ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES DANS LE SECTEUR DE

LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

AVERTISSEMENT

ESGT N’ATTEND DONNER NI APPROBATION NI IMPROBATION AUX

OPINIONS EMISES DANS CE RAPPORT. CES OPINIONS DOIVENT
ETRE CONSIDEREES COMME PROPRES A LEURS AUTEURS.

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DEDICACE

A:

Mes parents SANOU OMER et AMEGNANDAN AIMEE qui n’ont jamais

ménagé le moindre effort pour m’inciter à plus de combativité et de foi pour me
construire. Je les remercie infiniment et plus que quiconque.

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DEDICACE

Je dédie ce mémoire à mon père AHOUNAKPO Mathias et à ma mère

AMOUSSOU Cécile pour le soutien et l’amour qu’ils me témoignent tous les
jours.

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REMERCIEMENT

Le présent mémoire est le résultat de nombreux échanges scientifiques, de

collaborations et de soutiens avec des personnes, auxquelles nous aimerions ici
exprimer toute notre reconnaissance. Nous tenons à présenter notre gratitude
envers Monsieur ADANKANHOUDE THIERRY, enseignent à l’Ecole
Normale Supérieure d’Enseignement Technique (ENSET) de Lokossa.

Nos remerciements vont ensuite l’endroit de tout le corps professoral de

L’Ecole Supérieure de Gestion et de Technologie (ESGT) Lokossa pour avoir
assuré notre formation. Nous exprimons toutes nos reconnaissances aux
membres du jury pour avoir accepté examiner les résultats de cette recherche.
Soyer persuadés que vos observations et suggestions serviront à parfaire ce
document.

Nous exprimons également nos profondes gratitudes à l’endroit du fondé,

le Directeur d’étude et la secrétaire de L’ESGT BENIN et tous ceux qui ont
contribué de prêt ou de loin à la réalisation du présent mémoire.

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LISTE DES TABLEAUX

PAGES

Tableau n°1 : Catégorie des personnes enquêtées……………………………33

Tableau n°2 : Appréciation de la gestion des courriers administratifs à l’ère du

Secrétaire Exécutif…………………………………………………………….34

Tableau n°3 : Appréciation de la réforme de nomination du Secrétaire Exécutif

à la Mairie de
Lokossa…………………………………………………………..37

Tableau n°4 : Appréciation du conflit d’intérêt entre le Secrétaire Exécutif et le

Maire ou entre le Secrétaire Exécutif et les agents sous sa
tutelle………………………………………………………………………….38

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SOMMAIRE

Introduction…………………………………………………………………

1-CADRE INSTITUTIONNEL

1-1-Historique…………………………………………………………………..

1-2-Structure et Organigramme…………………………………………………

2-PROBLEMATIQUE, OBJECTIF, HYPOTHESE ET REVUE DE

LITTERATURE

2-1-Contexte général de l’étude…………………………………………………

2-2-Objectif et
Hypothèse…………………………………………………………

2-3-Revenue de littérature……………………………………………………….

2-4-Cadre théorique………………………………………………………………

3-METHODOLOGIE DE L’ETUDE, RESULTATS ET DISCUSSIONS

3-1- Démarche méthodologique………………………………………………

3-2- Présentation et analyse des résultats………………………………………

3-3- Vérification des Hypothèses…………………………………………………

- SUGGETIONS ET MISE EN ŒUVRE…………………………………

- CONCLUSION GENERALE……………………………………………
- REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES…………………………………
- ANNEXES ………………………………………………………………

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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

DAAF : Direction des Affaires Administratives et Financières

SAG : Service de l’Administration Générale
DRH : Division des Ressources Humaines
DEC : Division de L’Etat Civil
ULPE : Unité Locale de la Promotion de l’Emploi
SBC : Service du Budget et de la Comptabilité
DB : Division du Budget
DRA : Division de la Régie d’Avance
SMRRF : Service de la Mobilisation des Ressources et du Registre Foncier
DRR : Division de la Régie des Recettes
DGEM : Division de la Gestion des Equipements Marchands
DRFU : Division du Registre Foncier Urbain
SCM : Service de la Comptabilité des Matières
DM : Division du Matériel
DPA : Division du Parc Automobile
DDLP : Direction de Développement Local et de Planification
SPD : Service de la Planification et du Développement
DP : Division de la Planification
DD : Division du Développement
SCDI : Service de la Coopération Décentralisée et de l’Intercommunalité
SASJLE : Service des Affaires Sociales, de la Jeunesse, des loisirs et de
l’Education
DST : Direction des Services Techniques

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SER : Service des Etudes et Réseau

SSCT : Service du Suivie et Contrôle des Travaux
DSI : Direction des Systèmes de l’Information
SIC : Service de l’Information et de la communication
SPD : Service du Pré-archivage et de Documentation
DADE : Direction des Affaires Domaniales et Environnementales
SAD : Service des Affaires Domaniales
DF : Division des actes Fonciers
DC : Division du Contentieux
SU : Service de l’Urbanisme
SAE : Service des Affaires Environnementales
DEHA : Division Eau, Hygiène et Assainissement
DPE : Division de la Protection de l’Environnement et de l’embellissement
PRMP : Personne Responsable des Marchés publics
APRMP : Assistant de la Personne Responsable des Marchés Publics
SPPRMP : Secrétariat Permanent de la Personne Responsable des Marchés
Publics
ASPPRMP : Assistant du Secrétaire Permanent de la Personne Responsable des
Marchés Publics
CJ : Cellule Juridique
CCMP : Cellule de Contrôle des Marchés Publics
STR : Service des Transmissions Radio
DT : Division des Trafics
DM : Division de la Maintenance
SA : Secrétariat Administratif
DCA : Division des Courriers Arrivés
DCD : Division des Courriers

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RESUME

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, cherche la performance et la

notoriété. Elle ne peut atteindre son but sans l’implication des ressources
humaines dans ces actions.

Le secrétaire, véritable bras droit du chef d’entreprise de même que

l’assistant de direction qui occupe une position clé dans l’entreprise et dont la
fonction est pluridisciplinaire. Ainsi donc, aucune administration ne peut bien
fonctionner sans l’implication des secrétaires dans son activité.

Notre stage s’est déroulé au secrétariat Administratif Général de la Mairie

de Lokossa. Au cours de ce stage, nous avons identifié des problèmes qui
entravent le fonctionnement normal de la Mairie de Lokossa. Ces
dysfonctionnements sont récapitulés en trois centres d’intérêt que sont: Analyse
des courriers, communication, gestion des courriers administratifs à l’ère des
réformes.

A travers ces problèmes regroupés en centres d’intérêt, nous avons pu

ressortir une problématique de l’étude formulée « Analyse de la gestion des
courriers administratifs à l’ère des reformes dans le secteur de la
décentralisation ». Ce thème tourne autour d’un problème spécifique à savoir :
lenteur du traitement des courriers administratifs.

Pour résoudre ce problème, nous avons fixé des objectifs relatifs à chaque
problème spécifique. Ainsi, Il s’agira spécifiquement d’identifier et de connaitre
les facteurs d’insatisfaction des reformes sur la gestion des courriers
administratifs et d’analyser ces facteurs à travers des éléments d’appréciation.

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ABSTRACT

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INTRODUCTION GENERALE

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L’école est un lieu de transmission de savoir aux apprenants. Le savoir est la

connaissance acquise par l’étude et par l’expérience. Une chose serait donc
d’étudier, mais l’autre chose serait d’avoir la maitrise parfaite de la notion
étudiée. Ceci fait donc appel au savoir-faire. Ainsi, afin d’acquérir le savoir-faire
pratique en relation avec les connaissances théoriques reçues en classe et vivre
les réalités de l’entreprise, l’Ecole Supérieure de Gestion et de Technologie
(ESGT) de Lokossa, à travers sa direction, ordonne à ses étudiants que nous
sommes, d’effectuer des stages dans des entreprises ou structures public ou privé
tout au long de la formation. Ces moments de stage, supervisés par
l’administration, sont d’une grande importance aux yeux de l’administration et
des étudiants. En effet, le stage de cette année universitaire a été établi pour une
durée de huit semaines. Cet ultime stage aboutit à la rédaction de notre mémoire
de fin de formation.
Pour ce qui nous concerne, ledit stage s’est déroulé à la Mairie de Lokossa qui
nous a accueillis. Tout au long du stage, nous avons parcouru plusieurs services
(Secrétariat Administratif et Service de l’Administration Général) dans lesquels
nous avons suivi et effectué de multiples travaux.
Nous avons surtout remarqué que la performance globale de toute
organisation dépend, entre autre variables, de la capacité de ses acteurs à mettre
en place et optimiser un système d’information fiable et sa visibilité vis-à-vis de
ses partenaires.
Afin de permettre aux étudiants, futurs secrétaires, de s’approprier des notions
sur la gestion des courriers administratifs selon les réalités de l’entreprise et aux
entreprises d’améliorer la qualité de leurs prestations, nous avons consacré notre
étude sur « L’Analyse de la gestion des courriers administratifs à l’ère des
reformes dans le secteur de la décentralisation ».
Le développement de ce thème, objet de notre étude s’articule à travers les trois
chapitres suivants : le premier chapitre aborde d’abord le cadre institutionnel de
notre étude. Ensuite, le deuxième chapitre nous présente la problématique, les
objectifs, les hypothèses et la revue de littérature. Enfin, le troisième chapitre
présente la méthodologie de recherche ainsi que les résultats et discussions.
Notre recherche ne sera bénéfique sans proposition des mesures correctives.

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CHAPITRE 1 : CADRE INSTITUTIONNEL

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Ce chapitre est consacré à la présentation de la Mairie de Lokossa d’une part et

sur les réalités vécues lors du stage d’autre part. Ce faisant, vous aurez un aperçu
du pourquoi nous avions choisi cette structure.

1- Historique, présentation, fonctionnement, mission et objectif

1-1- Historique

La Commune de Lokossa est l’une des six subdivisions administratives du

département du Mono, située au Nord – Ouest de ce dernier. Sa superficie est de
260 km², elle représente 16% de la superficie du Mono et 0,23% de la superficie
du Bénin. Limitée au Nord par la Commune de Dogbo dans le Département du
Couffo, au Sud par les Communes d’Athiémé et de Houéyogbé, à l’Est par celle
de Bopa et à l’Ouest par le territoire togolais. La Commune de Lokossa est
divisée en Cinq (05) Arrondissements (Lokossa, Agamè, Koudo, Houin et
Ouèdèmè-Adja) et 65 villages et quartiers de villes. L’Administration locale
comporte donc trois (03) niveaux : La Commune, l’Arrondissement puis le
village ou quartier de ville. Le village ou le quartier de ville est géré par un
Chef du village ou de quartier, l’Arrondissement par le Chef d’Arrondissement
et la commune par le Conseil communal (25 conseillers) avec à sa tête le Maire.
La Commune de Lokossa est en même temps le Chef-lieu du département du
Mono. L’Hôtel de ville de Lokossa est distant de Cotonou, Capitale économique
du Bénin de 106 km.
Le Réseau hydrographique comprend les lacs Toho, Djèto, Doukon, les
rivières Togbadji de Gnawihoué (Koudo), Hounsa (Tinou), Agondékè et
Yénawa (Lokossa). La Commune de Lokossa est traversée par environ 5km de
cours d’eau. Elle est également traversée par une zone agro-écologique
constituée de terre de barre couverte d’une formation végétale dont la plus
dominante est un fourré arbustif dominé par le palmier à huile (Elaeis
guineensis), quelques pieds de fromagers (Ceiba pentanda ) et une savane
arbustive. On y retrouve aussi le baobab (Andansonia digitata) qui est très rare

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ainsi qu’autres espèces d’arbustes et de lianes. Les sols sont de types

ferralitiques et hydro morphes.
Les principales activités menées sont: L’agriculture, l’élevage, l’artisanat,
le commerce et la transformation de certains produits agricoles tels que le
manioc en gari, le tapioca en biscuit, l’ananas en jus, l’arachide en beignet,
l’exploitation du palmier à huile pour obtenir l’huile de palme, palmiste et
l’alcool (sodabi). Les activités agricoles dominantes sont: la production du maïs
en tête, le manioc, le haricot, l’arachide et le maraîchage. Nous pouvons aussi
citer l’exploitation des carrières de gravier et de sable; les petites et moyennes
entreprises de l’artisanat, de services et une industrie embryonnaire représentée
par l’industrie de textile avec deux usines implantées dans la ville de Lokossa. Il
s’agit de la Compagnie Béninoise de Textile (CBT) et la Société des Industries
des Textiles (SITEX).
La population de la commune de Lokossa comporte, selon les données du
Recensement Général de la Population et de L’Habitat de Juin 2013, une
population de 104.961 habitants dont 51.276 hommes et 53.685 femmes pour un
taux d’accroissement annuel de 2,7%. On retrouve majoritairement dans la
commune des Kotafons (70%) et des Adjas (26%). Les religions traditionnelles
les plus dominantes sont notamment l’animisme. On y retrouve également le
christianisme et l’Islam.

1-2- PRESENTATION
En faisant recours aux dispositions des lois de la décentralisation au Bénin,
l’Administration Communale de Lokossa comporte trois (03) niveaux de gestion
à savoir:
- La Mairie de Lokossa, qui est le siège de l’Administration centrale de la
Commune.
- Les cinq (05) bureaux d’arrondissement : Lokossa, Agamè, Koudo, Houin
et Ouèdèmè-Adja ;

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- Les 57 bureaux de village et huit (08) bureaux de quartiers de villes.

De plus, la décentralisation, offre à chaque commune la responsabilité de
l’organisation de ses services aux citoyens. Ainsi, la commune en tenant compte
de ses réalités, des besoins des populations et de ses capacités financières peut
mettre en place autant de service qu’elle juge nécessaire à la satisfaction de
l’intérêt général, local.
C’est dans cet ordre d’idée que, la Mairie de Lokossa, pour mener à bien les
compétences que la loi lui confère et satisfaire la population, s’est dotée d’une
administration composée de Direction, Cellules, Services et Divisions appuyés
par les services déconcentrés de l’Etat.
L’organisation administrative de la Mairie de Lokossa est réglementée par
l’arrêté No 96/032/CL/SG/ du 30 Juillet 2008 portant Attributions, Organisation
et Fonctionnement de la Mairie de Lokossa. De cet arrêté il ressort ce qui suit:
 Les Directions et services directement rattachés au Maire sont:
 La Secrétaire particulière (SP);
 La Cellule de communication (Ccom);
 Le Contrôleur interne (CI);
 La cellule Technique du Plan de Développement Communal
(CTPDC).
 Les Directions et Services Techniques placées sous l’autorité
directe du Secrétaire Exécutif (SE) sont:
 Le Secrétaire Administratif (SA) ;
 Le Service de l’Information, des Archives et de Documentation ;
(SIAD) ;
 Le Service de Transformation (ST) ;
 La Cellule du Registre Foncier Urbain (RFU) ;
 Le Service des Affaires Foncières et de l’Urbanisme (SAFU);
 La Direction des Affaires Financières et Economiques (DAFE).
Elle est composée de deux (02) Services et quatre (04) divisions :
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LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

 Le Service du Budget et de la Comptabilité (SBC) composé de

deux (02) divisions :
-La Division Budget (DB) ;
-La Division de la Comptabilité et de la Régie des Avances
(DCRA).
 Le Service des Recettes et des Equipements Marchands
(SREM) composé de deux (02) divisions :
-La Division de la Régie des Recettes (DRR) ;
-La Division de la Gestion des Equipements Marchands (DGEM) ;
 La Direction des Services Techniques (DST) composée d’un (01)
Service et deux (02) divisions :
 Le Service des Etudes et Travaux (SET) composé de deux
divisions :
-La Division des Etudes (DE) ;
-La Division des Travaux (DTra) ;
 La Direction du Développement Local et de Promotion
Economique (DDLPE) composée de trois (03) Services et quatre
(04) divisions :
 Le Service de la Planification et du Développement (SPD) composé
de deux (02) divisions :
-La Division de la Planification et de la Prospective (DPP) ;
-La Division du Développement Communautaire (DDC) ;
 Le Service de la Coopération Décentralisée et de
l’Intercommunalité (SCDI) ;
 Le Service de la Promotion Economique (SPE) composé de deux
(02) divisions :
-La Division des Initiatives Economiques (DIE) ;
-La Division des Zones d’Activités (DZA) ;

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 La Direction de l’Administration Générale et de la

Population (DAGP) composée de deux (02) services et quatre (04)
divisions :
 Le Service des Personnes et de la Famille (SPF) comportant deux
(02) divisions :
-La Division de l’Etat Civil et du Recensement (DECR) ;
-La Division de la Certification et du Dépôt de Signature (DCDS) ;
 Le Service de l’Administration Générale (SAG) composé de deux
(02) divisions :
-La Division des Affaires Sociales, Sportives, et Culturelles
(DASSC) ;
-La Division de la Police Administrative (DPA) ;
 Le Service de la Comptabilité des Matières (SCMa) comportant
deux (02) divisions :
-La Division du Matériel Roulant (DMR)
-La Division du Matériel et de la Maintenance (DMM) ;
 Le Service des Relations avec les Usagers (SRU) ;
 Le Service des Transmissions Radio (STR) comportant deux(02)
divisions :
-La Division du Trafic (DT) ;
-La Division de la Maintenance (DM) ;
 Le Service des Ressources Humaines (SRH) comportant deux (02)
divisions :
-La Division de la Promotion de l’Emplois (DPE) ;
-La Division de la Gestion des Carrières (DGC) ;
 Direction des Affaires Foncières et de l’Aménagement
Urbain (DAFAU) comportant trois (03) Services et Six (06)
divisions :

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 Le Service du Registre Foncier Urbain (SRFU) composé de deux

(02) divisions :
-La Division du Registre Foncier (DRF) ;
-La Division de la Cartographie et de l’Adressage (DCA) ;
 Le Service des Affaires Foncières et de l’Urbanisme (SAFU) composé de
deux (02) divisions :
-La Division de l’Urbanisme (DU) ;
-La Division des Affaires Foncières (DAF) ;
 Le Service de la Sauvegarde de l’Environnement (SSE) composé de deux
(02) divisions :
-La Division de la Protection de l’Environnement et de
l’Embellissement (DPEE) ;
-La Division de l’Eau, de l’Hygiène et de l’Assainissement (DEHA) ;
C’est ainsi qu’est élaborée l’Attribution Organisation et Fonctionnement
(AOF) de la Mairie de Lokossa ; en attendant l’arrivée proprement dite de
l’Organigramme propre de la Mairie issue de la loi n°2021- 14 du 20 décembre
2021 Portant Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin.

1-3- FONCTIONNEMENT

La Commune de Lokossa est dirigée par vingt-cinq (25) membres constituant

l’organe délibérant et composé du Maire et assisté de deux adjoints. L’organe
exécutif présidé par le Secrétaire Exécutif (selon l’actuelle réforme Structurelle
du secteur de la décentralisation du 20 décembre 2021).Ce conseil délibère en
cas des sessions relatives à la direction et gestion de la commune. En règle
générale et selon l’actuelle reforme, le Secrétaire Exécutif est le premier
responsable de l’Administration Communale. Il y a au sein de cette dernière,
trois (03) commissions permanentes. Il s’agit en effet de:
 La Commission des Affaires Economiques et Financières ;
 La Commission des Affaires Domaniales et Environnementales ;
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 La Commission des Affaires Sociales et Culturelles ;

Par ailleurs, l’administration communale de la Mairie est dirigée par un
personnel dont son fonctionnement dépend de Chaque Direction, Cellule,
Service et Division qui a, à sa tête son chef, et tous, sont sous l’autorité
hiérarchique du Secrétaire Exécutif de la Mairie et entretiennent entre elles des
relations fonctionnelles. De plus, toutes ces structures qui composent la Mairie
travaillent et Coopèrent de manière inhérente pour le bon fonctionnement de
cette dernière, ce qui, est le point focal des attentes des populations.
1-4-Missions de la Mairie de lokossa

La Mairie de lokossa, en tant que collectivité territoriale décentralisée, se

caractérise par ses missions de conception, de programmation et de mise en
œuvre des actions de développement économique, social et culturel au profit de
la population. A travers le conseil municipal et le Maire, elle s’est assigné des
missions en matière du développement local, de l’aménagement de l’habitat et
de l’urbanisme (élaboration et adoption du plan de développement local,
élaboration des documents de planification, délivrance des permis d’habiter et
de construire, promotion immobilière, autorisation et contrôle de l’occupation
du domaine public communal) ; des infrastructures, de l’équipement et des
transports; de l’environnement, de l’hygiène et de la salubrité; de
l’enseignement maternel et primaire (construction, équipement, entretien et
répartition des écoles publiques); de l’alphabétisation et de l’éducation des
adultes (promotion des langues nationales) ; de la santé, l’action sociale et
culturelle (réalisation, équipement, réparations des centres publics de santé et de
promotion sociale, des infrastructures publiques culturelles, de jeunesse de sport
et de loisir, au niveau des arrondissements, des villages et des quartiers de la
ville); des services marchands et d’investissement économique (construction,
équipement, réparations, entretien et gestion des marchés et abattoirs, promotion
du tourisme, etc.).

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De façon concrète, pour promouvoir son économie, la commune doit jouer :

- un rôle de proximité (connaître, informer, organiser et coordonner les

entreprises et autres acteurs de l’économie locale) en organisant les acteurs du
développement local, en assurant la communication et la mobilisation sociale
en faveur de l’entreprenariat et des activités génératrices de revenus et en
favorisant la création de structures, de groupements ou de démarche de type
coopérative pour bénéficier des économies d’échelle ;
- un rôle d’orientation et de planification en définissant le profil
économique, en recensant les potentialités et les débouchés, en planifiant le
développement local et le suivi d’évaluation et en mobilisant les ressources
(financières, matérielles, humaines etc.) ;
-un rôle de développement d’une approche consensuelle et participative des
choix économiques ;
-un rôle d’aménagement du territoire et de développement de la politique
foncière (définition de zone industrielle viabilisée) ;
-un rôle de facilitation, de mise en œuvre et le suivi des planifications locales ;
-un rôle d’appui : développer les aides immatérielles ;
-un rôle d’appui conseil et les formations ;
-un rôle de création et de promotion des entreprises et des activités génératrices
de revenus ;
-un rôle de facilitation à l’accès au crédit ;
-un rôle d’appui à la commercialisation en favorisant par exemple la création
des groupements d'achat ou de commercialisation:
-un rôle de facilitation en créant un cadre institutionnel fiable, en promouvant
les infrastructures socio-économiques, en facilitant les activités économiques
(lois, textes, règlements etc.), en attirant les investisseurs par la bonne
gouvernance, en créant et promouvant un label, en développant une politique
locale attrayante, en assurant le plaidoyer tout en développant les partenariats

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en faveur de la réalisation des projets du Plan de Développement

Communal(PDC).

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1-5- Objectifs de la Mairie de lokossa

Pour assurer le développement de la localité de lokossa, les autorités

communales se sont fixé un certain nombre d'objectifs à savoir :

• assurer une gestion efficace et efficiente de l'administration communale ;

• promouvoir la démocratie à la base en améliorant le fonctionnement des
conseils de village, d'Arrondissement, les commissions permanentes et
l'implication de la population dans la gestion communale;
• assurer une gestion durable des ressources naturelles;
• améliorer l'accès à l'eau potable;
• développer les infrastructures scolaires ;
• améliorer l'accessibilité aux soins de santé ;

• faire de Lokossa un pôle d'attraction touristique;

• promouvoir les filières banane, palmier à huile, pisciculture et cuniculture ;

• contribuer à la réduction de la pauvreté monétaire (15%) et de la pauvreté non

monétaire (16%) d'ici 2025, grâce au développement de l'économie locale,
l'amélioration et le renforcement de l'offre des services publics, l'amélioration de
la gouvernance locale et environnementale et une meilleure prise en compte de
l’aménagement du territoire communal et intercommunal.

1.2. Structure, Organigramme et activités menées

La structure d’une administration est la manière dont les organes de

l’administration sont organisés pour assurer ensemble et harmonieusement
les fonctions à eux assignées.

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

1.2.1. Structure de la Mairie de lokossa

La Mairie de Lokossa est organisée en trois parties à savoir : les

organes délibérant et exécutif du Conseil Communal, les services
communaux et le dispositif technique de gestion de l’administration.

 Les organes délibérant et exécutif du Conseil Communal :

L’organe délibérant de la Commune de lokossa est le Conseil communal de

lokossa. Il est chargé d’administrer par ses délibérations, les affaires de la
commune. Il est composé des élus appelés Conseillers Communaux qui sont au
nombre de vingt-cinq (25) conseillers élus. Il est présidé par le Maire assisté de
deux (02) adjoints. Son fonctionnement est basé sur des commissions
permanentes :

• La Commission des Affaires Economiques et Financières ;

• La Commission des Affaires Domaniales et Environnementales ;

• La Commission des Affaires Sociales et Culturelles ;

• La Commission Santé ;

• La Commission des Affaires Etrangères et Coopération

Décentralisée.

Quant à l’organe exécutif, il est dirigé par le Secrétaire Exécutif (SE).

En sa qualité de chef de l’administration communale et organe exécutif de la

commune, le SE dispose seul, de tout le pouvoir exécutif. Il est chargé
d’exécuter les délibérations du conseil communal et coordonne les activités
de tous les services de la Mairie. Sous le contrôle de cet organe, il le
représente dans la vie administrative puis exerce d’importantes attributions
conformément à l’arrêté communal n°96/27/SG/SRH/SA du 21 avril 2021
portant nomination du secrétaire exécutif de la maire de lokossa.

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 Les Services communaux

Aux termes des dispositions de la loi N°2021-14 du 20 décembre 2021
portant code de l’administration territoriale en république du Bénin, il est
créé au sein de l’administration de la commune de Lokossa, des directions,
services (centraux et extérieurs) et divisions coordonnés et contrôlés par le
Secrétaire Exécutif de la Mairie. Ce sont :

 Les Directions et services directement rattachés au Maire sont:

 La Secrétaire particulière (SP);
 La Cellule de communication (Ccom);
 Le Contrôleur interne (CI);
 La cellule Technique du Plan de Développement Communal
(CTPDC).
 Les Directions et Services Techniques placées sous l’autorité
directe du Secrétaire Exécutif (SE) sont:
 Le Secrétaire Administratif (SA) ;
 Le Service de l’Information, des Archives et de Documentation ;
(SIAD) ;
 Le Service de Transformation (ST) ;
 La Cellule du Registre Foncier Urbain (RFU) ;
 Le Service des Affaires Foncières et de l’Urbanisme (SAFU);
 La Direction des Affaires Financières et Economiques (DAFE).
Elle est composée de deux (02) Services et quatre (04) divisions :
 Le Service du Budget et de la Comptabilité (SBC) composé de
deux (02) divisions :
-La Division Budget (DB) ;
-La Division de la Comptabilité et de la Régie des Avances
(DCRA).

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 Le Service des Recettes et des Equipements Marchands

(SREM) composé de deux (02) divisions :
-La Division de la Régie des Recettes (DRR) ;
-La Division de la Gestion des Equipements Marchands (DGEM) ;
 La Direction des Services Techniques (DST) composée d’un (01)
Service et deux (02) divisions :
 Le Service des Etudes et Travaux (SET) composé de deux
divisions :
-La Division des Etudes (DE) ;
-La Division des Travaux (DTra) ;
 La Direction du Développement Local et de Promotion
Economique (DDLPE) composée de trois (03) Services et quatre
(04) divisions :
 Le Service de la Planification et du Développement (SPD) composé
de deux (02) divisions :
-La Division de la Planification et de la Prospective (DPP) ;
-La Division du Développement Communautaire (DDC) ;
 Le Service de la Coopération Décentralisée et de
l’Intercommunalité (SCDI) ;
 Le Service de la Promotion Economique (SPE) composé de deux
(02) divisions :
-La Division des Initiatives Economiques (DIE) ;
-La Division des Zones d’Activités (DZA) ;
 La Direction de l’Administration Générale et de la
Population (DAGP) composée de deux (02) services et quatre (04)
divisions :
 Le Service des Personnes et de la Famille (SPF) comportant deux
(02) divisions :

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-La Division de l’Etat Civil et du Recensement (DECR) ;

-La Division de la Certification et du Dépôt de Signature (DCDS) ;
 Le Service de l’Administration Générale (SAG) composé de deux
(02) divisions :
-La Division des Affaires Sociales, Sportives, et Culturelles
(DASSC) ;
-La Division de la Police Administrative (DPA) ;
 Le Service de la Comptabilité des Matières (SCMa) comportant
deux (02) divisions :
-La Division du Matériel Roulant (DMR)
-La Division du Matériel et de la Maintenance (DMM) ;
 Le Service des Relations avec les Usagers (SRU) ;
 Le Service des Transmissions Radio (STR) comportant deux(02)
divisions :
-La Division du Trafic (DT) ;
-La Division de la Maintenance (DM) ;
 Le Service des Ressources Humaines (SRH) comportant deux (02)
divisions :
-La Division de la Promotion de l’Emplois (DPE) ;
-La Division de la Gestion des Carrières (DGC) ;
 Direction des Affaires Foncières et de l’Aménagement
Urbain (DAFAU) comportant trois (03) Services et Six (06)
divisions :
 Le Service du Registre Foncier Urbain (SRFU) composé de deux
(02) divisions :
-La Division du Registre Foncier (DRF) ;
-La Division de la Cartographie et de l’Adressage (DCA) ;

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 Le Service des Affaires Foncières et de l’Urbanisme (SAFU) composé de

deux (02) divisions :
-La Division de l’Urbanisme (DU) ;
-La Division des Affaires Foncières (DAF) ;
 Le Service de la Sauvegarde de l’Environnement (SSE) composé de deux
(02) divisions :
-La Division de la Protection de l’Environnement et de
l’Embellissement (DPEE) ;
-La Division de l’Eau, de l’Hygiène et de l’Assainissement (DEHA) ;
C’est ainsi qu’est élaborée l’Attribution Organisation et Fonctionnement (AOF)
de la Mairie de Lokossa ; en attendant l’arrivée proprement dite de
l’Organigramme propre de la Mairie issue de la loi n°2021- 14 du 20 décembre
2021 Portant Code de l’Administration Territoriale en République du Bénin.
Les services extérieurs sont les services infra-communaux. Ils regroupent
les services communaux déconcentrés créés au niveau de chaque
arrondissement, village et quartier de ville. Les activités des services
Communaux d’Arrondissement (CA) sont coordonnées par le Chef
d’Arrondissement et celles des villages et quartiers de ville, par des Chefs
Villages (CV) et Chefs Quartiers (CQ).
Le dispositif technique de gestion de l’administration

Le dispositif technique de gestion de la Mairie de lokossa est de deux

ordres: la sphère politique constituée par le Maire, les deux Adjoints, le
Cabinet du Maire, la cellule Technique du Plan de Développement
Communal et la Cellule d’Audit et de Contrôle Interne et la sphère
administrative constituée par le Secrétaire Exécutif et les services
connexes.

1-2-2-Organigramme de la mairie de lokossa

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(Voir annexe 1)

1-2-3- Activités menées

 Le Service de l’Administration Générale comprend trois (03)

directions :
 La Division des Ressources Humaines
 La Division d’Etat Civil
 Unité Locale de la Promotion d’Emploi
Il est chargé de :
 Concevoir et mettre en œuvre la politique communale
d’éducation, de la culture, de la jeunesse et des affaires
sociales ;
 Concevoir, réglementer et suivre les activités de la police
administrative ;
 Suivre, la liaison avec les services de police, les
autorisations de réunions et de manifestations.
Le Secrétariat Administratif est l'un des services techniques de la Mairie de
Lokossa, placé sous l'autorité hiérarchique du Secrétaire Exécutif. En effet, il est
constitué de quatre agents á savoir: la Secrétaire Administrative (SA) qui en est
le chef et trois collaborateurs. Outre les agents permanents de ce service,
plusieurs stagiaires transitent par-là dans le cadre de leur formation académique
ou professionnelle comme ce fut notre cas présentement. En effet, le Secrétariat
Administratif assure:

 la gestion des courriers arrivés et départs. Dans ce cadre, Il a pour

mission l'enregistrement, le traitement et la transmission des courriers
arrivés ainsi que des courriers départs et le classement de ces derniers
dans les chronos correspondant.

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 Courriers arrivés

Les courriers dès leurs arrivés subissent trois actions complémentaires :

l’enregistrement, le traitement et la transmission.

L’enregistrement consiste dans un premier temps à décharger une copie à

l’intéresser au besoin et à enregistrer les courriers dans le registre courriers
arrivés suivant l’ordre d’arrivé de ce dernier. Le traitement du courrier qui fait
suite à son enregistrement consiste à classer le courrier arrivé dans le parapheur
et à le transmettre au SE. Ce dernier à son tour l’annote et l’affecte aux
directions et/ou services concernés. Dès le retour du courrier venant du SE, le
secrétariat administratif porte les annotations au registre dans lequel il avait été
enregistré en suivant l’ordre des numéros d’enregistrement et fait la photocopie
au besoin. Enfin, la transmission des courriers consiste à transcrire le numéro
d’enregistrement de chaque courrier dans les cahiers de transmission,
transmettre à chaque direction et service leurs courriers respectifs qui déchargent
par la suite leurs cahiers de transmission.

 Courriers départs

Le départ du courrier respecte deux étapes à savoir : l’enregistrement du

courrier et son traitement.

L’enregistrement du courrier consiste à attribuer un numéro

d’enregistrement et une date sous l’ordre d’arrivée du courrier départ. Quant au
traitement du courrier, il survient après l’enregistrement et consiste à :

-multiplier le courrier en fonction des destinataires et des ampliations et à faire

ensuite le pli fermé.

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-transcrire dans le cahier interne si et seulement si la lettre est adressée aux

personnes de la Mairie ou celui externe si elle est adressée aux structures
déconcentrées ou aux usagers après le traitement du courrier ;

-classer une copie dans les parapheurs venant de divers services ;

-classer une copie dans les différents chronos.

Au nombre des courriers traités, nous pouvons citer: les invitations, les
délibérations, les arrêtés, les communiqués radio, les divers contrats, les notes de
services, les autorisations d’inhumation et de manifestation, les ordres de
missions…

 le traitement des ordres de mission venant de l'extérieur après la signature

de l'une des autorités présentes que sont le Maire, le Premier Adjoint au
Maire (PA), le Deuxième Adjoint au Maire (DA) ou le Secrétaire
Exécutif (SE);

 il reçoit des usagers ou autres requérants sur la suite de leurs requêtes et

les oriente vers les directions ou services chargés du traitement;

 il reçoit des usagers et les oriente selon leurs préoccupations.

Durant notre stage au secrétariat de la Mairie, nous avons appris à:

 connaitre la procédure de traitement d’un courrier administratif ;
 travailler sous pression en étant rapide dans le traitement des courriers ;
 maîtriser l’utilisation de l’appareil photocopieur ;
 murir notre connaissance dans la gestion administrative ;
 Rédiger des autorisations de stage, des autorisations de manifestation ;
 Faire des comptes rendu de réunion.
En effet, les relations humaines entre les différents employés de la
Mairie indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux ont amélioré

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notre point de vue sur le comportement à avoir en toute circonstance même en

dehors de l’administration communale.
Notre séjour au secrétariat administratif de la Mairie est certes ,
essentiellement marqué par l’esprit ouvert, un encadrement bien structuré et la
volonté manifeste du personnel du secrétariat administratif notamment de son
chef, de nous aider , de nous faciliter l’apprentissage à bien d’égard , mais nous
avons quand même connu quelques difficultés. Au nombre de celles-ci, nous
pouvons énumérer :
 Les difficultés liées à la compréhension et à l’adaptation des thèmes
et expressions utilisées pour le traitement et l’acheminement du
courrier provoquant en nous une sensation d’intensification de la
cadence du travail ;
 Les difficultés liées au manque de planification des activités ;
 Les difficultés liées aux conditions de travail difficile des
agents marqués par l’utilisation des chaises non confortables, le
manque d’outils, notamment les outils informatiques;
 L’absence de groupe électrogène qui paralyse les activités pendant
les heures de coupure ;
 L’absence de cantine.
 Une gestion peut efficace des courriers administratifs à l’ère des
reformes
Pour notre étude, nous allons nous intéresser au problème relatif à
l’analyse de la gestion des courriers à l’ère des reformes dans le secteur de la
décentralisation.

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CHAPITRE 2 : PROBLEMATIQUE, OBJETIFS,

HYPOTHESES ET REVUE DE LITTERATURE

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

Ce chapitre aborde d’un côté la problématique et les objectifs de

recherche mais aussi les hypothèses de l’étude. Nous partirons du contexte
général de notre étude pour aboutir aux résultats en passant par l’objectif de la
recherche, les hypothèses et la méthodologie.

2-1- Contexte général de l’étude

L’acquisition complète des techniques de gestion des courriers

administratifs qui s’effectue généralement au cours d’une longue et complexe
formation professionnelle ne paraît ni envisageable ni souhaitable sans le cadre
du stage pratique. C’est dans cette optique que, dans le programme de formation
de l’ESGT Lokossa, il est prévu un stage en entité pour que les étudiants
puissent vivre les réalités de l’entité.

Notre stage s’est déroulé à la Mairie de Lokossa plus précisément au

secrétariat administratif et service de l’administration général et a pour finalité
de nous permettre de transformer des situations réelles vécues en objet

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d’enseignement afin de faire vivre aux étudiants, les réalités des entités
notamment, des collectivités locales, avant la fin de leur formation.

Notre séjour dans cette structure nous a permis de constater des difficultés
quand il s’agit de la gestion des documents administratifs.

Au regard de ces constats, il s’avère nécessaire d’appréhender la

complexité de cette situation réelle avec les étudiants au cours de leur formation
puisqu’ils sont appelés à servir dans les entités en qualité de secrétaire.

C’est pour tenter de réaliser une adéquation entre les situations théoriques
enseignées à l’école et leur pratique dans ce service que nous nous sommes
intéressées au thème « Analyse de la gestion des courriers administratifs à
l’ère des reformes dans le secteur de la décentralisation ».

2-2- Objectifs, hypothèses

2-2-1-Objectifs

L’objectif général est d’évaluer l’impact des réformes dans le secteur de la

décentralisation sur la gestion des courriers administratifs à la Mairie de
Lokossa. Il s’agira spécifiquement de :

- d’analyser le degré de satisfaction des usagers par rapport au traitement

des dossiers ;
- analyser les éléments ou facteurs expliquant le dysfonctionnement dans le
traitement des dossiers.

2-2-2- Hypothèses

Plusieurs peuvent être les raisons expliquant les reformes dans le secteur
de la décentralisation. Nous nous intéresserons à savoir si:

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-les usagers de la Mairie ne sont pas satisfaits par rapport au traitement des
données ;

- les prérogatives dévouées au Secrétaire Exécutif expliquent la lenteur dans le

traitement données.

2-3-Revue de littérature

Il s’agira pour nous d’élucider quelques concepts utilisés et de vous faire

le cadre théorique. Cet exercice se fera avec l’appui des opinions de certains
auteurs. Ainsi nous ferons le point autour des concepts de réforme, de
décentralisation et de courrier administratif.

2-3-1- Clarification conceptuelle

2-3-1-1-Etymologie de la réforme

Etymologiquement, le mot reforme vient du latin "reformare" qui signifie

reconstituer, former à nouveau. Au sens général, une réforme est un changement
radical ou important réalisé en vue d’une amélioration. Selon Henri Maler et
Mathias Reymond dans Médias et mobilisations sociales paru en 2007, au terme
réforme, ce n’est plus l’idée d’amélioration qui est associée, mais n’importe
quelle transformation, pour peu qu’elle épouse les contours de la
"modernisation"capitaliste". En religion, la réforme est un retour à une
observation plus stricte d’une règle primitive qui s’est relâchée. Il s’agit par
exemple des réformes protestantes au XVIe siècle. Chez les hommes de rangs
(les militaires), la réforme est la position d’un militaire ayant perdu son emploi
pour des raisons d’inaptitude physique ou mentale, ou bien pour un motif
disciplinaire. Au niveau des institutions et organisations sociales, une réforme
est un changement important dans l’organisation institutionnelle ou sociale d’un
pays ou d’un secteur d’activité, dans le but d’y apporter des améliorations. Elle
se distingue de la révolution par un aspect limité ou progressif et s’inscrit dans le

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cadre des institutions existantes. Une réforme structurelle (ou ajustement

structurel) désigne une mesure d’ordre économique ayant pour but d’améliorer
le fonctionnement d’un pays ou d’un secteur économique. Ces reformes peuvent
s’attacher aux problèmes de corruption, d’inefficacité, de bureaucratie, de cartels
ou de monopôle. Le terme réforme de l’état désigne un ensemble de
modifications significatives de l’organisation de l’état, de son champ d’action ou
de ses modes de fonctionnement. L’objectif recherché est l’amélioration des
services rendus aux citoyens, la réduction de ses coups de fonctionnement ou de
son emprise sur l’économie.

2-3-1-2- Etymologie de la décentralisation

La décentralisation est une politique de transfert des attributions de l’Etat

vers des collectivités territoriales ou des institutions publiques afin qu’elles
disposent d’un pouvoir juridique et d’une autonomie financière. Le transfert de
ces attributions, qui restent néanmoins sous la surveillance de l’Etat, permet à ce
dernier de décharger les responsabilités au niveau le plus adapté. Elle vise à
donner aux collectivités locales des compétences propres, distinctes de celles de
l’Etat, à faire élire ainsi un meilleur équilibre des pouvoirs sur l’ensemble du
territoire. La décentralisation rapproche le processus de décision des citoyens,
favorisant l’émergence d’une démocratie de proximité. La décentralisation est
une notion bien distincte, elle vise à améliorer l’efficacité de l’action de l’Etat en
transférant certaines attributions aux fonctionnaires locaux, c’est-à-dire aux
préfets, aux directeurs départementaux des services de l’Etat ou à leurs
subordonnés. On distingue en générale deux types de décentralisation à savoir:
la décentralisation fonctionnelle ou technique et la décentralisation territoriale.

La décentralisation fonctionnelle permet à des établissements publics à

vocation spéciale comme les universités et les hôpitaux, de disposer d’une
certaine autonomie administrative, avec leurs propres organes de décisions et un

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budget autonome. La collectivité de rattachement assure néanmoins un pouvoir

de contrôle.

La décentralisation territoriale permet aux représentants élus (conseil

régional, conseil départemental ou conseil municipal) de régler des affaires
administratives. Le préfet (autorité représentant l’Etat dans les collectivités
territoriales, chargé selon l’article 72 de la constitution, des intérêts nationaux,
du contrôle et du respect des lois et nommé en conseil des ministre) est chargé
de vérifier la légalité des décisions prises par ces autorités locales.

2-3-1-3- Le courrier administratif

Les rapports entre l’administration et les administrés, mais aussi entre les
services publics se manifestent par des correspondances dont la lettre est
l’élément prépondérant. Une lettre administrative est donc une lettre qui émane
de l’administration publique. L’administration utilise deux types de lettres :

 la lettre à forme personnelle ou lettre personnelle

C’est une lettre qu’un fonctionnaire adresse à son supérieur pour un motif
personnel. C’est aussi celle qu’un supérieur adresse à son subordonné pour un
motif également personnel. Mais généralement, c’est la lettre que
l’administration adresse à une personne privée, aux représentants d’un
organisme privé, aux représentants d’une Organisation Non Gouvernementale
(ONG), à un établissement public à caractère industriel ou commercial (société
d’Etat, société d’économie mixte). La formule d’appel, la formule de courtoisie
et le traitement sont les éléments caractéristiques ou spécifiques de la lettre à
forme personnelle.

 la lettre entre service administratif ou lettre à forme administrative

C’est une lettre dont l’expéditeur est une administration publique d’Etat et le
destinataire est une administration publique du même Etat. Elle est adressée

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pour les besoins du service. La plupart des mentions contenues dans les lettres à
forme administrative se trouvent dans les lettres à forme personnelle. Ce sont :

• l’appellation de l’Etat et la devise

• le numéro d’enregistrement
• la référence
• l’objet
• les pièces jointes
• les lieux et dates
• la signature

En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de l’origine
et la destination de la lettre. Il s’agit :

• des initiales- rédacteur / dactylographie

• la mention : objet
• la souscription
• la mention : ampliation
• le timbre
2-3-2-Rapport entre reforme et décentralisation

Au sein de tout Etat, le lien entre le centre et la périphérie est

essentiellement d’ordre politique. Tout projet de décentralisation relève du
registre politique car il tend nécessairement à redessiner les relations entre l’Etat
et les collectivités publiques juridiquement autonomes, au premier rang desquels
il convient de situer les collectivités territoriales. La reforme étant une correction
apportée en vue d’une amélioration, celle de la décentralisation a pris naissance
au Bénin à partir de la conférence des forces vive de la nation et reprise dans les
articles 150-153 de la constitution du 11 Décembre 1990. Ces articles
reconnaissent le droit à la libre administration des collectivités territoriales
dotées d’une autonomie financière et dirigée par les organes élus dans les

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conditions prévues par la loi. En 1993, les états généraux de l’administration

territoriale ont été organisés et ont aussi proposés les grandes options de la
décentralisation conformément à la constitution. Cette proposition a été
renforcée par le conseil de ministre de février 1993. A partir du 15 janvier 1999,
des textes de loi sont votés et désormais des départements sont devenus les
circonscriptions administratives du Bénin alors que les communes deviennent
les collectivités territoriales décentralisées gérées par un Maire et disposant de
larges pouvoirs autonomes et de compétences propres. Elle exerce sous le
contrôle de l’autorité de tutelle (le préfet), d’autres attributions qui relèvent de
l’Etat. Avec la nouvelle réforme, celle de la nomination récente des secrétaires
exécutifs, cette loi a été renforcée pour une gouvernance plus efficiente et plus
performante.

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CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE,

RESULTATS ET DISCUSSIONS

3-1-Démarche méthodologiques

Dans le cadre de notre étude, plusieurs recherches et documentations ont

été faites. De même que qu’un questionnaire, des entretiens directs et indirects.

3-1-1- Recherches documentaire

Les informations obtenues proviennent d'une part, des mémoires de stage mais,
les documents consultés sont pour la plupart ceux ayant traits à la gestion des

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courriers administratifs, les différentes théories développées par certains auteurs

et d'autres part, les informations recueillies sur des sites internet.

3-1-2- Les entretiens et enquêtes

Pour réussir la collecte des données, nous avons recueilli l’avis des
usagers pour connaitre leur satisfaction ou non en ce qui concerne le traitement
des courriers administratifs à la Mairie, parcouru les six directions
administratives de la Mairie. Ceci nous a permis de recueillir au maximum les
informations capitales. A cet effet, des entretiens directs ont été effectués avec
certains usagers, des agents courtois et aussi avec les élus qui pensent réellement
avoir des connaissances dans le domaine de la gestion des courriers
administratifs. Cet outil de recherche nous a permis d’avoir d’importantes
informations sur notre sujet.

En effet, les grandes lignes de notre guide d’entretien ont porté sur la
satisfaction ou non des usagers de la Mairie, les connaissances des uns et des
autres sur la gestion des courriers administratifs, l’impact du secrétaire exécutif
dans la gestion desdits courriers, l’appréciation de la reforme portant nomination
du secrétaire exécutif à la Mairie de Lokossa, les conflits d’intérêts que pourrait
créer l’arrivée du secrétaire exécutif et le Maire qui représente l’élu local et
ancien gestionnaire de l’administration de la Mairie, l’appréciation du cahier de
charges du secrétaire exécutif et les suggestions et propositions pour améliorer
la gestion des courriers administratifs à la Mairie de Lokossa .

3-1-3-Le questionnaire

Dans le but de la collecte des informations pouvant nous permettre de trouver

des solutions à nos problématiques préalablement formulées, nous avons élaboré
un questionnaire que nous avons distribué à notre échantillon. Nous avons donc
pu recueillir des informations désirées autour des grands axes de nos
préoccupations que sont : la satisfaction des usagers de la Mairie Lokossa et la

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gestion des courriers administratifs à l’ère des réformes dans le secteur de la

décentralisation. Ces informations sont réparties entre les variables telles que : la
connaissances des usagers d’une part et des agents de la Mairie d’autre part sur
la gestion des courriers administratifs, la satisfaction ou non des usagers de la
Mairie sur le traitement des courriers administratifs, l’impact du secrétaire
exécutif dans la gestion des courriers administratifs, l’appréciation de la réforme
portant nomination du secrétaire exécutif à la Mairie de Lokossa, les conflits
d’intérêts que pourrait créer l’arrivée du secrétaire exécutif et le Maire ou entre
le secrétaire exécutif et les agents administratifs sous sa tutelle, le cahier de
charge du secrétaire exécutif. Ce questionnaire est dans l’annexe 2.

▪ Population cible

Nos recherches se sont déroulées au siège de la Mairie de Lokossa. Nous

avons pu adresser notre questionnaire à 20 agents de la Mairie et à 35 usagers,
toutes catégories confondues, chacun ayant renseignés les parties du
questionnaire qui le concernait.

Tableau n°1 : Catégorie des personnes enquêtées

Directions et Services Echantillon Total

SA : Secrétariat Administratif 4
DSI : Direction des Systèmes de l’Information 1
DAAF : Direction des Affaires Administratives et 6
Financières.
Agents DADE : Direction des Affaires Domaniales et 2
20
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de la Environnementales
Mairie DDLP : Direction de Développement Local et de 3
Planification
PRMP : Personne Responsable des Marchés publics 2

DST : Direction des Services Techniques 2

usagers Toutes catégories confondues 35 35
Total 55
Source : résultats d’enquêtes, mai 2023

D’abord, il a été question pour les enquêtés de répondre à un ensemble de

questions sur la gestion des courriers administratifs à l’ère des réformes dans le
secteur de la décentralisation. Ensuite, il s’agissait d’apprécier la mise en œuvre
de la réforme de nomination des Secrétaires Exécutifs, la satisfaction des
usagers de la Mairie et l’impact de cette réforme sur la gestion des courriers
administratifs. Enfin, nous avons donné la possibilité aux enquêtés de
s’exprimer et de donner leurs opinions sur leurs attentes pour une meilleure
gestion des courriers administratifs à la Mairie de Lokossa.

▪ Dépouillement

Les travaux de dépouillement ont consisté à incorporer les données

quantitatives primaires, à les codifier et à ordonner les données qualitatives. Le
dépouillement des données recueillies se présenteront sous forme de tableaux
suivis d’une analyse. Les données recueillies ont été traitées de façon manuelle
vu leur nature qualitative. Nous avons procédé en un premier temps, à une
relecture des questionnaires. Ensuite, dans un second temps, nous avons procédé
au dépouillement et à la synthèse des réponses des enquêtés.

▪ Stratégie de vérification des hypothèses

Nous avons utilisé les outils d’analyse qui sont les effectifs et les fréquences
ou pourcentages. Elle sera approfondie par les enquêtes et les entretiens qui nous

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

ont permis de trouver la cause des différents écarts constatés. Différents tableaux
seront présentés.

3-2-Présentation et analyse des résultats

Nous présenterons les résultats du questionnaire et ceux issus des

entretiens. Les résultats du questionnaire seront présentés dans les tableaux puis
suivra la présentation des données recueillies lors des entretiens.

Personnes enquêtées Eléments Effectifs Pourcentage

Très satisfait 3 8,57%
Usagers de la Mairie de Satisfait 4 11 ,42%
Lokossa Insatisfait 25 71,42%
Indifférent 3 8,57%
Total 35 100%
Tableau n°2 : Appréciation de la satisfaction ou non des usagers de la Mairie de
Lokossa par rapport au traitement des courriers administratifs.

Source : résultats d’enquêtes, mai 2023

De ce tableau, on constate que 3 usagers sur 35 soit un pourcentage de

8,57% disent être satisfait du traitement des courriers administratifs à la Mairie
de Lokossa. 4 usagers par contre sur un effectif total de 35 soit un pourcentage
de 11,42% pensent être satisfait de ce traitement. Par ailleurs, 25 usagers sur 35
soit un pourcentage de 71,42% disent clairement être insatisfait de la gestion des
courriers administratifs surtout à l’ère de la réforme portant à la tête de
l’administration de la Mairie le Secrétaire Exécutif qui selon ces derniers, ne
porte pas cette seule casquette. En effet ces nombreux usagers insatisfaits
s’appuient sur le fait que le Secrétaire Exécutif n’a aucun adjoint direct à l’instar
du Maire. Ainsi, ce dernier pourrait détenir les mêmes prérogatives et pouvoirs
de décisions que lui, ou presque, afin de l’aider dans cette lourde charge et
surtout en cas d’absence pour raison de voyage professionnelle, de congé, de
maladie ou d’empêchement. De plus, disent-ils, bien que le décret n°2022-322
du 1er juin 2022 fixe déjà la délégation d’attributions du Secrétaire Exécutif en
ces articles 12, 13,14 et 15, il est à remarquer qu’au cas où le Secrétaire Exécutif
se tromperait dans son choix de délégataire en prenant une personne de moralité
douteuse, vu les charges sensibles, très délicates et surtout vitales que sont les

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

siens, toute erreur, supercherie ou tractation grave de la part de son délégataire

peut avoir des conséquences fâcheuses et sans précédent. Par conséquent, un
adjoint direct bénéficierait en même temps de son expertise et serait déjà tout
autant que lui, ancré dans tous les dossiers en cours ou en instance afin que la
délégation se fasse sans aucune complication. Enfin, selon ces derniers, malgré
les compétences très appréciée du Secrétaire Exécutif par les usagers enquêtées,
au cas où ce dernier est pris à des moments donnés par plusieurs travaux aussi
importants les uns que les autres, la priorité n’est pas forcement donnée au
traitement des courriers dont il a la charge. Les courriers prennent donc
suffisamment du temps par moment avant d’être traités et la satisfaction est bien
en dessous de la moyenne.
Tableau n°3 : Appréciation de la gestion des courriers administratifs à l’ère du
Secrétaire Exécutif.

Eléments Effectifs Pourcen Total

tage
Agents de la Mairie Très Rapide 3 15% 13,21%
Usagers 4 11,42%
Personnes Agents de la Mairie Rapide 5 25% 21,07%
enquêtés Usagers 6 17,14%
Agents de la Mairie Lente 12 60% 65,71%
Usagers 25 71,42%
Total 100%

Source : résultats d’enquêtes, mai 2023

A travers ce tableau, on note que 03 agents sur 20 et 4 usagers sur 35 soit un

pourcentage cumulatif de 13,21% de la population enquêtée estiment que la
gestion des courriers administratifs à l’ère du Secrétaire Exécutif est très rapide.
De plus, 05 agents sur 20 et 6 usagers sur 35 soit un pourcentage cumulatif de
21,07% estiment que le traitement des courriers administratifs est rapide.
Cependant 12 agents sur 20 ainsi que 25 usagers sur 35 soit un pourcentage
cumulatif de 65,71% de la population enquêté disent que la gestion des courriers
est lente. Ces derniers s’expliquent en disant que « le Secrétaire Exécutif a des
attributions débordantes et contraignantes à la Mairie de Lokossa » eu égard au

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

respect de la loi N°2021-14 du 20 décembre 2021 portant code de

l’administration territoriale en république du Bénin qui fixe en ces articles 132 à
136 et l’article 139 les attributions du secrétaire exécutif des Mairies. Ces
articles stipulent :

Article 132 : Le secrétaire exécutif, premier responsable de l’administration de

la Mairie, dispose d’attributions propres pour assurer son bon fonctionnement.

Au titre de ses attributions propres, le secrétaire exécutif assure :

-l’organisation des services communaux l’exécution du service ;

-la gestion des ressources humaines, financières et matérielles de la commune ;

-la gestion de l’information et de la communication de la commune ;

-la délivrance des permis et autres autorisations que prévoient les lois et
règlements dans les domaines de compétence de la Mairie.

Dans ce cadre, il :

-représente la commune dans la vie civile et pour tout ce qui relève de ses
attributions propres :

-veille à la bonne planification et à l’exécution des marchés publics

communaux :

-conserve et administre les propriétés de la commune :

-suit la gestion des établissements communaux :

-organise la gestion des services de voirie, d’assainissement et d’hygiène :

-organise la gestion des archives :

-publie les règlements dans le ressort de la commune :

-publie les délibérations et les travaux du conseil communal :

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

-nomme aux emplois communaux pour lesquels la loi ou la règlementation ne

fixe pas de dispositions particulières de nomination :

-signe les actes d’état civil sur délégation du Maire. Cette délégation ne
concerne pas la célébration des mariages.

-organise le processus d’élaboration des documents de planification :

-gère les relations de travail technique avec les services déconcentrés de l’état.

Article 133 : Sauf pour les fonctions inscrites au fichier national des principales
fonctions administratives des mairies, le secrétaire exécutif nomme aux emplois
communaux de rang de chef de service au moins, après avis de non objection du
conseil de supervision.

Il met fin en cas de nécessité, à leurs fonctions et en rend compte au conseil de

supervision.

Article 134 : Dans les communes à statut particulier ou intermédiaire, la

personne responsable des marchés publics est nommée par le secrétaire exécutif,
après tirage au sort dans le fichier des principales fonctions administratives des
mairies. Elle peut, en cas de nécessité, être employée à d’autres tâches
cumulativement avec ses fonctions.

Dans les communes outre que celles à statut particulier ou intermédiaire, le

secrétaire exécutif nomme en qualité de personne responsable des marchés
publics, un cadre ayant un profil approprié cumulativement avec ses fonctions
habituelles, ou à défaut, le responsable des affaires financières.

Le secrétaire exécutif de la commune est l’autorité approbatrice des marchés

publics.

Article 135 : Le secrétaire exécutif est l’ordonnateur du budget communal. Il

soumet le budget primitif, le collectif budgétaire et le compte administratif à

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

l’adoption du conseil de supervision, à la validation du conseil communal et à

l’approbation de l’autorité de tutelle.

Article 136 : Le secrétaire exécutif prend des mesures nécessaires pour un

recouvrement optimal des recettes de la commune.

Article 139 : Le conseil exécutif adresse, aux fins de ses délibérations, le rapport
mensuel de ses activités ainsi que le rapport annuel de performance de la mairie
au conseil de supervision.

En effet, autre fois, c’était le Maire qui exerçait à la fois des fonctions en
tant que :
-agent exécutif de la Mairie (il exécute les décisions prises en conseil
municipal) ;
-représentant de l’Etat (sous l’autorité du préfet ou du procureur de la
république).
Ainsi, le Maire bénéficiait d’une double casquette. Il agissait au nom de la
commune, en tant que collectivité territoriale, et au nom de l’Etat dans certaines
fonctions administratives et judiciaires.
En tant qu’agent exécutif de la commune, le Maire était chargé de :
- l’exécution des décisions du conseil municipal et agissait sous contrôle de ce
dernier ;
-la passation des marchés ;
-la signature des contrats ;
-la préparation du budget ;
-la gestion du patrimoine communal ;
-la mobilisation des ressources pour la commune ;
-représenter la commune en justice ;
-exercer des compétences déléguées par le conseil communal et doit alors lui
rendre compte de ses actes.

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

De plus, le Maire était titulaire de pouvoirs propres. Il exerçait des pouvoirs de

police administrative, c’est- à-dire qu’il était chargé d’assurer le bon ordre, la
sureté, la sécurité et la salubrité publique…
Dans la commune, l’Etat ne délègue pas de représentants dotés de
compétences générales, comme il le fait avec les préfets dans les départements.
C’est donc le Maire qui était chargé de remplir, au nom de l’Etat, certaines
fonctions administratives et judiciaires en plus de planifier les activités
politiques de la commune et de les conduire à bon port.
Cependant, notons que le Maire était assisté de deux adjoints qui l’aident
dans ses prérogatives.
Il ressort donc de l’analyse des enquêtés, que lorsqu’on effectue une étude
comparative des attributions actuelles du Secrétaire Exécutif selon la nouvelle
réforme à celles des Maires selon l’ancienne loi réformée, toutes les prérogatives
des Maires sont attribuées au Secrétaire Exécutif à l’exception de la gestion
politique de la commune.
Tableau n°4 : Appréciation de conflit d’intérêt entre le Secrétaire Exécutif et
le Maire ou entre le Secrétaire Exécutif et les agents sous sa tutelle.

Entre le Secrétaire Exécutif et le maire

Eléments Effectifs Pourcentage
OUI 12 60%
NON 8 40%
Total 20 100%
Entre le Secrétaire Exécutif et les agents sous sa tutelle
Eléments Effectifs Pourcentage
OUI 0 0%
NON 20 100%
Total 20 100%
Source : résultats d’enquêtes, mai 2023

De ce tableau, on constate qu’aucun des enquêtés n’a relevé un quelconque

conflit d’intérêt entre le Secrétaire Exécutif et le personnel sous sa tutelle.
Cependant 12 agents sur 20 soit 60% estiment qu’il pourrait exister des conflits

Réalisé et soutenus par AHOUNAKPO M. Solange et SANOU Nathalie 40

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

d’intérêts de plusieurs ordres entre le Secrétaire Exécutif et le Maire. Ces

derniers expliquent cet état de chose à travers le fait que :

-il n’est pas évident que le Maire ait accepté renoncer définitivement aux
privilèges qui étaient les siens quand il avait en charge la gestion administrative
et politique de la Mairie ;

-il est remarqué que les communiqués radios par exemple qui devraient parvenir
au Secrétaire Exécutif pour traitement et affectation à qui de droit sont jusqu’à
présent orienté vers le Maire.

-le Maire étant l’élu local et ancien détenteur du pouvoir exécutif et de la gestion
administrative de la Mairie, a forcément une base politique faite de personnes ou
d’agents qui l’apprécient et qui le soutiendraient dans ses prises de bec avec le
Secrétaire Exécutif. Ce dernier pourrait donc agir directement ou indirectement
sur la conscience de ces agents qui lui sont dévoués .Ceci pourrait porter entrave
à l’évolution de la Mairie et par ricochet au traitement rapide des courriers
administratifs.

La seconde partie, c’est-à-dire les données recueillies de l’entretien ne

font que conforter celles recueillies au cours du questionnaire. En effet, les
usagers qui ont eu la patience de se prêtés à nos questionnements ont
majoritairement manifesté leur insatisfaction en ce qui concerne le traitement
des courriers administratifs et soulèvent eux aussi, les attributions débordantes
du Secrétaire Exécutif qui selon eux est la raison principale de cet amer constat.
De plus, bien qu’ayant reconnu presque à l’unanimité les mérites de l’actuel
Secrétaire Exécutif qui est pétri d’expériences, de savoir, de savoir-faire, de
savoir être, et de savoir vivre et qui coordonne avec rigueur, aisance et dans une
parfaite harmonie les activités au sein de la Mairie de Lokossa, il n’en demeure
pas moins que ce dernier, aussi bien selon les usagers que les agents de la
Mairie, est déborder et aurait besoin tout au moins d’un adjoint direct.

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

3-3-Vérification des hypothèses

La première hypothèse relative à l’insatisfaction des usagers de la Mairie

de Lokossa en ce qui concerne le traitement des courriers administratifs est
vérifiée au vu des résultats obtenus la nomination du secrétaire exécutif de la
mairie de lokossa qui serait à l’origine de la lenteur de la gestion des courriers
administratifs est vérifiée au vu des résultats obtenus. Cette hypothèse est donc
confirmé parce que les agents soutiennent que qu’au vu les charges débordante
du Secrétaire Exécutif qui n’a aucun adjoint direct pour l’aider, ce dernier
n’arrive pas à traiter à bonne date les courriers ce qui et met donc à rude
épreuve la patience des usagers qui commencent petitement à grogner.

Quant à l’hypothèse relative à la nomination du Secrétaire Exécutif qui

serait à l’origine de la lenteur des courriers administratifs à la Mairie de
Lokossa, il ressort que cette hypothèse aussi est vérifiée car selon les personnes
enquêtées, les charges très lourdes et complexes du Secrétaire Exécutif, les
courriers administratifs connaissent une lenteur.

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

SUGGESTIONS ET MISE EN OEUVRE

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

L’étude sur la question de la gestion des courriers administratifs à l’ère des

réformes dans le secteur de la décentralisation a été pour nous une occasion de
montrer l’importance et la pertinence de la réforme de nomination des Secrétaire
Exécutif dans les Mairies. Ainsi, cette réforme prône une gestion plus
approximable et plus raisonnable des ressources communales, une meilleure
planification des plans de développement des communes qui s’inscrit dans le
plan global de développement de l’état en place. Ceci, avec des personnes avec
des profils adéquats et pétries de compétences, d’expériences et savoir-faire.
Cependant, cette réforme étant à ses débuts, nous avons pu constater certaines de
ses limites au cours de sa mise en œuvre surtout à la Mairie de Lokossa bien que
le législateur dans la loi N°2021-14 du 20 décembre 2021 portant code de
l’administration territoriale en république du Bénin ait fixé de façon claire les
nouvelles attributions du secrétaire exécutif des Mairies et celle du Maire et que
le décret n°2022-322 du 1er juin 2022 ait aussi fixé les modalités de délégation
d’attributions du secrétaire exécutif et du maire. En effet, l’habitude demeurant
une seconde nature, certains attachements du Maire à des activités qui lui sont
très familières ou à cause d’une mauvaise interprétation de la loi en vigueur, des
conflits naissent et peuvent avoir des impacts négatifs direct ou indirect sur le
fonctionnement normal des activités au sein de la Mairie et surtout sur la gestion
des courriers administratifs. Il s’agira pour nous d’envisager des solutions allant
dans le sens d’une meilleure gestion des courriers administratifs à la Mairie de
lokossa pour une satisfaction sans faille des usagers. A cet effet, il faut :

 recruter du personnel au secrétariat administratif car le personnel existant

actuellement est très insuffisant. Ce recrutement pourra limiter la lenteur
du traitement des courriers avant leur affectation au Secrétaire Exécutif.

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ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

 en fonction des objectifs spécifiques existants, créé une grille d’atteinte de

ces objectifs accompagnée d’une grille de motivations (primes,
promotion, décernement de tableau de reconnaissance de mérite…) au
profit du personnel afin que le peu disponible se mette résolument au
travail pour un traitement plus rapide des courriers à convoyer au
Secrétaire Exécutif.
En effet, la rémunération est le premier facteur de motivation. C’est elle
qui assure la satisfaction des besoins de subsistance. Les motivations
financières sont efficaces pour motiver le personnel car elles poussent à
détecter et récompenser l’implication, en performance et les résultats des
employés les plus productifs.
 que le législateur pense à une relecture de la loi en vigueur pour y intégrer
un secrétaire exécutif adjoint portant les mêmes attributions ou presque
que le secrétaire exécutif, qui l’aide au quotidien dans ses actions et qui
peut le remplacer légalement et exécuter toutes ses tâches pour un
fonctionnement non discontinue de la Mairie en cas d’empêchement de ce
dernier.
 exhorter le Secrétaire Exécutif et le Maire au respect strict des
dispositions de la loi en vigueur portant attribution des fonctions de
chacun d’eux afin d’éviter tout conflit inutile qui pourrait émousser les
ardeurs du personnel administratif dans l’exercice de leurs fonctions tout
au moins avant les corrections à apporter à la loi pour soulager un tant soit
peu le Secrétaire Exécutif dans ses prérogatives.
 mettre au cœur des préoccupations et défis de la Mairie, la satisfaction des
usagers.
 installé dans des endroits stratégiques de la Mairie, des dispositifs de
collectes de données pour recueillir le degré de satisfaction ou non des
usagers en rapport avec les offres et services de la Mairie et enregistrer les

Réalisé et soutenus par AHOUNAKPO M. Solange et SANOU Nathalie 45

ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

suggestions et attentes de ces derniers pour une meilleure planification

des activités des directions et services déconcentrés de la Mairie mais
aussi, pour une meilleure planification du Secrétaire Exécutif par rapport
aux priorités.

CONCLUSION GENERALE

Réalisé et soutenus par AHOUNAKPO M. Solange et SANOU Nathalie 46

ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

L’espace précolonial de l’actuel Bénin dont le système monarchique était

fortement hiérarchisé et centralisé s’appuyant sur des ministres et des
gouverneurs provinciaux. Ils utilisaient comme instruments de contrôle les cités-
palais et les marchés (lieux de pouvoir, d’information politique, sociale et
culturelle). Dans le Sud, les rois intervenaient de manière active dans
l’économie, principalement par l’attribution de territoires et, pendant une
certaine période, la prise de captifs qui avaient un statut d’esclave.

Ultérieurement, un nouveau découpage territorial fut réalisé : la province

(ancien département) dirigé par un préfet parfois militaire, le district
(ancienne sous-préfecture) dirigée par un chef de district, la commune
(rurale et urbaine) dirigée par un Maire, le village représenté par un
délégué. Des conseils de village et de quartier qui élisaient leurs délégués
qui, à leur tour, élisaient le Maire de la commune.

Quoi qu’il en soit, on ne pouvait parler de décentralisation, au sens

propre du terme, dans la mesure où le vrai pouvoir décisionnel continuait
à appartenir au sommet (Comité central, Bureau politique). Le délégué
de village et le Maire avaient des rôles purement administratifs sans
portée politique. Le Bénin a donc fait plusieurs expériences en matière
d’administration publique et de décentralisation durant la période
précoloniale au cours de laquelle plusieurs royaumes se sont établis, puis
les implications de la colonisation et enfin l’indépendance. Ensuite, les

Réalisé et soutenus par AHOUNAKPO M. Solange et SANOU Nathalie 47

ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

changements politiques qui ont abouti aux réformes institutionnelles et

légales pour la mise en place de la décentralisation. La structuration de
l’Etat décentralisé introduit les communes (niveau unique des
collectivités territoriales). En effet, l’organisation, en février 1990, de la
Conférence nationale des forces vives de la Nation a décidé d’entamer
une réforme institutionnelle de décentralisation, intégrée dans le texte de
la nouvelle Constitution adoptée par référendum en décembre 1990 et
promulguée aussitôt après. Les intérêts multiples et contradictoires et les
enjeux politiques de la décentralisation étaient tels qu’une décennie de
travail difficile fut nécessaire aux gouvernements successifs pour mettre
en place cette réforme.
La gestion du processus de décentralisation rencontra de
nombreux obstacles, en raison surtout des points de vue divergents
notamment de peur de ne pouvoir maîtriser les enjeux politiques locaux.
L’élaboration des lois de décentralisation s’est faite parallèlement à la
restructuration des partis politiques. L’objectif fut de privilégier les
préoccupations relatives à la bonne gouvernance, à la démocratie locale
et à la lutte contre la corruption. Ils raisonnaient qu’il y aurait moins de
risques d’abus si les fonds étaient gérés au plus près des bénéficiaires.
La Constitution stipule que « les collectivités territoriales s’administrent
librement par des conseils élus et dans les conditions fixées par la loi » (articles
98 et 150 à 153). En janvier 1993, la réunion des Etats généraux de
l’administration territoriale a défini les principes directeurs de la nouvelle
organisation du territoire. Celle-ci s’est accompagnée de la mise en place, par le
ministre chargé de la décentralisation, d’un comité interministériel de suivi pour
élaborer les avant-projets des lois sur la décentralisation. Ces lois ne furent
adoptées par le gouvernement que 3 ans plus tard. Elles furent ensuite soumises
aux débats à l’Assemblée nationale et votées en première lecture entre août 1997

Réalisé et soutenus par AHOUNAKPO M. Solange et SANOU Nathalie 48

ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

et février 1998. Ensuite, ces lois firent la navette entre le parlement et la Cour
Constitutionnelle afin d’assurer leur conformité avec la Constitution, avant leur
promulgation par le Chef de l’Etat en 1999 et 2000. Trente-cinq textes
d’application furent ensuite élaborés et signés. En résumé, cette loi stipule :
- un seul niveau de décentralisation sur l’ensemble du pays : la commune;
- la libre administration des communes sous l’autorité du Maire, du conseil
communal. En effet, le Maire est le premier responsable de la commune, et le
chef de l’administration communale et de l’organe exécutif de la commune ;
- la tutelle administrative qui contrôle la légalité des actes des communes et
assure l’assistance et le conseil à la commune par le préfet ;
La décentralisation est effective au Bénin depuis les élections
communales suivies par l’installation des maires en 2003. Les attentes
exprimées concernant cette réforme institutionnelle sont considérables et vont
bien au-delà d’une simple réorganisation administrative du territoire. La
décentralisation vise la promotion de la démocratie locale, son renforcement et
son approfondissement. La participation des citoyens à la gestion des affaires
publiques devrait favoriser le développement à la base et son adaptation aux
réalités du terrain. Enfin, la décentralisation offre la possibilité de répondre au
profond besoin de la population en matière de justice sociale et d’équité et de
réduire la pauvreté par le partage des fruits de la croissance. Mises en place en
2003, à la suite des élections locales, 13 ans après la décision prise par la
Conférence nationale des forces vives de la Nation, les nouvelles communes
couvrent l’ensemble du pays selon le découpage préexistant.
Par ailleurs au cours de sa mise en application, cette réforme a soulevé de
nombreuses lacunes surtout sur le plan administratif en raison du fait que la
plupart des élus portés à la tête des mairies étaient juste des personnes
appréciées et aimées par la population et n’avaient aucune connaissance avérée
et aucune notion de la gestion des ressources humaines et de la gestion

Réalisé et soutenus par AHOUNAKPO M. Solange et SANOU Nathalie 49

ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

administrative. Ainsi, ils peinaient à élaborer un plan de développement

intéressant à court et à long terme de la commune qui répond aux aspirations
du peuple et qui s’intègre harmonieusement dans le plan de développement
mise en place par l’état. Les communes sont alors mal gérées, mal orientées et
s’installaient dans une mauvaise gouvernance sans précédent.
Pour corriger cela, une nouvelle loi, la loi N°2021-14 du 20 décembre
2021 portant code de l’administration territoriale en république du Bénin a
introduit la réforme de nomination des Secrétaire Exécutif qui confit la gestion
exécutive et administrative de la Mairie à ses derniers. Notons que le processus
de recrutement de ces Secrétaire Exécutif est très structuré et permet de mettre
des agents très compétents et dotés d’expériences et de connaissance dans
plusieurs domaines tels que la connaissance des procédures et des règles de
gestion d’une Mairie ; la connaissance de l’administration territoriale, de ces
acteurs, de ces défis ; la connaissance des problématiques de gouvernance
locale et de développement local ; la maitrise des textes relatifs à la
décentralisation ; la maîtrise des règles axées sur les résultats ; la connaissance
des techniques de communication et de négociation ; la connaissance des
techniques de prise de décision; la capacité de concevoir des outils stratégiques
de gestion et des méthodes de planification ; la capacité d’analyse, de
conception et de pilotage stratégique ; la capacité à travailler en équipe et à
coordonner ; la capacité à explorer des approches nouvelles de réaliser des
activités et de mettre en place des processus performants ; une bonne capacité
rédactionnelle ; une maîtrise de l’outil informatique ; un bon leadership ; une
capacité à atteindre des objectifs dans un environnement contraignant.
Par ailleurs que cette nouvelle réforme est très récente et montre déjà
quelques imperfections surtout sur le plan de la gestion des courriers
administratifs qu’il va falloir corriger à l’avenir.

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ANALYSE DE LA GESTION DES COURRIERS ADMINISTRATIFS A L’ERE DES REFORMES
DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

Grâce à cette étude, nous avons compris une fois de plus encore que la
décentralisation continue de faire son bout de chemin dans notre pays mais
aussi que le législateur reste attentif à son évolution et ne ménage aucun effort
pour sa perfection et son utilisation en tant qu’outil adéquat pour le
développement local et national. Cette nouvelle réforme, en application à la
Mairie de Lokossa bien qu’utile, montre quelques imperfections notamment
dans le domaine de la gestion des courriers administratifs et donc soulève le
problème d’insatisfaction des usagers de la Mairie.
Nos suggestions, loin de constituer une panacée, apporteront certainement
un plus pour une meilleure gestion des courriers administratifs à la Mairie de
Lokossa.
BIBLIOGRAPHIE

 Philip Langley, Alfred Mondjanagni, Boniface Fadé, Jean Eudes

Gbédo, Zoukainény B. Adamou, Moussiliou Alidou : les premiers
pas des communes au Bénin, sous l’édition de Gerard Baltissen et
Thea Hilhorst, 2006
 Oladé Okunlola Moise : La décentralisation et le développement
des territoires au Benin, édition l’harmattan, premier octobre 2003
 Gervais Muburankiko : la contribution de la décentralisation au
développement locale, exemple du Benin, collection études
Africaines
 Pierre-Yves le Meur : le Bénin rural face à la décentralisation,
IRD édition 2006
 [email protected]
 www.afrique.gouvernance.net
 Beninrevele.bj
 www.toupie.org
 www.gouv.bj/fonctions-mairies/se-retenus

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

 www.pseau.org

ANNEXES

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

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DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

ANNEXE 2 : QUESTIONNAIRE DE RECHERCHE

Madame/Monsieur, dans le cadre de la rédaction de notre mémoire en vue

de l’obtention de la licence professionnelle en secrétariat administratif, le choix
de notre thème porte sur ’’ analyse de la gestion des courriers administratifs à
l’ère des reformes dans le secteur de la décentralisation : cas de la Mairie de
Lokossa’’. Nous vous invitons à répondre dans l’anonymat à ce questionnaire.
Vos apports nous seront d’une grande utilité.
Nous vous remercions par avance de nous accorder quelques minutes de votre
précieux temps en répondant à nos questions.
1-Que représentez-vous au sein de la Mairie de Lokossa? (Agents de la Mairie et
Usagers).
Élus locaux Personnel administratif Usagers
2-Depuis quand êtes-vous en service à la Mairie de Lokossa? (réservé aux
agents de la Mairie) .
…………………………………………………………………

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

3-Avez-vous des connaissances sur la gestion des courriers administratifs à la

Mairie de Lokossa? (réservé aux agents de la Mairie).
OUI NON
4-Etes-vous satisfait du délai de traitement des courriers administratifs à la
Mairie de Lokossa? (réservé usagers uniquement).
OUI NON Indifférent
Si NON, Pourquoi?........................................................................................
…………………………………………………………………………………
5-Comment appréciez-vous la réforme de la nomination du Secrétaire Exécutif à
la Mairie de Lokossa? ? (Agents de la Mairie et Usagers).
Très satisfaisante satisfaisante
Peu satisfaisante indifférente
6- L’avènement du Secrétaire Exécutif crée-t-il selon-vous un quelconque
conflit d’intérêt? (réservé aux agents de la Mairie).
Entre le Secrétaire Exécutif et le Maire?
OUI NON

Si OUI,
lesquels? ..........................................................................................................
..........................................................................................................................
................
Entre le Secrétaire Exécutif et les services sous sa tutelle?
OUI NON
Si OUI, lesquels? .......................................................................................
………………………………………………………………………………….
7-Comment appréciez-vous le cahier de charge du Secrétaire Exécutif ? (Agents
de la Mairie et usagers).
Très contraignant contraignant
peu contraignant pas du tout contraignant

Expliquez votre choix……………………………………………………

…………………………………………………………………………..

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DANS LE SECTEUR DE LA DECENTRALISATION : CAS DE LA MAIRIE DE LOKOSSA

8-Comment appréciez-vous la gestion des courriers administratifs à l’ère des

Secrétaire Exécutif? (Agents de la Mairie et usagers).
Très rapide rapide lente
9-Pensez-vous que les charges du Secrétaire Exécutif peuvent impactées la
gestion des courriers administratifs? (Agents de la Mairie et usagers).
OUI NON
10- Avez-vous des propositions ou suggestions (perspectives) pour améliorer la
gestion des courriers administratifs à la mairie de lokossa? (Agents de la Mairie
et usagers).
OUI NON
Si OUI, exprimez-en quelques-unes…………………………………………….
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

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