Sop & plan logistics final
- 1. Standard Operating Procedures (S.O.P) & Logistics Plan for Stockpile Handling Logistics Division
- 2. 1
- 3. 2
- 4. 3
- 5. STANDARD OPERATING PROCEDURE Pengadaan Barang DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK UTAMA TANGGAL EFEKTIF DEFINISI Pengadaan Barang adalah kegiatan penyediaan barang yang dibiayai dengan Keuangan Perusahaan, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan barang / peralatan sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh masing-masing bagian kepada Divisi Logistik dan pejabat struktural terkait untuk disediakan, guna menunjang kelangsungan proses produksi. PROSEDUR 1. Pada saat User membutuhkan barang, User menyiapkan Material Issue Voucher (MIV) atau Material Requisition (MR) rangkap dua. Lembar yang asli diberikan kepada Divisi Logistik dan salinannya diarsipkan oleh User. 2. Divisi Logistik akan mengecek persediaan barang di gudang sesuai dengan MR atau MIV yang diberikan User. 3. Jika barang tersedia, barang akan diberikan ke User beserta salinan MIV. 4. Jika barang tidak tersedia, MR akan diberikan ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi Logistik. 5. Divisi Logistik memberikan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur Utama untuk persetujuan. Berikutnya, Divisi Logistik akan memproses pengadaan barang. 4
- 6. Proses pengadaan barang antara lain : •Cash and Carry / Pembelian Langsung •Tunjuk Langsung Logistik •Keagenan •Lelang Terbatas Tim Lelang •Lelang Terbuka Perusahaan swasta dalam proses pengadaan barang tidak diatur secara langsung oleh Keputusan Presiden (Kep. Pres.) tentang pengadaan barang dan jasa. Namun, jiwa dari Kep. Pres. tersebut tetap diperhatikan. 6. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User (Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi pembebanannya. 5
- 7. 6
- 8. STANDARD OPERATING PROCEDURE Sub Proses Pengadaan 1 (Pembelian Langsung & Tunjuk Langsung) DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK HR & GA UTAMA TANGGAL EFEKTIF Pembelian Langsung (Cash and Carry) & Tunjuk Langsung Pembelian Langsung (Cash and Carry) dapat diartikan barang mudah didapatkan di lokal dan ke satu sumber penjual. Sedangkan Tunjuk Langsung dapat diartikan pembelian dilakukan hanya kepada satu Perusahaan / Badan Usaha. Prosedur : 1. User mengajukan permintaan dengan menggunakan MR yang sudah di approve oleh Kepala Dept. / Divisi dengan mencantumkan Perkiraan Harga (Owner Estimate), jumlah, unit barang, dan spesifikasi yang lengkap, antara lain : Brand, Part Number, dll. 2. Jika barang yang dibutuhkan adalah ATK, RTK, dan RTP, maka yang melakukan pembelian adalah Bagian / Divisi HR & GA. Jika barang yang dibutuhkan adalah penunjang produksi, maka yang melakukan pembelian adalah Bagian / Divisi Logistik. 3. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock). 4. MR dikirimkan ke Bagian / Divisi Keuangan untuk pengecekan anggaran. Bagian / Divisi Keuangan memverifikasi dan menyetujui pengeluaran dana / Bon Gantung (BG) / Panjar Kerja. 5. MR dan BG dikembalikan ke Bagian / Divisi HR & GA / Logistik untuk pembelian. 6. Bukti pembelian yang asli diserahkan ke Keuangan, barang diserahkan ke User / Stock. 7
- 9. 8
- 10. STANDARD OPERATING PROCEDURE Sub Proses Pengadaan 2 (Keagenan / Distributor) DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK UTAMA TANGGAL EFEKTIF Agen / Distributor Pembelian ke Agen / Distributor adalah pembelian / pengadaan barang oleh Bagian / Divisi Logistik, baik Site Lahat atau HO, kepada Agen resmi atau Distributor resmi terhadap barang-barang khusus atau Recommended Brand. Prosedur : 1. User mengajukan permintaan dengan menggunakan MR yang sudah di approve oleh Kepala Dept. / Divisi dengan mencantumkan Perkiraan Harga (Owner Estimate). MR diajukan ke Divisi Logistik. 2. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock) 3. MR akan diberikan ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi Logistik. 4. Divisi Logistik memberikan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur Utama untuk persetujuan. 5. Berikutnya, Divisi Logistik menerima MR yang sudah di approve, lalu melakukan sourcing dengan maksud mencari sumber harga dan barang. 6. Logistik mengirimkan SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) kepada Agen / Distributor. 7. Agen / Distributor mengirimkan / mengajukan Penawaran Harga / Quotation. 8. Quotation ditampilkan dalam lembar Evaluasi Penawaran yang diajukan ke Pimpinan / Dirut untuk keputusan. 9
- 11. 9. Penerbitan Purchase Order (PO). 10. PO dikirimkan ke Agen / Distributor. Kemudian Agen / Distributor menyiapkan barang beserta dokumen pendukung. 11. Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik. 12. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User (Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi pembebanannya. Untuk proses pengadaan yang tidak dapat dilakukan oleh Site Lahat, maka pengadaan material dapat diajukan untuk proses oleh Logistik HO. 10
- 12. 11
- 13. 12
- 14. STANDARD OPERATING PROCEDURE Sub Proses Pengadaan 3 (Lelang Terbatas) DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK UTAMA TANGGAL EFEKTIF Lelang Terbatas PT. Golden Great Borneo dapat menentukan perusahaan mana dan berapa perusahaan yang dapat diundang sebagai peserta lelang. Lelang Terbatas hanya dilakukan di HO, kecuali jika Sub Bidang pekerjaan dan kualifikasi perusahaan terdapat di lokal, maka Site Lahat dapat mengajukan Ijin Prinsip ke Pusat untuk proses lelang terbatas dilakukan di Site Office. Prosedur : 1. MR diajukan oleh User ke Divisi Logistik. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock). 2. Kemudian MR dikirim ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi Logistik. 3. Divisi Logistik mengajukan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur Utama untuk persetujuan proses lelang. 4. Kemudian dilakukan tender oleh Tim Lelang, minimal terdiri dari unsur-unsur Logistik, Keuangan, Legal, dan User. 5. Panitia / Tim Lelang mengirimkan SPPH kepada para Peserta Lelang Terbatas, menentukan tanggal akhir pengajuan Penawaran Harga, dan tanggal pembukaan Penawaran Harga yang dapat dihadiri oleh peserta Lelang Terbatas, jika dianggap perlu. 6. Pada tanggal yang dijadwalkan, Panitia akan membuka penawaran yang masuk. Penawaran yang dinyatakan lulus akan dievaluasi. 7. Tim Lelang menandatangani Berita Acara Lelang Terbatas. 13
- 15. 8. Lembar evaluasi akan diajukan ke Direktur / Dirut untuk keputusan pemenang lelang. 9. Pemenang Lelang akan diumumkan atau lewat pemberitahuan. 10. Penerbitan Purchase Order. 11. PO dikirimkan ke Vendor. Kemudian Vendor menyiapkan barang beserta dokumen pendukung. 12. Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik. 13. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User (Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi pembebanannya. 14
- 16. STANDARD OPERATING PROCEDURE Sub Proses Pengadaan 4 (Lelang Terbuka) DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK UTAMA TANGGAL EFEKTIF Lelang Terbuka Lelang Terbuka dapat diumumkan secara luas melalui media elektronik dan/atau media cetak. Lelang Terbuka hanya dapat di lakukan di Head Office. Prosedur : 1. MR diajukan oleh User ke Divisi Logistik. Divisi Logistik meyakinkan bahwa barang tidak ada dalam stock (Nil Stock / NS) atau tidak pernah stock (non stock). 2. Kemudian MR dikirim ke Divisi Keuangan guna pengecekan anggaran. Jika anggaran tersedia, Divisi Keuangan akan menandatangani MR dan dikembalikan ke Divisi Logistik. 3. Divisi Logistik mengajukan MR yang telah ditandatangani Divisi Keuangan ke Direktur Utama untuk persetujuan proses lelang. 4. Kemudian dilakukan tender oleh Tim Lelang, minimal terdiri dari unsur-unsur Logistik, Keuangan, Legal, dan User. 5. Panitia / Tim Lelang mengirimkan SPPH kepada para Peserta Lelang Terbuka, menentukan tanggal akhir pengajuan Penawaran Harga, dan tanggal pembukaan Penawaran Harga yang dapat dihadiri oleh peserta Lelang Terbuka. 6. Pada tanggal yang dijadwalkan, Panitia akan membuka penawaran yang masuk. Penawaran yang dinyatakan lulus akan dievaluasi. 7. Tim Lelang menandatangani Berita Acara Lelang Terbatas. 8. Lembar evaluasi akan diajukan ke Direktur / Dirut untuk keputusan pemenang lelang. 9. Pemenang Lelang akan diumumkan atau lewat pemberitahuan. 15
- 17. 10. Penerbitan Purchase Order. 11. PO dikirimkan ke Vendor. Kemudian Vendor menyiapkan barang beserta dokumen pendukung. 12. Barang beserta dokumen pendukung di kirimkan ke Divisi Logistik. 13. Ketika barang telah diterima Divisi Logistik, barang dapat langsung diberikan ke User (Direct Charge) atau disimpan di Gudang (Stock Item), tergantung klasifikasi pembebanannya. 16
- 18. 17
- 19. 18
- 20. STANDARD OPERATING PROCEDURE Penerimaan Barang DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK UTAMA TANGGAL EFEKTIF DEFINISI Penerimaan Barang adalah proses pemeriksaan kesesuaian kualitas, kuantitas, spesifikasi, dan garansi / masa purna jual barang dari rekanan / vendor dibandingkan dengan spesifikasi barang dalam Purchase Order (PO). Menerima dan menyimpan barang yang sudah sesuai ke gudang. TUJUAN Memastikan barang yang diterima dan yang akan disimpan ke gudang atau dikirim ke user adalah barang yang sudah sesuai dengan ketentuan / persyaratan pada PO. PROSEDUR 1. Vendor mengirimkan barang beserta dokumen pendukung ke Seksi Penerimaan Logistik (Pen. Log.). 2. Seksi Pen. Log. menerima barang beserta Surat Jalan dan salinan PO dari Vendor. 3. Barang terlebih dahulu diperiksa oleh Seksi Pen. Log. Proses pemeriksaan barang harus berpedoman pada spesifikasi dan persyaratan yang tercantum dalam PO. 4. Jika dari proses pemeriksaan barang terdapat ketidaksesuaian dengan PO, maka barang beserta dokumen pendukung akan ditolak oleh Seksi Pen. Log. dan dikembalikan kepada Vendor untuk diganti sesuai dengan yang seharusnya. Penolakan dan pengembalian barang harus disertai dengan Berita Acara Penerimaan Barang dan Surat Pengembalian Barang. 19
- 21. 5. Apabila barang yang diperiksa oleh Seksi Pen. Log. telah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam PO, maka Seksi Pen. Log. akan menerima barang yang telah diperiksa. Surat Jalan harus diparaf oleh Seksi Pen. Log. Untuk dijadikan sebagai lampiran Berita Acara Penerimaan Barang. 6. Barang beserta Surat Jalan dan PO yang telah diterima oleh Seksi Pen. Log., selanjutnya diserahkan kepada Bagian Warehouse untuk disimpan di gudang dan dilakukan perawatan. Penyerahan barang harus dituangkan dalam Berita Acara Penerimaan Barang. 7. Berita Acara Penerimaan Barang asli akan diberikan ke Divisi Keuangan dan salinanya di arsipkan di Seksi Pen. Log. dan Bagian Warehouse. 8. Vendor mengirimkan invoice ke Bagian Warehouse untuk ditindaklanjuti proses pembayaran atas barang yang diterima. 9. PO asli, Berita Acara Penerimaan Barang asli, Invoice, Surat Jalan dan SP3 dikirimkan oleh Bagian Warehouse ke Dirut untuk persetujuan pembayaran. Selanjutnya disampaikan ke Divisi Keuangan untuk dilakukan proses pembayaran. 20
- 22. Dikirimkan beserta Berita Acara Penerimaan dan Surat Pengembalian Barang Dikirimkan beserta Surat Permintaan Proses Pembayaran 21
- 23. STANDARD OPERATING PROCEDURE Penyimpanan Barang DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH NOMOR STANDARD OPERATING SOP. DIVISI DIREKTUR REVISI : 1 LOGISTIK UTAMA TANGGAL EFEKTIF DEFINISI Fungsi dari penyimpanan adalah menyelenggarakan pengurusan barang / material agar setiap waktu diperlukan dapat melayani dengan tepat, cepat dan aman digunakan dengan cara yang efisien. Sesuai dengan jenis barang. Prinsip dasar dalam penyimpanan barang / material adalah tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai. LINGKUP SOP ini meliputi penyimpanan barang di tempat penyimpanan / gudang (Warehouse) PT. GGB HO dan Lahat. TUJUAN Prosedur pengoperasian standar ini dimaksudkan agar: 1. Kesempurnaan pengurusan, penyimpanan dan pengawasan dapat berjalan secara tertib administrasi. 2. Tercapainya pengelolaan dan pengawasan yang efektif terhadap keuangan / kekayaan perusahaan, dalam hal ini adalah material dalam stock. 3. Perawatan dan pemeliharaan inventarisasi stock barang milik perusahaan agar dapat dipakai secara : tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai ekonomis dalam jangka waktu lama. 22
- 24. PROSEDUR 1. Setelah Bagian penerimaan menerima barang sesuai Daftar Penyerahan Barang, selanjutnya Bagian inventory (penyimpanan) harus memasukkan seluruh data barang tersebut satu per satu ke dalam sistem pencatatan stock barang. Sistem pencatatan stock barang dapat berupa pencatatan secara manual maupun dengan sistem (on line). Di mana sistem pencatatan secara on line sudah disiapkan oleh bagian Sistem Informasi. 2. Setelah dilakukan pencatatan data barang pada sistem pencatatan secara manual dan sistem, selanjutnya Bagian inventory (penyimpanan) melakukan proses penyimpanan barang pada tempat yang telah disediakan dengan mengklasifikasikan masing-masing item barang, sehingga dapat mempermudah proses identifikasi barang dan proses pencarian barang apabila akan didistribusikan. Setelah seluruh barang disimpan, maka pada setiap kelompok barang yang sudah diklasifikasikan, harus tersedia kartu stock barang yang di dalamnya menunjukkan nama barang, spesifikasi barang, tanggal penerimaan barang, jumlah barang, tanggal pengeluaran barang dan sisa akhir barang. 3 Bagian inventory (penyimpanan) harus senantiasa memiliki data yang valid dan akurat mengenai posisi barang, khususnya menyangkut : jumlah seluruh barang yang ada dan jenis barang apa saja yang ada di persediaan. Di mana data ini harus tercatat dengan baik pada sistem pencatatan stock barang secara on line, sistem pencatatan stock barang secara manual serta kartu stock barang. Ketiga media pencatatan tersebut harus terintegrasi dan menunjukkan data yang sesuai dengan kenyataan stock barang yang ada. 4. Apabila ada permintaan dari User akan sejumlah barang tertentu, maka Bagian inventory (penyimpanan) mengeluarkan barang sesuai dokumen / form permintaan (MIV), untuk selanjutnya diserahkan kepada seksi Distribusi. Bagian / user yang meminta barang harus menandatangani bon permintaan / bon pengeluaran barang (MIV) yang dibuat oleh bagian inventory (penyimpanan). 5. Setelah proses penyerahan barang berakhir, selanjutnya bagian inventory (penyimpanan) harus menyimpan dokumen pengeluaran barang dalam 1 (satu) file, yang terdiri dari : Tanda Terima Barang, MIV yang sudah di tanda tangan oleh user. 6. Berdasarkan dokumen pengeluaran barang tersebut, selanjutnya bagian inventory (penyimpanan) harus melakukan posting / entry data pengeluaran barang pada sistem pencatatan stock barang. Langkah pertama, dilakukan posting / entry data stock barang pada sistem pencatatan barang secara manual, dilanjutkan dengan posting / entry data stock barang pada sistem on line dan yang terakhir merubah posisi stock barang pada kartu stock barang. 23
- 25. 24
- 26. 25
- 27. 26
- 28. 27
- 29. 28
- 30. 29
- 31. 30
- 32. 31
- 33. 32
- 34. 33
- 35. 34
- 36. 35