CASO DE ESTUDIO INTEGRADOR
PLANIFICACIÓN DE UNA FERIA GASTRONÓMICA
PRESENTADO POR:
LUZ ENITH RAMÍREZ QUINTERO
LILY BETH REYES PIMIENTO
DANIEL FERNANDO NAIZAQUE NIEVES
SANDRA VIVIANA CABRERA
ASIGNATURA: MATEMÁTICA BÁSICA
PRESENTADO A:
LICENCIADO: CHRISTIAN DAVID OLIVEROS MOLINA
POLITÉCNICO INTERNACIONAL, FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN,
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C, 2024
CONTENIDO
TABLAS E ILUSTRACIONES........................................................................................................................3
INTRODUCCION...........................................................................................................................................4
OBJETIVO.....................................................................................................................................................5
COSTOS FIJOS..........................................................................................................................................7
Alquiler del espacio:............................................................................................................................7
Publicidad y promoción:......................................................................................................................7
Permisos y licencias:............................................................................................................................7
Servicios básicos:.................................................................................................................................7
Personal administrativo y logístico:.....................................................................................................7
Equipamiento y mobiliario básico:......................................................................................................7
Seguridad:............................................................................................................................................8
Transporte:..........................................................................................................................................8
Decoración y ambientación:................................................................................................................8
Tecnología y servicios de IT:................................................................................................................8
Alimentación y bebidas para el personal:............................................................................................8
Gastos legales y administrativos:.........................................................................................................8
Seguros:...............................................................................................................................................8
COSTOS VARIABLES...............................................................................................................................10
Costos de montaje y desmontaje de stands:.....................................................................................10
Gastos de promoción y publicidad:...................................................................................................10
Costos de suministros y materiales:..................................................................................................10
Gastos de personal adicional:............................................................................................................10
Costos de alimentos y bebidas:.........................................................................................................10
Gastos de entretenimiento o actividades especiales:........................................................................10
Costos de servicios adicionales:.........................................................................................................11
PRECIO DE VENTA POR STAND..............................................................................................................11
Los costos por stand son:...................................................................................................................12
Precio de venta por stand:.................................................................................................................12
PUNTO DE EQUILIBRIO..........................................................................................................................12
FUNCIÓN DE INGRESOS.........................................................................................................................13
INGRESOS..............................................................................................................................................13
COSTOS TOTALES...................................................................................................................................13
DIMENSIONES Y CAPACIDADES DE LOS ESPACIOS.................................................................................14
PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN...........................................................................................................16
PERSONAL LOGÍSTICO............................................................................................................................17
Duplicación del número de stands ocupados:...................................................................................17
Triplicación del número de stands ocupados:...................................................................................17
CONCLUSIÓN.............................................................................................................................................19
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................20
TABLAS E ILUSTRACIONES
Tabla 1 Costos Fijos....................................................................................................................................7
Tabla 2 Costos Variables.............................................................................................................................9
Ilustración 1..............................................................................................................................................12
Ilustración 2..............................................................................................................................................14
INTRODUCCION
La organización de una feria gastronómica implica una cuidadosa planificación y
coordinación de una variedad de aspectos para garantizar el éxito del evento. En este proyecto,
los estudiantes del programa virtual de nivel tecnológico del Politécnico Internacional se han
embarcado en la emocionante tarea de colaborar en la planificación y organización de una feria
gastronómica en la ciudad de Bogotá, Colombia. Este desafío no solo requiere calcular
presupuestos y determinar la logística necesaria, sino también establecer relaciones
proporcionales entre diferentes variables, como el número de stands y el personal requerido.
Además, la colaboración y el trabajo en equipo entre los estudiantes han sido fundamentales para
abordar eficazmente los desafíos asociados con la organización de un evento de esta
envergadura. En esta introducción, exploraremos los aspectos clave involucrados en la
planificación y organización de la feria gastronómica, así como las conclusiones obtenidas a lo
largo del proceso.
OBJETIVO
El objetivo central de este proyecto es desarrollar un plan integral para la feria
gastronómica, una tarea que abarca desde la conceptualización hasta la ejecución del evento.
Este plan tiene como meta primordial garantizar el éxito del evento, buscando no solo cumplir
con las expectativas de los asistentes y expositores, sino también promover la innovación y la
excelencia en la experiencia ofrecida. Además, se pretende optimizar la distribución de recursos
disponibles, tanto materiales como humanos, asegurando un uso eficiente y efectivo que
maximice los resultados obtenidos. En este contexto, se enfatiza la importancia de la
planificación estratégica y la coordinación cuidadosa de todas las actividades involucradas, desde
la selección del lugar hasta la promoción del evento, con el fin de crear una experiencia
memorable y exitosa para todos los participantes.
Según (Newsletter, 2023), el costo del alquiler del stand constituye un gasto significativo
en el presupuesto. Además de los gastos relacionados con la construcción, transporte y montaje
in situ, este costo engloba la adquisición o el arrendamiento del espacio en sí. Optar por un stand
moderno, espacioso y cercano a áreas clave de la feria conlleva un precio más elevado. De
acuerdo con estadísticas, los expositores destinan un promedio de 6.000 euros para asegurar un
espacio de aproximadamente 30 metros cuadrados en ferias de gran envergadura.
Para dar una estimación aproximada, podríamos considerar un precio promedio por metro
cuadrado. En eventos estándar, el precio de alquiler por metro cuadrado de un stand puede estar
en el rango de 300.000 a 1.500.000 pesos colombianos. Esto significa que un stand típico de 9 a
12 metros cuadrados podría costar entre 2.000.000 y 18.000.000 de pesos colombianos, aunque
estos precios pueden variar según la ubicación y la naturaleza específica del evento.
Se estima que los gastos fijos para montar un feria gastronómica se distribuyen de la
siguiente manera:
Espacio: 20%
Stand: 32%
Gastos fijos
Servicios feriales: 7% 9% 20%
5%
Promoción: 9% 18%
Personal y viajes: 18%
Transporte: 9% 9% 32%
7%
Otros gastos: 5%
COSTOS FIJOS
Los costos fijos en la organización de una feria gastronómica implican aquellos gastos
que no varían en relación con la cantidad de stands o asistentes al evento, sino que se mantienen
constantes independientemente de la escala del evento. Algunos de los costos fijos típicos en la
organización de una feria gastronómica podrían incluir:
Alquiler del espacio: Este es uno de los mayores costos fijos. Implica el pago por el uso
del lugar donde se llevará a cabo la feria durante un período determinado de tiempo.
Publicidad y promoción: Incluye el costo de diseño y producción de materiales
promocionales como folletos, carteles, anuncios en medios de comunicación, publicidad en línea,
entre otros.
Permisos y licencias: Para organizar un evento público, se necesitan varios permisos y
licencias, como permisos municipales, permisos de salud, seguros, entre otros, cuyos costos
suelen ser fijos.
Servicios básicos: Tales como electricidad, agua, limpieza, seguridad básica, entre otros,
que son esenciales para el funcionamiento del evento y tienen costos fijos asociados.
Personal administrativo y logístico: Incluye el salario del personal encargado de la
organización y coordinación del evento, así como otros gastos administrativos como suministros
de oficina, comunicaciones, etc.
Equipamiento y mobiliario básico: Como mesas, sillas, carpas, sistemas de sonido
básicos, entre otros, que son necesarios para la infraestructura del evento.
Seguridad: Este costo incluye el personal de seguridad que se encarga de mantener el
orden y la seguridad durante todo el evento, así como cualquier equipo de seguridad adicional
necesario, como cámaras de vigilancia, detectores de metales, etc.
Transporte: Incluye los gastos relacionados con el transporte de materiales, equipos,
alimentos perecederos u otros suministros necesarios para la feria, tanto antes como durante el
evento.
Decoración y ambientación: Costos asociados con la decoración del espacio de la feria
para crear una atmósfera atractiva y acogedora, que puede incluir alquiler de elementos
decorativos, diseño floral, iluminación, entre otros.
Tecnología y servicios de IT: Costos relacionados con el alquiler de equipos de
tecnología, como sistemas de punto de venta, equipos de sonido, proyectores, sistemas de WiFi,
entre otros, así como los servicios de soporte técnico necesarios durante el evento.
Alimentación y bebidas para el personal: Se deben considerar los gastos de alimentación
y bebidas para el personal que trabaja en la feria, incluyendo al personal de seguridad, logística,
limpieza, entre otros.
Gastos legales y administrativos: Incluyen honorarios legales, contables y de consultoría
asociados con la planificación y organización del evento, así como cualquier otro gasto
administrativo necesario para garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales y los
requisitos legales.
Seguros: Costos relacionados con la contratación de pólizas de seguro que cubran
posibles incidentes durante el evento, como responsabilidad civil, seguro de cancelación, seguro
de daños a la propiedad, entre otros.
Después de indagar e investigar costos se estimaron los siguientes valores para estimar un
costo fijo aproximado, ver en tabla 1. Cabe aclarar que esta estimación se basa en suposiciones
hechas de acuerdo a los costos actuales de los requerimientos identificados hasta el momento. La
recopilación de datos y la evaluación de presupuestos de proveedores relevantes nos permitieron
llegar a estas cifras, sin embargo, es importante tener en cuenta que los precios pueden variar
según la ubicación, la disponibilidad de recursos y otros factores que podrían influir en los costos
finales. Por lo tanto, estas estimaciones proporcionan una guía inicial para la planificación
financiera del evento, pero se recomienda ajustarlas conforme se obtengan más detalles y
cotizaciones específicas para cada elemento del presupuesto.
Tabla 1
Costos Fijos.
Costos Fijos Valor
Seguridad $ 50.000
Equipamiento y mobiliario básico: $ 350.000
Servicios básicos: $ 45.000
Personal administrativo y logístico: $ 60.000
Permisos y licencias: $ 120.000
Publicidad y promoción: $ 150.000
Alquiler del espacio: $ 95.000
Transporte: $ 45.000
Decoración y ambientación: $ 75.000
Alimentación y bebidas para el personal: $ 100.000
Seguros: $ 70.000
Otros gastos $ 250.000
Costo total $ 1.410.000
Nota. Estos son los costos fijos por stand en la planificación del evento. Fuente: Elaboración
propia.
Los costos fijos totales por stand en esta ocasión serán de $ 1.410.000 pesos
colombianos para el evento.
COSTOS VARIABLES
Los costos variables en la organización de una feria gastronómica son aquellos gastos
que fluctúan en función de la cantidad de stands, la asistencia de visitantes u otros factores
variables relacionados con la ejecución del evento. Algunos ejemplos de costos variables en la
organización de una feria gastronómica podrían incluir:
Costos de montaje y desmontaje de stands: Estos costos pueden variar dependiendo del
número de stands que se monten y desmonten, así como de la complejidad del proceso logístico.
Gastos de promoción y publicidad: Los costos de publicidad y promoción pueden
aumentar o disminuir según la estrategia de marketing empleada y la respuesta del público
objetivo.
Costos de suministros y materiales: Esto incluye los materiales necesarios para la
construcción y decoración de los stands, así como otros suministros como señalización, carteles,
folletos, etc.
Gastos de personal adicional: Se pueden requerir más personal de apoyo, como personal
de limpieza, asistentes de ventas, o guías turísticos dependiendo del volumen de visitantes y la
complejidad del evento.
Costos de alimentos y bebidas: Si se ofrecen muestras de alimentos o bebidas, los costos
pueden variar dependiendo del número de asistentes y la cantidad de productos consumidos.
Gastos de entretenimiento o actividades especiales: Si se planean actividades especiales
o entretenimiento en la feria, los costos asociados con artistas, músicos, equipos de sonido, etc.,
pueden ser variables según la programación y la participación.
Costos de servicios adicionales: Esto podría incluir servicios como seguridad adicional,
servicios médicos de emergencia, alquiler de equipos adicionales, entre otros, que pueden ser
necesarios dependiendo de las circunstancias específicas del evento.
Es importante tener en cuenta que estos son solo algunos ejemplos de costos variables en
la organización de una feria gastronómica, y que los gastos reales pueden variar según las
necesidades y decisiones específicas de cada evento. La planificación cuidadosa y el seguimiento
constante de los costos son fundamentales para garantizar una gestión financiera eficaz durante
todo el proceso de organización del evento.
Tabla 2
Costos Variables.
Costos Variables Valor
Personal adicional: $ 200.000
Montaje y desmontaje de stands: $ 155.000
Suministros y materiales: $ 50.000
Entretenimiento o actividades especiales: $ 70.000
Servicios adicionales: $ 150.000
Costo Total $ 625.000
Nota. Estos son los costos variables por stand para el evento. Fuente: Elaboración propia.
Los costos variables totales por stand en esta ocasión serán de $ 625.000 pesos
colombianos para el evento.
PRECIO DE VENTA POR STAND
El precio de venta por stand en una feria gastronómica puede variar considerablemente
dependiendo de diversos factores como la ubicación del evento, el tamaño y la calidad del stand,
la duración del alquiler, la afluencia esperada de visitantes, entre otros.
Los costos por stand son:
Costos por stand=Costos fijos por stand+ Costos variables por stand
Costos por stand=$ 1.410 .000+ $ 625.000
Costos por stand=$ 2.035 .000 pesos colombianos
Precio de venta por stand:
Precio de venta por stand = Costos fijos por stand + 35%*Costos fijos por stand + Costos
variables por stand
Precio de venta por stand=$ 1.410 .000+35 %∗$ 1.410 .000+ $ 625.000
Precio de venta por stand=$ 2.528 .500 pesos colombianos
Una excelente feria gastronómica de contar en su evento con al menos 20 stands
obligatorios lo que conllevaría a un gasto inicial del evento de $ 40.700.000 pesos colombianos
PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio es el nivel de actividad en el cual los ingresos totales son iguales a
los costos totales, lo que significa que no hay pérdidas ni ganancias. En el contexto de una feria
gastronómica, el punto de equilibrio se alcanza cuando los ingresos generados por la venta de los
stands son suficientes para cubrir todos los costos fijos y variables asociados con la organización
del evento.
El punto de equilibrio de halla se la siguiente manera:
Precio de venta por stand∗N =Gasto inicial del evento
$ 2.528 .500∗N =$ 40.700 .000
N=16.1 stands
Lo que indica que los organizadores del evento deben asegurar la venta de 17 stands para
estar en el punto de equilibrio.
FUNCIÓN DE INGRESOS
Ingresos = Precio de venta por stand * Número de stands
Costos = Costos fijos + (Costos variables por stand * Número de stands)
Utilidad = Ingresos – Costos
INGRESOS
Los ingresos obtenidos en el evento estarán dados por la siguiente ecuación:
I =Precio de venta por stand∗N
Donde I representa los ingresos y N el número de stands vendidos.
I =$ 2.528 .500∗N
COSTOS TOTALES
Los costos totales de evento están dados por la siguiente ecuación:
CT =Costos fijos+ Costos variables por stand∗N
Donde CT representa los costos totales y N el número de stands vendidos.
CT =$ 1.410 .000+ $ 625.000∗N
Ilustración 1
Función de Ingresos
Función de Ingresos
$ 300,000,000
$ 250,000,000
$ 200,000,000
$ 150,000,000
$ 100,000,000
$ 50,000,000
$0
0 20 40 60 80 100 120
Ingresos Linear (Ingresos)
Moving average (Ingresos) Exponential (Ingresos)
Precios de stand
Nota. Fuente: Elaboración propia.
DIMENSIONES Y CAPACIDADES DE LOS ESPACIOS
Los stands típicos en eventos como una feria gastronómica suelen tener dimensiones que
oscilan entre los 9 y los 12 metros cuadrados. Esta área proporciona un espacio adecuado para
que los expositores muestren sus productos, interactúen con los visitantes y realicen
transacciones comerciales de manera cómoda y eficiente. Sin embargo, es importante tener en
cuenta que estas dimensiones pueden variar dependiendo de varios factores, como el tamaño del
evento, las preferencias de los expositores y las limitaciones del espacio disponible.
Además del tamaño, es crucial considerar otros aspectos al diseñar y asignar los espacios
para los stands. Por ejemplo, la ubicación de los stands dentro del evento puede influir en su
visibilidad y atractivo para los visitantes. Los stands ubicados en áreas de alto tráfico o cerca de
atracciones populares dentro del evento pueden tener una mayor exposición y atraer a más
visitantes.
Además, la disposición y el diseño de los stands también son elementos clave a tener en
cuenta. Los expositores pueden optar por stands modulares o personalizados, con diferentes
características como mostradores de venta, áreas de demostración, pantallas digitales, o incluso
espacios para actividades interactivas o degustaciones.
Otro factor importante es la capacidad eléctrica y de conectividad en cada stand,
especialmente si los expositores necesitan utilizar equipos electrónicos o dispositivos de
exhibición interactivos. Garantizar un suministro adecuado de energía y conexiones a Internet
puede contribuir significativamente al éxito y la satisfacción de los expositores.
Seleccionar un espacio de 10 metros cuadrados para un stand en una feria gastronómica
es una opción común y versátil. Con esta área, los expositores tienen suficiente espacio para
mostrar sus productos de manera efectiva, interactuar con los visitantes y realizar transacciones
comerciales de manera cómoda. Además, un espacio de 10 metros cuadrados ofrece una buena
relación entre la cantidad de espacio disponible y el costo del alquiler, lo que lo hace atractivo
para una variedad de expositores, desde pequeños emprendedores hasta empresas más
establecidas.
Con un espacio de 10 metros cuadrados, los expositores tienen la flexibilidad de
personalizar su stand de acuerdo a sus necesidades y preferencias. Pueden incluir elementos
como mostradores de venta, áreas de exhibición de productos, muestras de degustación, pantallas
publicitarias, y espacio para interacción con los visitantes. Además, este tamaño de stand
generalmente permite una distribución eficiente del espacio, creando un ambiente acogedor y
atractivo para los asistentes.
Es importante tener en cuenta que, aunque un espacio de 10 metros cuadrados ofrece
muchas ventajas, también puede presentar algunos desafíos en términos de diseño y
maximización del espacio. Por lo tanto, es fundamental planificar cuidadosamente la disposición
y distribución de los elementos del stand para aprovechar al máximo el área disponible y
garantizar una experiencia positiva tanto para los expositores como para los visitantes.
Ilustración 2
Dimensiones de los stands
Pasillo Pasillo
10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2
10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2
Pasillo
Pasillo Pasillo
10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2
10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2 10m^2
Pasillo Pasillo
Nota. Fuente: Elaboración propia.
PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN
Para estimar el porcentaje de participación simplemente basta con utilizar la siguiente
proporción:
Porcentaje de participación = (Numero de stands ocupados / Numero de stands
totales)*100
Donde los stands ocupados serán los stand utilizados por dicha empresa
Un ejemplo claro seria que, si hay 50 stands disponibles y una empresa alquila 10 stands,
su participación sería del 20% en el evento.
PERSONAL LOGÍSTICO
Para calcular el personal logístico requerido para el evento, partimos del principio de que
por cada stand se necesitan 3 personas de logística para garantizar el armado adecuado de los
mismos. Con esta información, podemos establecer una relación proporcional entre el número de
stands ocupados y el número de personal de logística requerido.
Supongamos que tenemos N stands ocupados en el evento. Entonces, el número de
personas de logística necesario será 3 N , ya que por cada stand se requieren 3 personas de
logística.
Ahora, si el número de stands ocupados se duplica o triplica, podemos utilizar esta
relación proporcional para pronosticar el número de personas requeridas en cada caso.
Duplicación del número de stands ocupados:
Si el número de stands ocupados se duplica (2 N ), el número de personas de logística
necesario será
3 ×2 N=6 N .
Triplicación del número de stands ocupados:
Si el número de stands ocupados se triplica (3 N ), el número de personas de logística
necesario será
3 ×3 N=9 N .
Por lo tanto, podemos concluir que, si el número de stands ocupados se duplica, se
requerirá el doble de personal logístico, y si se triplica, se necesitará el triple de personal
logístico, manteniendo la relación de 3 personas por stand.
Este enfoque nos permite estimar de manera efectiva el número de personas de logística
requerido en diferentes escenarios de ocupación de stands, lo que facilita la planificación del
personal para el evento.
CONCLUSIÓN
La planificación y organización de una feria gastronómica involucra una serie de aspectos
cruciales, desde el cálculo de presupuestos hasta la determinación de la logística necesaria para
el montaje de los stands. Este proceso ha resaltado la importancia de una planificación detallada
y precisa, así como la necesidad de establecer relaciones proporcionales entre diferentes
variables, como el número de stands y el personal logístico requerido. Además, se ha
evidenciado la importancia de la colaboración y el trabajo en equipo entre los estudiantes del
programa virtual del Politécnico Internacional, lo que ha permitido abordar de manera efectiva
los desafíos asociados con la organización de un evento de esta magnitud. En última instancia,
este ejercicio ha demostrado que una cuidadosa planificación, junto con una coordinación
efectiva y una ejecución diligente, son fundamentales para el éxito de una feria gastronómica.
BIBLIOGRAFÍA
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Newsletter.com: https://weezevent.com/es/blog/coste-feria-profesional/
Allen, J. (2017). Event Planning: The Ultimate Guide to Successful Meetings, Corporate Events,
Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives, and Other Special Events.
John Wiley & Sons.
Goldblatt, J. (2016). Special Events: Creating and Sustaining a New World for Celebration. John
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Shone, A., & Parry, B. (2010). Successful Event Management: A Practical Handbook. Cengage
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