Модуль 3. Лекция 17-18. Управление интеграцией проекта
Download as PPTX, PDF0 likes1,192 views
Документ описывает процессы управления проектами, включая разработку и содержание проектных планов, мониторинг и контроль выполнения проектов, а также управление изменениями и закрытие проектов. Основное внимание уделяется важности планирования, роли документирования и необходимости адаптации к изменениям в процессе выполнения проекта. Как результат, создаются структурированные документы, обеспечивающие эффективное управление проектами и ресурсов.
Модуль 3. Лекция 17-18. Управление интеграцией проекта
- 2. Лекция 17-18 Управление внедрением проекта ● Разработка проектного плана (процессы планирования) ● Создание и структура плана проекта ● Содержание плана проекта ● Правила составления технической документации ● Написание технического задания ● Руководство и управление работами проекта ● Мониторинг и контроль работ проекта ● Интегрированный контроль изменений проекта ● Закрытие проекта или фазы проекта
- 3. Разработка проектного плана Разработка плана управления проектом — это процесс определения, подготовки и координации всех вспомогательных планов и интеграции их в комплексный план управления проектом. Ключевая выгода данного процесса — в создании центрального документа, который закладывает основу для всех работ проекта План управления проектом определяет, как будет исполняться проект, как будет проводиться его мониторинг, контроль и закрытие. Он разрабатывается в рамках серии интегрированных процессов до закрытия проекта. Результатом разработки - план управления проектом, который последовательно уточняется путем внесения обновлений, а также контролируется и утверждается в процессе интегрированного контроля изменений.
- 4. Разработка проектного плана - инструменты ● Экспертная оценка: ● адаптации процесса для удовлетворения потребностей проекта; ● разработки технических и управленческих деталей, которые будут включены в план управления проектом; ● определения ресурсов и уровней развития навыков, необходимых для выполнения работ проекта; ● определения уровня управления конфигурацией, который будет применяться в проекте; ● определения того, какие документы проекта будут подвержены процессу формального контроля изменений; ● приоритезации работы над проектом для обеспечения распределения ресурсов для надлежащих работ в надлежащее время. ● Мозговой штурм
- 5. План управления проектом - выходы План управления проектом — это документ, описывающий, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг и контроль. Он интегрирует и консолидирует все вспомогательные и базовые планы, полученные в результате процессов планирования. Базовые планы проекта включают в себя: • базовый план по содержанию • базовое расписание • базовый план по стоимости Часто базовые планы по содержанию, расписанию и стоимости объединяют в базовый план исполнения, используемый в качестве общего базового плана проекта, с которым может сравниваться общее исполнение.
- 6. Разработка проектного плана - выходы Вспомогательные планы включают: ● план управления содержанием ● план управления требованиями; ● план управления расписанием; ● план управления стоимостью; ● план управления качеством; ● план совершенствования процессов ● план управления человеческими ресурсами; ● план управления коммуникациями; ● план управления рисками; ● план управления закупками; ● план управления заинтересованными сторонами;
- 7. План управления проектами - влияние План управления относится к процессам планирования Процессы планирования - это непрерывный процесс определения лучшего способа действия для достижения целей проекта с учетом внутренних и внешних изменений. Для управления проектами характерно признание неизбежности отклонений от первоначального плана, каким бы идеальным он не был. Это обусловлено тем, все предусмотреть заранее невозможно и что непредвиденные обстоятельства неизбежны. Изменения, происходящие на протяжении проекта, влекут за собой необходимость возврата к одному или нескольким процессам планирования, а, возможно, и к процессам инициации. Таким образом, планирование - это итерационный и повторяющийся процесс. Последовательная детализация плана проекта называется «планированием набегающей волной» («rolling wave planning»).
- 8. Руководство и управление исполнением проекта: входы Руководство и управление работами проекта — процесс руководства и исполнения работ, определенных в плане управления проектом, и применения одобренных изменений для достижения целей проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он обеспечивает общее управление работами проекта. Относится к процессам исполнения.
- 9. Руководство и управление исполнением проекта: входы Одобренные запросы на изменения ● Являясь частью процесса осуществления общего управления изменениями, обновление статуса контроля изменений показывает, что некоторые изменения одобрены, а другие нет. ● Для одобренных запросов на изменение команда проекта составляет расписание реализации. Одобренные запросы на изменение – это документированные, санкционированные изменения, расширяющие или сокращающие содержание проекта. ● Одобренные запросы на изменение также могут изменять правила, план управления проектом, процедуры, затраты или бюджеты либо изменять расписания. Одобренные запросы на изменение могут потребовать выполнения предупреждающих или корректирующих действий. .
- 10. Руководство и управление исполнением проекта: инструменты и методы ● Экспертные оценки ● Информационная система управления проектами Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к автоматизированным средствам, таким как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн, используемых во время работ по руководству и управлению исполнением проекта. ● Совещания ● обмен информацией; ● мозговой штурм, оценка вариантов или проектирование; ● принятие решений.
- 11. Руководство и управление исполнением проекта: выходы ● Поставляемые результаты – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность осуществить услугу, который должен быть произведен для завершения процесса, фазы или проекта ● Данные об исполнении работ - по мере продвижения проекта регулярно собирается информация о его операциях. Такая информация может относиться к различным результатам исполнения, включая среди прочего: ● статус результата, ● ход выполнения расписании, ● понесенные затраты. ● Запросы на изменение— это формальное предложение внести изменения в какой-либо документ, поставляемый результат или базовый план ● Если при выполнении работ по проекту возникают проблемы, выпускаются запросы на изменение, которые могут менять правила или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или его качество. ● Прочие запросы на изменение включают предупреждающие или корректирующие действия, позволяющие предотвратить негативное влияние на проект в будущем. ● Запросы на изменение могут быть прямыми или косвенными, инициированными извне или изнутри, необязательными или обязательными по закону или контракту
- 12. Руководство и управление исполнением проекта: выходы ● Запросы на изменение включают: ● Корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом. ● Предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта. ● Исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента. ● Обновления. Изменения в формально контролируемой документации, планах и т.д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание. ● Обновление плана управление проектом: план управления требованиями; план управления расписанием; план управления стоимостью; план управления качеством; план управления человеческими ресурсами; план управления коммуникациями; план управления рисками; план управления закупками; базовые планы проекта. ● Обновление документов проекта: документацию по требованиям; журналы проекта (проблем, предположений и т.д.); реестр рисков; реестр заинтересованных сторон проекта.
- 13. Мониторинг и управление работами проекта- входы ● Мониторинг и управление работами проекта – это процесс отслеживания, проверки и регулирования исполнения для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. ● Мониторинг – это аспект управления проектом, осуществляемый на протяжении всего проекта. Мониторинг включает в себя сбор, измерение и распределение информации об исполнении, а также оценку измерений и тенденций для оказания влияния на улучшение процесса. Постоянный мониторинг дает команде управления проектом возможность понимать общее состояние проекта и определять, на какие области следует обратить особое внимание. ● Управление включает в себя определение корректирующих или предупреждающих действий, либо повторное планирование и отслеживание планов с целью определить, удалось ли решить проблему с помощью предпринятых действий
- 14. Мониторинг и управление работами проекта- входы Прогнозы в отношении расписания составляются с учетом прогресса относительно базового расписания и расчетного времени прогноза до завершения (ПДЗ). Они обычно выражаются в виде отклонения по срокам (ОСР) и индекса выполнения сроков (ИВСР). Для проектов, которые не используют управление освоенным объемом, указываются отклонения от запланированных и прогнозируемых дат финиша Прогнозы в отношении стоимости составляются с учетом прогресса относительно базового плана по стоимости и расчетного прогноза до завершения (ПДЗ). Они обычно выражаются в виде отклонения по стоимости (ОСТ) и индекса выполнения стоимости (ИВСТ). Прогноз по завершении (ППЗ) можно сравнить с бюджетом по завершении (БПЗ), чтобы определить, находится ли проект в области допустимых значений, или необходимо составление запросов на изменения. Информация об исполнении работ — отчеты, составляемые командой проекта, должны содержать детальное описание работ, достижений, контрольных событий, выявленных вопросов и проблем. Отчеты об исполнении могут использоваться для сообщения ключевой информации, включающей в себя среди прочего: • текущий статус; • существенные достижения за указанный период времени; • внесенные в расписание операции; • прогнозы; • проблемы.
- 15. Мониторинг и управление работами проекта- методы ● Экспертные оценки- используются командой управления проекта для интерпретации информации, получаемой в результате процессов мониторинга и управления. Менеджер проекта совместно с командой определяет действия, необходимые для обеспечения того, чтобы исполнение проекта соответствовало ожиданиям ● Аналитические методы- используются в управлении проектом для прогнозирования потенциальных результатов на основании возможных вариаций проекта или переменных окружающей среды и их взаимосвязи с другими переменными ● Информационная система управления проектами- является частью факторов среды предприятия, обеспечивает доступ к автоматизированным инструментам, таким как инструменты составления расписания, расчета стоимости и ресурсов, показатели исполнения, базы данных, записи проектов и финансовые инструменты, используемые в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта. ● Совещания- могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Участниками могут быть члены команды проекта, заинтересованные стороны и другие лица, вовлеченные в проект или попадающие под его влияние.
- 16. Мониторинг и управление работами проекта- выходы ● Запросы на изменения- в результате сравнения запланированных результатов с фактическими могут создаваться запросы на изменения, которые могут расширить, скорректировать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое расписание или базовый план по стоимости. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документирования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления проектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта ● Отчеты об исполнении работ- это физическое или электронное представление информации об исполнении работ, собранной в документах проекта, предназначенное для вынесения решений, принятия действий или формирования осведомленности. Информация проекта может передаваться устно, от человека к человеку. Однако для регистрации, хранения и иногда передачи информации об исполнении работ необходимо физическое или электронное представление в виде документов проекта. Отчеты по исполнению работ — это часть документов проекта, предназначенных для формирования осведомленности, вынесения решений или принятия действий ● Обновления плана управления проектом
- 17. Интегрированный контроль изменений - входы ● Интегрированный контроль изменений — процесс анализа всех запросов на изменения, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации об их состоянии. ● Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет учитывать документированные изменения в проекте комплексным образом, одновременно уменьшая риски проекта, которые часто возникают в связи с изменениями, внесенными без рассмотрения в общие цели или планы проекта.
- 18. Действия по управлению изменениями ● оказание влияния на факторы, которые могут обойти общее управление изменениями, с тем, чтобы приводились в исполнение только одобренные изменения; ● своевременный обзор, анализ и одобрение запросов на изменение, что представляет исключительную важность, так как медленные решения могут негативно повлиять на сроки, стоимость или выполнимость изменения; ● управление одобренными изменениями; ● поддержание целостности базовых планов путем включения в план управления проектом и документы проекта только одобренных изменений; ● анализ, одобрение или отклонение всех рекомендованных корректирующих и предупреждающих действий; ● координация изменений всего проекта (например, предложенное изменение расписания чаще всего влияет также и на стоимость, риски, качество и обеспечение персоналом); ● документирование полного воздействия запросов на изменение.
- 19. Отличия управления изменениями от управления конфигурацией ● Система управления конфигурацией с общим управлением изменениями предоставляет стандартизированный, эффективный и действенный способ централизованного управления одобренными изменениями и базовыми планами в рамках проекта. ● Управление конфигурацией сконцентрировано на детализации результатов и процессов, тогда как управление изменениями сосредоточено на выявлении, документировании и контролировании изменений проекта и базовых планов продукта. ● Управление конфигурацией является одной из частей управления изменениями
- 20. Действия по управлению конфигурацией ● Определение конфигурации. Выбор и определение элементов конфигурации предоставляет базис, исходя из которого определяется и подтверждается конфигурация продукта, маркируются продукты и документы, осуществляется управление изменениями, и поддерживается подотчетность. ● Отчетность по статусу конфигурации. При необходимости предоставления соответствующих данных об элементе конфигурации информация документируется, и по ней составляется отчет. Такая информация включает список одобренных идентификаций конфигурации, статус предложенных изменений конфигурации и статус реализации одобренных изменений. ● Подтверждение и проверка конфигурации. Подтверждение и проверки конфигурации позволяют убедиться, что структура элементов конфигурации проекта является верной, а соответствующие изменения зарегистрированы, оценены, одобрены, отслежены и надлежащим образом реализованы. Это гарантирует соблюдение функциональных требований, определенных в документации по конфигурации.
- 21. Интегрированный контроль изменений – инструменты и выходы Инструменты: ● Экспертная оценка ● Совещания ● Инструменты контроля изменений-для облегчения управления конфигурацией и изменениями могут использоваться ручные или автоматизированные инструменты. Выбор инструмента должен основываться на потребностях заинтересованных сторон проекта, включая вопросы и/или ограничения организации и сред Выходы: ● Одобренные запросы на изменения ● Журнал изменений - используется для регистрации изменений, возникающих в ходе проекта. Информация о данных изменениях и их воздействии на проект в понятиях времени, стоимости, риска, передается соответствующим заинтересованным сторонам. Отклоненные запросы на изменения также фиксируются в журнале изменений. ● Обновления плана управления проектом ● Обновления документов проекта
- 22. Закрытие проекта или фазы - входы ● Завершение проекта или фазы – это процесс завершения всех операций всех групп процессов управления проектом в целях формального завершения проекта или фазы и высвобождении ресурсов организации для участия в новых начинаниях. ● При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. ● Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем, как формально констатировать это. ● Процесс завершения проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения.
- 23. Закрытие проекта или фазы – инструменты и выходы Инструменты: ● Экспертная оценка ● Аналитический методы ● Совещания Выходы: ● Передача конечного продукта, услуги или результата ● Обновления активов процессов организации ● Файлы проекта — документы, полученные в результате операций проекта, например, план управления проектом, содержание, стоимость, расписание и календари проекта, реестры рисков и другие реестры, документация по управлению изменениями, запланированные мероприятия по реагированию на риски и воздействие рисков. ● Документы завершения проекта или фазы ● Историческая информация- историческая информация и информация об извлеченных уроках передается в базу накопленных знаний для использования в будущих проектах или фазах