Модуль 13. Лекция 53-54. Управление закупками проекта
0 likes250 views
Документ посвящен управлению закупками в проектах, охватывающему процессы от планирования до закрытия закупок. Он описывает важность договоров, входы и выходы каждого этапа, а также методы оценки предложений и контроля за исполнением контрактов. Основное внимание уделяется управлению рисками, необходимыми документами и процессами взаимодействия с поставщиками.
Модуль 13. Лекция 53-54. Управление закупками проекта
- 2. Лекция 53-54 Управление закупками проекта ● Планирование управления закупками ● Входы ● Инструменты ● Выходы ● Проведение закупок ● Входы ● Инструменты ● Выходы ● Контроль закупок ● Входы ● Инструменты ● Выходы ● Закрытие закупок
- 3. Что такое управление закупками? ● Управление закупками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения необходимых для осуществления проекта продуктов, услуг или результатов вне команды проекта. Организация может выступать в роли как покупателя, так и продавца продуктов, услуг или результатов проекта. ● Процессы управления закупками проекта включают в себя работу с соглашениями, в том числе договорами, которые являются юридическими документами, регулирующими правовые отношения между покупателем и продавцом. ● Договор —это обоюдное соглашение, обязывающее продавца предоставить покупателю нечто, имеющее ценность,а покупателя — предоставить продавцу денежную или иную компенсацию. Может быть простым либо сложным.
- 4. Что такое управление закупками? ● Различные действия, осуществляемые в ходе процессов управления закупками проекта, образуют жизненный цикл соглашения. Активное управление жизненным циклом соглашения и тщательно выверенные формулировки положений и условий закупки позволяют разделить с продавцом или передать ему некоторые поддающиеся определению риски проекта. Заключение соглашения на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности за управление или разделения потенциальных рисков. ● Сложный проект может предполагать одновременное или последовательное управление несколькими договорами или договорами субподряда. В таких случаях жизненный цикл каждого договора может закончиться во время любой из фаз жизненного цикла проекта.
- 5. Планирование управление закупками. ● Планирование управления закупками — процесс документирования решений по проекту в отношении закупок, установления подхода и определения потенциальных продавцов. В процессе планирования управления закупками определяется, какие потребности проекта можно и нужно удовлетворить путем закупок продуктов, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, в отличие от тех потребностей, которые можно удовлетворить силами команды проекта. ● В случае приобретения необходимых для исполнения проекта продуктов, услуг или результатов у сторонних организаций, все процессы от планирования управления закупками до закрытия закупок выполняются для каждого предмета приобретения.
- 6. Планирование управление закупками. ● Также предусматривает оценку потенциальных продавцов, особенно если покупатель хочет использовать определенную степень влияния на решения по приобретению или контроля над ними. ● Уделяйте внимание тому, кто именно отвечает за получение или обладание необходимыми разрешениями и лицензиями на осуществление той или иной профессиональной деятельности, которые могут потребоваться при выполнении проекта в соответствии с требованиями законодательства, нормативными актами либо политикой организации. ● Требования расписания проекта могут оказывать существенное влияние на стратегию во время планирования управления закупками. ● Включает также в себя оценку рисков, связанных с каждым анализом «производить или покупать», а также анализ типа договора, который планируется заключить с целью избегания или снижения рисков или, в некоторых случаях, их передачи продавцу.
- 7. Планирование управления закупками: входы ● План управления проектом, который включает в себя: описание содержание проекта, ИСР, словарь ИСР ● Документы по требованиям ● Реестр рисков ● Требование к ресурсам операций ● Расписание проекта ● Оценка стоимости операции ● Реестр заинтересованных сторон ● Факторы среды предприятия ● Активы процессов организации ● Формальные политики, процедуры и руководящие указания в сфере закупок. ● Системы управления, которые учитываются при разработке плана управления закупками ● Разработанную многоуровневую систему поставщиков
- 8. Планирование управления закупками: договора Контракт Угрозы Что делать? Fixed Price • Обман или провал при выполнение работ ( провал качества) • Попытка внести изменения в контракт (повысить стоимость) Быть готовым! Time & Material • Затягивание сроков • Раздувание затрат • Конкретизировать задачи • Инструктировать и проверять каждый день. Cost Reimbursable • Завышение потраченных ресурсов • Подмена ресурсов • Неэффективность работ • Попытка выставить счет на то, о чем не было • Четкая,прозрачная система отслеживания затрат • Аудит каждого счета • Часто переоценивать стоимость проекта
- 9. Планирование управления закупками: инструменты и методы ● Анализ «производить или покупать»-это метод из области общего менеджмента, используемый для определения того, лучше ли произвести определенный продукт или услугу силами команды проекта или их необходимо приобретать на стороне. ● На решение может влиять ограничения бюджета. ● Необходимо учитывать все затраты (прямые и косвенные) ● Покупатель должен рассмотреть имеющиеся типы договоров. ● Уровень разделения риска между покупателем и продавцом определяет надлежащий тип договора, тогда как определенные положения и условия договора формализуют степень риска, принимаемую покупателем и продавцом.
- 10. Планирование управления закупками: инструменты и методы ● Экспертная оценка ● может использоваться для разработки или изменения критериев оценки предложений продавцов ● включает деловую и техническую оценку ● Исследование рынка- включает в себя изучение отрасли и конкретных возможностей поставщиков. Группа по закупкам уточняет цели закупок для эффективного использовании информации, собранной на конференциях, в результате обзора сети Интернет и из различных источников для определения возможностей рынка ● Совещания- с потенциальными участниками тендера с целью обмена информацией.
- 11. Планирование управления закупками: выходы ● План управление закупками ● Задание на закупку- дается описание предмета приобретения со степенью детализации, достаточной для того, чтобы потенциальные продавцы могли определить, имеют ли они возможность предоставить данные продукты, услуги или результаты ● Закупочная документация ● Критерии выбора поставщиков ● Решения “производить или покупать” ● Запросы на изменения ● Обновление документов проекта
- 12. Проведение закупок ● Проведение закупок — процесс получения ответов от продавцов, выбора продавца и заключения договора. ● В ходе процесса проведения закупок команда получает заявки или предложения и применяет заранее определенные критерии для выбора одного или нескольких продавцов, приемлемых и квалифицированных для выполнения работы. ● На основе предварительного предложения может быть составлен краткий список квалифицированных продавцов. ● Далее проводится более детальная оценка на основе документа с более конкретными и полными требованиями, запрошенного у продавцов из краткого списка
- 13. Проведение закупок- входы ● План управления закупками ● Закупочная документация ● Критерии выбора поставщика ● Предложения продавцов ● Документы проекта ● Решения “Производить или покупать” ● Задания на закупку( включает, спецификации, необходимое количество, уровни качества, данные об исполнении, период исполнения, место проведения работ) ● Активны процессов организации
- 14. Проведение закупок- инструменты ● Конференции участников тендера - представляют собой встречи покупателя со всеми потенциальными продавцами, предшествующие предоставлению заявок или предложений. Для соблюдения принципа честности покупатели должны обязательно обеспечить условия, при которых все потенциальные продавцы могут выслушать все вопросы каждого отдельного потенциального продавца и все ответы покупателя. Обычно непредвзятость обеспечивается путем использования таких методов, как сбор вопросов от участников тендера или организация выездов на место проведения работ до проведения конференции участников тендера. Ответы на вопросы могут быть внесены в закупочную документацию в качестве поправок
- 15. Проведение закупок- инструменты ● Методы оценки предложения- при осуществлении сложных закупок, в которых выбор поставщика основывается на ответах продавцов на предварительно определенные взвешенные критерии, формальный процесс проведения оценок определяется политиками проведения закупок, принятыми покупателем ● Независимые оценки- в отношении многих приобретаемых товаров закупающая организация может по выбору либо подготовить свою собственную оценку, которая будет служить в качестве эталона для оценки предложенных ответов, либо обратиться за оценкой стоимости к стороннему профессиональному оценщику.
- 16. Проведение закупок- инструменты ● Экспертная оценка- предложения могут оцениваться многопрофильной командой экспертов, обладающих опытом в каждой из областей, затрагиваемых в закупочной документации и в предлагаемом договоре. ● Рекламирование- перечень потенциальных продавцов зачастую может быть расширен путем размещения рекламных объявлений в средствах массовой информации, таких как выбранные газеты или специализированные отраслевые издания. Некоторые организации используют онлайн-ресурсы для объявления конкурса среди поставщиков. На некоторые предметы закупки распространяются специальные требования действующего законодательства, предусматривающие их рекламирование в средствах массовой информации в качестве обязательной меры.
- 17. Проведение закупок- инструменты ● Аналитические методы- Для удовлетворения потребности они могут помочь организациям оценить готовность поставщика обеспечить необходимое конечное состояние, определить ожидаемую стоимость для разработки бюджета, и избежать перерасхода средств в связи с изменениями. Изучая показатели исполнения в прошлом, команды могут выявить области, связанные с большим риском, которые требуют тщательного мониторинга для обеспечения успеха проекта. ● Переговоры по закупкам- в ходе переговоров по закупкам уточняется структура, требования и прочие условия покупок с целью достижения соглашения, устраивающего обе стороны до подписания договора. Окончательный текст договора отражает все достигнутые соглашения. В тексте договора оговариваются ответственность, полномочия на внесение изменений, соответствующие условия и применимое право, технические и управленческие подходы, права собственности, финансирование договора, технические решения, общее расписание, платежи и цена.
- 18. Проведение закупок- выходы ● Выбранные продавцы- это те продавцы, которые были признаны конкурентоспособными по результатам оценки предложения или заявки и с которыми были проведены переговоры по поводу проекта договора, который станет фактическим договором после его заключения ● Соглашения- содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить ● Ресурсные календари- Документируется количество и доступность ресурсов, предусмотренных договором, а также даты, когда каждый отдельный ресурс или группа ресурсов может использоваться, а когда нет. ● Запросы на изменения ● Обновление плана управления проектом ● Обновление документов проекта
- 19. Контроль закупок ● Контроль закупок — процесс управления отношениями с поставщиками, мониторинга исполнения договоров, и, при необходимости, внесения в договора изменений и корректив ● Включает в себя применение соответствующих процессов управления проектом к договорным отношениям и интеграцию выходов данных процессов в общее управление проектом: ● Руководство и управление работами проекта ● Контроль качества ● Интегрированный контроль изменений ● Контроль рисков ● Процесс контроля закупок предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил условия договора, и, при необходимости, разработку корректирующих воздействий ● В текст соглашения в любое время вплоть до закрытия договора могут быть внесены поправки по взаимному согласию сторон в соответствии с условиями изменений, предусмотренными соглашением. Подобные поправки обычно оформляются в письменном виде.
- 20. Контроль закупок- входы ● Планы управления проектом ● Закупочная документация ● Соглашения ● Одобренные запросы на изменения ● Отчеты об исполнении работ ● Техническую документацию. Разработанная продавцом техническая документация и другая информация о поставляемых результатах предоставляется в соответствии с условиями договора. ● Информацию об исполнении работ. В отчетах продавца об исполнении указывается, какие поставляемые результаты уже завершены, а какие — еще нет. ● Данные об исполнении работ- включают в себя ● степень соответствия стандартам качества, ● понесенные или учтенные затраты ● сведения о том, какие счета продавца были оплачены. Все данные собираются в рамках исполнения проекта.
- 21. Контроль закупок- инструменты ● Система контроля изменений договоров- определяет процесс внесения изменений в закупку. Включает в себя документацию, системы отслеживания, процедуры разрешения споров и уровни одобрения, необходимые для авторизации изменений. ● Анализ исполнения закупок - представляет собой структурированный анализ прогресса продавца в поставке содержания проекта и обеспечении качества в пределах стоимости и согласно расписанию относительно договора. Целью анализа исполнения является определение, насколько успешно или неуспешно происходит исполнение работ, каков прогресс выполнения работ по отношению к заданию на закупку и обнаружение несоответствий с положениями договора, которые позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен продавец выполнить данную работу
- 22. Контроль закупок- инструменты ● Инспекции и аудиты- проводятся по требованию покупателя, при этом продавец оказывает необходимое содействие на основании положений договора на закупку ● Отчетность об исполнении- проводится оценка соответствия данных и отчетов об исполнении работ, предоставляемых продавцами, требованиям соглашения. Информация об исполнении работ, полученная по результатам данной оценки, затем включается в надлежащие отчеты ● Системы оплаты - платежи продавцу, как правило, осуществляются через систему оплаты счетов покупателя, после подтверждения удовлетворительного выполнения работы уполномоченным лицом из команды проекта. Все платежи должны проводиться и документироваться в строгом соответствии с условиями договора
- 23. Контроль закупок- инструменты ● Администрирование претензий- спорные изменения и потенциальные конструктивные изменения — это запрошенные изменения, в отношении которых покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о компенсации за изменение, либо не могут прийти к соглашению, что изменение имело место. Претензии подлежат документированию, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего жизненного цикла договора. Если стороны не могут сами договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные договором альтернативные методы разрешения споров. Урегулирование всех претензий и споров путем переговоров является предпочтительным методом. ● Система управления записями- используется руководителем проекта для управления закупочной документацией и записями, связанными с договором. Включает в себя особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, которые являются частью информационной системы управления проектом. Содержит архив с возможностью доступа к договорной документации и корреспонденции.
- 24. Контроль закупок- выходы ● Информация об исполнении работ- является основой для выявления текущих или потенциальных проблем, которые позже станут причиной претензий или новых закупок. Включает в себя отчеты о соответствии договорам, которые помогают закупающей организации отслеживать определенные поставляемые результаты, ожидаемые и полученные от поставщиков. ● Запросы на изменения- Запрошенные, но не разрешенные изменения могут включать в себя предоставленные покупателем указания либо предпринятые продавцом действия, которые другая сторона считает конструктивными изменениями договора. Поскольку любое из данных конструктивных изменений может быть оспорено одной из сторон, что может привести к возникновению претензии к другой стороне, каждое такое изменение определяется по отдельности и документируется в корреспонденции проекта. ● Обновления плана управления проектом ● Обновления документов проекта ● Обновление активов процессов организации ● Корреспонденция ● Расписания и запросы платежей ● Документация по оценке исполнения договора продавцом
- 25. Закрытия закупок ● Закрытие закупок — процесс завершения каждой закупки проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в документировании соглашений и соответствующей документации для будущего использования ● Включает в себя такие административные действия, как полное урегулирование открытых претензий, обновление записей для отражения окончательных результатов и архивирование такой информации для будущего использования ● При закрытии закупок рассматривается каждый договор, имеющий отношение к проекту или фазе проекта. В проектах, состоящих из нескольких фаз, условия договора могут применяться только к определенной фазе проекта ● Неразрешенные претензии могут передаваться для судебного рассмотрения после закрытия ● Досрочное прекращение действия договора является особым случаем закрытия закупки, который может быть вызван взаимным согласием обеих сторон, невыполнением обязательств одной из сторон или в интересах покупателя, если таковое предусмотрено в договоре. Права и ответственность сторон в случае досрочного прекращения действия договора содержатся в условиях прекращения действия договора
- 26. Закрытия закупок- входы ● План управления проектом- включает в себя план управления закупками, в котором предоставлены данные и руководящие указания для закрытия закупок. ● Закупочная документация- в целях закрытия договора осуществляется сбор, индексирование и архивирование всей закупочной документации. Информация об исполнении расписания, содержания, качества и стоимости договора, а также вся документация по изменениям договора, записи о проведенных платежах и результаты инспекций заносятся в каталог. Данная информация может использоваться в качестве информации об извлеченных уроках и основы для оценки подрядчиков для будущих договоров.
- 27. Закрытия закупок- инструменты ● Аудиты закупок- является структурированным анализом процесса закупок, начиная с процесса планирования управления закупками и заканчивая контролем закупок. Целью аудита закупок является определение успехов и неудач, заслуживающих рассмотрения при подготовке или администрировании других договоров на закупку в рамках проекта или других проектов в исполняющей организации. ● Переговоры по закупкам- во всех закупочных взаимоотношениях окончательное справедливое урегулирование всех неразрешенных проблем, претензий и споров путем переговоров является основной целью ● Системы управления записями- используется руководителем проекта для управления закупочной документацией и записями по договору. Документация и корреспонденция по договору архивируется в рамках системы управления записями, как часть процесса закрытия закупок.
- 28. Закрытия закупок- выходы ● Закрытие закупки- покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора закупок, направляет продавцу формальное письменное извещение о завершении договора. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях договора и включаются в план управления закупками. ● Обновление активов процессов организации ● Архив закупок- полный пакет проиндексированных договорных документов, в том числе закрытый договор, подготавливается и включается в окончательный архив проекта. ● Приемку поставляемых результатов- может потребоваться сохранение организацией документации о формальной приемке результатов, поставляемых продавцом. ● Документацию по извлеченным урокам- извлеченные уроки, накопленный опыт и рекомендации по усовершенствованию процессов должны быть разработаны для архива проекта в целях совершенствования будущих закупок.