PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
Download as PPT, PDF10 likes33,006 views
Dokumen ini membincangkan pengurusan sistem fail dan rekod, termasuk langkah-langkah untuk membuka dan menyimpan fail dengan betul bagi menjamin keselamatan dan keberkesanan organisasi. Ia juga menerangkan jenis-jenis fail serta kod klasifikasi yang harus digunakan dalam urusan am dan fungsian. Semua prosedur bertujuan untuk memastikan dokumen mudah diakses, teratur, dan selamat.
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
- 1. NAMA NO. MATRIK NURUL AZMIRA BINTI ZULKEFLY M03ON1130102 NADIA FAZILA BINTI YUSRI M03ON1130109 NURUL HIDAYAH BINTI RAZMI M03ON1130110 LA 03 Penyelenggaraan Sistem Fail & Rekod LnP 03.01 Urus Sistem Fail & Rekod LnP 03.02 Urus Fail & Rekod LnP 03.03 Lupus Fail & Rekod
- 2. DEFINISI ( SISTEM FAIL DAN REKOD ) Satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki
- 3. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan. Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan. Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi. Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi. Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum. CIRI-CIRI UMUM SISTEM FAIL
- 4. PENGKELASAN FAIL FAIL URUSAN AM ( house keeping files ) mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel FAIL URUSAN FUNGSIAN ( functional files ) mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan FAIL TERPERINGKAT fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan
- 5. KATEGORI FAIL JENIS WARNA BERPALANG / TERCATAT RAHSIA BESAR Berpalang merah Tercatat “ RAHSIA BESAR “ RAHSIA Berpalang merah Tercatat “ RAHSIA “ SULIT Tercatat “ SULIT “ TERHAD Tercatat “ TERHAD “ TERBUKA SAMPUL KECIL Tercatat “ SAMPUL KECIL “ KUNING MERAH JAMBU HIJAU PUTIH PUTIH KUNING COKLAT
- 6. RAHSIA BESAR ( Am 438 )
- 7. RAHSIA ( Am 437 )
- 8. SULIT ( Am 436 )
- 9. TERHAD ( Am 435 – Pin. 1/80 )
- 10. TERBUKA ( Am 435 – Pin. 1/80 )
- 11. SAMPUL KECIL ( Am 435A – Pin. 1/82 )
- 12. RAHSIA BESAR Jika didedahkan kepada pihak luar akan mengancam keselamatan dan kestabilan negara RAHSIA Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau negara SULIT Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja TERHAD Hanya boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja TERBUKA Tiada had SAMPUL KECIL Fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seseorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama JENIS – JENIS FAIL
- 13. KOD KLASIFIKASI FAIL ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi semua rekod Urusan Am bermula dari 100 sehingga 500 untuk diguna pakai oleh semua pejabat awam Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan bagi rekod Urusan Fungsian sesebuah pejabat awam
- 14. REKOD URUSAN AM ( untuk semua pejabat awam ) 100 Pengurusan Pentadbiran 200 Pengurusan Tanah, Bangunan & Infrastruktur 300 Pengurusan Aset 400 Pengurusan Kewangan 500 Pengurusan Sumber Manusia
- 15. CONTOH ( SENARAI FAIL DI BAHAGIAN PENTADBIRAN DI KOLEJ KOMUNITI SELANDAR ) 600 Urusan Pelajar 700 Urusan Akademik / Kurikulum 800 Pengurusan Kualiti REKOD URUSAN FUNGSIAN
- 16. PEMBUKAAN FAIL BAHARU Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baru dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara- perkara berikut : Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama
- 17. Bagi mengelakkan perkara-perkara tersebut berlaku, langkah-langkah berikut hendaklah diambil : Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat Semak klasifikasi fail bagi menentukan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN fail Buka kulit fail baru menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN fail
- 18. MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL Tajuk Fail dan Nombor Rujukan Fail : Hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal berwarna hitam atau biru Kertas-kertas Yang Berhubung : Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait dengan fail ini contohnya fail dasar, mesyuarat, jawatankuasa, undang-undang, peraturan dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang Didaftarkan di bawah perkara : Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baru dibuka diruang ini selaras dengan sistem klasifikasi fail
- 19. PERKARA Didaftarkan di bawah perkaraKertas-kertas Yang Berhubung (Am 435 – Pin. 1/80) Tarikh Kandungan Pertama……………… Tarikh Kandungan Akhir……………… Dihantar kepada Tarikh dihantar Dihantar kepada Tarikh dihantar Dihantar kepada Tarikh dihantar TAJUK FAIL NOMBOR RUJUKAN FAIL
- 20. LANGKAH – LANGKAH MENDAFTAR SURAT / DOKUMEN KE DALAM FAIL
- 22. Menebuk lubang ditengah-tengah pada kulit fail
- 23. Memasukkan Kertas Minit disebelah kiri fail dengan menggunakan tali hijau
- 24. Memasukkan surat/dokumen yang diterima disebelah kanan fail dengan menggunakan tali hijau
- 25. Cop di dalam Kertas Minit SURAT MASUK ( cop berwarna MERAH ) SURAT KELUAR ( cop berwarna BIRU )
- 26. Surat bertarikh: …………………….dihantar kpd…………………………………. Perkara:…………………………………………….dikdg. pada…………………….. SURAT KELUAR SURAT MASUK Surat bertarikh: ………………………drp…………………………………………. No. ruj …………………………………….dikdg. pada…………………………….
- 27. Surat/dokumen diminitkan atau direkodkan ke dalam Kertas Minit SURAT MASUK ( pen dakwat MERAH ) SURAT KELUAR ( pen dakwat BIRU / HITAM )
- 28. Mendaftar surat/dokumen di dalam Buku Daftar Surat Menyurat iaitu Am10 – Pin.3/80
- 29. Menyimpan fail tersebut ke dalam rak fail yang berkaitan mengikut nombor rujukan