COMUNICACIÓN EMPRESARIAL Y
ATENCIÓN AL CLIENTE
UNIDAD DE TRABAJO 4
COMUNICACIÓN ESCRITA
[Link] PARA ELABORAR Y TRANSMITIR DOCUMENTOS
El soporte del proceso de comunicación escrita es el medio a través del que se produce la
comunicación, que, en el caso del medio escrito, es el papel en el que se escribe o los
soportes digitales.
[Link] SOPORTE PAPEL
El soporte tradicional de un documento es el papel, y la información se suele introducir en
él manualmente (por ejemplo, cuando tomamos apuntes en clase) o mediante un proceso
mecánico (mediante una máquina de escribir, ordenador o utilizando una impresora). El
formato del papel más utilizado es el llamado DIN A4 (210 × 297 mm), excepto en el caso
de algunos documentos específicos, como el saluda o la invitación, que suelen presentarse
en formatos específicos de menor tamaño.
[Link] SOPORTE PAPEL
La empresa debe causar buena impresión en sus comunicaciones. Por lo tanto, se hace
completamente necesario emplear un papel de buena calidad, con el gramaje (grosor) y
la blancura apropiados, sobre todo en el caso de impresiones a color. Además, han de
tenerse en cuenta el sobre y los impresos o formularios.
[Link] SOPORTE PAPEL
[Link] DIGITALES
En la actualidad, la mayoría de los mensajes de comunicación escrita que enviamos y
recibimos no se realizan en soporte papel. Gracias a los actuales soportes
digitales (ordenador, tablet o smartphone, por citar solo algunos), podemos acceder a una
cantidad ingente de información justo en el momento en que la necesitemos.
La recepción de información ha dejado de ser lineal. El lector ya no recibe la información
leyendo de izquierda a derecha y de arriba abajo todo un texto escrito, sino que, gracias
sobre todo a los vínculos de texto (o hipervínculos), la transmisión y la utilización de la
información escrita han tomado una nueva dimensión. Podemos pasar de un documento
a otro rápidamente y sin tener que leer todo el mensaje.
Cuando se utilizan medios informáticos, el soporte básico en que se elabora y transmite el
documento es el archivo, que contiene datos textuales y/o gráficos creados mediante un
programa informático. El desarrollo y la integración de soportes que emplean sonidos,
imágenes y textos para difundir información han provocado que se necesite cada vez más
capacidad de almacenamiento. Un documento que solo contenga texto ocupa muy poco
espacio; sin embargo, si se incluyen imágenes y archivos de vídeo o audio para
complementar el mensaje escrito, se incrementa notablemente la cantidad
de bytes requeridos.
CASO PRÁCTICO 6
Isaac Díaz trabaja como administrativo en Martínez Asesores, S. L., empresa familiar
dedicada a la asesoría jurídica, fiscal y contable de compañías y profesionales. Una de sus
funciones es aprovisionar a la oficina de material, como, por ejemplo, sobres y papel.
Además, a veces se encarga de ensobrar y enviar las cartas comerciales que remite la
empresa. El tamaño de los documentos escritos elaborados en su empresa suele estar
normalizado al formato DIN A4.
a)¿Qué sobre debe usar para enviar por correo certificado un informe de 50 páginas?
b)¿Y si lo que envía es una carta comercial de un par de hojas?
c)¿Cuál es el método adecuado para poner la dirección del destinatario y el sello?
CASO PRÁCTICO 6
Isaac Díaz trabaja como administrativo en Martínez Asesores, S. L., empresa familiar
dedicada a la asesoría jurídica, fiscal y contable de compañías y profesionales. Una de sus
funciones es aprovisionar a la oficina de material, como, por ejemplo, sobres y papel.
Además, a veces se encarga de ensobrar y enviar las cartas comerciales que remite la
empresa. El tamaño de los documentos escritos elaborados en su empresa suele estar
normalizado al formato DIN A4.
a)¿Qué sobre debe usar para enviar por correo certificado un informe de 50 páginas?
b)¿Y si lo que envía es una carta comercial de un par de hojas?
c)¿Cuál es el método adecuado para poner la dirección del destinatario y el sello?
a)Cuando el número de hojas que queremos enviar de forma conjunta es muy numeroso,
se suele utilizar un sobre de la serie B4.
b)Si el número de hojas es reducido, el documento suele doblarse e introducirse en sobres
de formato B5, o incluso B6.
c)Para apreciar la diferencia entre un sobre bien o mal preparado, compara las dos
imágenes de la derecha. Hay que cuidar la presentación del ensobrado, pues será un reflejo
de la imagen de la empresa o del departamento en el exterior.
ACTIVIDADES
21.- Enumera los distintos tipos de papel que pueden utilizarse como soporte de una
comunicación escrita.
22.- ¿Qué sobre podrías usar para enviar un saluda tamaño DIN A5? ¿Y para un informe de
ocho folios tamaño DIN A4?
23.- Busca en Internet los tipos de papel que existen en el mercado según su grosor. ¿Cuál
es el más empleado en las empresas?
24.- ¿A qué serie podrían corresponder estos sobres normalizados?
ACTIVIDADES
21.- Enumera los distintos tipos de papel que pueden utilizarse como soporte de una
comunicación escrita.
Existen muchos tipos de papel:
Offset: el que se utiliza en fotocopiadoras, impresoras láser, etc. También es muy empleado
como papel de carta, sobres, etc.
Estucado: papel que se utiliza habitualmente para revistas, catálogos y folletos. Es brillante
y no se suele emplear para escribir, ya que la tinta resbala.
Ecológico: su uso se está generalizando para prevenir la degradación del medio ambiente y
fomentar su protección.
22.- ¿Qué sobre podrías usar para enviar un saluda tamaño DIN A5? ¿Y para un informe de
ocho folios tamaño DIN A4?
Para un saluda, un sobre tamaño C5. Para un informe, un sobre tamaño B4.
23.- Busca en Internet los tipos de papel que existen en el mercado según su grosor. ¿Cuál
es el más empleado en las empresas?
1. 80 gramos: es muy común para fotocopias e interiores de libros. Es el más utilizado en
documentación empresarial.
2. 115/150 gramos: muy utilizado en folletos (dípticos, trípticos, etc.).
3. 250 gramos: se utiliza habitualmente para tapas de libros simples o plastificadas
brillantes.
4. 300 gramos: utilizado para tarjetas, carpetas y tapas.
ACTIVIDADES
24.- ¿A qué serie podrían corresponder estos sobres normalizados?
Serie C
Serie B
ACTIVIDADES
25.- Completa: «Un ... es un enlace establecido entre dos páginas web».
26.- Enumera los puntos de acceso a Internet que utilizas diariamente y los soportes
informáticos que hay en tu domicilio con acceso a la Red.
a)¿Cuántos de ellos existían hace dos años?
b)¿Crees que dentro de dos años dispondremos de más?
27.- Razona si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.
a)Los soportes digitales nos permiten acceder a una gran cantidad de información en el
momento en que la necesitamos.
b)Los soportes digitales emplean sonidos, imágenes y textos para difundir información.
Además, cada vez requieren menos capacidad de almacenamiento.
ACTIVIDADES
25.- Completa: «Un hipervínculo (o link) es un enlace establecido entre dos páginas web».
26.- Enumera los puntos de acceso a Internet que utilizas diariamente y los soportes
informáticos que hay en tu domicilio con acceso a la Red.
a)¿Cuántos de ellos existían hace dos años?
b)¿Crees que dentro de dos años dispondremos de más?
27.- Razona si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.
a)Los soportes digitales nos permiten acceder a una gran cantidad de información en el
momento en que la necesitamos. Verdadera.
b)Los soportes digitales emplean sonidos, imágenes y textos para difundir información.
Además, cada vez requieren menos capacidad de almacenamiento. Falsa. Cada vez
requieren más capacidad de almacenamiento.
