SISTEMAS ORGANIZACIONALES
Est demostrado que las empresas, pases, por ms diferencias tnicas que puedan existir, son sistemas organizacionales(SO) y que el problema de identidad es: que existe organizaciones o procesos a los que denominan sistemas, pero que en realidad no tienen nada de sistemas, ni siquiera de sistemas cerrados. La organizacin puede ser considerada como un sistema abierto en interaccin con su medio ambiente y compuesto por cinco partes esenciales: 1. El Subsistema de Objetivos y Valores Es uno de los ms importantes de estos sistemas, ya que la organizacin como subsistema de la sociedad debe lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que lo envuelve. 2. El Subsistema Tcnico Se refiere al conocimiento requerido para el desempeo de las tareas, incluyendo las tcnicas utilizadas en la transformacin de entrada en productos. 3. El Subsistema Psicosocial Consiste en el comportamiento individual y la motivacin, relaciones de funcin y posicin, dinmica de grupos y sistemas de influencia; se ve afectado tambin por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organizacin. Estas fuerzas son las que crean el clima organizacional dentro de las actividades y funciones que desempean los participantes humanos. Los sistemas psicosociales difieren significativamente entre las diversas organizaciones. 4. El Subsistema Estructural Se refiere a la forma en que las tareas de la organizacin estn divididas (diferenciacin) y son coordinados(integracin). La estructura de la organizacin representa la formalizacin de relaciones entre los subsistemas tcnico y psicosocial. 5. El Subsistema Administrativo Abarca toda la organizacin al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar los planes estratgicos y operativos, disear la estructura y establecer procesos de control.
CARACTERISTICAS No son naturales, como los sistemas fsicos o biolgicos, si no que son creados. Hay lmites que separan a la organizacin de su medio ambiente.
SUPRASISTEMA AMBIENTAL
El Sistema Organizacional
Flujo de entrada/salida de materiales, energa e informacin.
Todo sistema organizacional es un sistema social, debido a que est conformado por una pluralidad de actores individuales que interactan entre s; es decir, el sistema organizacional est constituido por muchos subsistemas en interaccin dinmica unos con otros. Estos estn ntimamente relacionados, de tal forma que las actividades o acciones que realice uno de ellos influyen en las actividades o acciones y comportamiento de los dems y todo el sistema. De manera que si la accin es positiva crear holismo, sino crear dificultades. Los sistemas organizacionales, cuales quiera que sean, tienen vida inicial y desarrollo a partir de incorporar y construir una serie de componentes que facilitan su configuracin. Estos componentes son los denominados elementos: entradas(inputs), procesador (throughput), salidas(outputs), realimentacin(feedback), regulador y entorno; cuando alguno de stos no est funcionando con eficacia le crea serios problemas al sistema organizacional. De todo los elementos, el entorno es el que no puede ser manejado en su totalidad por el sistema organizacional. Las entradas estn conformadas por todo aquello que necesita el sistema para tener vida, y que en su mayora provienen del entorno(infraestructura fsica, insumos, mquinas, dinero, informacin y potencial humano).
El procesador est dividido por el medio estructural al que concurren los flujos, los trabajadores y los procedimientos. Las salidas son los diversos productos que el sistema organizacional enva al entorno. La realimentacin es el proceso mediante el cual el sistema organizacional recibe del entorno la informacin de retorno, acerca de si sus productos satisfacen o no sus necesidades. El regulador est constituido por todos los niveles jerrquicos que tienen la responsabilidad de dirigir, controlar y reajustar el sistema organizacional mediante la realimentacin. El entorno es el sistema cliente que va a recibir parte de las salidas del sistema proveedor(actividades).
LA INTERREALACION Genera un estado de interdependencia entre las partes, ninguna puede actuar por s sola, le guste o no a sus miembros. Accin integrada Corresponde a acciones integradas y a un objeto comn, desarrollando un estado de interrelacin unitaria y teniendo plena conciencia de que toda accin, positiva o negativa, que desarrolle un elemento de la organizacin va a impactar necesariamente en los dems(elementos). La carencia de interrelacin eficaz entre los componentes de una organizacin genera desorden(entropa), el cual se va multiplicando, convirtiendo a la organizacin en un sistema enfermo. Accin vital Hace vigente en la organizacin en la que una persona se encuentra trabajando con otras y que el xito se alcanza por la fuerza lograda a partir de una eficaz interrelacin. Donde cada persona se interesa por los problemas de los dems, con quienes elabora de manera real y concreta para encontrar soluciones comunes. Accin hacia el logro Para lograr la interrelacin es imprescindible definir la misin y los valores organizacionales, que son los que en primera instancia sirven para integrar a todo el personal. De esta manera se tendr un potencial humano que, sin perder su libertad de pensamiento, trabajar bajo los mismos ideales, orientar su esfuerzo al logro de los objetivos del sistema organizacional y se beneficiar con ello.
MORFOGENESIS Es un principio tomado de la biologa y aplicado a la teora de sistemas como la capacidad que tienen los sistemas organizacionales de modificar por s mismos su forma y estructura en cualquier etapa del tiempo.
En un sistema organizacional los directivos pueden modificar sus componentes estructurales, agrandar o reducir su estructura organizacional, aadir, quitar y fijar nuevos roles a sus integrantes mediante el resultado del proceso de realimentacin que permite realizar los ajustes necesarios cuando sus estrategias no responden a los resultados esperados; pero, teniendo en cuenta los principios y las caractersticas que rigen a los sistemas, as como la conformacin de los subsistemas ya que corre el riesgo de morir. Esta facultad le permite al sistema organizacional ordenar sus componentes con relacin a los cambios que se dan en el entorno, a fin de lograr la adaptabilidad necesaria para sobrevivir y crecer. Si las organizaciones no tuvieran la capacidad morfogentica desapereceran ante los cambios continuos del entorno.
LA DIFERENCIACION Es un principio que seala que en un sistema organizacional las partes o los subsistemas cumplen funciones diferentes, y dentro de ellas, las subpartes tambin tienen funciones diferenciadas. Como cada subsistema se relaciona con una o varias partes diferenciadas del entorno; es obligatorio que dicho subsistema cree mecanismos de control, para que a manera de sensores o radares perciban los cambios del entorno, a fin de anticiparse a hechos que puedan afectar al sistema organizacional. Los sistemas mantienen estados de diferenciacin para que cada parte cumpla una funcin especfica, empero, a partir de la interrelacin entre las partes se establece una estructura de comunicacin que les permite a ellas desarrollar una funcin como un todo, es decir realizar una funcin sistmica. Esta concepcin de diferenciacin explica el por qu un sistema organizacional se divide en subsistemas que tienen funciones globales diferentes. Estos subsistemas diferentes son: el de apoyo, corporativo, operativo y decisional, y dentro de cada uno de ellos existen subsistemas con funciones especficas diferentes; y por lo tanto sern diferentes entre s.
EL HOLISMO(SINERGIA) Es la fuerza integral del sistema organizacional; es decir la accin del sistema organizacional como un todo unitario es mayor que la suma de todas sus partes, siendo la interrelacin un valor ms al todo unitario. Los sistemas organizacionales deben actuar como un todo integrado e interrelacionado, a fin de potencializar su fuerza individuales, pues esta situacin les facilita lograr la estabilidad y adaptabilidad que necesitan para mantenerse en vigencia. El holismo apunta a maximizar el comportamiento humano y el rendimiento de los recursos, en la perspectiva de usar el mayor potencial de cada trabajador y de organizarlos de forma tal que se determine la mayor eficacia al darse la interrelacin entre ellos; el holismo tambin involucra el desarrollo de procesos tecnolgicos, que definan al sistema organizacional en la perspectiva de orden, alto rendimiento y eficacia en el servicio al cliente o usuario.
Para generar holismo deviene de la inteligencia, y del comportamiento del hombre y no de los procesos tecnolgicos que pueden ejecutar las mquinas. El holismo, puede ayudar a maximizar los esfuerzos para fortalecer el comportamiento del sistema organizacional.
EQUIFINALIDAD Las actividades que les corresponden realizar a los sistemas organizacionales no deben estar orientadas a travs de una nica alternativa, en razn de que la influencia de los factores externos va a demandar variaciones en la conduccin de las mismas. Por lo tanto, frente a exigencias del medio, es necesario contar con planes alternativos que permitan superar, al ms breve plazo, la influencia externa que trata de modificar el comportamiento de la organizacin, utilizando para ello el principio de la equifinalidad que apunta hacia la previsin. La equifinalidad exige estar preparados, pero preparados ahora, sobre asuntos que se van a desarrollar a lo largo del tiempo. Este enfoque persigue el uso eficaz de la informacin obtenida ahora para evaluarla y determinar sus factibles variaciones en el tiempo, para as predeterminar qu alternativas adoptar. La equifinalidad tiene carcter motivador e implica tener planes alternativos, acompaado de programas que tiendan a lograr la mxima eficiencia y eficacia, pero principalmente implica accin. Accin a travs de planes alternativos y procesos productivos distintos en un sentido integral, de acuerdo por cada plan.
ESTABILIDAD(HOMEOSTASIS) Es la capacidad que tiene el sistema organizacional de lograr mantener el orden interno relativo del sistema, absorbiendo con eficacia la accin negativa de los factores internos y externos que ejercen influencia en l, en cualquier etapa del tiempo, permitindole continuar con el desarrollo normal de sus actividades. Es decir, que logre el nuevo orden relativo a partir de las nuevas variables de influencia recibidas. La estabilidad se logra a travs del proceso de realimentacin, que posibilita al regulador realizar los ajustes necesarios para permitir la reaccin del sistema, sin alterar su estructura; tambin se requiere que los distintos subsistemas, que integran el sistema, se encuentren interrelacionados de manera tal que permitan que el sistema total trabaje con eficiencia y eficacia.
ADAPTABILIDAD Es la capacidad que tiene el sistema organizacional para permanecer en el entorno, sin sufrir alteraciones negativas que hagan peligrar su existencia, para lo cual lleva a cabo un proceso de cambio organizacional acorde con las exigencias del entorno. Caractersticas Requiere de una vigilancia permanente de los factores que impiden el desarrollo del sistema organizacional, as como de los que s lo permiten.
Genera cambios en la constitucin del sistema organizacional con miras al crecimiento. Crea nuevos y diferentes subsistemas funcionales que producen innovadas relaciones e interrelaciones. Es necesaria para la supervivencia del sistema organizacional, pues los cambios se producen a cada momento y en forma rpida.
ENTROPIA NEGATIVA Todo sistema organizacional requiere de algn tipo de energa para sobrevivir, y sta debe ser ms de la que se gasta porque dicha energa proviene del entorno, a partir de la cual el sistema abierto genera otro tipo de energa de forma interna; dentro de este proceso, de recibir y dar energa, no toda la energa que recibe el sistema abierto es utilizada en su provecho porque, en algunos casos, ingresan elementos que no necesita el sistema producindose entropa. La entropa negativa es una caracterstica propia de los sistemas abiertos, por lo tanto de los sistemas organizacionales, y tiene naturaleza negentrpica. Esto no significa que los sistemas organizacionales posean la negentropa en s mismos, sino que tienen que crearla, pues de lo contrario terminar su existencia. Entropa Es una tendencia al desorden en un sistema organizacional producida al no aprovechar la energa que incorpora(input) o al no incorporar parte de la energa que necesita. Tarde o temprano un sistema organizacional, muere por la falta de energa, por una mala energa, o porque simplemente termin su ciclo vital; siendo este ltimo alargado hasta donde la capacidad de sus directivos(los reguladores) lo permita. La entropa es una caracterstica propia de los sistemas cerrados y es de naturaleza entrpica. La Efectividad del Sistema Es un proceso referido al sistema cuando alcanza un estado ptimo que le posibilita controlar la entropa, lograr estados de estabilidad y establecer la interrelacin e integracin de los elementos que la conforman. Asimismo, puede adaptarse a su ambiente(adaptabilidad) y afrontar los cambios que ste le impone a travs de la previsin y solucin de los problemas que estn orientadas a alcanzar el mximo de bienestar para la sociedad. Es por esto que podemos decir que en este caso hay una organizacin sana.
Los sistemas que pueden haber dentro de un Sistema Organizacional son: Sistema de Produccin Sistema de Mercadotecnia Sistema de Finanzas Sistema Logstico Sistema de Personal Sistema de Informacin y Procesamiento de Datos
