIL DOKUMEN KAWALAN
5 Mengedarkan salinan dalam bentuk hard copy dan soft copy kepada pemegang dokumen FAIL DOKUMEN KAWALAN
6 Dapatkan kebenaran pengarah jika ingin membuat salinan ketiga dan cap dengan perkataan ‘SALINAN TIDAK TERKAWAL’ FAIL DOKUMEN KAWALAN

B1. Bahagian 3 - Pengedaran Dokumen Terkawal

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Meminta Pengurus Kualiti mengenal pasti pengawai yang layak sebagai pemegang dokumen kualiti FAIL DOKUMEN KAWALAN
2 Meminta PD membuat salinan dokumen secukupnya dan mengedar kepada penerima dokumen yang layak MINIT MESYUARAT
3 Menyediakan senarai edaran dokumen terkawal dan membuat salinan dokumen dalam bentuk soft copy atau hard copy MINIT MESYUARAT
4 Menerima serta menandatangani penerimaan prosedur kualiti FAIL DOKUMEN KAWALAN

B1. Bahagian 4 - Pengendalian Pindaan Dokumen Terkawal

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menerima cadangan meminda Dokumen Kualiti melalui borang BKU 01/04
 2 Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan serta kemukakan kepada pengarah
3 Meneliti cadangan pindaan dan membincangkan cadangan pindaan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4 Meminda dokumen seperti yang dicadangkan,catat nombor dan tarikh pindaan dan kemas kini rekod pindaan
5 Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi 50% daripada muka surat
6 Pengurus Dokumen membetulkan pindaan dalam dokumen
7 Meneliti dan meluluskan dokumen yang dipinda
8 Mengedar Prosedur Kualiti yang telah dipinda kepada pemegang dokumen
9 Meminta pemegang dokumen untuk menggantikan dokumen kualiti lama dengan dokumen kualiti yang telah dipinda
10 Mengemas kini status prosedur yang dipinda dalam Senarai Induk Dokumen Kualit
11 Menyimpan satu salinan dokumen asal dalam fail sebelum dipinda dan melabelkan “BATAL” dengan menggunakan cop

A. Bahagian 5 - Pengurusan Senarai Induk Dokumen

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti FAIL SPK
2 Mengemaskinikan Senarai Induk Dokumen FAIL DOKUMEN KAWALAN FAIL SPK
3 Menyimpan semua Dokumen Kualiti Induk dan rekod-rekod di Bilik Kualiti FAIL SPK

B. KVKPM-PK-PU-02 - PERANCANGAN DAN PENGURUSAN LATIHAN STAF

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Melantik Penyelaras ULKS FAIL ULKS
2 Mengedaran Borang Keperluan Latihan dan menyediakan kertas kerja kursus FAIL ULKS
3 Surat jemputan dan panggilan kursus FAIL ULKS
4 Melaksanakan latihan/kursus dan Menyediakan Sijil Kursus FAIL ULKS
5 Mengedarkan borang penilaian kursus dan menganalisis keberkesanan kursus FAIL ULKS
6 Menguruskan kewangan tuntutan kursus dan yang berkaitan FAIL ULKS
7 Laporan Esplkm FAIL ULKS

C. KVKPM-PK-PU-03 - MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
 1 Merancang Mesyuarat Kajian Semula FAIL SU SPK
2 Mendapatkan Laporan Semakan/Audit dari setiap bahagian FAIL SU SPK
3 Menyediakan dan mengeluarkan surat penggilan mesyuarat FAIL SU SPK
4 Menyedia dan mengedar minit mesyuarat FAIL SU SPK
5 Menyedia dan membentang cadangan penambahaikan FAIL SU SPK
6 Merekodkan laporan FAIL SU SPK

D. KVKPM-PK-PU-04 - PROSEDUR AUDIT PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI KVKPM

Purata Skor 0.0

Bil Perkara ULASAN
1 2 3
1 Merancang jadual audit (Borang BKU-04/01) dan melantik pasukan audit serta mengeluarkan surat arahan audit
2 Mengadakan Mesyuarat Pelaksanaan

3 Menjalankan audit dan mencatat pemerhatian dan ketakakuran (Borang BKU-04/02) dan Borang BKU-04/03) dan cadangan penambahbaikan

4 Menyediakan laporan kumpulan auditor iaitu log audit (Borang Laporan audit Dalaman - BKU-04/04)
5 Mengadakan Mesyuarat Laporan Audit
6 Menerima dan meneliti Laporan Audit Dalaman dan memastikan tindakan pembetulan/penambahbaikan dilaksanakan
7 Menjalankan semakan susulan
8 Tindakan pembetulan / pencegahan / penambahbaikan
9 Menyediakan laporan maklum balas
10 Melaporkan dan merekodkan Laporan Audit Dalaman dalam MKSP untuk penambahbaikan

Rumusan Audit

Prosedur Aspek Skor Cadangan Penambahbaikan

PK-TA-01 Proses Perancangan Takwim Tahunan Kolej

PK-TA-02 Penyediaan Jadual Waktu Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc)

PK-TA-03 Proses Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc)

PK-TA-04 Proses Pencerapan Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc)

PK-TA-05 Proses Pengurusan Pentaksiran dan Penilaian

PK-TA-06 Prosedur Pengurusan Pendaftaran Kursus Program Diploma

PK-TA-07 Prosedur Pertimbangan Pelajar Menduduki Penilaian Akhir

PK-TA-08 Pengurusan Latihan Industri (OJT)

PK-TA-09 Pengurusan Projek Tahun Akhir

PK-TA-10 Pengurusan Pengambilan Pelajar Diploma Kolej Vokasional

PEMBANGUNAN REKA BENTUK PROGRAM BAHARU DAN SEMAKAN SEMULA KURIKULUM

PK-TA-11 a. Pembangunan Reka Bentuk Program Baharu

b. Semakan Kurikulum

PK-TA-12 Prosedur Penambahbaikan Kualiti Berterusan dan Closing The Loop

Prosedur Pengurusan Pemindahan kredit, Pengecualian Kursus dan Pertukaran Program Pengajian bagi Program
PK-TA-13 Diploma

PK-TA-14 Prosedur Pengurusan Penangguhan Pengajian

PK-SA-01 Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baharu Diploma Kolej Vokasional

PERTUKARAN MASUK DAN KELUAR PELAJAR DIPLOMA KVKPM

PK-SA-02 Bahagian 1 - Peertukaran Masuk ke KV

Bahagian 2 - Peertukaran Keluar Pelajar Dari KV

PENGURUSAN ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

Bahagian 1 - Aduan Pelanggan

PK-SA-03
Bahagian 2 - Maklum balas Pelanggan

Bahagian 3 - Tahap Kepuasan Pensyarah dan AKP

PK-PU-01 - KAWALAN DOKUMEN

Bahagian 1 - Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

Bahagian 2 - Pengendalian Pendaftaran Dokumen Terkawal

PK-PU-01
Bahagian 3 - Pengedaran Dokumen Terkawal

Bahagian 4 - Pengendalian Pindaan Dokumen Terkawal

Bahagian 5 - Pengurusan Senarai Induk Dokumen

PK-PU-02 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf

PK-PU-03 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PK-PU-04 Prosedur Audit Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti KVKPM

Purata Skor Keseluruhan

Deskriptif Purata Skor

Catatan Pegawai Audit

Pengesahan

Pegawai Audit Pengarah

Nama: 0 Nama :
Cap Jawatan : Cap Jawatan :

Tarikh:__________________________ Tarikh:__________________________
Maklumat Pegawai Audit

Nama Kolej :
Kod Kolej :
Tarikh :

Pegawai Audit :
Jawatan Auditor :

Dapatan dan Cadangan Penambahbaikan

Prosedur Skor Diskriptor Dapatan Cadangan Penambahbaikan

PK-TA-01

PK-TA-02
###
PK-TA-03
###
PK-TA-04
###
PK-TA-05
###
PK-TA-06

PK-TA-07

PK-TA-08

PK-TA-09

PK-TA-10

PK-TA-11(a)

PK-TA-11(b)

PK-TA-12

PK-TA-13

PK-TA-14

PK-SA-01

PK-SA-02(1)

PK-SA-02(2)

PK-SA-03(1)

PK-SA-03(2)

PK-SA-03(3)

PK-PU-01(1)

PK-PU-01(2)

PK-PU-01(3)

PK-PU-01(4)

PK-PU-01(5)

PK-PU-02

PK-PU-03

PK-PU-04

Ulasan Pegawai Audit

Tanda tangan Pegawai Audit

Tarikh :________________________
Catatan : Pihak kolej dikehendaki menjawab maklumbalas terhadap laporan ini dalam masa dua minggu daripada tarikh laporan ini dikeluarkan.