Abstract image of a woman sitting on books and studying on a laptop

مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21

Download as PPTX, PDF
A
Abo Rofayda

تناقش الوثيقة مهارات السكرتارية الحديثة في القرن 12، مع التركيز على تطوير المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها السكرتير ومدير المكتب الفعال. تتضمن الوثيقة أهداف البرنامج وتوقعات المشاركين حول المهارات المعاصرة اللازمة لأداء مهام السكرتارية بكفاءة. كما تسلط الضوء على المقومات الشخصية والعملية التي تساهم في نجاح السكرتير.

1 of 159
Downloaded 1,783 times
1
2
Most read
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
Most read
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
Most read
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
‫مهارات السكرتارية احلديثة‬ ‫ىف القرن 12‬ ‫1‬
‫توقعاتك من الربنامج‬ ‫حدد ثالث ( أهداف / مهارات / نقاط حتسني) تود أن حتصل‬ ‫عليها بنهاية الربنامج :‬ ‫............................................................................................‬ ‫............................................................................................‬ ‫............................................................................................‬ ‫2‬
‫هدف الربنامج:‬ ‫إكس ااامل ارك ا كني اره ااارات لارم ااارف الال م ااة ال ا‬ ‫اار‬ ‫متكاانهم مااق القياااا باعساااري السااكات لمااديا اركتا‬ ‫بارفاهيم لالطاق احلديثة بكفاءة لفاعلية.‬ ‫3‬
‫كني :‬ ‫توقعات املشار‬ ‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬ ‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬ ‫3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .‬ ‫4. تطوير مهارات السكرتارية .‬ ‫4‬
‫حماور الربنامج:‬ ‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬ ‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬ ‫1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .‬ ‫2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .‬ ‫3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.‬ ‫•‬ ‫5‬ ‫(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )‬
‫حماور الربنامج:‬ ‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬ ‫2. مهارات التمامل مع الاؤساء لالزمالء لالزلار‬ ‫3. ارهارات ارتال مة للسكات‬ ‫4. التمامل مع ضغوط المسل‬ ‫5. التمامل مع ارككالت‬ ‫6. كيف تكت تقايااً ناجحاً؟‬ ‫6‬
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫مديا اركت الناجح هو الذي يقوا باداء ما ال يقل‬ ‫عق ......مق المسل اليومي لائيسه.‬ ‫7‬
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫لراء كل مااديااا ناج ا ااح س ا ااكات ناجح‬ ‫8‬
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ If you want to be a successful secretary, you must have personal qualities and skills or have the ability to acquire them. 9
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫السكاتارية هي «ارنطقة الما لة» بني ارديا لموظفيه مق‬ ‫جهة، لبني ارديا لمااجميه «اخلارجيني» مق جهة أخاى.‬ ‫01‬
‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫السكاتارية القل النابض بارنظسة‬ ‫11‬
‫علق‬ ‫21‬
‫مفهوم السكرتارية‬ ‫ه ا ااي سوع ا ااة م ا ااق اره ا اااا الا ا ا يتم ا ااني القي ا اااا هب ا ااا‬ ‫رساعدة ارديا على حتقيق أهداف ارؤسسة .‬ ‫31‬
‫مفهوم السكرتارية‬ ‫هااي الوحاادة التنظيسيااة التابمااة راادياي ا دارات تس اند إليهااا‬ ‫مهسة :‬ ‫حتايا ااا ارااسا ااالت لإعا ااداد التقا اااريا لمما ا ااة الربيا ااد ال ا اوارد‬ ‫لالصادر لتنظيم أرشيف اركت لغ ذلك.‬ ‫اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة االجنليزية (‬ ‫)‪SECRETARY‬واملشتقة من كلمة )‪ ( SECRET‬أي سر...‬ ‫41‬
‫تعريف السكرتري :‬ ‫تمايف مجمية السكات يق احملرتفني الدللية للسكات :‬ ‫" مساعد إداري يتقق مهارات إدارية ليظها القدرة على‬ ‫حتسل ارسؤللية دلن إشااف مباشا، ليتستع بالقدرة على‬ ‫التصاف لاربادرة ليتخذ قاارات يف حدلد الصالحيات‬ ‫ارسنوحة له".‬ ‫51‬
‫تعريف السكرتري :‬ ‫هو اروظف الذي يقوا مبساعدة رئيسه يف‬ ‫حفظ أسااره لتاتي أعساله لتسجيل مملوماته‬ ‫لتنظيم لقته بككل دقيق بسهولة ليسا.‬ ‫61‬
‫أنواع السكرتارية‬ ‫متخصصة‬ ‫71‬ ‫خاصة‬ ‫عامة‬
‫السكاتارية المامة‬ ‫السكاتارية اخلاصة‬ ‫السكاتارية ارتخصصة‬ ‫81‬ ‫وهوـا ـ ةدارةثـ ــل قاملعاون ــهـات واأيــدماتـةالأويت‬ ‫ـ هـ ـا ا أو س ــم ــام يف مـ من مــ ـ ـ‬ ‫ويطلــق عليهــا الســكرتارية الفني ـة ، وهــا‬ ‫من تقــدمتتملكاتــبـاع كاف ــةملـاـديرين أو الرؤي ــةـال‬ ‫ش ـتة ــو ةجن ـ أهــد ا عم ــال املكتب سـ‬ ‫علـ ـ عبمــارة ع ــن املكاـةـ ككـ ـالفنمي ـثـ ــةـلاإلستـالــارية‬ ‫أعمـ ـش‬ ‫ـت سـ ــتو املن مـ ـت ـب‬ ‫لتيس ـ ـ ــري أدال مهمتـ ـ ـ ــه ـلجن ـ ـ ــاع عملـ ـ ـ ــه.‬ ‫وة‬ ‫الربيدل ـ ــيتالنسخـ ــق التصوير –كاحملفوظاملس ـ ـ–ولني‬ ‫ا – تلح – كات ـ ــب ب ـ ــار ـات ـئ‬ ‫كتحري ــر املراس ــات وةع ــداد التق ــارير ،‬ ‫اإلســتعامات ودرتاسيــ ــب اإلستـب ـ ـوترتثيثهــاالفنيـ ـ ــة‬ ‫ات‬ ‫رت ـ‬ ‫لتقـ ـ ــدس – اهلاتفـةـة املكاتـشـبـةـا ، والن –‬ ‫سـخ‬ ‫واإلتصاالت ي والكتا‬ ‫مر املت صصـواإلنصر ةخـ – صيانة اآلالتمثــل‬ ‫اقبة احلضور ـة علــتاف ـتاف أنواعهــا‬ ‫، والتصــوير ، ةســتقبال الزا ـرين ، تن ــيم‬ ‫املكتبية ــكرتارية القانون ــة ، – وأع ـال‬ ‫الس ــومتابعة أعمال ةصي ـــاههااإلقتص ــمــادية ،‬ ‫ال اإلجتماع ـ ـوـتــوفري ،ةهتياجــ ــات املنامل مــ ــةـ مــنت‬ ‫ق ـ ـاال‬ ‫ســنلال – ـ ـات تل ـ ــي‬ ‫الطبي ــة ، اهلندس ــية ، اإلعامي ــة و ريه ــا‬ ‫أدواتقـ ـنــاريرـة املطوفـ ــ ــال ومس ـ ـ ـ ــيم سـ ـاــفرـيات‬ ‫والتـن لتـلــف ةءل ــاالتتنالفنيــة ويت ـوم ـن‬ ‫مـ اف و ا ـة ، ـتلزمات‬ ‫هـ‬ ‫الـ ـ ـاـل ــر يو وا وأ ـ ــارجا للمـبـامـ ـ –يكلضــ ـــهـ ب ــه‬ ‫ـداخلا ، مـ ـخـ ـريا القي ـ ـ ـ ـا وو ف‬ ‫الوظـ ـ ـ ــا ف البـ ـ ـ ــا خـ ـ ـ ــربات مـ ـ ـ ــن ذوي‬ ‫الر يو مـن أعمـال أماكنها الضلـقريةصـلب‬ ‫الافتات اإلرشادية يف أخـر تتع رو ب .‬ ‫املؤهات العليا.‬ ‫عمل املن مة.‬
‫مقومات السكرتري الناجح‬ ‫ومدير املكتب الفعال‬ ‫91‬
‫مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫عصف‬ ‫ذهين‬ ‫02‬
‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬ ‫1- حسن‬ ‫المظهر والهندام‬ ‫2- االمانة‬ ‫وحفظ السر‬ ‫3- قوة‬ ‫الشخصية‬ ‫وحسن التصرف‬ ‫12‬ ‫01‬ ‫5- مرتب ومنظم‬ ‫4- قوة الذاكرة‬ ‫والدقة في العمل‬
‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬ ‫01‬ ‫6- اإلخالص‬ ‫7- سرعة‬ ‫البديهة والقدرة‬ ‫على التركيز‬ ‫01- إحترام‬ ‫اآلخرين واإللتزام‬ ‫بأوقات العمل‬ ‫8- الحيوية‬ ‫والنشاط‬ ‫22‬ ‫9- حسن‬ ‫التصرف في‬ ‫المواقف‬
‫مقومات السكرترياملكتسبة ( العلمية )‬ ‫1. ارؤهل الملسي ارناس‬ ‫.‬ ‫2. ا راا ببمض اللغات األجنبية .‬ ‫3. إجياد الكتابة على اآللة الكاتبة .‬ ‫4. ا راا بطاق احلفظ لالتصنيف لالفهاسة .‬ ‫5. ا راا جبسيع القاارات لاللوائح ال تقاها ارنكاة .‬ ‫6. أن يكون ملم جبان مق علم النفس لالمالقات ا نسانية‬ ‫32‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫ما هت املهارة ؟؟‬ ‫هت أدال العمل‬ ‫بسرعة ودقة وةتقان‬ ‫42‬ ‫21‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫3- حفظ‬ ‫وتنظيم‬ ‫وثائق‬ ‫ومحفوظات‬ ‫المكتب‬ ‫52‬ ‫2- النسخ‬ ‫باللغتين‬ ‫العربية‬ ‫واإلنجليزية‬ ‫1- التعامل‬ ‫مع برامج‬ ‫الحاسب‬ ‫اآللي‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫6- تحرير‬ ‫الرسائل‬ ‫وكتابة‬ ‫التقارير‬ ‫62‬ ‫5- التحدث‬ ‫باللغة‬ ‫اإلنجليزية‬ ‫4- استخدام‬ ‫األجهزة‬ ‫الحديثة في‬ ‫مجال األعمال‬ ‫المكتبية‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫9-‬ ‫االتصال‬ ‫72‬ ‫8-‬ ‫التعامل‬ ‫مع‬ ‫اآلخرين‬ ‫7-‬ ‫التلخيص‬
‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫21- تنظيم‬ ‫سفريات‬ ‫المدير‬ ‫82‬ ‫11- تنظيم‬ ‫مقابالت‬ ‫زوار‬ ‫المكتب‬ ‫01- تنظيم‬ ‫االجتماعات‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫92‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫1 - إعداد‬ ‫المراسالت‬ ‫والتقارير‬ ‫‪Correspondences‬‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫2- معالجة‬ ‫المكالمات‬ ‫الهاتفية‬ ‫13‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫3- معالجة‬ ‫البريد‬ ‫23‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫4-‬ ‫الكتابة‬ ‫و‬ ‫الطباعة‬ ‫33‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫5- الحفظ‬ ‫والتصنيف‬ ‫43‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫ويعترب مج املعلومات من أو امطوات اليت‬ ‫يقوم هبا وقد يلجا ة مصادر داخلية يف‬ ‫املن مة أو خارجية بالنسبة لكافة ا مور اليت‬ ‫تتعلق بطبيعة عمل املن مة واملكتب من‬ ‫قريب أو بعيد.‬ ‫53‬ ‫6- تجميع‬ ‫المعلومات‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫7-‬ ‫استقبال‬ ‫الزوار‬ ‫63‬
‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫8- تنظيم‬ ‫المواعيد‬ ‫والمقابالت‬ ‫واالجتماعات‬ ‫73‬
38
‫مواقف عملية ىف جمال السكرتارية‬ ‫اقرا املوقف وفكر يف احلل‬ ‫93‬
‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضي االنسان 57 % مق لقته يف االتصاري باالخايق‬ ‫ألضحت بمض الدراسات أن (58%) مق النجاح الذي‬ ‫حيققه ا نسان يف عسله يمتسد فيه على الرباعة االتصالية‬ ‫ل(51%) فقط تمتسد على ارهارات المسلية أل ارهنية‬ ‫ارتخصصة.‬ ‫04‬
‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫دراسة أجايت يف هارفارد على 00001 شخص فصلوا مق المسل:‬ ‫الثلث= فكل يف المسل.‬ ‫الثلثني = فكل يف ا تصاري .‬ ‫14‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫مفهوم االتصال الفعال‬ ‫هي عسلية ارساري لاستقباري ارملومات لاالفكار‬ ‫لاركاعا بني االفااد لا ساعات لتحقيق الفهم اركرتك‬ ‫لاجنا المسل ارطلومل .‬ ‫24‬
‫تكوين الفكرة‬ ‫(لدى‬ ‫المرسل)‬ ‫تحويل‬ ‫الفكرة‬ ‫إلى رموز‬ ‫نموذج ديفز فولجر‬ ‫نقل الفكرة‬ ‫خالل قناة‬ ‫اتصال‬ ‫34‬ ‫التصرف‬ ‫تسلم‬ ‫الرسالة‬ ‫التفسير‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫44‬ ‫يادة درجة القبوري لألدلار التنظيسية.‬ ‫االلتزاا باألهداف التنظيسية‬ ‫توف البيانات الال مة الختاذ القاارات‬ ‫توضيح الواجبات لالسلطة لارسئولية‬ ‫تسهيل عسليات اختاذ القاارات على ارستويني التخطيطي لالتنفيذي.‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬ ‫6. متكني الماملني يف ارؤسسة مق التماف على ارسؤلليات كلة هلم .‬ ‫ارو‬ ‫7. تمايف اروظفني بالتمليسات ارتملقة باصوري تنفيذ األعساري لدلاعي تاجيلها‬ ‫ال تمديل خطط التنفيذ‬ ‫8. التماف على مدى تنفيذ ا عساري لارموقات ال تواجهها لسبل عالجها.‬ ‫9. إجياد نوع مق التمالن بني ارؤسسة ل اجملتسع .‬ ‫01.إقناع اروظفني بضالرة تطبيق اخلطط لالربامج لحتقيق األهداف .‬ ‫54‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬ ‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬ ‫1- ضعف ( اإلنصات ).‬ ‫2- ا لفـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاظ‬ ‫3- عوا ق لغـ ـ ـ ـ ــويــة‬ ‫64‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬ ‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬ ‫4- عوا ق ثقافية واجتماعية‬ ‫5- عوا ق نفسية وةنسانية‬ ‫74‬ ‫6-عوا ق بيئية‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫فيلم االتصال الغري فعال‬ ‫84‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضي االنسان 57 % من وقته في االتصال باالخرين‬ ‫94‬
‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضا االنسان 57 % من وقته يف االتصال باالخرين‬ ‫05‬
‫تنظيم االجتماعات‬ ‫تعريف االجتماع‬ ‫االجتماع هو تجمع شخصين او اكثر‬ ‫للتشاور وتبادل الراي في مشكلة معينة‬ ‫15‬
‫أهداف االجتماعات‬ ‫1ـ ءرح املعلومات وتبادل ا فكار واآلرال هول موضوع االجتماع‬ ‫2- مناقشة سياسة ءويلة ا جل‬ ‫3- دراسة ظاهرة ما وحتديد أبعادها‬ ‫4- االلتزام بواجب حمدد‬ ‫5- دراسة موضوع مت ص‬ ‫والوصول ة قرارات بشتنه‬
‫أهداف االجتماعات‬ ‫6- تنمية وتعزيز عاقة العاملني باملن مة .‬ ‫7ـ دراسة نتا ج أدال معني جلهة معينة يف وقت معني .‬ ‫8- احلصول علت مساندة أو موافقة جتا املسالة .‬ ‫9- التفاوض واملناقشة .‬ ‫01- دراسة قضية متناعع عليها واللجول للتحكيم فيها .‬
‫عناصر االجتماعات‬ ‫التفاعل‬ ‫تفاعل المجتمعين مع‬ ‫موضوع المناقشة‬ ‫البداء الراي‬ ‫العنصر‬ ‫البشرى‬ ‫المشاركون‬ ‫العنصر‬ ‫المادي‬ ‫المكان‬ ‫وتجهيزاته‬ ‫موضوع‬ ‫االجتماع‬ ‫الذى يدور‬ ‫حوله النقاش‬
‫انواع االجتماعات‬ ‫اوال من حيث زمن انعقادها‬ ‫2- اجتماعات طارئة‬ ‫1- اجتماعات دورية‬ ‫ثانيا من حيث المستوى‬ ‫2- اجتماعات محلية‬ ‫1- اجتماعات عالمية‬ ‫ثالثا : من حيث حساسية الموضوعات‬ ‫2- اجتماعات علنية‬ ‫1- اجتماعت سرية‬ ‫رابعا : من حيث الشكليات‬ ‫2. اجتماعات غير رسمية‬ ‫1. اجتماعات رسمية‬
‫مزايا االجتماعات‬ ‫1ـ اتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبيرعن ارائهم‬ ‫2- زيادة فهم كل مشترك وتقديره لحقيقة راي وموقف االخرين‬ ‫3- الوصول الى قرارات على اساس كافي من الدراسة والمناقشة‬ ‫4- الوصول الى قرارات تكون اكثر مراعاة لمصالح الجماعة‬ ‫5- القرارات تكون بعيدة عن تاثير وتحكم السلطة او اصحاب المصالح الشخصية‬ ‫6- القرارات التي تصدر تحوز الثقة ومن ثم التواجه مقاومة عند التنفيذ‬
‫عيوب االجتماعات‬ ‫1ـ سيطرة بعض االفراد من خالل احتكارهم لمناقشات‬ ‫2- قد التؤدي االجتماعات الى النتيجة المرجوة في حالة عدم وجوود رئيس لالجتماع‬ ‫على مستوى مناسب من المهارة .‬ ‫3- كثيرا ما تمثل القرارات التي تتخذ في االجتماعات الرأي الوسط .‬ ‫4- تتأثر النتائج بحسن اختيار المشاركين وكذا التعاون واالنسجام بينهم .‬ ‫5- - قد ياتي بعض األعضاء الى االجتماع وهم خالين الذهن عن الموضوعات موضع‬ ‫المناقشة في االجتماع .‬
‫مقومات نجاح االجتماعات‬ ‫1ـ اختيار الوقت والمكان المناسبين‬ ‫2- توفير البيانات والمعلومات الكاملة‬ ‫3- وضع خطة االجتماع‬ ‫4-وضع الهدف من االجتماع وتحديده‬
‫مقومات نجاح االجتماعات‬ ‫5- ان تتاح فرصة حق الرد على الرئيس .‬ ‫6- تفادي انفراد الرئيس بكل السلطة‬ ‫7- رئاسة فاعلة وقادرة على ادارة االجتماع بنجاح‬ ‫8- اعداد جدول االجتماع قبل االنعقاد بفترة مناسبة‬
‫كني :‬ ‫توقعات املشار‬ ‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬ ‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬ ‫3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .‬ ‫4. تطوير مهارات السكرتارية .‬ ‫06‬
‫حماور الربنامج:‬ ‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬ ‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬ ‫1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .‬ ‫2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .‬ ‫3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.‬ ‫•‬ ‫16‬ ‫(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )‬
‫حماور الربنامج:‬ ‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬ ‫2. مهارات التمامل مع الاؤساء لالزمالء لالزلار‬ ‫3. ارهارات ارتال مة للسكات‬ ‫4. التمامل مع ضغوط المسل‬ ‫5. التمامل مع ارككالت‬ ‫6. كيف تكت تقايااً ناجحاً؟‬ ‫26‬
‫فيلم كيز‬ ‫الل‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫قبل االجتماع‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫7.‬ ‫8.‬ ‫حجز القاعة ال تقار االجتساع فيها.‬ ‫توجيه الدعوة إىل كني يف االجتساع حلضوره.‬ ‫اركار‬ ‫إعداد كافة ارلفات ارتملقة بارواضيع اردرجة يف جدلري األعساري.‬ ‫كني مبوعد االجتساع، لذلك قبل يوا مق انمقاده.‬ ‫تذك اركار‬ ‫التاكد مق نظافة القاعة ال سيمقد فيها االجتساع.‬ ‫جتهيز القاعة باألدلات ارساعدة الال مة‬ ‫تصسيم تو يع ارقاعد يف قاعة االجتساع.‬ ‫لضع اسم اركرتك أماا اركان الذي سيجلس فيه على الطاللة.‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫قبل االجتماع‬ ‫9. لضع ألراق لأقالا للكتابة على الطاللة أماا كل مقمد مق ارقاعد.‬ ‫01.إعداد سجل احلضور.‬ ‫11. تامني اراء لاراطبات لاألكوامل لارنافض.‬ ‫21.لصق لرقة على بامل قاعة االجتساع، مكتومل عليها عبارة "اجتساع الاجاء‬ ‫عدا ا عاج".‬ ‫31. إعطاء التمليسات بمدا حتويل االتصاالت الواردة إىل كني، أثناء انمقاد‬ ‫اركار‬ ‫االجتساع، إال عند الضالرة القصوى.‬ ‫41. استقباري لتوجيه كني لدى حضورهم إىل مكان االجتساع‬ ‫اركار‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫أثنال االجتماع‬ ‫1. ا لوس يف مكان مناس ميكنه مق االستساع إىل ما يقاري لتسجيل كافة‬ ‫لقائع االجتساع.‬ ‫2. متايا سجل احلضور على كني لالتاكد مق أن ا سيع قد لقع عليه.‬ ‫اركار‬ ‫3. تدليق اسم للظيفة كل شخص حضا االجتساع.‬ ‫4. تدليق أمساء األشخاص الذيق تغيبوا عق حضور االجتساع، مع ذكا أعذار‬ ‫هذا التغي (إذا لجدت).‬ ‫5. تو يع كافة ارستندات لالوثائق الال مة على كني.‬ ‫اركار‬ ‫6. االستساع جيداً إىل ما جياي مق مناقكات، لاستيماهبا جيداً للتسكق مق‬ ‫تسجيلها بككل سليم.‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫أثنال االجتماع‬ ‫7. تدليق لقائع االجتساع باختصار ال خيل باكتساري اروضوع.‬ ‫كني أثناء فرتة الااحة.‬ ‫8. ا شااف على تقدمي الضيافة للسكار‬ ‫9. تسجيل كافة ارقرتحات ال قدمها كون خالري االجتساع، لحتديد ما‬ ‫اركار‬ ‫إذا مت رفضها أل اعتسادها أل تاجيلها.‬ ‫01.تدليق القاارات األساسية ارتخذه حافياً كسا لردت خالري ارناقكات.‬ ‫11.تسجيل أمساء كني الذيق صوتوا مع أل ضد أي قاار مت اختاذه أل أي‬ ‫اركار‬ ‫ل‬ ‫اقرتاح مت تقدميه، كذلك أمساء الذيق امتنموا عق التصويت لذلك لفقاً‬ ‫لألنظسة ارتبمة يف هذا اجملاري.‬ ‫21.تدليق أمساء كني الذيق كلت إليهم القياا مبهاا ممينة بمد االجتساع‬ ‫أل‬ ‫اركار‬ ‫لتدليق هذه ارهاا بككل دقيق للاضح‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫بعد االجتماع‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫ماافقة الضيوف الذيق حضالا االجتساع إىل مدخل ارؤسسة.‬ ‫عدا تاك أية لرقة على طاللة االجتساعات بمد مغادرة ا سيع.‬ ‫مجع ارلفات لالوثائق لحمضا االجتساع لسجل احلضور، لحفظها يف مكان‬ ‫آمق.‬ ‫الطل إىل عامل النظافة بمد مغادرة ا سيع المسل على تنظيف غافة‬ ‫االجتساع لالتاكد مق قيامه بذلك على أكسل لجه.‬ ‫إعداد حمضا االجتساع النهائي لاحلصوري على توقيع رئيس االجتساع عليه،‬ ‫لتصويا نسخ منه لتو يمها على األشخاص ارمنيني.‬ ‫إعداد ارااسالت ال مت االتفاق على إعدادها خالري االجتساع.‬
‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫بعد االجتماع‬ ‫7. تسجيل أي موعد الجتساعات قادمة مت حتديدها خالري االجتساع، لذلك‬ ‫يف كل مق مفكاته لمفكاة رئيس االجتساع، مبا يف ذلك موعد عقد‬ ‫االجتساع ارقبل إذا ما مت حتديده.‬ ‫8. فتح ملف لالجتساع ارقبل لالبدء بإعداد جدلله أعساله.‬ ‫9. تذك األشخاص الذيق مت تكليفهم مبسؤللية القياا ببمض ارهاا أل متابمة‬ ‫تنفيذ بمض القاارات، بالتزاماهتم هذه، لالتحقق دلرياً مق أن ذلك يتم لفقاً‬ ‫را هو مقا‬
‫شركة /........................‬ ‫اعداد جدول ا عمال‬ ‫اإلدارة العامة للتشغيل والصيانة‬ ‫جدول أعمال‬ ‫لجنة التدريب الفني‬ ‫اجتماع يوم 4 يناير 2102‬ ‫الرقم‬ ‫1-‬ ‫2-‬ ‫الموضوع‬ ‫محضر االجتماع السابق‬ ‫برنامج مهارات السكرتارية‬ ‫3-‬ ‫4-‬ ‫حقيبة برنامج تنظيم االجتماعات‬ ‫5-‬ ‫خطة برنامج تنظيم المحفوظات‬ ‫6-‬ ‫المشاركون في برنامج السكرتارية‬ ‫7-‬ ‫8-‬ ‫شبكة الحاسب اآللي‬ ‫تجهيزات قاعة االجتماعات رقم (3)‬ ‫9-‬ ‫مهام سكرتير لجنة تطوير األعمال المكتبية‬ ‫01-‬ ‫07‬ ‫اسكان المشاركين في البرامج التدريبية‬ ‫ما يستجد من موضوعات وأعمال‬
‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫الرؤسال‬ ‫• طاعتهم لاحرتامهم لتنفيذ توجيهاهتم خاصة إذا كانت ال تتمارض‬ ‫مع األنظسة لاللوائح‬ ‫• ارهارة لاحلكسة يف اختيار األسالي ارناسبة للتمامل مع كل مديا.‬ ‫فاسلومل التمامل مع ارديا ارتسلط خيتلف عق أسلومل التمامل مع‬ ‫ارديا ارثايل. كسا أن أسلومل التمامل مع ارديا المدلاين خيتلف‬ ‫عق أسلومل التمامل مع ارديا ارتداعي لهكذا‬
‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫م الزمال‬ ‫• التمامل مع ا سيع ليس بنفس الطايقة‬ ‫• مهارات التواصل البناء .‬ ‫• ممافة"أمناط الناس" : (المصيب/ االنبساطي/ ارتساد/‬ ‫اراالغ/ ارنظم/ الفوضوي/ إخل..)‬
‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫ثالثا م الزوار‬ ‫• المناية الكاملة بالزلار.‬ ‫• حسق ارماملة .‬ ‫• صقل مهاراتك باسالي علسية عسلية مدرلسة يف التمامل مع أمناط‬ ‫الزلارلمنهم الصديق - الثاثار - خكق ارماملة - ارستقا على‬ ‫أماه – اررتدد - االجيايب اران -ارغالر‬
‫املهارات املتاعمة للسكرتري‬ ‫• مهارة فن بنال العاقات‬ ‫•‬ ‫مهارات التعامل م ا خرين‬ ‫• مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬ ‫47‬
‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارة فن بنال العاقات‬ ‫ليتم ذلك بالطاق اآليت :‬ ‫• اشمار االخايق بامهيتهم .‬ ‫• اجمل شخصيتك جذابه .‬ ‫• انكئ انطباعا الليا جيدا لدى االخايق.‬ ‫• اجذمل االخايق حنو لجهة نظاك .‬ ‫• امدح االخايق لاثين عليهم.‬ ‫• انتقد للكق بدلن ح .‬ ‫جا‬ ‫• انتق الكلسات ا يدة .‬ ‫57‬
‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارات التعامل م ا خرين‬ ‫خيتلف األثا الناتج مع اآلخايق حبس :‬ ‫• مضسون احلديث .‬ ‫• نوعية الكلسات ارستخدمة .‬ ‫• طايقة الكالا أل السلوك ارصاح للكالا .‬ ‫• ليامانا هللا سبحانه لتماىل أن نلتزا احلكسة لاروعظة احلسنة يف التمامل‬ ‫مع الناس بصفة عامة.‬ ‫• لختتلف طايقة التمامل تبماً ختالف طبيمة المالقة مع اآلخايق حيث‬ ‫ختتلف القدرات علي الفهم لا دراك لألمور .‬ ‫67‬
‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬ ‫التقنيات اليت ميكنك ممارستها لزيادة ةنتاجيتك وأدا ك:‬ ‫• استخدا مبدأ " كيز القوة".‬ ‫تا‬ ‫• عدا المسل يف تلك ارهاا ال –بغض النظا عق مدى جودة‬ ‫إجنا ها- الميكق أن تساعدك أل جتملك تتقدا يف حياتك‬ ‫ارهنية.‬ ‫• إدارة السكات لذاته.‬ ‫• إدارة السكات لوقت ااه.‬
‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫87‬
‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫97‬ ‫ألالً : ارمافة ا يدة بالمسل‬ ‫ثانياً : ارمافة ا يدة باللوائح لاألنظسة لالتنظيم ا داري‬ ‫للسنظسة‬ ‫ثالثاً : تكويق عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطااف‬ ‫رابماً : حتسني طايقة المسل لاألداء‬ ‫خامساً : تنسية مهاراته الكخصية الذاتية‬
‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬ ‫تعريف املشكلة :‬ ‫هي الصموبات ال تواجهنا عند االنتقاري مق ماحلة إىل‬ ‫أخاى؛ لهي إما متنع الوصوري أل تؤخاه أل تؤثا يف نوعيته.‬ ‫ّ‬ ‫08‬
‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬ ‫التحلي اال - السببيا ااة- التاليف ل كي .‬ ‫الرت‬ ‫التفك الكامل - التقديا ا ااا.‬ ‫احلدس (البص ة).‬ ‫استخداا الذاكاة.‬ ‫االبتكار.‬ ‫القدرة الاقسية لاللغوية.‬ ‫حتويل ارككلة اىل فاصة ارككلة فاصة مثينة !:رمىن اراادف للسككلة عند‬ ‫الصينيني هو: الفاصة !‬
‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫1. العصف ال هين‬ ‫2. خريطة باريتو‬ ‫3. خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة )‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫1-العصف ال هين‬ ‫ح بدائل لتنفيذ حل ارككالت عق طايق اجملسوعات‬ ‫تمظيم عدد األفكار ال تطا‬ ‫تنفي جلسة عصف ذهين‬ ‫38‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬ ‫08% مق الثالات يف بالده .‬ ‫• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد‬ ‫فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق‬ ‫األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .‬ ‫ما هو منح باريتو؟‬ ‫هو منحىن بياين ياُاتِّّ األسبامل مق حيث حجم تاث ها يف ارككلة حمل الدراسة‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫48‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫املشكلة‬ ‫االسباب‬ ‫58‬ ‫مشكلة العيوب املتكررة يف املنتج‬ ‫الكث مق األسبامل لميكننا التغل على كل سب مبجسوعة مق‬ ‫ُ‬ ‫احللوري. للكق أيق نبدأ؟ أمامنا حلوري كث ة لبالطبع كلها حتتاج هود‬ ‫لموارد مادية فهل خنتار بمض احللوري بطايقة عكوائية أا جي أن نطبق‬ ‫ٍ‬ ‫كل احللوري يف آن لاحد؟ هذا هو السؤاري الذي جيي عنه منحىن‬ ‫ُ‬ ‫باريتو ‪Pareto Chart‬‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫االسباب‬ ‫68‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫االسباب‬ ‫78‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫هذا ارخطط يهدف إىل حصا مجيع األسبامل ال قد تؤدي إىل ارككلة ارااد حلها.‬ ‫فبدالً مق حصا تفك نا يف األسبامل ارمتادة فإن هذا ارخطط يساعدنا على التفك يف‬ ‫كل األسبامل ارسكنة لبالتايل الوصوري إىل األسبامل احلقيقية لال قد تكون غ متوقمة.‬ ‫هذا ارخطط :‬ ‫• يسهل عاض ارككلة لتوضيح األسلومل الذي اتبع يف الوصوري إىل احلل.‬ ‫• جيرب ا سيع على التفك يف ارككلة بمسق بدري مق ع يف اقرتاح احللوري.‬ ‫التسا‬ ‫88‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫1-ارسم ا زء األلري مق ارخطط لدلن لصف ارككلة ارااد حلها يف رأس السسكة.‬ ‫حالري كتابة ارككلة بككل دقيق لخمتصا.‬ ‫افرتض أننا نتج كوالتة لأننا نماين مق كثاة ألككالى مق جودة ارنتج .‬ ‫شو‬ ‫98‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫2- اجتهد يف كتابة المناصا‬ ‫األساسية اركونة أل ارؤثاة على ارنتج‬ ‫أل اخلدمة مثل‬ ‫09‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫3- اكت كل األشياء ارؤثاة على كل سب مق األسبامل الائيسية. الحظ أنك تكت كل ما‬ ‫هومؤثا يف هذا السب أل المنصا لال تستبمد أل تقيم أي شيء يف هذه اراحلة. ال هتسل أي‬ ‫سب بغض النظا عق توقمك لمالقته بارككلة األصلية.‬ ‫19‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫رابعا: يتم حتليل كل األسبامل اردلنة يف ارخطط. بمض األسبامل ميكق استبمادها نتيجة لوجود‬ ‫مملومات متاحة كد أن هذا السب غ موجود لدينا. البمض اآلخا قد حيتاج عسل فحوصات‬ ‫تؤ‬ ‫أل إجااءات للتاكد مق كون هذا السب حقيقي. لبالتايل فسننتهي ببمض األسبامل احملتسلة لبمد‬ ‫الفحص لالقياسات نصل إىل سب أل أسبامل حقيقية‬ ‫29‬
‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫39‬ ‫ألالً : ارمافة ا يدة بالمسل‬ ‫ثانياً : ارمافة ا يدة باللوائح لاألنظسة لالتنظيم ا داري‬ ‫للسنظسة‬ ‫ثالثاً : تكويق عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطااف‬ ‫رابماً : حتسني طايقة المسل لاألداء‬ ‫خامساً : تنسية مهاراته الكخصية الذاتية‬
‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫خريطة باريتو‬ ‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬ ‫08% مق الثالات يف بالده .‬ ‫• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد‬ ‫فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق‬ ‫األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .‬ ‫49‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ما هو التقرير؟‬ ‫لعاء حيسل حقائق خاصة مبككلة ممينة ، تماض عاضا حتليليًا ، بطايقة مبسطة‬ ‫ً‬ ‫، مع ذكا االقرتاحات ال جي أن تتسكى مع النتائج ال مت التوصل إليها‬ ‫بالبحث لالتحليل .‬ ‫59‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ميزات التقرير الكتايب:‬ ‫1. موثق.‬ ‫2. يمترب ماجما لمصدرا توثيقيًا للسملومات ،لخاصة عند حدلث خالفات.‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫3. ميكق نقله ألكثا مق جهة دلن تغي حمتواه أل مضسونه.‬ ‫4. ميكق الاجوع إليه أكثا مق ماة أثناء التنفيذ.‬ ‫5. يمترب دليالً للسوظفني ا دد ، بل لألشخاص القدامى يف المسل.‬ ‫69‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫شروط التقرير الكتايب :‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫79‬ ‫جي ان يكون مكتوبًا بلغة لاضحة لمفهومة لسليسة، لخط مقالء ( إن مل‬ ‫يكق مطبوعا).‬ ‫ً‬ ‫أن يمطى الوقت الال ا عداده لتنفيذه.‬ ‫أن يقدا يف لقت مناس .‬ ‫أن يكون شامالً.‬ ‫أضف شالطا أخاى:‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫املهارة يف كتابة التقارير‬ ‫مهارات يف كات التقايا نفسه تساعده على يادة فماليته، مثل:‬ ‫1 – القدرة على التفك ارنطقي.‬ ‫2 – القدرة على االستنتاج لالابط بني األمور.‬ ‫3 – القدرة على التفس لتبسيط األفكار.‬ ‫4 – القدرة على التمب لالصياغة، لاختيار األلفاظ لالتمب ات ارناسبة.‬ ‫5 – التسكق مق قواعد اللغة لا مالء.‬ ‫89‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫99‬ ‫التحديد الواضح لالدقيق للسككلة أل اروضوع.‬ ‫حتليل ارككلة أل اروضوع هبدف حتديد نطاق التقايا.‬ ‫لضع خطة أل جدلري عسل أل بانامج للخطوات ال تتبع عداد التقايا‬ ‫(ياخذ بمني االعتبار الوقت الال ا).‬ ‫القياا باألحباث لالدراسات الال مة (البحث عق احلقائق).‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫7.‬ ‫8.‬ ‫001‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫تنظيم احلقائق ال أسفات عنها األحباث لالدراسات السابق إجااؤها.‬ ‫تفس احلقائق إذا كان التقايا تفس يًا.‬ ‫إعداد ارسودة األلىل للتقايا.‬ ‫لأخ ًا كتابة التقايا يف صورته النهائية، لحتاياه بمد إدخاري أل حذف‬ ‫ارطلومل.‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫أوال: حتديد املشكلة أو املوضوع ‪Defining the Problem‬‬ ‫لالتحديد الدقيق رككلة أل موضوع التقايا يستلزا اتباع مايايت:‬ ‫1- قااءة مستند التفويض بمناية.‬ ‫2- إذا مل يكق مستند التفويض كافيًا عطاء صورة لاضحة عق اروضوع‬ ‫ارطلومل إعداد تقايا بكانه، فيج على الكخص اركلف بإعداد التقايا‬ ‫مناقكة الكخص الذي طل منه إعداد التقايا .‬ ‫3- إذا كان موضوع التقايا يتطل ممافة متخصصة، فيج استكارة‬ ‫ارتخصص ارناس داخل ارنكاة (كاستكارة أحد القانونيني أل ارهندسني).‬ ‫101‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫ثانيا: تصميم جدول عمل ‪Drawing a Work Schedule‬‬ ‫حيدد الكخص اركلف بإعداد التقايا ما يلي:‬ ‫1. الوقت ارطلومل فيه التقايا يف صورته النهائية.‬ ‫2. ا مكانات البكاية ال ميكق االستمانة هبا – سواء مق داخل ارنكاة أل‬ ‫مق خارجها – عند حتليل النتائج ال توصل إليها لتفس ها.‬ ‫3. ا مكانات الفنية ارتاحة (آالت كاتبة ، آالت طباعة …إخل) لالوقت‬ ‫ارتاحة فيه هذه ا مكانات.‬ ‫201‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫ثالثا: البحث عن احلقا ق ‪Researching Data, Facts, and Ideas‬‬ ‫رابعا: تن يم احلقا ق ‪Organizing the Findings‬‬ ‫لهناك أربمة أنواع رئيسية مق ارملومات ميكق التصنيف على أساسها لهي:‬ ‫• مملومات نوعية ‪.Qualitative Data‬‬ ‫• مملومات كسية ‪.Quantitative Data‬‬ ‫• مملومات منية ‪.Chronological Data‬‬ ‫• مملومات جغاافية ‪.Geographical Data‬‬ ‫301‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫خامسا: تفسري احلقا ق ‪Interpreting the Findings‬‬ ‫لفيسا يلي بمض األخطاء ال يقع فيها الكث مق كاتيب التقاريا لال تؤثا يف‬ ‫كفاءة التقايا ارمد:‬ ‫• الوصوري إىل توصيات متساعة.‬ ‫• لضع افرتاضات خاطئة لبمض ارالحظات.‬ ‫• االعتساد على إحصائيات غ سليسة.‬ ‫• افرتاض أسبامل خاطئة لبمض الظواها موضوع البحث لارالحظة.‬ ‫• إمهاري بمض الموامل لارتغ ات عند تفس احلقائق لارملومات.‬ ‫401‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫سادسا: كتابة التقرير يف صورته ا ولية‬ ‫ليتلخص إعداد ارسودة األلىل للتقايا مباعاة مايلي :‬ ‫1- ارقدمة . 2- بناء هيكل التقايا لتطوياه . 3- اخلامتة .‬ ‫سابعا: كتابة التقرير يف صورته النها ية‬ ‫501‬
‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫1 – املقدمة‬ ‫1-1– اروضوع.‬ ‫1-2– األهداف أل األغااض مق الكتابة.‬ ‫1-3– األمهية.‬ ‫601‬
‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫2- موضوعات التقرير‬ ‫2-1- الفكرة الر يسة ا و .‬ ‫2-1-1- فكاة ثانوية.‬ ‫2-1-2 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-1-3 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-2– الفكرة الر يسة الثانية‬ ‫701‬ ‫2-2-1 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-2-2 – فكاة ثانوية.‬
‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫3- امااة‬ ‫3-1- خمتصا باروضوع.‬ ‫3-2- النتائج.‬ ‫3-3- التوصيات أل االقرتاحات.‬ ‫801‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬ ‫901‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬ ‫011‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫تطبيق عملا‬ ‫اخرت موضوعا عداد تقايا حوله ، مث قم بإعداد عناصاه . كق خمتصاا قدر‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫ا مكان مق نصف صفحة إىل صفحة فقط .‬ ‫111‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫2- است دام ا شكال والرسوم البيانية‬ ‫211‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫عالمات الرتقيم هي الامو ال يستخدمها الكات لتقسيم الكالا لإيضاح‬ ‫ممانيه.‬ ‫لأهم عالمات الرتقيم ارتداللة النقطة (.) لالفاصلة (،) لعالمة االستفهاا (؟)‬ ‫لعالمات التمج ( ! ) لعالمات التنصيص (" ") لالنقطتان (:) لارموقفات‬ ‫] [ لالكاطة ( ا ا ).‬ ‫311‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫1- النقطة (.) ... مىت تست دم ؟؟‬ ‫2- الفاصلة (،)‬ ‫تسسى أيضا الفصلة لالفار ة لالكولة. لهي تدري على أن ممىن ما قبلها ماتبط مبا‬ ‫بمدها لهي تستخدا يف مواطق منها ما يايت :-‬ ‫• بني ا سل ارمطوفة على بمضها‬ ‫• بني المبارات ارتوالية يف ا سلة الواحدة الطويلة يف غال األحيان.‬ ‫• بني األعداد عند عدها.‬ ‫• بني االسم ارنادى لا سلة ال بمده.‬ ‫411‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫3-عامة االستفهام ( ؟ ) مىت تست دم ؟‬ ‫4- عامة التعجب (!)‬ ‫5- النقطتان (:)‬ ‫6- عامتا التنصي "..."‬ ‫7- القوسان ( )‬ ‫8- املعقوفان ] [:‬ ‫9- الشـرءة " ـ":‬ ‫511‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬ ‫ارين ص 24‬ ‫611‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬ ‫ارين ص 24‬ ‫711‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬ ‫1- ا طنامل لاحلكو‬ ‫5- إمهاري القارئ‬ ‫2- النساذج لالتماب النسطية‬ ‫6- غيامل االلتزاا‬ ‫3- التماب اربهسة‬ ‫7- البناء للسجهوري‬ ‫4- المبارات السلبية‬ ‫811‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬ ‫1- اإلءناب واحلشو‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫911‬ ‫كلسة لاحدة خ مق كلستني.‬ ‫اقصا عدد الكلسات على 71 كلسة يف ا سلة أل أقل.‬ ‫استمسل أسلومل التنقيح بدقة.‬ ‫الكلسات القص ة أفضل مق الطويلة.‬ ‫حالري أن تكون طبيميًا يف كتابتك.‬ ‫اقاأ كتابتك بصوت عاري بمد االنتهاء مق التقايا، جي أن تكون طبيمية‬ ‫لمفهومة.‬
‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫امثلة لإلءناب واحلشو‬ ‫ِ‬ ‫أنه أستمرار االضالة‬ ‫االلتزام برف العا دات‬ ‫عيادة الضريبة‬ ‫يف ه ا الوقت من الزمن‬ ‫اآلن ، هاليا‬ ‫يف هال هدوث‬ ‫ةذا هدث‬ ‫ن را ن‬ ‫بسبب‬ ‫يف وقت آخر‬ ‫الهقا‬ ‫جتاوع احلدود‬ ‫جتاوع‬ ‫كل واهد منهم‬ ‫اجلمي‬ ‫يف رأيا الش صا‬ ‫برأيا‬ ‫ه ا مرهون حبقيقة مفادها‬ ‫السبب هو‬ ‫يتشبث با مر بشدة‬ ‫021‬ ‫أءفئ النور‬ ‫يتمسك‬ ‫مكان ليو بقريب‬ ‫بعيد‬ ‫يف ه ا الوقت من عدم االستقرار االقتصادي‬ ‫ارتفاع ا سعار ( أو اخنفاضها )‬
121
‫مهارات االتصال اهلاتفا‬ ‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬ ‫1- وض جهاع اهلاتف:‬ ‫221‬
‫مهارات االتصال اهلاتفا‬ ‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬ ‫القدرة علت التعامل م أجهزة اهلاتف:‬ ‫جي على الساكات أن يكاون قاادراً علاى تكاغيل أجهازة اهلااتف‬ ‫ارتطورة بكفاءة لفاعلية، لأن يكون قاادراً علاى صايانتها لبا تهاا‬ ‫مبا خيدا مصلحة المسل لضسان عدا توقفها.‬ ‫321‬
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الواردة‬ ‫1. الاد بساعة، لأن ال يرتك جاس اهلاتف عند مساعه ألكثا مق .... ماات.‬ ‫2. حياص على التمايف بنفسه لاسم ارنكاة ال يمسل هبا.‬ ‫3. جي أن تكون منصتاً جيداً كز على ما يقوله ارتصل.‬ ‫لتا‬ ‫4. تمطيه الوقت الكايف ألن يديل حبديثه.‬ ‫5. التاكد مق مجيع النقاط ال ذكات لك لأن تستوضح مق ارتصل إذا كان‬ ‫لديك غسوض أل سوء فهم عق ارملومات ال ذكات لك.‬ ‫421‬
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الواردة‬ ‫6. عدا مقاطمة ارتحدث .‬ ‫7. يوحي للستصل بانه متابع لمنصت له كقوري كلسة "نمم" بني احلني‬ ‫لاآلخا.‬ ‫8. أن يكون دقيقاً يف مجع ارملومات لالبيانات مق ارتصل.‬ ‫9. أن تتقق مهارة تدليق ارالحظات لالاسائل مق ارتصل لأن حتاص على‬ ‫ذلك.‬ ‫01.أن حتاص على تزليد ارتصل بارملومات ال يايدها إذا كانت يف حدلد‬ ‫صالحياتك أل توجيهه للجهة ارسؤللة بكياسة.‬ ‫11. على السكات التخلص مق مجيع الموامل ارؤثاة على مساع ارتحدث‬ ‫كالضوضاء لغ ذلك.‬ ‫521‬
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬ ‫يف هالة وجود أكثر من هاتف يف املكتب والسكرتري مشغول م‬ ‫اهلاتف ووردت مكاملة أخر .‬ ‫621‬
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬ ‫عدم ر بة املدير يف استقبال املكاملة‬ ‫يف هالة تلقيك كسكرتري مكاملة مستعجلة وهامة‬ ‫واملدير يف اجتماع‬ ‫721‬
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫الصادرة‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫821‬ ‫التخطيط ا يد لارنظم ألي مكارة.‬ ‫التاكد مق أرقاا اهلواتف ال يتصل هبا.‬ ‫ال يقطع االتصاري عند تاخا الكخص ارطلومل (اعطية فاصة مق ....اىل‬ ‫.....ماات)‬ ‫عند رد الطاف اآلخا إبدأ بتمايف نفسك لبارنكاة ال تمسل فيها قبل‬ ‫أن يطل منك ذلك.‬ ‫إذا كنت تمتقد بان مكارتك ستطوري لضح ذلك رستقبل مكارتك مع‬ ‫ذكا األسبامل ، لاالستفسار مق مستقبل مكارتك إن كان لقته يسسح‬ ‫بذلك.‬
‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الصادرة‬ ‫6. إذا كنت تنوي إجااء مكارة هاتفية لابطها مبدياك تاكد مق أن لقت مدياك‬ ‫يسسح باستقباري اركارة.‬ ‫7. أن ينهي السكات اركارة بطايقة لدية لمؤدبة.‬ ‫8. أن يلتزا السكات با جيا غ ارخل يف ارمىن خالري اركارة اهلاتفية.‬ ‫9. أن تكون على دراية تامة باستخداا األدلة اهلاتفية لاحمللية لالدللية، لاألدلة‬ ‫اخلاصة.‬ ‫01. إذا كانت اتصاالت السكات متمددة يفضل أن يستخدا منوذجاً ممداً هلذا‬ ‫الغاض ليسهل على السكات عسلية االتصاري.‬ ‫921‬
‫تن يم مقابات املدير‬ ‫مفهوم تن يم مقابات املدير‬ ‫تنظيم لقته فيسا يتملق بالنكاطات لاألعساري ال يؤديها يف‬ ‫اركت لال تتضسق استقباري ارااجمني لإدارة االجتساعات‬ ‫لارقابالت أل اللقاءات الفادية، لالسفايات‬ ‫031‬
‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫1- أن يكون حتديد ارواعيد يف األلقات ال يفضلها ارديا .‬ ‫2- ا قالع عق حتديد ارواعيد يف بداية األسبوع – ال قبل سفا ارديا ال‬ ‫بمد حضوره مق السفا مباشاة .‬ ‫3- لضع فاصل مين بني كل لقاءيق حىت يتسكق ارديا مق تسجيل مالحظاته عق اللقاء‬ ‫األلري لاالطالع على بمض الوثائق ارتملقة باللقاء الثاين .‬
‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫4- مااعاة التنسيق بني ارواعيد ال ارتبط هبا رديا بنفسه مع ارواعيد ال قاا‬ ‫السكات بتسجيله يف سجل الزيارات أل األجندة‬ ‫5- تسجيل ارتباطات ارديا يف سجل خاص بذلك أل يف ( األجندة ) لالتنسيق مع‬ ‫ارديا باستساار يف هذا الكان .‬ ‫6- عدا إدخاري أي ائا مق ج كة قبل إبالغ ارديا بذلك‬ ‫خار الكا‬
‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫7- يف حالة اعتذار ارديا عق إجااء ارقابلة جي على السكات أل السكات ة أن‬ ‫يقدا اعتذاره بلباقة لان يماض على الزائا حتديد موعد آخا .‬ ‫8- قد تستضيف كة شخصية مق دللة أجنبية مق أصحامل المالقات بال كة لهنا‬ ‫كا‬ ‫الكا‬ ‫كوري لالرتتيبات الال مة يف مااحل‬ ‫جي على السكات أن يتاكد مق إجااء لإعداد الربلتو‬ ‫الزيارة .‬ ‫331‬
‫السبت‬ ‫/‬ ‫/2102‬ ‫.......................................‬ ‫.......................................‬ ‫......................................‬ ‫.........................................‬ ‫.........................................‬ ‫........................................‬ ‫........................................‬ ‫االحد‬ ‫/‬ ‫/ 2102‬ ‫.......................................‬ ‫.......................................‬ ‫......................................‬ ‫......................................‬ ‫......................................‬ ‫.......................................‬ ‫......................................‬
‫هفظ وتن يم الوثا ق واحملفوظات‬ ‫احملفوظات‬ ‫تمين جتسيع كافة الوثائق ال حتسل مملومات ليسكق الاجوع إليها‬ ‫مستقبال.‬ ‫الوثيقة هي اية مادة حتسل مملومات سواء كانت لرقة ال شايطا ال‬ ‫مسجال ال كتابا ال خايطة ال احصائية ال بيانيا اىل غ ذلك مق‬ ‫أنواع الوثائق .‬ ‫531‬
‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترحع‬ ‫اليها ادارات -‬ ‫3المنظمة بصفة مستمرة‬ ‫2-‬ ‫محفوظاتوهي تحفظ في وحدات‬ ‫النجاز األعمال‬ ‫المحفوظات في كل محفوظات‬ ‫ادارة – اي انها‬ ‫غير نشطة‬ ‫متوسطة‬ ‫تحت ايدي الموظفين حسب أعمالهم‬ ‫المستديمة •‬ ‫وتخصصاتهم النشاط‬ ‫.‬ ‫المنتهية •‬ ‫631‬ ‫1-‬ ‫محفوظات‬ ‫نشيطة‬
‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي ما يطلق عليها ( المؤقتة) وتتمثل‬ ‫في السجالت والمستندات التي تدعو‬ ‫الحاجة للرجوع اليها على فترات‬ ‫متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة‬ ‫وهذا النوع من المحفوظات اما ان يحفظ‬ ‫بوحدات الالمركزية وذلك وفق التنظيم‬ ‫اإلداري المتبع في كل منظمة .‬ ‫731‬ ‫2-‬ ‫محفوظات‬ ‫متوسطة‬ ‫النشاط‬
‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي السجالت واألوراق والمستندات‬ ‫التي التدعوالحاجة اليها ربما النتهاء‬ ‫العمل او عدم الحاجة اليها او لمرور‬ ‫سنوات عديدة عليها – وهذا بعد ان يتم‬ ‫فرزها الى قسمين (مستديمة , ومنتهية)‬ ‫831‬ ‫3-‬ ‫محفوظات‬ ‫غير‬ ‫نشطة‬
‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي األوراق والسجالت التي تضمن‬ ‫مبادئ ملتزمات متعلقة بالمصالح العامة‬ ‫او ذات اهمية تاريخية‬ ‫وهذه اليستغنى عنها ابدا مثل العقود‬ ‫واتفاقيات الدول واالوامر والقرارات‬ ‫السارية المفعول وغيرها مما يعتبر مهما‬ ‫او يشك في انها مهمة فتبقى وتحفظ‬ ‫931‬ ‫المستديمة‬
‫انواع المحفوظات‬ ‫هي األوراق التي ينتهي العمل بها تماما‬ ‫او ليس لها اي قيمة مثل مسودات‬ ‫والصور الزائدة من الكراسالت‬ ‫الصادرة والدعوات الى اجتماعات‬ ‫وبطاقات التهاني باالعياد والمناسبات‬ ‫التي مضى عليها وقت كبير فهذه يجب‬ ‫النظر في امر التخلص منها‬ ‫041‬ ‫المنتهية‬
‫اهمية المحفوظات‬ ‫1ـ ضمان وصول المعلومات الى ايدي المستفيدين‬ ‫منها باسرع وقت واقل جهد وبادنى تكلفة‬ ‫2- تيسير االستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق‬ ‫بمعنى سرعة توصيل المعلومات الى المستفيدين‬ ‫3- المحافظة على وثائق المنظمة من التلف او‬ ‫الضياع او الحريق او افشاء المعلومات السرية بها‬
‫التن يم الفين للمحفوظات‬ ‫1-‬ ‫التصنيف‬ ‫2-‬ ‫الترقيم‬ ‫3- اعداد‬ ‫الفهارس‬
‫1- التصنيف‬ ‫ليقصد به تكويق سوعات متكاهبه مق الوثائق ذات الصفات‬ ‫ال اخلصائص ارتجانسة لفصل الوثائق غ ارتكاهبة تبما لدرجة‬ ‫اختالفها لذلك بغاض التماف على اي منها بسهولة.‬ ‫أنواع التصنيف‬ ‫1-‬ ‫التصنيف‬ ‫الموضوعي‬ ‫341‬ ‫2-‬ ‫التصنيف‬ ‫الجغرافي‬ ‫3-‬ ‫التصنيف‬ ‫الزمني‬ ‫4-‬ ‫التصنيف‬ ‫االسمي‬ ‫5-‬ ‫التصنيف‬ ‫الشكلي‬
‫ثانيا : الترقيم او ( الترميز )‬ ‫ويقصد به ويعرف الترقيم بانه وضع رموز لوثائق سواء باالرقام الحسابية لو بالحروف‬ ‫الهجائية او االثنين معا وتعتبر هذه الرموز ارقاما للوثائق‬ ‫طرق الترقيم‬ ‫1-‬ ‫الترقيم‬ ‫العادي‬ ‫المركب‬ ‫441‬ ‫2- الترقيم‬ ‫الهجائي‬ ‫3-‬ ‫الترقيم‬ ‫المزدوج‬
‫3- اعداد الفهارس‬ ‫وهى وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها‬ ‫باسرع وقت واقل جهد‬ ‫اشكال الفهارس‬ ‫1-‬ ‫فهرس‬ ‫السجل.‬ ‫541‬ ‫2- فهرس‬ ‫البطاقات.‬
‫الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ‬ ‫المتاحة داخل االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه‬ ‫الوصول الى اي وثيقة منها بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة االسس‬ ‫والقواعد اآلتية :‬ ‫1- التاكد من انتهاء اجراءات معالجة موضوع الورقة قبل‬ ‫البدء في حفظها .‬
‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير‬ ‫مراعاة االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫2- التاكد من وجود تاشيرة لموظف المختص بما يفيد الحفظ في‬ ‫مكان متفق عليه‬
‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫3- حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة اول باول ودون تأجيل.‬ ‫4- تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة‬
‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫5- ترقيم اوراق الملف الواحد بارقام مسلسسلة حسب تواريخ‬ ‫حفظها وموضوع الرقم سواء باليد او بالرقامة في الجهة‬ ‫اليسرى العلوية .‬
‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫األسس والقواعد اآلتية :‬ ‫6- اعداد قائمة محتويات كل ملف تسجل فيها كافة‬ ‫اوراقه اول باول .‬
‫اشكال الحفظ‬ ‫1-‬ ‫الحفظ‬ ‫الراسي‬ ‫151‬ ‫2-‬ ‫الحفظ‬ ‫االفقي‬ ‫3-‬ ‫الحفظ‬ ‫الواقف‬
‫اسس تنظيم الحفظ‬ ‫باالرشيف‬ ‫1- تجهيز مكان مناسب يصلح لعملية الحفظ‬ ‫2- تزويد المكان باوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية او المعدنية ذات‬ ‫االرفف (الشانون )‬ ‫3- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( راسي – افقي – واقف )‬ ‫4- اتباع اجراءات محددة لحفظ األوراق في الملفات‬ ‫5- فهرسة كل الوثائق المرادج حفظها لتسهيل عملية االسترجاع‬ ‫251‬
‫إجراءات حفظ األوراق في‬ ‫الملفات‬ ‫1- ترميم األوراق الممزقة ان وجدت‬ ‫2- تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما لتحديد مكان‬ ‫التخريم‬ ‫3- تهذيب األوراق اي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا او السفلى‬ ‫4- ترتيب األوراق تبعا لرموزها او تواريخها‬ ‫5- ايداع األوراق بالملفات‬ ‫351‬
‫إجراءات حفظ األوراق في‬ ‫الملفات‬ ‫6- ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد او الرقامة )‬ ‫7- اثبات األوراق في قائمة محتويات والتي تثبت بغالف الملف الداخلي‬ ‫8- اجراءات المراجعة الالزمة لتاكد من سالمة الحفظ‬ ‫9- حفظ الملفات في االوعية ان كانت ارفف او ادراج او دواليب‬ ‫451‬
‫صيانة المحفوظات‬ ‫1- تحديد اغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال‬ ‫2- اعادة تثبيت األوراق التي تتمزق نتيجة استعمال الملفات‬ ‫4- حماية الملفات مما تتعرض له من عوامل التعرية والحشرات‬ ‫5- وقاية الملفات من اخطار الحريق‬ ‫6- المحافظة على سرية الملفات والوثائق التي قد يضر افشاء اسرارها بالمصلحة العامة‬ ‫551‬
‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫عندما يبلغك المدير برغبته فى السفر خذ منه المعلومات االتية:‬ ‫التاكد من عدم ارتباطه بمواعيد او اجتماعات‬ ‫يوم وتاريخ السفر والفترة التى ينوى قضاءها‬ ‫البلد الذاهب اليه‬ ‫مواصفات الفندق الذى يرغب النزول فيه‬ ‫651‬
‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬ ‫االتصال بالجهة واالشخاص المقصودين بالزيارة هاتفيا ثم رسالة تاكيدية رسمية‬ ‫عن طريق الفاكس‬ ‫الحصول على جدول الرحالت لشركة الطيران خالل تلك الفترة‬ ‫أخذ فكرة عن المناخ وحركة المواصالت والعادات والتقاليد‬ ‫قم بحجزالفندق برسالة رسمية بالفاكس وانتظار التاكيد‬ ‫قم باعداد جدول أعمال سفر المدير فى نموذج كالتالى :‬ ‫751‬
‫اليوم‬ ‫السبت‬ ‫االحد‬ ‫851‬ ‫التاريخ‬ ‫/‬ ‫الساعة‬ ‫من : الى‬ ‫/ 0102 8ص : 03:9 م‬ ‫/ /0102‬ ‫01ص : 11م‬ ‫المهمة‬ ‫زيرة مركز جويز‬ ‫هاوس‬ ‫نزهة فى حديقة‬ ‫مالحظات‬
‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬ ‫خذ من المدير التعليمات الخاصة بادارة مكتبه خالل غيابه‬ ‫رتب للمدير البريد الوارد بصورة منظمة‬ ‫رتب للمدير قائمة المتصلين خالل غيابه‬ ‫اتصل به يوميا لالطمئنان عليه وتذكيره ببعض اعماله‬ ‫951‬

More Related Content

PDF
السكرتارية التنفيذية
MarwaBadr11
 
PPT
السكرتارية التنفيذية المتقدمة
Ibrahim Alhariri
 
PPTX
السكرتارية التنفيذية
basmaaldardeb
 
PPTX
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21
Abo Rofayda
 
PPTX
السكرترية والإتصال
HakimaDjamila
 
PDF
السكرتارية وادارة المكاتب
رؤية للحقائب التدريبية
 
PPT
عرض السكرتارية الإبداعية
Ashraf Ghareeb
 
DOC
توزيع المهام+تنظيمي
tayoba
 
السكرتارية التنفيذية
MarwaBadr11
 
السكرتارية التنفيذية المتقدمة
Ibrahim Alhariri
 
السكرتارية التنفيذية
basmaaldardeb
 
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21
Abo Rofayda
 
السكرترية والإتصال
HakimaDjamila
 
السكرتارية وادارة المكاتب
رؤية للحقائب التدريبية
 
عرض السكرتارية الإبداعية
Ashraf Ghareeb
 
توزيع المهام+تنظيمي
tayoba
 

What's hot (20)

PDF
السكرتارية وادارة المكاتب
رؤية للحقائب التدريبية
 
PPT
التخطيط الاستراتيجى
alaseel56
 
PPT
إدارة الاداء الوظيفى
Adel Zeen
 
PDF
حقيبة إدارة الأزمات
رؤية للتدريب والتطوير
 
PPT
التجديد في التدريب طارق سويدان
wafaalhariri
 
PPSX
التحكم في الضغوط والوقت وترتيب الاولويات 1 2
Dr. Mahmoud Afara
 
PDF
كتابة التقارير الاحترافية
Ahmed sayed
 
PPT
1مدير التدريب المحترف
alatheeb
 
PPT
القيادة
Mamoon Jabr
 
PPS
قيادة الذات
GreenLife1978
 
PDF
حقيبة إعداد الخطة التشغيلية
رؤية للتدريب والتطوير
 
PDF
ادارة الازمات في بيئة العمل
رؤية للحقائب التدريبية
 
PDF
التخطيط الاستراتيجي باستخدام بطاقات الأداء المتوازن
رؤية للحقائب التدريبية
 
PPT
التدريب.ppt
MurtadaEltayeb
 
PPTX
القائد الاستثنائي
Wael Aziz
 
PPT
1_إدارة المـــوارد البشريـــة.ppt
ssuser4e9e441
 
PDF
الإتصالات الإدارية
Mohammed Algarni
 
PPT
المهارات الإدارية2
Iman Ibrahim
 
PDF
إدارة وبناء فرق العمل
رؤية للحقائب التدريبية
 
PPTX
إعداد القادة
Wael Aziz
 
السكرتارية وادارة المكاتب
رؤية للحقائب التدريبية
 
التخطيط الاستراتيجى
alaseel56
 
إدارة الاداء الوظيفى
Adel Zeen
 
حقيبة إدارة الأزمات
رؤية للتدريب والتطوير
 
التجديد في التدريب طارق سويدان
wafaalhariri
 
التحكم في الضغوط والوقت وترتيب الاولويات 1 2
Dr. Mahmoud Afara
 
كتابة التقارير الاحترافية
Ahmed sayed
 
1مدير التدريب المحترف
alatheeb
 
القيادة
Mamoon Jabr
 
قيادة الذات
GreenLife1978
 
حقيبة إعداد الخطة التشغيلية
رؤية للتدريب والتطوير
 
ادارة الازمات في بيئة العمل
رؤية للحقائب التدريبية
 
التخطيط الاستراتيجي باستخدام بطاقات الأداء المتوازن
رؤية للحقائب التدريبية
 
التدريب.ppt
MurtadaEltayeb
 
القائد الاستثنائي
Wael Aziz
 
1_إدارة المـــوارد البشريـــة.ppt
ssuser4e9e441
 
الإتصالات الإدارية
Mohammed Algarni
 
المهارات الإدارية2
Iman Ibrahim
 
إدارة وبناء فرق العمل
رؤية للحقائب التدريبية
 
إعداد القادة
Wael Aziz
 
Ad

Similar to مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21 (20)

PPTX
إدارة التقنيات الرقمية للسكرتارية الفعالة.pptx
KhaledMohamed86176
 
PPTX
التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx
KhaledMohamed86176
 
PDF
السكرتاريه التنفيذية و إدارة المكاتب.pdf
ssuser70131a
 
PPT
HRDISCUSSION.COM_برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.ppt
TamerElbanna5
 
PPT
HRDISCUSSION.COM_برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.ppt
Monir34
 
PPT
HRDISCUSSION.COM_ التنفيذية السكرتارية.ppt
Monir34
 
PPTX
Lecture1
sohaila_ammar
 
PDF
مساعد الإداري
رؤية للحقائب التدريبية
 
PDF
وظائف الإدارة الخمسة
Mohammed Algarni
 
PPT
الاتجاهات الحديثة في الإدارة درس (١).ppt
ARCHITECTURAACADEMIA
 
PDF
الملف المفتوح الادارة المكتبية المتقدمة .pdf
ssuser70131a
 
PDF
حقيبة الادارة المكتبية المتقدمة (6 اشهر) اشراقة.pdf
ssuser70131a
 
PPTX
الادارة الالكترونية وتطبيقاتها فى ادارة اعمال السكرتارية وادارة المكاتب
tiptopdubai
 
PDF
Sample212
MohammedAhmed842
 
PDF
المهارات_الاساسية_للمساعد_الاداري.pdfااا
tasafinaest
 
PPT
Strategic directions in electronic records management and electronic archivin...
Dr. Essam Obaid ,Content Management ,6 Sigma,Smart Archiving
 
PPTX
السكرتارية التنفيذية1السكرتارية التنفيذية1.
MahmoudElmahdy23
 
PDF
شرائح الدكتور Pdf. (1)
Aleen7
 
PPTX
مذكرة حول نشاط ووظائف السكرتيرة في مؤسسة.pptx
lioman23000
 
PDF
اكتشف المدير الناجح في داخلك
A. M. Wadi Qualitytcourse
 
إدارة التقنيات الرقمية للسكرتارية الفعالة.pptx
KhaledMohamed86176
 
التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx
KhaledMohamed86176
 
السكرتاريه التنفيذية و إدارة المكاتب.pdf
ssuser70131a
 
HRDISCUSSION.COM_برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.ppt
TamerElbanna5
 
HRDISCUSSION.COM_برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.ppt
Monir34
 
HRDISCUSSION.COM_ التنفيذية السكرتارية.ppt
Monir34
 
Lecture1
sohaila_ammar
 
مساعد الإداري
رؤية للحقائب التدريبية
 
وظائف الإدارة الخمسة
Mohammed Algarni
 
الاتجاهات الحديثة في الإدارة درس (١).ppt
ARCHITECTURAACADEMIA
 
الملف المفتوح الادارة المكتبية المتقدمة .pdf
ssuser70131a
 
حقيبة الادارة المكتبية المتقدمة (6 اشهر) اشراقة.pdf
ssuser70131a
 
الادارة الالكترونية وتطبيقاتها فى ادارة اعمال السكرتارية وادارة المكاتب
tiptopdubai
 
Sample212
MohammedAhmed842
 
المهارات_الاساسية_للمساعد_الاداري.pdfااا
tasafinaest
 
Strategic directions in electronic records management and electronic archivin...
Dr. Essam Obaid ,Content Management ,6 Sigma,Smart Archiving
 
السكرتارية التنفيذية1السكرتارية التنفيذية1.
MahmoudElmahdy23
 
شرائح الدكتور Pdf. (1)
Aleen7
 
مذكرة حول نشاط ووظائف السكرتيرة في مؤسسة.pptx
lioman23000
 
اكتشف المدير الناجح في داخلك
A. M. Wadi Qualitytcourse
 
Ad

مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21

  • 2. ‫توقعاتك من الربنامج‬ ‫حدد ثالث ( أهداف / مهارات / نقاط حتسني) تود أن حتصل‬ ‫عليها بنهاية الربنامج :‬ ‫............................................................................................‬ ‫............................................................................................‬ ‫............................................................................................‬ ‫2‬
  • 3. ‫هدف الربنامج:‬ ‫إكس ااامل ارك ا كني اره ااارات لارم ااارف الال م ااة ال ا‬ ‫اار‬ ‫متكاانهم مااق القياااا باعساااري السااكات لمااديا اركتا‬ ‫بارفاهيم لالطاق احلديثة بكفاءة لفاعلية.‬ ‫3‬
  • 4. ‫كني :‬ ‫توقعات املشار‬ ‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬ ‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬ ‫3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .‬ ‫4. تطوير مهارات السكرتارية .‬ ‫4‬
  • 5. ‫حماور الربنامج:‬ ‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬ ‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬ ‫1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .‬ ‫2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .‬ ‫3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.‬ ‫•‬ ‫5‬ ‫(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )‬
  • 6. ‫حماور الربنامج:‬ ‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬ ‫2. مهارات التمامل مع الاؤساء لالزمالء لالزلار‬ ‫3. ارهارات ارتال مة للسكات‬ ‫4. التمامل مع ضغوط المسل‬ ‫5. التمامل مع ارككالت‬ ‫6. كيف تكت تقايااً ناجحاً؟‬ ‫6‬
  • 7. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫مديا اركت الناجح هو الذي يقوا باداء ما ال يقل‬ ‫عق ......مق المسل اليومي لائيسه.‬ ‫7‬
  • 8. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫لراء كل مااديااا ناج ا ااح س ا ااكات ناجح‬ ‫8‬
  • 9. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ If you want to be a successful secretary, you must have personal qualities and skills or have the ability to acquire them. 9
  • 10. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫السكاتارية هي «ارنطقة الما لة» بني ارديا لموظفيه مق‬ ‫جهة، لبني ارديا لمااجميه «اخلارجيني» مق جهة أخاى.‬ ‫01‬
  • 11. ‫ما رأيك يف تلك املقولة ؟‬ ‫السكاتارية القل النابض بارنظسة‬ ‫11‬
  • 13. ‫مفهوم السكرتارية‬ ‫ه ا ااي سوع ا ااة م ا ااق اره ا اااا الا ا ا يتم ا ااني القي ا اااا هب ا ااا‬ ‫رساعدة ارديا على حتقيق أهداف ارؤسسة .‬ ‫31‬
  • 14. ‫مفهوم السكرتارية‬ ‫هااي الوحاادة التنظيسيااة التابمااة راادياي ا دارات تس اند إليهااا‬ ‫مهسة :‬ ‫حتايا ااا ارااسا ااالت لإعا ااداد التقا اااريا لمما ا ااة الربيا ااد ال ا اوارد‬ ‫لالصادر لتنظيم أرشيف اركت لغ ذلك.‬ ‫اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة االجنليزية (‬ ‫)‪SECRETARY‬واملشتقة من كلمة )‪ ( SECRET‬أي سر...‬ ‫41‬
  • 15. ‫تعريف السكرتري :‬ ‫تمايف مجمية السكات يق احملرتفني الدللية للسكات :‬ ‫" مساعد إداري يتقق مهارات إدارية ليظها القدرة على‬ ‫حتسل ارسؤللية دلن إشااف مباشا، ليتستع بالقدرة على‬ ‫التصاف لاربادرة ليتخذ قاارات يف حدلد الصالحيات‬ ‫ارسنوحة له".‬ ‫51‬
  • 16. ‫تعريف السكرتري :‬ ‫هو اروظف الذي يقوا مبساعدة رئيسه يف‬ ‫حفظ أسااره لتاتي أعساله لتسجيل مملوماته‬ ‫لتنظيم لقته بككل دقيق بسهولة ليسا.‬ ‫61‬
  • 18. ‫السكاتارية المامة‬ ‫السكاتارية اخلاصة‬ ‫السكاتارية ارتخصصة‬ ‫81‬ ‫وهوـا ـ ةدارةثـ ــل قاملعاون ــهـات واأيــدماتـةالأويت‬ ‫ـ هـ ـا ا أو س ــم ــام يف مـ من مــ ـ ـ‬ ‫ويطلــق عليهــا الســكرتارية الفني ـة ، وهــا‬ ‫من تقــدمتتملكاتــبـاع كاف ــةملـاـديرين أو الرؤي ــةـال‬ ‫ش ـتة ــو ةجن ـ أهــد ا عم ــال املكتب سـ‬ ‫علـ ـ عبمــارة ع ــن املكاـةـ ككـ ـالفنمي ـثـ ــةـلاإلستـالــارية‬ ‫أعمـ ـش‬ ‫ـت سـ ــتو املن مـ ـت ـب‬ ‫لتيس ـ ـ ــري أدال مهمتـ ـ ـ ــه ـلجن ـ ـ ــاع عملـ ـ ـ ــه.‬ ‫وة‬ ‫الربيدل ـ ــيتالنسخـ ــق التصوير –كاحملفوظاملس ـ ـ–ولني‬ ‫ا – تلح – كات ـ ــب ب ـ ــار ـات ـئ‬ ‫كتحري ــر املراس ــات وةع ــداد التق ــارير ،‬ ‫اإلســتعامات ودرتاسيــ ــب اإلستـب ـ ـوترتثيثهــاالفنيـ ـ ــة‬ ‫ات‬ ‫رت ـ‬ ‫لتقـ ـ ــدس – اهلاتفـةـة املكاتـشـبـةـا ، والن –‬ ‫سـخ‬ ‫واإلتصاالت ي والكتا‬ ‫مر املت صصـواإلنصر ةخـ – صيانة اآلالتمثــل‬ ‫اقبة احلضور ـة علــتاف ـتاف أنواعهــا‬ ‫، والتصــوير ، ةســتقبال الزا ـرين ، تن ــيم‬ ‫املكتبية ــكرتارية القانون ــة ، – وأع ـال‬ ‫الس ــومتابعة أعمال ةصي ـــاههااإلقتص ــمــادية ،‬ ‫ال اإلجتماع ـ ـوـتــوفري ،ةهتياجــ ــات املنامل مــ ــةـ مــنت‬ ‫ق ـ ـاال‬ ‫ســنلال – ـ ـات تل ـ ــي‬ ‫الطبي ــة ، اهلندس ــية ، اإلعامي ــة و ريه ــا‬ ‫أدواتقـ ـنــاريرـة املطوفـ ــ ــال ومس ـ ـ ـ ــيم سـ ـاــفرـيات‬ ‫والتـن لتـلــف ةءل ــاالتتنالفنيــة ويت ـوم ـن‬ ‫مـ اف و ا ـة ، ـتلزمات‬ ‫هـ‬ ‫الـ ـ ـاـل ــر يو وا وأ ـ ــارجا للمـبـامـ ـ –يكلضــ ـــهـ ب ــه‬ ‫ـداخلا ، مـ ـخـ ـريا القي ـ ـ ـ ـا وو ف‬ ‫الوظـ ـ ـ ــا ف البـ ـ ـ ــا خـ ـ ـ ــربات مـ ـ ـ ــن ذوي‬ ‫الر يو مـن أعمـال أماكنها الضلـقريةصـلب‬ ‫الافتات اإلرشادية يف أخـر تتع رو ب .‬ ‫املؤهات العليا.‬ ‫عمل املن مة.‬
  • 19. ‫مقومات السكرتري الناجح‬ ‫ومدير املكتب الفعال‬ ‫91‬
  • 20. ‫مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫عصف‬ ‫ذهين‬ ‫02‬
  • 21. ‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬ ‫1- حسن‬ ‫المظهر والهندام‬ ‫2- االمانة‬ ‫وحفظ السر‬ ‫3- قوة‬ ‫الشخصية‬ ‫وحسن التصرف‬ ‫12‬ ‫01‬ ‫5- مرتب ومنظم‬ ‫4- قوة الذاكرة‬ ‫والدقة في العمل‬
  • 22. ‫مقومات السكرتري الفطرية ( الش صية )‬ ‫01‬ ‫6- اإلخالص‬ ‫7- سرعة‬ ‫البديهة والقدرة‬ ‫على التركيز‬ ‫01- إحترام‬ ‫اآلخرين واإللتزام‬ ‫بأوقات العمل‬ ‫8- الحيوية‬ ‫والنشاط‬ ‫22‬ ‫9- حسن‬ ‫التصرف في‬ ‫المواقف‬
  • 23. ‫مقومات السكرترياملكتسبة ( العلمية )‬ ‫1. ارؤهل الملسي ارناس‬ ‫.‬ ‫2. ا راا ببمض اللغات األجنبية .‬ ‫3. إجياد الكتابة على اآللة الكاتبة .‬ ‫4. ا راا بطاق احلفظ لالتصنيف لالفهاسة .‬ ‫5. ا راا جبسيع القاارات لاللوائح ال تقاها ارنكاة .‬ ‫6. أن يكون ملم جبان مق علم النفس لالمالقات ا نسانية‬ ‫32‬
  • 24. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫ما هت املهارة ؟؟‬ ‫هت أدال العمل‬ ‫بسرعة ودقة وةتقان‬ ‫42‬ ‫21‬
  • 25. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫3- حفظ‬ ‫وتنظيم‬ ‫وثائق‬ ‫ومحفوظات‬ ‫المكتب‬ ‫52‬ ‫2- النسخ‬ ‫باللغتين‬ ‫العربية‬ ‫واإلنجليزية‬ ‫1- التعامل‬ ‫مع برامج‬ ‫الحاسب‬ ‫اآللي‬
  • 26. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫6- تحرير‬ ‫الرسائل‬ ‫وكتابة‬ ‫التقارير‬ ‫62‬ ‫5- التحدث‬ ‫باللغة‬ ‫اإلنجليزية‬ ‫4- استخدام‬ ‫األجهزة‬ ‫الحديثة في‬ ‫مجال األعمال‬ ‫المكتبية‬
  • 27. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫9-‬ ‫االتصال‬ ‫72‬ ‫8-‬ ‫التعامل‬ ‫مع‬ ‫اآلخرين‬ ‫7-‬ ‫التلخيص‬
  • 28. ‫املهارات الواجب توافرها يف السكرتري‬ ‫21‬ ‫21- تنظيم‬ ‫سفريات‬ ‫المدير‬ ‫82‬ ‫11- تنظيم‬ ‫مقابالت‬ ‫زوار‬ ‫المكتب‬ ‫01- تنظيم‬ ‫االجتماعات‬
  • 29. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫92‬
  • 30. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫1 - إعداد‬ ‫المراسالت‬ ‫والتقارير‬ ‫‪Correspondences‬‬
  • 31. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫2- معالجة‬ ‫المكالمات‬ ‫الهاتفية‬ ‫13‬
  • 32. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫3- معالجة‬ ‫البريد‬ ‫23‬
  • 33. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫4-‬ ‫الكتابة‬ ‫و‬ ‫الطباعة‬ ‫33‬
  • 34. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫5- الحفظ‬ ‫والتصنيف‬ ‫43‬
  • 35. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫ويعترب مج املعلومات من أو امطوات اليت‬ ‫يقوم هبا وقد يلجا ة مصادر داخلية يف‬ ‫املن مة أو خارجية بالنسبة لكافة ا مور اليت‬ ‫تتعلق بطبيعة عمل املن مة واملكتب من‬ ‫قريب أو بعيد.‬ ‫53‬ ‫6- تجميع‬ ‫المعلومات‬
  • 36. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫7-‬ ‫استقبال‬ ‫الزوار‬ ‫63‬
  • 37. ‫أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب‬ ‫8- تنظيم‬ ‫المواعيد‬ ‫والمقابالت‬ ‫واالجتماعات‬ ‫73‬
  • 38. 38
  • 39. ‫مواقف عملية ىف جمال السكرتارية‬ ‫اقرا املوقف وفكر يف احلل‬ ‫93‬
  • 40. ‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضي االنسان 57 % مق لقته يف االتصاري باالخايق‬ ‫ألضحت بمض الدراسات أن (58%) مق النجاح الذي‬ ‫حيققه ا نسان يف عسله يمتسد فيه على الرباعة االتصالية‬ ‫ل(51%) فقط تمتسد على ارهارات المسلية أل ارهنية‬ ‫ارتخصصة.‬ ‫04‬
  • 41. ‫مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫دراسة أجايت يف هارفارد على 00001 شخص فصلوا مق المسل:‬ ‫الثلث= فكل يف المسل.‬ ‫الثلثني = فكل يف ا تصاري .‬ ‫14‬
  • 42. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫1- االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫مفهوم االتصال الفعال‬ ‫هي عسلية ارساري لاستقباري ارملومات لاالفكار‬ ‫لاركاعا بني االفااد لا ساعات لتحقيق الفهم اركرتك‬ ‫لاجنا المسل ارطلومل .‬ ‫24‬
  • 43. ‫تكوين الفكرة‬ ‫(لدى‬ ‫المرسل)‬ ‫تحويل‬ ‫الفكرة‬ ‫إلى رموز‬ ‫نموذج ديفز فولجر‬ ‫نقل الفكرة‬ ‫خالل قناة‬ ‫اتصال‬ ‫34‬ ‫التصرف‬ ‫تسلم‬ ‫الرسالة‬ ‫التفسير‬
  • 44. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫44‬ ‫يادة درجة القبوري لألدلار التنظيسية.‬ ‫االلتزاا باألهداف التنظيسية‬ ‫توف البيانات الال مة الختاذ القاارات‬ ‫توضيح الواجبات لالسلطة لارسئولية‬ ‫تسهيل عسليات اختاذ القاارات على ارستويني التخطيطي لالتنفيذي.‬
  • 45. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫ا هداف العشر لاتصال اإلداري‬ ‫6. متكني الماملني يف ارؤسسة مق التماف على ارسؤلليات كلة هلم .‬ ‫ارو‬ ‫7. تمايف اروظفني بالتمليسات ارتملقة باصوري تنفيذ األعساري لدلاعي تاجيلها‬ ‫ال تمديل خطط التنفيذ‬ ‫8. التماف على مدى تنفيذ ا عساري لارموقات ال تواجهها لسبل عالجها.‬ ‫9. إجياد نوع مق التمالن بني ارؤسسة ل اجملتسع .‬ ‫01.إقناع اروظفني بضالرة تطبيق اخلطط لالربامج لحتقيق األهداف .‬ ‫54‬
  • 46. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬ ‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬ ‫1- ضعف ( اإلنصات ).‬ ‫2- ا لفـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاظ‬ ‫3- عوا ق لغـ ـ ـ ـ ــويــة‬ ‫64‬
  • 47. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال‬ ‫ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري‬ ‫4- عوا ق ثقافية واجتماعية‬ ‫5- عوا ق نفسية وةنسانية‬ ‫74‬ ‫6-عوا ق بيئية‬
  • 48. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫فيلم االتصال الغري فعال‬ ‫84‬
  • 49. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضي االنسان 57 % من وقته في االتصال باالخرين‬ ‫94‬
  • 50. ‫االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية‬ ‫يقضا االنسان 57 % من وقته يف االتصال باالخرين‬ ‫05‬
  • 51. ‫تنظيم االجتماعات‬ ‫تعريف االجتماع‬ ‫االجتماع هو تجمع شخصين او اكثر‬ ‫للتشاور وتبادل الراي في مشكلة معينة‬ ‫15‬
  • 52. ‫أهداف االجتماعات‬ ‫1ـ ءرح املعلومات وتبادل ا فكار واآلرال هول موضوع االجتماع‬ ‫2- مناقشة سياسة ءويلة ا جل‬ ‫3- دراسة ظاهرة ما وحتديد أبعادها‬ ‫4- االلتزام بواجب حمدد‬ ‫5- دراسة موضوع مت ص‬ ‫والوصول ة قرارات بشتنه‬
  • 53. ‫أهداف االجتماعات‬ ‫6- تنمية وتعزيز عاقة العاملني باملن مة .‬ ‫7ـ دراسة نتا ج أدال معني جلهة معينة يف وقت معني .‬ ‫8- احلصول علت مساندة أو موافقة جتا املسالة .‬ ‫9- التفاوض واملناقشة .‬ ‫01- دراسة قضية متناعع عليها واللجول للتحكيم فيها .‬
  • 54. ‫عناصر االجتماعات‬ ‫التفاعل‬ ‫تفاعل المجتمعين مع‬ ‫موضوع المناقشة‬ ‫البداء الراي‬ ‫العنصر‬ ‫البشرى‬ ‫المشاركون‬ ‫العنصر‬ ‫المادي‬ ‫المكان‬ ‫وتجهيزاته‬ ‫موضوع‬ ‫االجتماع‬ ‫الذى يدور‬ ‫حوله النقاش‬
  • 55. ‫انواع االجتماعات‬ ‫اوال من حيث زمن انعقادها‬ ‫2- اجتماعات طارئة‬ ‫1- اجتماعات دورية‬ ‫ثانيا من حيث المستوى‬ ‫2- اجتماعات محلية‬ ‫1- اجتماعات عالمية‬ ‫ثالثا : من حيث حساسية الموضوعات‬ ‫2- اجتماعات علنية‬ ‫1- اجتماعت سرية‬ ‫رابعا : من حيث الشكليات‬ ‫2. اجتماعات غير رسمية‬ ‫1. اجتماعات رسمية‬
  • 56. ‫مزايا االجتماعات‬ ‫1ـ اتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبيرعن ارائهم‬ ‫2- زيادة فهم كل مشترك وتقديره لحقيقة راي وموقف االخرين‬ ‫3- الوصول الى قرارات على اساس كافي من الدراسة والمناقشة‬ ‫4- الوصول الى قرارات تكون اكثر مراعاة لمصالح الجماعة‬ ‫5- القرارات تكون بعيدة عن تاثير وتحكم السلطة او اصحاب المصالح الشخصية‬ ‫6- القرارات التي تصدر تحوز الثقة ومن ثم التواجه مقاومة عند التنفيذ‬
  • 57. ‫عيوب االجتماعات‬ ‫1ـ سيطرة بعض االفراد من خالل احتكارهم لمناقشات‬ ‫2- قد التؤدي االجتماعات الى النتيجة المرجوة في حالة عدم وجوود رئيس لالجتماع‬ ‫على مستوى مناسب من المهارة .‬ ‫3- كثيرا ما تمثل القرارات التي تتخذ في االجتماعات الرأي الوسط .‬ ‫4- تتأثر النتائج بحسن اختيار المشاركين وكذا التعاون واالنسجام بينهم .‬ ‫5- - قد ياتي بعض األعضاء الى االجتماع وهم خالين الذهن عن الموضوعات موضع‬ ‫المناقشة في االجتماع .‬
  • 58. ‫مقومات نجاح االجتماعات‬ ‫1ـ اختيار الوقت والمكان المناسبين‬ ‫2- توفير البيانات والمعلومات الكاملة‬ ‫3- وضع خطة االجتماع‬ ‫4-وضع الهدف من االجتماع وتحديده‬
  • 59. ‫مقومات نجاح االجتماعات‬ ‫5- ان تتاح فرصة حق الرد على الرئيس .‬ ‫6- تفادي انفراد الرئيس بكل السلطة‬ ‫7- رئاسة فاعلة وقادرة على ادارة االجتماع بنجاح‬ ‫8- اعداد جدول االجتماع قبل االنعقاد بفترة مناسبة‬
  • 60. ‫كني :‬ ‫توقعات املشار‬ ‫1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.‬ ‫2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .‬ ‫3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .‬ ‫4. تطوير مهارات السكرتارية .‬ ‫06‬
  • 61. ‫حماور الربنامج:‬ ‫1. مقدمة عن السكرتارية .‬ ‫• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )‬ ‫1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .‬ ‫2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .‬ ‫3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.‬ ‫•‬ ‫16‬ ‫(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )‬
  • 62. ‫حماور الربنامج:‬ ‫4. مهارات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال‬ ‫1. االتصاري الفماري .... طايق قوتك الذاتية‬ ‫2. مهارات التمامل مع الاؤساء لالزمالء لالزلار‬ ‫3. ارهارات ارتال مة للسكات‬ ‫4. التمامل مع ضغوط المسل‬ ‫5. التمامل مع ارككالت‬ ‫6. كيف تكت تقايااً ناجحاً؟‬ ‫26‬
  • 64. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫قبل االجتماع‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫7.‬ ‫8.‬ ‫حجز القاعة ال تقار االجتساع فيها.‬ ‫توجيه الدعوة إىل كني يف االجتساع حلضوره.‬ ‫اركار‬ ‫إعداد كافة ارلفات ارتملقة بارواضيع اردرجة يف جدلري األعساري.‬ ‫كني مبوعد االجتساع، لذلك قبل يوا مق انمقاده.‬ ‫تذك اركار‬ ‫التاكد مق نظافة القاعة ال سيمقد فيها االجتساع.‬ ‫جتهيز القاعة باألدلات ارساعدة الال مة‬ ‫تصسيم تو يع ارقاعد يف قاعة االجتساع.‬ ‫لضع اسم اركرتك أماا اركان الذي سيجلس فيه على الطاللة.‬
  • 65. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫قبل االجتماع‬ ‫9. لضع ألراق لأقالا للكتابة على الطاللة أماا كل مقمد مق ارقاعد.‬ ‫01.إعداد سجل احلضور.‬ ‫11. تامني اراء لاراطبات لاألكوامل لارنافض.‬ ‫21.لصق لرقة على بامل قاعة االجتساع، مكتومل عليها عبارة "اجتساع الاجاء‬ ‫عدا ا عاج".‬ ‫31. إعطاء التمليسات بمدا حتويل االتصاالت الواردة إىل كني، أثناء انمقاد‬ ‫اركار‬ ‫االجتساع، إال عند الضالرة القصوى.‬ ‫41. استقباري لتوجيه كني لدى حضورهم إىل مكان االجتساع‬ ‫اركار‬
  • 66. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫أثنال االجتماع‬ ‫1. ا لوس يف مكان مناس ميكنه مق االستساع إىل ما يقاري لتسجيل كافة‬ ‫لقائع االجتساع.‬ ‫2. متايا سجل احلضور على كني لالتاكد مق أن ا سيع قد لقع عليه.‬ ‫اركار‬ ‫3. تدليق اسم للظيفة كل شخص حضا االجتساع.‬ ‫4. تدليق أمساء األشخاص الذيق تغيبوا عق حضور االجتساع، مع ذكا أعذار‬ ‫هذا التغي (إذا لجدت).‬ ‫5. تو يع كافة ارستندات لالوثائق الال مة على كني.‬ ‫اركار‬ ‫6. االستساع جيداً إىل ما جياي مق مناقكات، لاستيماهبا جيداً للتسكق مق‬ ‫تسجيلها بككل سليم.‬
  • 67. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫أثنال االجتماع‬ ‫7. تدليق لقائع االجتساع باختصار ال خيل باكتساري اروضوع.‬ ‫كني أثناء فرتة الااحة.‬ ‫8. ا شااف على تقدمي الضيافة للسكار‬ ‫9. تسجيل كافة ارقرتحات ال قدمها كون خالري االجتساع، لحتديد ما‬ ‫اركار‬ ‫إذا مت رفضها أل اعتسادها أل تاجيلها.‬ ‫01.تدليق القاارات األساسية ارتخذه حافياً كسا لردت خالري ارناقكات.‬ ‫11.تسجيل أمساء كني الذيق صوتوا مع أل ضد أي قاار مت اختاذه أل أي‬ ‫اركار‬ ‫ل‬ ‫اقرتاح مت تقدميه، كذلك أمساء الذيق امتنموا عق التصويت لذلك لفقاً‬ ‫لألنظسة ارتبمة يف هذا اجملاري.‬ ‫21.تدليق أمساء كني الذيق كلت إليهم القياا مبهاا ممينة بمد االجتساع‬ ‫أل‬ ‫اركار‬ ‫لتدليق هذه ارهاا بككل دقيق للاضح‬
  • 68. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫بعد االجتماع‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫ماافقة الضيوف الذيق حضالا االجتساع إىل مدخل ارؤسسة.‬ ‫عدا تاك أية لرقة على طاللة االجتساعات بمد مغادرة ا سيع.‬ ‫مجع ارلفات لالوثائق لحمضا االجتساع لسجل احلضور، لحفظها يف مكان‬ ‫آمق.‬ ‫الطل إىل عامل النظافة بمد مغادرة ا سيع المسل على تنظيف غافة‬ ‫االجتساع لالتاكد مق قيامه بذلك على أكسل لجه.‬ ‫إعداد حمضا االجتساع النهائي لاحلصوري على توقيع رئيس االجتساع عليه،‬ ‫لتصويا نسخ منه لتو يمها على األشخاص ارمنيني.‬ ‫إعداد ارااسالت ال مت االتفاق على إعدادها خالري االجتساع.‬
  • 69. ‫مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات‬ ‫بعد االجتماع‬ ‫7. تسجيل أي موعد الجتساعات قادمة مت حتديدها خالري االجتساع، لذلك‬ ‫يف كل مق مفكاته لمفكاة رئيس االجتساع، مبا يف ذلك موعد عقد‬ ‫االجتساع ارقبل إذا ما مت حتديده.‬ ‫8. فتح ملف لالجتساع ارقبل لالبدء بإعداد جدلله أعساله.‬ ‫9. تذك األشخاص الذيق مت تكليفهم مبسؤللية القياا ببمض ارهاا أل متابمة‬ ‫تنفيذ بمض القاارات، بالتزاماهتم هذه، لالتحقق دلرياً مق أن ذلك يتم لفقاً‬ ‫را هو مقا‬
  • 70. ‫شركة /........................‬ ‫اعداد جدول ا عمال‬ ‫اإلدارة العامة للتشغيل والصيانة‬ ‫جدول أعمال‬ ‫لجنة التدريب الفني‬ ‫اجتماع يوم 4 يناير 2102‬ ‫الرقم‬ ‫1-‬ ‫2-‬ ‫الموضوع‬ ‫محضر االجتماع السابق‬ ‫برنامج مهارات السكرتارية‬ ‫3-‬ ‫4-‬ ‫حقيبة برنامج تنظيم االجتماعات‬ ‫5-‬ ‫خطة برنامج تنظيم المحفوظات‬ ‫6-‬ ‫المشاركون في برنامج السكرتارية‬ ‫7-‬ ‫8-‬ ‫شبكة الحاسب اآللي‬ ‫تجهيزات قاعة االجتماعات رقم (3)‬ ‫9-‬ ‫مهام سكرتير لجنة تطوير األعمال المكتبية‬ ‫01-‬ ‫07‬ ‫اسكان المشاركين في البرامج التدريبية‬ ‫ما يستجد من موضوعات وأعمال‬
  • 71. ‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫الرؤسال‬ ‫• طاعتهم لاحرتامهم لتنفيذ توجيهاهتم خاصة إذا كانت ال تتمارض‬ ‫مع األنظسة لاللوائح‬ ‫• ارهارة لاحلكسة يف اختيار األسالي ارناسبة للتمامل مع كل مديا.‬ ‫فاسلومل التمامل مع ارديا ارتسلط خيتلف عق أسلومل التمامل مع‬ ‫ارديا ارثايل. كسا أن أسلومل التمامل مع ارديا المدلاين خيتلف‬ ‫عق أسلومل التمامل مع ارديا ارتداعي لهكذا‬
  • 72. ‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫م الزمال‬ ‫• التمامل مع ا سيع ليس بنفس الطايقة‬ ‫• مهارات التواصل البناء .‬ ‫• ممافة"أمناط الناس" : (المصيب/ االنبساطي/ ارتساد/‬ ‫اراالغ/ ارنظم/ الفوضوي/ إخل..)‬
  • 73. ‫مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار‬ ‫ثالثا م الزوار‬ ‫• المناية الكاملة بالزلار.‬ ‫• حسق ارماملة .‬ ‫• صقل مهاراتك باسالي علسية عسلية مدرلسة يف التمامل مع أمناط‬ ‫الزلارلمنهم الصديق - الثاثار - خكق ارماملة - ارستقا على‬ ‫أماه – اررتدد - االجيايب اران -ارغالر‬
  • 74. ‫املهارات املتاعمة للسكرتري‬ ‫• مهارة فن بنال العاقات‬ ‫•‬ ‫مهارات التعامل م ا خرين‬ ‫• مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬ ‫47‬
  • 75. ‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارة فن بنال العاقات‬ ‫ليتم ذلك بالطاق اآليت :‬ ‫• اشمار االخايق بامهيتهم .‬ ‫• اجمل شخصيتك جذابه .‬ ‫• انكئ انطباعا الليا جيدا لدى االخايق.‬ ‫• اجذمل االخايق حنو لجهة نظاك .‬ ‫• امدح االخايق لاثين عليهم.‬ ‫• انتقد للكق بدلن ح .‬ ‫جا‬ ‫• انتق الكلسات ا يدة .‬ ‫57‬
  • 76. ‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارات التعامل م ا خرين‬ ‫خيتلف األثا الناتج مع اآلخايق حبس :‬ ‫• مضسون احلديث .‬ ‫• نوعية الكلسات ارستخدمة .‬ ‫• طايقة الكالا أل السلوك ارصاح للكالا .‬ ‫• ليامانا هللا سبحانه لتماىل أن نلتزا احلكسة لاروعظة احلسنة يف التمامل‬ ‫مع الناس بصفة عامة.‬ ‫• لختتلف طايقة التمامل تبماً ختالف طبيمة المالقة مع اآلخايق حيث‬ ‫ختتلف القدرات علي الفهم لا دراك لألمور .‬ ‫67‬
  • 77. ‫املهارات ا ساسية الثاث للسكرتري‬ ‫مهارة جودة ا دال الفا ق ىف بيئة العمل‬ ‫التقنيات اليت ميكنك ممارستها لزيادة ةنتاجيتك وأدا ك:‬ ‫• استخدا مبدأ " كيز القوة".‬ ‫تا‬ ‫• عدا المسل يف تلك ارهاا ال –بغض النظا عق مدى جودة‬ ‫إجنا ها- الميكق أن تساعدك أل جتملك تتقدا يف حياتك‬ ‫ارهنية.‬ ‫• إدارة السكات لذاته.‬ ‫• إدارة السكات لوقت ااه.‬
  • 78. ‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫87‬
  • 79. ‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫97‬ ‫ألالً : ارمافة ا يدة بالمسل‬ ‫ثانياً : ارمافة ا يدة باللوائح لاألنظسة لالتنظيم ا داري‬ ‫للسنظسة‬ ‫ثالثاً : تكويق عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطااف‬ ‫رابماً : حتسني طايقة المسل لاألداء‬ ‫خامساً : تنسية مهاراته الكخصية الذاتية‬
  • 80. ‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬ ‫تعريف املشكلة :‬ ‫هي الصموبات ال تواجهنا عند االنتقاري مق ماحلة إىل‬ ‫أخاى؛ لهي إما متنع الوصوري أل تؤخاه أل تؤثا يف نوعيته.‬ ‫ّ‬ ‫08‬
  • 81. ‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫تنمية املهارات اإلدارية حلل املشكات‬ ‫التحلي اال - السببيا ااة- التاليف ل كي .‬ ‫الرت‬ ‫التفك الكامل - التقديا ا ااا.‬ ‫احلدس (البص ة).‬ ‫استخداا الذاكاة.‬ ‫االبتكار.‬ ‫القدرة الاقسية لاللغوية.‬ ‫حتويل ارككلة اىل فاصة ارككلة فاصة مثينة !:رمىن اراادف للسككلة عند‬ ‫الصينيني هو: الفاصة !‬
  • 82. ‫السكرتري وخطوات ذكية للتعامل م املشكات‬ ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫1. العصف ال هين‬ ‫2. خريطة باريتو‬ ‫3. خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة )‬
  • 83. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫1-العصف ال هين‬ ‫ح بدائل لتنفيذ حل ارككالت عق طايق اجملسوعات‬ ‫تمظيم عدد األفكار ال تطا‬ ‫تنفي جلسة عصف ذهين‬ ‫38‬
  • 84. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬ ‫08% مق الثالات يف بالده .‬ ‫• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد‬ ‫فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق‬ ‫األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .‬ ‫ما هو منح باريتو؟‬ ‫هو منحىن بياين ياُاتِّّ األسبامل مق حيث حجم تاث ها يف ارككلة حمل الدراسة‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫48‬
  • 85. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫املشكلة‬ ‫االسباب‬ ‫58‬ ‫مشكلة العيوب املتكررة يف املنتج‬ ‫الكث مق األسبامل لميكننا التغل على كل سب مبجسوعة مق‬ ‫ُ‬ ‫احللوري. للكق أيق نبدأ؟ أمامنا حلوري كث ة لبالطبع كلها حتتاج هود‬ ‫لموارد مادية فهل خنتار بمض احللوري بطايقة عكوائية أا جي أن نطبق‬ ‫ٍ‬ ‫كل احللوري يف آن لاحد؟ هذا هو السؤاري الذي جيي عنه منحىن‬ ‫ُ‬ ‫باريتو ‪Pareto Chart‬‬
  • 86. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫االسباب‬ ‫68‬
  • 87. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫2- منح باريتو ‪Pareto Chart‬‬ ‫االسباب‬ ‫78‬
  • 88. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫هذا ارخطط يهدف إىل حصا مجيع األسبامل ال قد تؤدي إىل ارككلة ارااد حلها.‬ ‫فبدالً مق حصا تفك نا يف األسبامل ارمتادة فإن هذا ارخطط يساعدنا على التفك يف‬ ‫كل األسبامل ارسكنة لبالتايل الوصوري إىل األسبامل احلقيقية لال قد تكون غ متوقمة.‬ ‫هذا ارخطط :‬ ‫• يسهل عاض ارككلة لتوضيح األسلومل الذي اتبع يف الوصوري إىل احلل.‬ ‫• جيرب ا سيع على التفك يف ارككلة بمسق بدري مق ع يف اقرتاح احللوري.‬ ‫التسا‬ ‫88‬
  • 89. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫1-ارسم ا زء األلري مق ارخطط لدلن لصف ارككلة ارااد حلها يف رأس السسكة.‬ ‫حالري كتابة ارككلة بككل دقيق لخمتصا.‬ ‫افرتض أننا نتج كوالتة لأننا نماين مق كثاة ألككالى مق جودة ارنتج .‬ ‫شو‬ ‫98‬
  • 90. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫2- اجتهد يف كتابة المناصا‬ ‫األساسية اركونة أل ارؤثاة على ارنتج‬ ‫أل اخلدمة مثل‬ ‫09‬
  • 91. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫3- اكت كل األشياء ارؤثاة على كل سب مق األسبامل الائيسية. الحظ أنك تكت كل ما‬ ‫هومؤثا يف هذا السب أل المنصا لال تستبمد أل تقيم أي شيء يف هذه اراحلة. ال هتسل أي‬ ‫سب بغض النظا عق توقمك لمالقته بارككلة األصلية.‬ ‫19‬
  • 92. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) ‪Fishbone Diagram‬‬ ‫رابعا: يتم حتليل كل األسبامل اردلنة يف ارخطط. بمض األسبامل ميكق استبمادها نتيجة لوجود‬ ‫مملومات متاحة كد أن هذا السب غ موجود لدينا. البمض اآلخا قد حيتاج عسل فحوصات‬ ‫تؤ‬ ‫أل إجااءات للتاكد مق كون هذا السب حقيقي. لبالتايل فسننتهي ببمض األسبامل احملتسلة لبمد‬ ‫الفحص لالقياسات نصل إىل سب أل أسبامل حقيقية‬ ‫29‬
  • 93. ‫السكرتري وفن التعامل م ضغوط العمل‬ ‫كيف ميكن للسكرتري ومدير املكتب التعامل م‬ ‫ضغوط العمل بنجاح ؟‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫39‬ ‫ألالً : ارمافة ا يدة بالمسل‬ ‫ثانياً : ارمافة ا يدة باللوائح لاألنظسة لالتنظيم ا داري‬ ‫للسنظسة‬ ‫ثالثاً : تكويق عالقات إنسانية طيبة مع كافة األطااف‬ ‫رابماً : حتسني طايقة المسل لاألداء‬ ‫خامساً : تنسية مهاراته الكخصية الذاتية‬
  • 94. ‫أهم أساليب هل املشكات‬ ‫خريطة باريتو‬ ‫• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على‬ ‫08% مق الثالات يف بالده .‬ ‫• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد‬ ‫فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق‬ ‫األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .‬ ‫49‬
  • 95. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ما هو التقرير؟‬ ‫لعاء حيسل حقائق خاصة مبككلة ممينة ، تماض عاضا حتليليًا ، بطايقة مبسطة‬ ‫ً‬ ‫، مع ذكا االقرتاحات ال جي أن تتسكى مع النتائج ال مت التوصل إليها‬ ‫بالبحث لالتحليل .‬ ‫59‬
  • 96. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ميزات التقرير الكتايب:‬ ‫1. موثق.‬ ‫2. يمترب ماجما لمصدرا توثيقيًا للسملومات ،لخاصة عند حدلث خالفات.‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫3. ميكق نقله ألكثا مق جهة دلن تغي حمتواه أل مضسونه.‬ ‫4. ميكق الاجوع إليه أكثا مق ماة أثناء التنفيذ.‬ ‫5. يمترب دليالً للسوظفني ا دد ، بل لألشخاص القدامى يف المسل.‬ ‫69‬
  • 97. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫شروط التقرير الكتايب :‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫79‬ ‫جي ان يكون مكتوبًا بلغة لاضحة لمفهومة لسليسة، لخط مقالء ( إن مل‬ ‫يكق مطبوعا).‬ ‫ً‬ ‫أن يمطى الوقت الال ا عداده لتنفيذه.‬ ‫أن يقدا يف لقت مناس .‬ ‫أن يكون شامالً.‬ ‫أضف شالطا أخاى:‬
  • 98. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫املهارة يف كتابة التقارير‬ ‫مهارات يف كات التقايا نفسه تساعده على يادة فماليته، مثل:‬ ‫1 – القدرة على التفك ارنطقي.‬ ‫2 – القدرة على االستنتاج لالابط بني األمور.‬ ‫3 – القدرة على التفس لتبسيط األفكار.‬ ‫4 – القدرة على التمب لالصياغة، لاختيار األلفاظ لالتمب ات ارناسبة.‬ ‫5 – التسكق مق قواعد اللغة لا مالء.‬ ‫89‬
  • 99. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫4.‬ ‫99‬ ‫التحديد الواضح لالدقيق للسككلة أل اروضوع.‬ ‫حتليل ارككلة أل اروضوع هبدف حتديد نطاق التقايا.‬ ‫لضع خطة أل جدلري عسل أل بانامج للخطوات ال تتبع عداد التقايا‬ ‫(ياخذ بمني االعتبار الوقت الال ا).‬ ‫القياا باألحباث لالدراسات الال مة (البحث عق احلقائق).‬
  • 100. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫5.‬ ‫6.‬ ‫7.‬ ‫8.‬ ‫001‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫تنظيم احلقائق ال أسفات عنها األحباث لالدراسات السابق إجااؤها.‬ ‫تفس احلقائق إذا كان التقايا تفس يًا.‬ ‫إعداد ارسودة األلىل للتقايا.‬ ‫لأخ ًا كتابة التقايا يف صورته النهائية، لحتاياه بمد إدخاري أل حذف‬ ‫ارطلومل.‬
  • 101. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫أوال: حتديد املشكلة أو املوضوع ‪Defining the Problem‬‬ ‫لالتحديد الدقيق رككلة أل موضوع التقايا يستلزا اتباع مايايت:‬ ‫1- قااءة مستند التفويض بمناية.‬ ‫2- إذا مل يكق مستند التفويض كافيًا عطاء صورة لاضحة عق اروضوع‬ ‫ارطلومل إعداد تقايا بكانه، فيج على الكخص اركلف بإعداد التقايا‬ ‫مناقكة الكخص الذي طل منه إعداد التقايا .‬ ‫3- إذا كان موضوع التقايا يتطل ممافة متخصصة، فيج استكارة‬ ‫ارتخصص ارناس داخل ارنكاة (كاستكارة أحد القانونيني أل ارهندسني).‬ ‫101‬
  • 102. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫ثانيا: تصميم جدول عمل ‪Drawing a Work Schedule‬‬ ‫حيدد الكخص اركلف بإعداد التقايا ما يلي:‬ ‫1. الوقت ارطلومل فيه التقايا يف صورته النهائية.‬ ‫2. ا مكانات البكاية ال ميكق االستمانة هبا – سواء مق داخل ارنكاة أل‬ ‫مق خارجها – عند حتليل النتائج ال توصل إليها لتفس ها.‬ ‫3. ا مكانات الفنية ارتاحة (آالت كاتبة ، آالت طباعة …إخل) لالوقت‬ ‫ارتاحة فيه هذه ا مكانات.‬ ‫201‬
  • 103. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫ثالثا: البحث عن احلقا ق ‪Researching Data, Facts, and Ideas‬‬ ‫رابعا: تن يم احلقا ق ‪Organizing the Findings‬‬ ‫لهناك أربمة أنواع رئيسية مق ارملومات ميكق التصنيف على أساسها لهي:‬ ‫• مملومات نوعية ‪.Qualitative Data‬‬ ‫• مملومات كسية ‪.Quantitative Data‬‬ ‫• مملومات منية ‪.Chronological Data‬‬ ‫• مملومات جغاافية ‪.Geographical Data‬‬ ‫301‬
  • 104. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫خامسا: تفسري احلقا ق ‪Interpreting the Findings‬‬ ‫لفيسا يلي بمض األخطاء ال يقع فيها الكث مق كاتيب التقاريا لال تؤثا يف‬ ‫كفاءة التقايا ارمد:‬ ‫• الوصوري إىل توصيات متساعة.‬ ‫• لضع افرتاضات خاطئة لبمض ارالحظات.‬ ‫• االعتساد على إحصائيات غ سليسة.‬ ‫• افرتاض أسبامل خاطئة لبمض الظواها موضوع البحث لارالحظة.‬ ‫• إمهاري بمض الموامل لارتغ ات عند تفس احلقائق لارملومات.‬ ‫401‬
  • 105. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫خطوات ةعداد التقرير‬ ‫سادسا: كتابة التقرير يف صورته ا ولية‬ ‫ليتلخص إعداد ارسودة األلىل للتقايا مباعاة مايلي :‬ ‫1- ارقدمة . 2- بناء هيكل التقايا لتطوياه . 3- اخلامتة .‬ ‫سابعا: كتابة التقرير يف صورته النها ية‬ ‫501‬
  • 106. ‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫1 – املقدمة‬ ‫1-1– اروضوع.‬ ‫1-2– األهداف أل األغااض مق الكتابة.‬ ‫1-3– األمهية.‬ ‫601‬
  • 107. ‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫2- موضوعات التقرير‬ ‫2-1- الفكرة الر يسة ا و .‬ ‫2-1-1- فكاة ثانوية.‬ ‫2-1-2 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-1-3 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-2– الفكرة الر يسة الثانية‬ ‫701‬ ‫2-2-1 – فكاة ثانوية.‬ ‫2-2-2 – فكاة ثانوية.‬
  • 108. ‫كتابة التقرير‬ ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫1- كتابة عناصر املوضوعات‬ ‫قا مة ترتيب العناصر‬ ‫3- امااة‬ ‫3-1- خمتصا باروضوع.‬ ‫3-2- النتائج.‬ ‫3-3- التوصيات أل االقرتاحات.‬ ‫801‬
  • 109. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬ ‫901‬
  • 110. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫ن ام احلروف وا رقام اليت ميكن استعماهلا إلعداد العناصر‬ ‫011‬
  • 111. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫تطبيق عملا‬ ‫اخرت موضوعا عداد تقايا حوله ، مث قم بإعداد عناصاه . كق خمتصاا قدر‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫ا مكان مق نصف صفحة إىل صفحة فقط .‬ ‫111‬
  • 112. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫2- است دام ا شكال والرسوم البيانية‬ ‫211‬
  • 113. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫كتابة التقرير‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫عالمات الرتقيم هي الامو ال يستخدمها الكات لتقسيم الكالا لإيضاح‬ ‫ممانيه.‬ ‫لأهم عالمات الرتقيم ارتداللة النقطة (.) لالفاصلة (،) لعالمة االستفهاا (؟)‬ ‫لعالمات التمج ( ! ) لعالمات التنصيص (" ") لالنقطتان (:) لارموقفات‬ ‫] [ لالكاطة ( ا ا ).‬ ‫311‬
  • 114. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫1- النقطة (.) ... مىت تست دم ؟؟‬ ‫2- الفاصلة (،)‬ ‫تسسى أيضا الفصلة لالفار ة لالكولة. لهي تدري على أن ممىن ما قبلها ماتبط مبا‬ ‫بمدها لهي تستخدا يف مواطق منها ما يايت :-‬ ‫• بني ا سل ارمطوفة على بمضها‬ ‫• بني المبارات ارتوالية يف ا سلة الواحدة الطويلة يف غال األحيان.‬ ‫• بني األعداد عند عدها.‬ ‫• بني االسم ارنادى لا سلة ال بمده.‬ ‫411‬
  • 115. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫است دم عامات اللقيم‬ ‫3-عامة االستفهام ( ؟ ) مىت تست دم ؟‬ ‫4- عامة التعجب (!)‬ ‫5- النقطتان (:)‬ ‫6- عامتا التنصي "..."‬ ‫7- القوسان ( )‬ ‫8- املعقوفان ] [:‬ ‫9- الشـرءة " ـ":‬ ‫511‬
  • 116. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬ ‫ارين ص 24‬ ‫611‬
  • 117. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫استعمل عامات اللقيم يف الصفحة التالية‬ ‫ارين ص 24‬ ‫711‬
  • 118. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬ ‫1- ا طنامل لاحلكو‬ ‫5- إمهاري القارئ‬ ‫2- النساذج لالتماب النسطية‬ ‫6- غيامل االلتزاا‬ ‫3- التماب اربهسة‬ ‫7- البناء للسجهوري‬ ‫4- المبارات السلبية‬ ‫811‬
  • 119. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫3- تغلب علت مشكات الكتابة‬ ‫1- اإلءناب واحلشو‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫911‬ ‫كلسة لاحدة خ مق كلستني.‬ ‫اقصا عدد الكلسات على 71 كلسة يف ا سلة أل أقل.‬ ‫استمسل أسلومل التنقيح بدقة.‬ ‫الكلسات القص ة أفضل مق الطويلة.‬ ‫حالري أن تكون طبيميًا يف كتابتك.‬ ‫اقاأ كتابتك بصوت عاري بمد االنتهاء مق التقايا، جي أن تكون طبيمية‬ ‫لمفهومة.‬
  • 120. ‫كيف تكتب تقريرا ناجحا؟‬ ‫امثلة لإلءناب واحلشو‬ ‫ِ‬ ‫أنه أستمرار االضالة‬ ‫االلتزام برف العا دات‬ ‫عيادة الضريبة‬ ‫يف ه ا الوقت من الزمن‬ ‫اآلن ، هاليا‬ ‫يف هال هدوث‬ ‫ةذا هدث‬ ‫ن را ن‬ ‫بسبب‬ ‫يف وقت آخر‬ ‫الهقا‬ ‫جتاوع احلدود‬ ‫جتاوع‬ ‫كل واهد منهم‬ ‫اجلمي‬ ‫يف رأيا الش صا‬ ‫برأيا‬ ‫ه ا مرهون حبقيقة مفادها‬ ‫السبب هو‬ ‫يتشبث با مر بشدة‬ ‫021‬ ‫أءفئ النور‬ ‫يتمسك‬ ‫مكان ليو بقريب‬ ‫بعيد‬ ‫يف ه ا الوقت من عدم االستقرار االقتصادي‬ ‫ارتفاع ا سعار ( أو اخنفاضها )‬
  • 121. 121
  • 122. ‫مهارات االتصال اهلاتفا‬ ‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬ ‫1- وض جهاع اهلاتف:‬ ‫221‬
  • 123. ‫مهارات االتصال اهلاتفا‬ ‫أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:‬ ‫القدرة علت التعامل م أجهزة اهلاتف:‬ ‫جي على الساكات أن يكاون قاادراً علاى تكاغيل أجهازة اهلااتف‬ ‫ارتطورة بكفاءة لفاعلية، لأن يكون قاادراً علاى صايانتها لبا تهاا‬ ‫مبا خيدا مصلحة المسل لضسان عدا توقفها.‬ ‫321‬
  • 124. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الواردة‬ ‫1. الاد بساعة، لأن ال يرتك جاس اهلاتف عند مساعه ألكثا مق .... ماات.‬ ‫2. حياص على التمايف بنفسه لاسم ارنكاة ال يمسل هبا.‬ ‫3. جي أن تكون منصتاً جيداً كز على ما يقوله ارتصل.‬ ‫لتا‬ ‫4. تمطيه الوقت الكايف ألن يديل حبديثه.‬ ‫5. التاكد مق مجيع النقاط ال ذكات لك لأن تستوضح مق ارتصل إذا كان‬ ‫لديك غسوض أل سوء فهم عق ارملومات ال ذكات لك.‬ ‫421‬
  • 125. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الواردة‬ ‫6. عدا مقاطمة ارتحدث .‬ ‫7. يوحي للستصل بانه متابع لمنصت له كقوري كلسة "نمم" بني احلني‬ ‫لاآلخا.‬ ‫8. أن يكون دقيقاً يف مجع ارملومات لالبيانات مق ارتصل.‬ ‫9. أن تتقق مهارة تدليق ارالحظات لالاسائل مق ارتصل لأن حتاص على‬ ‫ذلك.‬ ‫01.أن حتاص على تزليد ارتصل بارملومات ال يايدها إذا كانت يف حدلد‬ ‫صالحياتك أل توجيهه للجهة ارسؤللة بكياسة.‬ ‫11. على السكات التخلص مق مجيع الموامل ارؤثاة على مساع ارتحدث‬ ‫كالضوضاء لغ ذلك.‬ ‫521‬
  • 126. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬ ‫يف هالة وجود أكثر من هاتف يف املكتب والسكرتري مشغول م‬ ‫اهلاتف ووردت مكاملة أخر .‬ ‫621‬
  • 127. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :‬ ‫عدم ر بة املدير يف استقبال املكاملة‬ ‫يف هالة تلقيك كسكرتري مكاملة مستعجلة وهامة‬ ‫واملدير يف اجتماع‬ ‫721‬
  • 128. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫1.‬ ‫2.‬ ‫3.‬ ‫الصادرة‬ ‫4.‬ ‫5.‬ ‫821‬ ‫التخطيط ا يد لارنظم ألي مكارة.‬ ‫التاكد مق أرقاا اهلواتف ال يتصل هبا.‬ ‫ال يقطع االتصاري عند تاخا الكخص ارطلومل (اعطية فاصة مق ....اىل‬ ‫.....ماات)‬ ‫عند رد الطاف اآلخا إبدأ بتمايف نفسك لبارنكاة ال تمسل فيها قبل‬ ‫أن يطل منك ذلك.‬ ‫إذا كنت تمتقد بان مكارتك ستطوري لضح ذلك رستقبل مكارتك مع‬ ‫ذكا األسبامل ، لاالستفسار مق مستقبل مكارتك إن كان لقته يسسح‬ ‫بذلك.‬
  • 129. ‫أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية‬ ‫الصادرة‬ ‫6. إذا كنت تنوي إجااء مكارة هاتفية لابطها مبدياك تاكد مق أن لقت مدياك‬ ‫يسسح باستقباري اركارة.‬ ‫7. أن ينهي السكات اركارة بطايقة لدية لمؤدبة.‬ ‫8. أن يلتزا السكات با جيا غ ارخل يف ارمىن خالري اركارة اهلاتفية.‬ ‫9. أن تكون على دراية تامة باستخداا األدلة اهلاتفية لاحمللية لالدللية، لاألدلة‬ ‫اخلاصة.‬ ‫01. إذا كانت اتصاالت السكات متمددة يفضل أن يستخدا منوذجاً ممداً هلذا‬ ‫الغاض ليسهل على السكات عسلية االتصاري.‬ ‫921‬
  • 130. ‫تن يم مقابات املدير‬ ‫مفهوم تن يم مقابات املدير‬ ‫تنظيم لقته فيسا يتملق بالنكاطات لاألعساري ال يؤديها يف‬ ‫اركت لال تتضسق استقباري ارااجمني لإدارة االجتساعات‬ ‫لارقابالت أل اللقاءات الفادية، لالسفايات‬ ‫031‬
  • 131. ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫1- أن يكون حتديد ارواعيد يف األلقات ال يفضلها ارديا .‬ ‫2- ا قالع عق حتديد ارواعيد يف بداية األسبوع – ال قبل سفا ارديا ال‬ ‫بمد حضوره مق السفا مباشاة .‬ ‫3- لضع فاصل مين بني كل لقاءيق حىت يتسكق ارديا مق تسجيل مالحظاته عق اللقاء‬ ‫األلري لاالطالع على بمض الوثائق ارتملقة باللقاء الثاين .‬
  • 132. ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫4- مااعاة التنسيق بني ارواعيد ال ارتبط هبا رديا بنفسه مع ارواعيد ال قاا‬ ‫السكات بتسجيله يف سجل الزيارات أل األجندة‬ ‫5- تسجيل ارتباطات ارديا يف سجل خاص بذلك أل يف ( األجندة ) لالتنسيق مع‬ ‫ارديا باستساار يف هذا الكان .‬ ‫6- عدا إدخاري أي ائا مق ج كة قبل إبالغ ارديا بذلك‬ ‫خار الكا‬
  • 133. ‫االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات‬ ‫7- يف حالة اعتذار ارديا عق إجااء ارقابلة جي على السكات أل السكات ة أن‬ ‫يقدا اعتذاره بلباقة لان يماض على الزائا حتديد موعد آخا .‬ ‫8- قد تستضيف كة شخصية مق دللة أجنبية مق أصحامل المالقات بال كة لهنا‬ ‫كا‬ ‫الكا‬ ‫كوري لالرتتيبات الال مة يف مااحل‬ ‫جي على السكات أن يتاكد مق إجااء لإعداد الربلتو‬ ‫الزيارة .‬ ‫331‬
  • 135. ‫هفظ وتن يم الوثا ق واحملفوظات‬ ‫احملفوظات‬ ‫تمين جتسيع كافة الوثائق ال حتسل مملومات ليسكق الاجوع إليها‬ ‫مستقبال.‬ ‫الوثيقة هي اية مادة حتسل مملومات سواء كانت لرقة ال شايطا ال‬ ‫مسجال ال كتابا ال خايطة ال احصائية ال بيانيا اىل غ ذلك مق‬ ‫أنواع الوثائق .‬ ‫531‬
  • 136. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترحع‬ ‫اليها ادارات -‬ ‫3المنظمة بصفة مستمرة‬ ‫2-‬ ‫محفوظاتوهي تحفظ في وحدات‬ ‫النجاز األعمال‬ ‫المحفوظات في كل محفوظات‬ ‫ادارة – اي انها‬ ‫غير نشطة‬ ‫متوسطة‬ ‫تحت ايدي الموظفين حسب أعمالهم‬ ‫المستديمة •‬ ‫وتخصصاتهم النشاط‬ ‫.‬ ‫المنتهية •‬ ‫631‬ ‫1-‬ ‫محفوظات‬ ‫نشيطة‬
  • 137. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي ما يطلق عليها ( المؤقتة) وتتمثل‬ ‫في السجالت والمستندات التي تدعو‬ ‫الحاجة للرجوع اليها على فترات‬ ‫متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة‬ ‫وهذا النوع من المحفوظات اما ان يحفظ‬ ‫بوحدات الالمركزية وذلك وفق التنظيم‬ ‫اإلداري المتبع في كل منظمة .‬ ‫731‬ ‫2-‬ ‫محفوظات‬ ‫متوسطة‬ ‫النشاط‬
  • 138. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي السجالت واألوراق والمستندات‬ ‫التي التدعوالحاجة اليها ربما النتهاء‬ ‫العمل او عدم الحاجة اليها او لمرور‬ ‫سنوات عديدة عليها – وهذا بعد ان يتم‬ ‫فرزها الى قسمين (مستديمة , ومنتهية)‬ ‫831‬ ‫3-‬ ‫محفوظات‬ ‫غير‬ ‫نشطة‬
  • 139. ‫انواع المحفوظات‬ ‫وهي األوراق والسجالت التي تضمن‬ ‫مبادئ ملتزمات متعلقة بالمصالح العامة‬ ‫او ذات اهمية تاريخية‬ ‫وهذه اليستغنى عنها ابدا مثل العقود‬ ‫واتفاقيات الدول واالوامر والقرارات‬ ‫السارية المفعول وغيرها مما يعتبر مهما‬ ‫او يشك في انها مهمة فتبقى وتحفظ‬ ‫931‬ ‫المستديمة‬
  • 140. ‫انواع المحفوظات‬ ‫هي األوراق التي ينتهي العمل بها تماما‬ ‫او ليس لها اي قيمة مثل مسودات‬ ‫والصور الزائدة من الكراسالت‬ ‫الصادرة والدعوات الى اجتماعات‬ ‫وبطاقات التهاني باالعياد والمناسبات‬ ‫التي مضى عليها وقت كبير فهذه يجب‬ ‫النظر في امر التخلص منها‬ ‫041‬ ‫المنتهية‬
  • 141. ‫اهمية المحفوظات‬ ‫1ـ ضمان وصول المعلومات الى ايدي المستفيدين‬ ‫منها باسرع وقت واقل جهد وبادنى تكلفة‬ ‫2- تيسير االستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق‬ ‫بمعنى سرعة توصيل المعلومات الى المستفيدين‬ ‫3- المحافظة على وثائق المنظمة من التلف او‬ ‫الضياع او الحريق او افشاء المعلومات السرية بها‬
  • 142. ‫التن يم الفين للمحفوظات‬ ‫1-‬ ‫التصنيف‬ ‫2-‬ ‫الترقيم‬ ‫3- اعداد‬ ‫الفهارس‬
  • 143. ‫1- التصنيف‬ ‫ليقصد به تكويق سوعات متكاهبه مق الوثائق ذات الصفات‬ ‫ال اخلصائص ارتجانسة لفصل الوثائق غ ارتكاهبة تبما لدرجة‬ ‫اختالفها لذلك بغاض التماف على اي منها بسهولة.‬ ‫أنواع التصنيف‬ ‫1-‬ ‫التصنيف‬ ‫الموضوعي‬ ‫341‬ ‫2-‬ ‫التصنيف‬ ‫الجغرافي‬ ‫3-‬ ‫التصنيف‬ ‫الزمني‬ ‫4-‬ ‫التصنيف‬ ‫االسمي‬ ‫5-‬ ‫التصنيف‬ ‫الشكلي‬
  • 144. ‫ثانيا : الترقيم او ( الترميز )‬ ‫ويقصد به ويعرف الترقيم بانه وضع رموز لوثائق سواء باالرقام الحسابية لو بالحروف‬ ‫الهجائية او االثنين معا وتعتبر هذه الرموز ارقاما للوثائق‬ ‫طرق الترقيم‬ ‫1-‬ ‫الترقيم‬ ‫العادي‬ ‫المركب‬ ‫441‬ ‫2- الترقيم‬ ‫الهجائي‬ ‫3-‬ ‫الترقيم‬ ‫المزدوج‬
  • 145. ‫3- اعداد الفهارس‬ ‫وهى وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها‬ ‫باسرع وقت واقل جهد‬ ‫اشكال الفهارس‬ ‫1-‬ ‫فهرس‬ ‫السجل.‬ ‫541‬ ‫2- فهرس‬ ‫البطاقات.‬
  • 146. ‫الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ‬ ‫المتاحة داخل االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه‬ ‫الوصول الى اي وثيقة منها بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة االسس‬ ‫والقواعد اآلتية :‬ ‫1- التاكد من انتهاء اجراءات معالجة موضوع الورقة قبل‬ ‫البدء في حفظها .‬
  • 147. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير‬ ‫مراعاة االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫2- التاكد من وجود تاشيرة لموظف المختص بما يفيد الحفظ في‬ ‫مكان متفق عليه‬
  • 148. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫3- حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة اول باول ودون تأجيل.‬ ‫4- تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة‬
  • 149. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫االسس والقواعد اآلتية :‬ ‫5- ترقيم اوراق الملف الواحد بارقام مسلسسلة حسب تواريخ‬ ‫حفظها وموضوع الرقم سواء باليد او بالرقامة في الجهة‬ ‫اليسرى العلوية .‬
  • 150. ‫الطرق الحديثة‬ ‫في حفظ واسترجاع المعلومات‬ ‫الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل‬ ‫االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها‬ ‫بسرع عند الحاجة‬ ‫وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة‬ ‫األسس والقواعد اآلتية :‬ ‫6- اعداد قائمة محتويات كل ملف تسجل فيها كافة‬ ‫اوراقه اول باول .‬
  • 152. ‫اسس تنظيم الحفظ‬ ‫باالرشيف‬ ‫1- تجهيز مكان مناسب يصلح لعملية الحفظ‬ ‫2- تزويد المكان باوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية او المعدنية ذات‬ ‫االرفف (الشانون )‬ ‫3- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( راسي – افقي – واقف )‬ ‫4- اتباع اجراءات محددة لحفظ األوراق في الملفات‬ ‫5- فهرسة كل الوثائق المرادج حفظها لتسهيل عملية االسترجاع‬ ‫251‬
  • 153. ‫إجراءات حفظ األوراق في‬ ‫الملفات‬ ‫1- ترميم األوراق الممزقة ان وجدت‬ ‫2- تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما لتحديد مكان‬ ‫التخريم‬ ‫3- تهذيب األوراق اي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا او السفلى‬ ‫4- ترتيب األوراق تبعا لرموزها او تواريخها‬ ‫5- ايداع األوراق بالملفات‬ ‫351‬
  • 154. ‫إجراءات حفظ األوراق في‬ ‫الملفات‬ ‫6- ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد او الرقامة )‬ ‫7- اثبات األوراق في قائمة محتويات والتي تثبت بغالف الملف الداخلي‬ ‫8- اجراءات المراجعة الالزمة لتاكد من سالمة الحفظ‬ ‫9- حفظ الملفات في االوعية ان كانت ارفف او ادراج او دواليب‬ ‫451‬
  • 155. ‫صيانة المحفوظات‬ ‫1- تحديد اغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال‬ ‫2- اعادة تثبيت األوراق التي تتمزق نتيجة استعمال الملفات‬ ‫4- حماية الملفات مما تتعرض له من عوامل التعرية والحشرات‬ ‫5- وقاية الملفات من اخطار الحريق‬ ‫6- المحافظة على سرية الملفات والوثائق التي قد يضر افشاء اسرارها بالمصلحة العامة‬ ‫551‬
  • 156. ‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫عندما يبلغك المدير برغبته فى السفر خذ منه المعلومات االتية:‬ ‫التاكد من عدم ارتباطه بمواعيد او اجتماعات‬ ‫يوم وتاريخ السفر والفترة التى ينوى قضاءها‬ ‫البلد الذاهب اليه‬ ‫مواصفات الفندق الذى يرغب النزول فيه‬ ‫651‬
  • 157. ‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬ ‫االتصال بالجهة واالشخاص المقصودين بالزيارة هاتفيا ثم رسالة تاكيدية رسمية‬ ‫عن طريق الفاكس‬ ‫الحصول على جدول الرحالت لشركة الطيران خالل تلك الفترة‬ ‫أخذ فكرة عن المناخ وحركة المواصالت والعادات والتقاليد‬ ‫قم بحجزالفندق برسالة رسمية بالفاكس وانتظار التاكيد‬ ‫قم باعداد جدول أعمال سفر المدير فى نموذج كالتالى :‬ ‫751‬
  • 158. ‫اليوم‬ ‫السبت‬ ‫االحد‬ ‫851‬ ‫التاريخ‬ ‫/‬ ‫الساعة‬ ‫من : الى‬ ‫/ 0102 8ص : 03:9 م‬ ‫/ /0102‬ ‫01ص : 11م‬ ‫المهمة‬ ‫زيرة مركز جويز‬ ‫هاوس‬ ‫نزهة فى حديقة‬ ‫مالحظات‬
  • 159. ‫رابعا : تنظيم سفريات المدير‬ ‫وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :‬ ‫خذ من المدير التعليمات الخاصة بادارة مكتبه خالل غيابه‬ ‫رتب للمدير البريد الوارد بصورة منظمة‬ ‫رتب للمدير قائمة المتصلين خالل غيابه‬ ‫اتصل به يوميا لالطمئنان عليه وتذكيره ببعض اعماله‬ ‫951‬