Siklus hidup BPM
Contents
1. Processes Everywhere
2. Ingredients of a Business Process
3. Origins and History of BPM
1. The Functional Organization
2. The Birth of Process Thinking
3. The Rise and Fall of BPR
4. The BPM Lifecycle
5. Recap
Membangun pemikiran Proses
dalam Organisasi
Bentuk Tim BPM
Jelaskan Arsitektur Proses
Tentukan Ukuran Kinerja Proses
Temukan dan Model Proses
Menganalisis, Mendesain Ulang, Menerapkan, dan Memantau Proses
Memanfaatkan Sistem Informasi Berbasis Proses
Siklus hidup Manajemen proses bisnis
Management Processes
Identifikasi Define Vision Develop Strategy Implement
Strategy
Manage Risk
Core Processes
Examples for BPM lifecycle and process mining Proses Procure
Materials
Procure
Products
Market
Products
Deliver
Products
Manage
Customer
Service
Support Processes
35h B
15h
30h
Arsitektur proses Manage Personnel
Manage
Information Manage Assets
A E
D
5m 3m 5m 10m 30m 2h 10m
C Penemuan Model proses
15m 1.5h 10min Gambaran as-is
kesesuaian dan
Proses
kinerja
A B C D E
Pemantauan Analisis
Proses Proses
Gambaran
Proses tentang
model kelemahan dan
eksekutabel dampaknya
Implementasi Redesain
Proses Proses
Proses model
to-be
Identifikasi proses
Fase 1: identifikasi dan penentuan
ukuran kinerja
Biaya Waktu Kualitas
Biaya per Tingkat
Waktu siklus
eksekusi kesalahan
Pelanggaran
Utilisasi sumber Waktu
Service Level
daya menunggu
Agreement (SLA)
Waktu yang
Pemborosan tidak menambah Umpan Balik
(waste) nilai (non-value Pelanggan
adding)
Fase 2: Penemuan proses
Fase 3: Analisis
Issue No. Short Issue Explanation Broad Consequence Assumptions Impact
Description
2 Information Units in Relocation system do Wrongly calculated 5% of cases go to the wrong queue, 5 28,000x0.05x15 = 21,000
regarding units not match information provided entitlements cause manual minutes to sort queue and redirect. minutes
does not match by ... calculation... 5% recalculating on average 10 350 hours/7.5
minutes per calculation. 47 hrs
9.5 working days
5 Protected/ Not all fields in data entry forms Resource intensive, incorrect 5% of cases taking 2 minutes to 28,000x0.05x32 =
Mandatory data are relevant but mandatory. So data. Cases in Clarify need to locate and close. 44,800 minutes
entry fields "fuzzy" information is entered physically be closed. 5% of relocations requiring entry that 477 hours/7.5
is not needed taking 30 minutes 99.5 hrs
each. 20 working days
11 Information on Time consuming to sort through MBR does not get Info pack Only 1/3 rd of postings and CIPC’s 84,000x3.5 =
posting orders posting orders to identify therefore cannot process move. are entitled to relocation. 28000 294,000 min/60/7.5 = 653
relocations.... More information could be relocations then sorting through days /250 working days
provided which could be used 84000 postings. 3 to 4 minutes on in year.
later in process ... average to sort through each. 2.61 FTE
© Michael Rosemann
Simulasi / What-If Analysis
10 lamaran per jam
Proses kedatangan Poisson (negative exponential)
0.3
Receive info Request info
No
0.5
accept Deliver card
Notify acceptance
Check for Yes Perform checks Make decision
completeness
Start 0.7
complete? Decide
0.8 End
reject
0.5 Notify rejection Time out
review request
Receive review
reviiew
0.2
request
Tugas Peran Waktu Eksekusi (mean, dev.)
Menerima lamaran Sistem 0 0
Mengecek kelengkapan Petugas 30 menit 10 menit
Melakukan cek Petugas 2 jam 1 jam
Meminta informasi Sistem 1 menit 0
… … … …
Luaran Simulasi: KPIs
Resource Utilization
Resource Cost
100.00%
4,500.00 $ 4,260.95
90.00%
4,000.00
80.00%
3,500.00
70.00%
3,000.00
60.00% Cycle Time - Histogram
2,500.00 50.34%
50.00%
12
2,000.00
40.00%
10
1,500.00
30.00%
$ 898.458
18.82%
1,000.00
20.00%
# PI's
500.00
10.00%
6 285.00
$5.04%
0.00
0.00% 4
Clerk
Clerk Manager
Manager System
System
2
0
0 10 20 30 40 50 60
Days
Fase 4: re-desain proses
Biaya
Waktu
Fleksibilitas
Kualitas
Source: Dumas, La Rosa, Mendling & Reijers (2018)
Fase 5-6. Saat Teknologi Masuk
Pemantauan dan
Implementasi proses: peningkatan proses
- Change management dengan Process
- Otomasi proses Mining
dengan BPMS/PAIS
etc
Pemangku kepentingan dalam siklus hidup bpm
• Tim Manajemen: • Pemilik Proses:
▪ Chief Executive Officer (CEO) bertanggung jawab atas ▪ Pemilik proses bertanggung jawab atas operasi
kesuksesan bisnis secara keseluruhan. yang efisien dan efektif dari proses tertentu,
▪ Chief Operations Officer (COO) yang bertanggung termasuk
jawab untuk menentukan cara operasi disiapkan, ▪ Perencanaan dan pengorganisasian, yaitu
terkadang disebut Chief Process Officer (CPO) atau menentukan ukuran dan tujuan kinerja serta
Chief Process and Innovation Officer (CPIO). memulai dan memimpin proyek perbaikan.
▪ Chief Information Officer (CIO) bertanggung jawab atas ▪ Pemantauan, yaitu memastikan bahwa tujuan
pengoperasian infrastruktur sistem informasi. kinerja terpenuhi, dan mengambil tindakan
▪ Chief Financial Officer (CFO) bertanggung jawab atas korektif.
kinerja keuangan perusahaan secara keseluruhan. ▪ Pemilik proses terlibat dalam pemodelan, analisis,
▪ Direktur Sumber Daya Manusia (SDM) memainkan desain ulang, implementasi, dan pemantauan
peran kunci dalam proses yang melibatkan banyak proses.
peserta proses.
Pemangku kepentingan dalam siklus hidup BPM
• Partisipan Proses : • Process Methodologist:
▪ Melakukan aktivitas proses bisnis sehari-hari. ▪ Memberikan saran tentang metode, teknik, dan
▪ Melakukan pekerjaan rutin sesuai standar dan alat perangkat lunak.
pedoman perusahaan. ▪ Mengoordinasikan pelatihan teknis.
▪ Dikoordinasikan oleh pemilik proses, yang • System Engineers:
bertanggung jawab atas aspek non-rutin dari proses.
▪ Terjemahkan kebutuhan ke dalam desain sistem
▪ Terlibat sebagai ahli domain selama penemuan
proses dan analisis proses. ▪ Bertanggung jawab untuk implementasi, pengujian
dan penerapan.
▪ Mendukung aktivitas desain ulang dan implementasi.
• BPM Group (juga disebut BPM Center of Excellence):
• Analis Proses :
▪ Bertanggung jawab untuk memelihara
▪ Melakukan identifikasi, penemuan, analisis, dan pengetahuan dan dokumentasi proyek.
desain ulang proses.
▪ Mempertahankan arsitektur proses.
▪ Mengoordinasikan implementasi dan pemantauan.
▪ Memprioritaskan proyek desain ulang proses.
▪ Melaporkan ke manajemen dan pemilik proses
▪ Menyelaraskan upaya BPM dengan tujuan strategis.
▪ Memiliki latar belakang bisnis atau IT.
▪ Paling umum di organisasi besar dengan
pengalaman BPM beberapa tahun.
Recap
• Proses adalah kumpulan kejadian, aktivitas, dan keputusan yang secara
kolektif mengarah pada hasil yang membawa nilai bagi pelanggan
organisasi.
• Setiap organisasi memiliki proses.
• Mengelola proses memastikan bahwa mereka menghasilkan nilai.
• BPM adalah kumpulan prinsip, metode, dan alat untuk merancang,
menganalisis, melaksanakan, dan memantau proses bisnis.
• Model proses dan ukuran kinerja adalah pilar untuk mengelola proses.
• Berbagai disiplin ilmu terkait melengkapi BPM, seperti Lean, Six Sigma,
manajemen operasional dan Total Quality Management.
