Dear International Invitee,

Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC) is sharing the following information for
international invitees seeking entry into Canada to attend an event registered with IRCC.

We encourage you to familiarize yourself with the information below before submitting an application
to IRCC:

Application Types

Most foreign nationals need a temporary resident visa (TRV) or an Electronic Travel Authorization to
travel to Canada. To find out if you need a TRV or eTA to travel to Canada, see: Find out if you need a
visa to travel to Canada.

Submit an Application

For more information about the TRV and eTA application processes, see: Visit Canada.

Submit a TRV Application

If you need a visa, apply online through the IRCC Portal (TReApp).

IRCC Portal (TReApp)

You are invited to apply through the IRCC Portal because you meet at least one of the following
criteria:
 The organizer of your event is located in Canada and has a Canadian address.
 You are not attending an event hosted by the Government of Canada and therefore do not
qualify for fee exemptions.

How to Apply:
1. Apply for your visitor visa through the IRCC Portal.
2. When asked “why you need a visa”, select: ‘For business reasons, like a meeting, conference,
event, or training’

IMPORTANT: Tag your application with the Special Event Code. In the ‘Special event information’
section, you are asked if we gave your organization or conference a special event code. Select ‘Yes’
and then enter the special event code into the open text field.

Biometrics
2. If you are required to complete biometrics you will be issued a Biometrics Instructions Letter (BIL).
Please schedule your appointment as soon as you receive your BIL.

You must complete your biometrics before IRCC can start to process your application.

For information on whether or not you must provide biometrics, please refer to our fast facts about
Biometrics.
Passport
Check your application status by visiting: Check your application status – Immigration and citizenship -
Canada.ca
 If your visa application is approved you will receive a letter instructing you to submit your passport to
the closest Visa Application Centre (VAC) through mail or courier.

Note you will not be able to enter Canada without having your visa affixed to your passport.
Need Help?
Refer to the guide for information on how to complete your application.

For further assistance, see the Help Centre or complete the web form.

Paper Application (IMM 5257)

You are invited to submit a paper application only if you meet one of the following criteria:
 You cannot apply online because of a disability.
 You are travelling with an identity or travel document that was issued to a refugee, a stateless
person, or a non-citizen.
How to Apply:
1. Read the instruction guide for details on how to apply by paper.
2. Select your country/territory from the drop down menu for instructions on how to prepare and
submit your application to your local visa office.

Submit an eTA Application

If you need an eTA, apply on the official Government of Canada website.

How to Apply:
1. Use the online form to apply for your eTA.
2. Pay the appropriate fee.
3. Receive an email from IRCC about your eTA application.
4. If there are any issues with your application, you will receive an email from IRCC requesting
additional information.

Need Help?
Refer to the guides in the ‘Help with the form or other eTA questions’ drop down for information on
how to complete your eTA application.

For further assistance, use the eTA Help Guide, or see the Help Centre.

Special Event Codes

Events registered with IRCC are issued a unique special event code to help track and monitor visa
processing. Applicants should tag their applications with the event’s special event code, which can be
found in the letter of invitation provided by the event organizer.

TRV applications are considered on a case-by-case basis based on the information presented by the
applicant. The onus is on the applicant to demonstrate they meet the requirements for a TRV. While a
special event code has been assigned to the event, it does not offer any advantage to the applicant in
terms of a positive visa outcome. The applicant must meet all eligibility criteria to receive a visa.
Visa Processing Times

The Processing times for visa applications posted online are historical, meaning they're measured based
on how long it took to process 80% of applications in the past 6-8 weeks. As a result, processing times
maybe different than those posted online at the time of application submission. Participants are
strongly encouraged to apply as early as possible ahead of their departure date in order to allow
sufficient time for their application to be processed and if approved, subsequent visa issuance in their
passport.

It is important that international invitees are familiar with the TRV and eTA application processes.
Understanding the different processes will contribute to ensuring that invitees to events in Canada have
a smooth application experience. Thank you for reading the abovementioned messages.

Sincerely,

Special Events Unit

Immigration, Refugees and Citizenship Canada

Bonjour,

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) vous transmet les renseignements suivants à
l’intention des invités internationaux qui désirent entrer au Canada pour assister à un événement
enregistré auprès d’IRCC.

Nous vous encourageons à vous familiariser avec les renseignements ci-dessous avant de soumettre une
demande à IRCC :

Types de demande

La plupart des étrangers ont besoin d’un visa de résident temporaire (VRT) ou d’une autorisation de
voyage électronique (AVE) pour se rendre au Canada. Pour savoir si vous avez besoin d’un VRT ou d’une
AVE pour voyager au Canada, consultez la page Web : Vérifiez si vous avez besoin d’un visa pour voyager
au Canada.

Présenter une demande

Pour de plus amples renseignements sur les processus de demande de VRT et d’AVE, consultez la page
Web : Séjourner au Canada à titre de visiteur.

Présenter une demande de VRT

Si vous avez besoin d’un visa, faites votre demande en ligne sur le portail d’IRCC (DERT).

Portail d’IRCC (DERT)

Vous êtes invité à présenter une demande par l’entremise du portail d’IRCC parce que vous répondez
à au moins un des critères suivants :
 L’organisateur de votre événement est situé au Canada et a une adresse au Canada.
 Vous ne participez pas à un événement organisé par le gouvernement du Canada et n’êtes donc
pas admissible à une dispense de frais.

Comment présenter une demande

3. Présentez votre demande de visa de visiteur sur le portail d’IRCC.
4. À la question « Pourquoi avez-vous besoin d’un visa », sélectionnez : « Pour des raisons
professionnelles, comme une réunion, une conférence, un événement ou une formation ».

IMPORTANT : Identifiez votre demande à l’aide du code d’événement spécial. Dans la section
« Renseignements sur l’événement spécial », on vous demande si nous avons attribué un code
d’événement spécial à votre organisation ou conférence. Sélectionnez « Oui », puis saisissez le code
de l’événement spécial dans le champ de texte ouvert.

Données biométriques
2. Si vous devez fournir des données biométriques, vous recevrez une lettre d’instructions relatives à
la biométrie (LIB). Veuillez prendre rendez-vous dès que vous recevez votre LIB.

Vous devez fournir vos données biométriques avant qu’IRCC puisse commencer à traiter votre
demande.

Pour savoir si vous devez ou non fournir des données biométriques, veuillez consulter notre page
Web Les faits concernant la biométrie.
Passeport
Vérifiez l’état de votre demande en visitant le site : Vérifier l’état de sa demande – Immigration et
Citoyenneté - Canada.ca

Si votre demande de visa est approuvée, vous recevrez une lettre vous indiquant de soumettre votre
passeport au Centre de réception des demandes de visa (CRDV) le plus proche par la poste ou par
service de messagerie.

Prenez note que vous ne pourrez pas entrer au Canada si votre visa n’est pas apposé dans votre
passeport.
Besoin d’aide?
Consultez le guide pour savoir comment remplir votre demande.

Pour de l’aide supplémentaire, consultez le Centre d’aide ou remplissez le formulaire Web.

Demande sur papier (IMM 5257)

Nous vous invitons à présenter une demande sur papier uniquement si vous répondez à l’un des
critères suivants :
 Vous ne pouvez pas présenter votre demande en ligne en raison d’un handicap.
 Vous voyagez avec une pièce d’identité ou un titre de voyage qui a été délivré à un réfugié, une
personne apatride ou un non-citoyen.
Comment présenter une demande
3. Veuillez lire le guide d’instructions pour savoir comment présenter une demande sur papier.
 4. Sélectionnez votre pays ou territoire dans le menu déroulant pour obtenir des instructions sur la
manière de préparer et de soumettre votre demande au bureau des visas local.

Présenter une demande d’AVE

Si vous avez besoin d’une AVE, présentez votre demande sur le site Web officiel du gouvernement du
Canada.

Comment présenter une demande

5. Utilisez le formulaire en ligne pour présenter votre demande d’AVE.
6. Payez les frais applicables.
7. Vous recevrez un courriel d’IRCC concernant votre demande d’AVE.
8. Si votre demande présente un problème, vous recevrez un courriel d’IRCC vous demandant des
renseignements supplémentaires.

Besoin d’aide?
Consultez les guides dans le menu déroulant « Aide pour remplir le formulaire ou obtenir des
réponses à vos questions relatives à l’AVE » pour obtenir des renseignements sur la manière de
remplir votre demande d’AVE.

Pour plus d’aide, utilisez le Guide d’aide pour l’AVE ou consultez le Centre d’aide.

Codes d’événement spécial

Un code d’événement spécial unique est attribué aux événements enregistrés auprès d’IRCC afin de
faciliter le suivi et la surveillance du traitement des demandes de visa. Les demandeurs doivent inscrire
sur leur demande le code spécial de l’événement, lequel se trouve dans la lettre d’invitation fournie par
l’organisateur de l’événement.

Les demandes de VRT sont examinées au cas par cas en fonction des renseignements présentés par le
demandeur. Il incombe au demandeur de démontrer qu’il satisfait aux exigences pour obtenir un VRT.
Bien qu’un code d’événement spécial ait été attribué à l’événement, il n’offre aucun avantage au
demandeur en ce qui a trait à l’obtention d’un visa. Le demandeur doit répondre à tous les critères
d’admissibilité pour recevoir un visa.

Délais de traitement des demandes de visa

Les délais de traitement des demandes de visa affichés en ligne sont historiques, ce qui signifie qu’ils
sont mesurés selon le temps qu’il a fallu pour traiter 80 % des demandes au cours des 6 à 8 dernières
semaines. Par conséquent, les délais de traitement peuvent être différents de ceux affichés en ligne au
moment de la présentation de la demande. On encourage vivement les participants à présenter leur
demande le plus tôt possible avant la date de leur départ afin de disposer d’un délai suffisant pour le
traitement de leur demande et, si celle-ci est approuvée, pour la délivrance ultérieure du visa dans leur
passeport.

Il est important pour les invités internationaux de se familiariser avec les processus de demande de VRT
et d’AVE. En comprenant les différents processus, les invités à des événements au Canada connaîtront
une expérience agréable lors de la présentation de leur demande. Nous vous remercions d’avoir lu les
messages ci-dessus.

Cordiales salutations,

Unité des événements spéciaux

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada