Tehnik
fasilitasi/pendampingan
akreditasi puskesmas
TEHNIK
Get the add-in
FASILITASI
PENDAMPINGAN
Pokok bahasan
8 Prinsip dasar training dan fasilitasi
Apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan fasilitator
Mengapa perlu fasilitasi ?
Kemampuan yang perlu dimiliki oleh fasilitator
Proses fasilitasi
Coaching, Mentoring, Facilitation
Coaching:
What all of these types of coaching share, however, is their focus on a step-by-step
process to help clients achieve their goals, both immediate and long-term. At its most
basic level, coaching is a confidential service in which one individual provides help,
support and guidance to another in a formal, structured way.
Mentoring:
Mentoring is a one-to-one helping relationship in which one individual supports the
professional development of another. It is very similar to a coaching relationship and can
involve elements of coaching but the main emphasis is on the mentor using his/her
professional expertise and experience in a given area to support the development of the
less experienced client, or mentee.
Facilitation:
In the context of development, the facilitator is someone who is appointed to enable
others to learn, and facilitation is the process by which participants in a group setting
agree to be actively involved in their own learning. This is known as action learning.
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
1. Facilitate learning not teaching
2. Focus on performance (tujuan fasilitasi adalah untuk
peningkatan kinerja berdasarkan kajian kebutuhan dan
membantu proses belajar)
3. Focus on learning (kaitan konsep yang dipelajari dengan
pengalaman klien atau pengalaman fasilitator ttg topik yang
dibahas)
4. Be prepared (persiapan diri yang matang untuk
memerankan diri sebagai fasilitator: lesson plan,
presentation, facilitating and technical skills)
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
5. Deliver effectively (gunakan metoda fasilitasi yang tepat)
6. Get learners involved: peran serta klien adalah mutlak dalam fasilitasi
pembelajaran yang dapat dilakukan misalnya melalui: dinamika kelompok,
learning contract, ajukan pertanyaan, small group exercise, demonstrasi.
7. Give and Get feedback (mintalah umpan balik): ingat bahwa fasilitator juga
mengalami proses pembelajaran ketika melakukan fasilitasi: belajar dari yang
difasilitasi.
8. Improve continuously (tingkatkan skill sebagai fasilitator: presentation skills,
managerial skills, technical skills, professional skills, communication skills, etc)
Fasilitasi dan fasilitator
Mengenal apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan
fasilitator
Fasilitasi adalah proses membuat orang lain (dalam
kelompok) agar mudah untuk melakukan sesuatu
Fasilitasi adalah proses pembimbingan (yang dilakukan
dengan sadar/conscious) terhadap kelompok/organisasi
untuk mencapai keberhasilan dalam melaksanakan tugas
melalui fungsi sebagai kelompok (Braakman, Lydia:
The art of building training capacities, 2002)
Fasilitasi adalah suatu proses untuk mendukung
terjadinya komunikasi dalam kelompok melalui tehnik
komunikasi yang akan membantu kelompok untuk
mencapai serangkaian sasaran bersama (Gerster, Nov
2006).
Facilitator
Fasilitator adalah orang yang mampu melakukan fasilitasi, membuat orang lain
(dalam kelompok) mudah untuk melakukan sesuatu dengan menyediakan
dukungan atau membantu untuk memperoleh dukungan yang dibutuhkan dlm
mengerjakan sesuatu
Fasilitator
bukan instruktur dan bukan
dosen/pengajar, (he is not an expert familiar with the “essentials”)
Fasilitatorharus mempunyai jiwa
kepemimpinan: good leader is not good in
leading but good in serving (Peter Drucker,
2005), but (s)he is not the boss
Facilitator roles (Roger, 1996)
Perform leadership but not as a boss
Teacher: transfer of knowledge, skills, ability tetapi tidak menggurui
Member of the group: bukan outsider
Audience: mendengar dan memberi feed-back (communication specialist)
Facilitator roles (Gerster, 2006)
Create a favorable working atmosphere
Intiating (group) work
Steering and monitoring group dynamics
Apa tujuan fasilitasi
Fasilitasi terhadap pembelajaran individu/kelompok:
Membantu orang lain/kelompok untuk meningkatkan
Pengetahuan, Sikap, dan Kemampuan
Membantu orang/kelompok agar mampu meningkatkan
kinerja individu/kelompok
Membantu orang/kelompok untuk belajar
Fasilitasi terhadap sistem organisasi/pelayanan:
Mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan memfasilitasi
perbaikan/perubahan sistem
Membantu organisasi agar berkinerja tinggi
Membantu kelancaran dan keberhasilan proses pembelajaran
dalam organisasi agar berkinerja lebih baik ?
Mengapa fasilitator dibutuhkan ?
Terhadap individu karyawan:
Mempercepat proses pembelajaran
Meningkatkan efektifitas kinerja
Membantu menyediakan sarana dan prasarana pedukung proses pembelajaran dan pemahaman terhadap
sesuatu
Membantu membangun komitmen dalam kerja tim
Membantu dalam proses pemecahan masalah
Membantu dalam melakukan monitoring dan evaluasi
Memberikan dukungan dalam peningkatan mutu pelayanan dan kinerja
Menjadi tempat untuk berkonsultasi
Terhadap perubahan sistem dalam organisasi
Membantu mempercepat perubahan dalam organisasi
Membantu mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan memfasilitasi proses perubahan atau disain
ulang
Adanya perubahan peraturan, kebijakan pemerintah dalam pembangunan kesehatan:
Membantu memperkuat Dinas Kesehatan dalam pembangunan kesehatan baik dalam perumusan
kebijakan, pelaksanaan kebijakan, maupun dalam menyediakan pelayanan kesehatan
Basic competency dari facilitator
(Gerster, 2006)
(Facilitating) Methodological
competency
Personal competency
Attitude dan skills yang harus dimiliki oleh fasilitator yang
efektif
(Sumber: Lydia Braakman & Karen Edwards, RECOFTC, 2001)
Dilaksanakan sebelum survei pendahuluan (3-day training program):
Foundation: Basic attitude (1 hari):
Openess
Sensitivity
Empathy
Interest
First floor: Personal communication skills (2 hari):
Observing and listening
Asking and answering questions
Probing
Paraphrasing
Encouraging dialogue
Tehnik advokasi
Dilaksanakan sebelum koordinisasi awal (3-day training program):
Second floor: group centered skills (3 hari):
Trust and confidence building
Provide and receive feedback
Encourage full participation
Building group dynamics and teamwork
Monitoring group roles and stages
Promoting mutual understanding
Fostering inclusive solutions
Support problem and conflict solving
Dilaksanakan pada saat penyusunan plan of action dan persiapan implementasi (2-day training
program):
Third floor: Action centered skills (2 hari):
Assist in realistic agenda setting
Encourage reflection
Support analysis and adaptive action
Support action planning
Support self monitoring and evaluation
Faktor-faktor organisasi yang berkait dengan
kebutuhan pelatihan/fasilitasi
Perubahan regulasi dan peraturan
Perumusan kebijakan/peraturan
Perubahan organisasi
Penerapan tehnologi, sistem, prosedur yang baru
Kebutuhan untuk peningkatan kinerja
Pemecahan masalah
Membuka pasar baru/bisnis baru
Problem keselamatan kerja
Promosi
Karyawan baru
Strategi fasilitasi
Participatory learning: belajar dengan
keterlibatan penuh peserta, group dynamics
Practical learning: belajar tentang hal-hal yang
bersifat praktikal sesuai yang dibutuhkan Pusing
Action learning: belajar melalui proses: konsep amat
diwujudkan dalam action (kegiatan) kemudian jadi
dievaluasi (refleksi thd apa yang dipelajari dari fasilitator,
apa yang dilakukan: lesson learnt), hasil
evaluasi (refleksi) digunakan untuk melakukan niyee
perbaikan, dan seterusnya
Use of appropriate technology
Lifelong learning: melalui pengalaman
memfasilitasi dan membaca
Mempersiapkan fasilitasi melalui suatu pelatihan
Metoda penyampaian: dalam kelas, belajar mandiri, kalakarya/memfasilitasi proses belajar
dalam organisasi, mentoring
Memilih tehnik fasilitasi: presentasi/paparan, diskusi, dialog, konsultasi, demonstrasi,
simulasi, games/permainan, dsb
Memilih media: papan tulis, flipchart, OHP, video, LCD, simulator, konsultasi jarak jauh,
dsb
Memilih metoda evaluasi: verbal, written, performance test/ujian
Memilih fasilitator yang tepat dan narasumber yang diperlukan
Memilih peserta
Menyiapkan alat bantu untuk mendukung proses fasilitasi
Penugasan / exercise:
latihan yang sering adalah icebreaker, climate setting, team building, leadership, problem
solving,
Bentuk exercise: instrumen, case studies, roleplays, games, simulasi, group discussion,
seminar, praktek kerja, demonstrasi, outdoor program, assessment centers
Learning materials dan informasi pendukung yg dibutuhkan
Tempat dan logistik
Pengorganisasian suatu proses fasilitasi
Mulai dengan tujuan pembelajaran/fasilitasi:
Susun tujuan sesuai dengan pentahapan logis
Pengelompokan tujuan yang kemudian dikembangkan dalam beberapa modul
Pengorganisasian session, gambarkan dalam storyboard
Tentukan pembagian waktu untuk tiap modul/session
Kaji ulang dan lakukan penyesuaian
Lakukan micro-training/facilitation session diantara para fasilitator
Get ready and…..Laksanakan pelatihan sesuai dengan rencana
Kemampuan memfasilitasi dalam suatu session
Kemampuan komunikasi dan penampilan fisik:
komunikasi verbal, tertulis, nonverbal: posture,
gesture, movement, facial expression, tata rambut,
make-up, wardrobe, sepatu
Kemampuan presentasi yang efektif
Kesabaran dan mampu menahan diri
Perlu diperhatikan: yang kita fasilitasi adalah orang
yang lebih memahami sistem dimana ia bekerja
termasuk tata nilai dan budaya yang berlaku
Posture: berdiri dengan kaki terbuka selebar bahu
Gesture: jangan seperti robot, jangan memasukkan tangan
dalam saku, jangan melipat lengan di depan, jangan
menunjuk dengan satu jari
Movement: jangan seperti patung, tetapi juga jangan
terlalu banyak bergerak
Ekspresi muka: senyum dengan bibir dan mata
Respons thd situasi pembelajaran
Non-learning respons (reaksi yg menunjukkan tidak adanya proses belajar):
presumpsion (menganggap tdk bermanfaat): I have done this before, I have no need to learn
non-consideration (mengabaikan): I am too busy or too fearful to respond to a learning situation (“emangnya gua
pikirin”)
rejection: menolak
Non-reflective respons (tidak menunjukkan adanya proses refleksi):
pre-conscious: tidak menyadari kalau belajar sesuatu
skills: mencontoh suatu perilaku tertentu (imitation), role modeling: mencontoh perilaku orang yang diidolakan
(behavior approach)
memorisation: sebatas belajar dengan menghafalkan
Reflective learning:
contemplation: belajar dari perenungan, tetapi tidak selalu ditunjukkan dalam aksi
experimentation learning: melakukan eksperiment dg hipotesis-eksperimentasi
reflective skills: problem solving
Komunikasi nonverbal dan verbal untuk
menumbuhkan partisipasi
Nonverbal:
Eye contact
Head nodding
Posture
Body movement
Smile
Verbal:
Praise or encourage
Accept or use ideas
Accept feeling
Contoh beberapa skills
yang dibutuhkan
Merespons pertanyaan
Memahami mengapa orang bertanya:
Untuk memperoleh informasi tambahan atau penjelasan
Memberi impresi kepada orang lain
Mencobai fasilitator
Membantu fasilitator
Memperpanjang waktu
Bagaimana menangani pertanyaan:
Tetapkan aturan main dalam tanya jawab
Ulangi pertanyaan yang diajukan
Eye contact
Pilih kata-kata yang tepat
Tunjukkan respek
Memberikan respons terhadap apa yang ditanyakan
Cover all parts of the room
Don’t bluff
Things not to say:
That is a good question vs thas is an interesting question, I am glad you asked that question
Does that answer your question vs what other question do you have, would you like me to go into more
detail
Practical Preceptorship
Skill development Mentorship
Coaching
System Facilitator/
development Konsultan
System design
Organizational Facilitator/
development Konsultan
Organizational
design
Organizational
policy & strategy
Pengembangan Konsultan
sistem regulasi Narasumber
Advocacy
Negotiation
Contoh: langkah-langkah pendampingan
akreditasi puskesmas
Workshop akreditasi
Penetapan Penanggung jawab mutu dan pembentukan tim manajemen mutu puskesmas dan keselamatan pasien (penanggung jawab, sekretaris, tim mutu manajerial,
tim mutu UKM, tim mutu UKP/klinis)
Pelatihan standar dan instrument akreditasi
Kajian awal
Pendampingan 5 – 8 kali:
Penyusunan kebijakan
Penyusunan pedoman/manual mutu
Penyusunan pedoman pelayanan UKM/UKP
Penyusunan program-program dan kerangka acuan
Penyusunan prosedur mutu
Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
Pelatihan auditor internal
Pelaksanaan audit
Tindakan perbaikan pasca audit
Rapat tinjauan manajemen
Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen
Kajian pra survey akreditasi
Perbaikan
Permohonan survey akreditasi
SPM
Pemahaman thd SPM, Fasilitator/
indikator, Konsultan
Menetapan threshold tiap
unit kerja
Penyusunan rencana
pencapaian spm tiap unit
Penyusunan SPM Facilitator/
organisasi (kompilasi) Konsultan
Penyusunan rencana
organisasi untuk
mencapai SPM
Penyusunan draft Konsultan
keputusan kepala daerah Narasumber
ttg spm rs
Advokasi untuk
pengesahan keputusan
kepala daerah
Contoh: Langkah-langkah untuk
pendampingan penyusunan spm
Seminar ttg SPM Konsultan teknis dan narasumber
Pembentukan tim kerja penyusunan spm Konsultan teknis dan narasumber
Kajian terhadap sistem informasi dan
ketersediaan data serta indikator Konsultan teknis
Pelatihan penyusunan SPM
Penyusunan spm Konsultan teknis dan narasumber
Workshop hasil penyusunan spm Konsultan teknis
Perbaikan Konsultan teknis dan narasumber
Penyusunan draft keputusan kepala
daerah
Konsultan teknis
Advokasi ke pemerintah daerah
Konsultan teknis
Pengesahan spm
Narasumber
Contoh: langkah-langkah pendampingan
ISO 9001:2000
Seminar ttg ISO 9001:2000 Konsultan teknis dan narasumber
Penunjukan QMR dan pembentukan steering committee Arahan dari narasumber
Pelatihan ISO 9001:2000 Konsultan teknis dan narasumber
Kajian awal
Konsultan teknis
Pendampingan 5 – 8 kali:
Penyusunan manual mutu
Konsultan teknis
Penyusunan prosedur mutu
Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
Pelatihan auditor internal Konsultan teknis dan narasumber
Pelaksanaan audit
Konsultan teknis
Tindakan perbaikan pasca audit
Konsultan teknis dan narasumber
Rapat tinjauan manajemen
Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen
Narasumber
Audit konsultan Konsultan teknis
Preassessment audit Konsultan teknis
Perbaikan pasca preassessment audit Konsultan teknis
Audit sertifikasi Konsultan teknis
Konsultan teknis dan narasumber
Terima kasih
